1、第2章数据表操作 Access2003数据库概述表结构设计记录操作数据的导出与导入数据表的复制 改名与删除 2 1Access2003数据库概述 2 1 1Access2003的特点 略 2 1 2安装Access2003 略 2 1 3Access2003数据库的对象2 1 4开始使用Access2003 2 1 3Access2003数据库的对象 数据库对象以 mdb为文件扩展名保存在磁盘上数据库对象包含7个对象 表 查询 窗体 页 报表 模块 宏 2 1 4开始使用Access2003 1 启动Access 开始 所有程序 MicrosoftOffice 方法2 直接双击已经存在的数据库
2、文件 MDB 2 1 4开始使用Access2003 2 新建数据库 例2 1 创建 研究生管理 数据库 3 退出ACCESS 2 2表结构设计 数据表是Access数据库中惟一存储数据的对象一行数据称为一条记录 一列数据称为一个字段 2 2表结构设计 2 2 1字段属性2 2 2表的其它创建方式2 2 3主键与表间关系2 2 4建立索引 2 2 1字段属性 类型属性 文本 备注 数字 日期 时间 货币 自动编号 是 否 OLE对象 超链接 查阅向导 请看书P19表2 2 思考与练习 如何分析和选择 导师表 中各个字段的类型参照表2 1在ACCESS中完成对表2 1 2 4结构的定义 2 2
3、1字段属性 常规属性 用于对已指定数据类型的字段作进一步的说明 如字段大小 格式 输入掩码 标题 默认值 有效性规则与有效性文本 必填字段 允许空字符串等 常规属性 字段大小 字段占有的存储空间 如文本型默认为50字符1个字符 2003使用UNICODE编码 无论汉字 字母还是数字均占2个字节 称1个字符 日期型 是否型 OLE对象 等字段无须指定大小 他们占有固定的长度空间 练习 完成表2 1的长度定义 常规属性 格式 如果字段类型是数字 时期 时间 是 否 货币等类型 还需要指定具体的格式 例如 添加一个新字段 工作日期 并设定长日期格式 常规属性 输入掩码 数字型 文本型 货币型等字段可
4、以设置掩码 用于强制实现某种输入格式 例题2 5P22 常规属性 标题 该属性用于指定字段的标题注 在窗体设计时 当添加的控件与设定标题的字段绑定 则系统自动为该控件添加一个标签予以说明 如果没有标题 则用字段名代替 常规属性 默认值 用于设置该字段自动填充的值 例如将性别字段默认值设定为 男 有效性规则与有效性文本 用于设置该字段的有效取值范围 即 域完整性规则 例如 设置 年龄 字段的 有效性规则 与 有效性文本 2 2 1字段属性 其他常规属性 必填字段 允许空字符串 索引等 2 2 1字段属性 查阅属性 用于改变数据输入的方式 如将字段的显示由文本框改为列表框或组合框 在2 3 1中将
5、详细介绍 2 2 2表的其它创建方式 单击 重命名字段 按钮可以修改字段名 2 2 2表的其它创建方式 显然还需要在表结构设计视图中修改字段名 2 2 3主键与表间关系 问题思考 主键 外键与表间是怎样的关系 分析 研究生管理 数据库中所包含的3个表 系 导师和研究生之间的关系 2 2 3主键与表间关系 分析表间关系如下 系 导师 1 M关系 导师 研究生 1 M关系结论 3个表应建立相应的主键或外键 2 2 3主键与表间关系 分析以下3个表的主键 2 2 3主键与表间关系 1 定义主键 2 2 3主键与表间关系 2 建立表间关系表间关系由公共属性实现 即 一 表的主键在 多 表中作为外键 系
6、 表与 导师 表是1 M关系 即 导师 表的外键是 系编号 参照表是 系 表 导师 表与 研究生 表是1 M关系 即 研究生 表的外键是 导师编号 参照表是 导师 表 2 2 3主键与表间关系 例2 9 建立 导师 表和 研究生 表间的1 M关系 2 2 3主键与表间关系 几点说明 如果待建关系的两个表未设置主键 则两个表的关系只能是 未定 在 编辑关系 的对话框中选择 实施参照完整性 级联更新相关字段 和 级联删除相关记录 的含义外键的数据类型应该与参照表主键的类型一致如果两个表在建立关系前已有记录 则一旦 研究生 表的 导师编号 字段 外键 出现 导师 表 参照表 中没有的值 Access
7、将拒绝建立表间关系 2 2 3主键与表间关系 建立 系 表和 导师 表间的1 M关系3 删除表间关系 在 关系 窗口中单击要删除的关系连线 线变粗 然后按Del键 Over 2 2 4建立索引 创建索引可加快查询速度 同时可实现数据的有序输出和分组操作 1 建立索引 例2 10 为 导师 表的 姓名 字段建立一个数据可以重复的索引 2 2 4建立索引 几点说明 每个字段的索引属性默认值为 无 如果有多个索引 可将其中的一个设置为主索引 记录将按主索引的升序或降序显示如果将一个字段指定为主键 系统将自动为其建立一个无重复值的索引 且该索引一定是主索引可建立包含若干个字段的组合索引 例如 性别 年
8、龄 索引 2 2 4建立索引 2 建立组合索引 例2 11 为 导师 表创建 性别 年龄 组合索引 1 在表结构设计视图中单击工具栏上的 索引 按钮 2 2 3记录操作 2 3 1追加记录2 3 2记录的选定与记录指针的移动2 3 3编辑记录数据2 3 4数据表的格式化2 3 5子数据表编辑2 3 6记录的筛选与排序2 3 7记录的打印输出 2 3记录操作 在数据表视图中进行对记录的操作进入数据表视图 双击表对象 2 3 1追加记录 1 追加新记录 最后一行添加 单击记录选择器上标有 的记录 最后一条 单击导航按钮上的按钮单击工具栏上的 新记录 按钮执行 插入 新记录 菜单命令追加新记录时要注
9、意遵守数据的实体完整性 参照完整性和域完整性规则 2 3 1追加记录 2 用下拉列表框给字段赋值 例2 12 2 3 1追加记录 例2 13 设置用组合框为 导师 表提供性别数据 单引号和分号均为英文符号 2 3 1追加记录 2 3 1追加记录 导师 表首记录的 照片 字段已插入图片 系统可运行 画图 MicrosoftPhotoEditor 或 Windows图片和传真浏览器 等应用程序打开插入的图片 2 3 2记录的选定与记录指针的移动 1 选定记录选定一条记录 单击记录选择器 选定连续的记录 在记录选择器上拖曳鼠标 注意按住Shift键单击记录选定器的作用 2 3 2记录的选定与记录指针
10、的移动 2 移动记录指针 当前记录的记录选择器呈现为 2 3 3编辑记录数据 1 编辑与删除记录 在数据表视图中操作 插入点移到某单元格即可编辑或删除数据 移动插入点前按Esc键可取消更改选定记录后如下操作可删除记录 有确认对话框 按Del键单击工具栏上的 删除记录 按钮快捷菜单的 删除记录 命令 编辑 删除记录 命令 被编辑 删除的数据和记录必须满足实体完整性 参照完整性和域完整性 2 3 3编辑记录数据 2 查找数据 在数据表视图中操作 编辑 查找 命令单击工具栏上的 查找 按钮 2 3 3编辑记录数据 3 替换数据 在数据表视图中操作 编辑 替换 命令 2 3 3编辑记录数据 4 复制和
11、粘贴数据 在数据表视图中操作 1 选定单元格或连续区域的数据 鼠标指针应是空心十字 2 编辑 复制 命令 或单击 复制 按钮 3 目的单元格中 编辑 粘贴 命令 或单击 粘贴 按钮移动操作需使用 剪切 但连续选定的单元格 区域 不能 剪切 2 3 4数据表的格式化 同Excel类似的相关操作 设定列宽 行高 设置数据表格式 字体列的隐藏与取消冻结列重命名列 修改字段的名字 操作方法 格式 菜单 2 3 5子数据表编辑 两个表建立 一对多 关系后 打开 一 表 主表 则 多 表数据显示为子表 子表的公共字段不显示 不能修改 执行 格式 子数据表 子菜单下的相关命令 可全部展开或折叠子表 删除展开
12、 折叠标记 2 3 6记录的筛选与排序 1 记录的筛选选定筛选内容 执行快捷菜单下的相关命令 2 3 6记录的筛选与排序 筛选连续分布的数值 鼠标右击任何一个分数 弹出菜单如下 筛选操作可以叠加 2 3 6记录的筛选与排序 2 记录的排序插入点置于需排序的字段中执行以下任一操作工具栏上的 升序排序 降序排序 按钮 记录 排序 子菜单或快捷菜单中的相关命令级联排序 按 性别 和 年龄 升序排序 2 3 7记录的打印输出 单击工具栏上的 打印 按钮设定输出内容和格式 文件 打印 2 4数据的导出与导入 2 4 1数据的导出2 4 2数据的导入2 4 3数据的链入 2 4 1数据的导出 导出为Exc
13、el工作表 2 4 1数据的导出 2 4 2数据的导入 2 4 2数据的导入 说明 数据可导入成一个新表 也可以追加到一个已存在的表中 如果是追加 则两个表的结构要相同或兼容 且新数据进入后不得违反各类完整性约束 通常对导入形成的新表还需修改字段的类型 长度等 2 4 3数据的链入 在空白处单击右键 2 4 3数据的链入 导入与链接的表在图标上的区别 仅仅是一个链接对象 数据保存在Excel工作簿中 2 5数据表的复制 改名与删除 1 数据表的复制右击表对象 复制 右击窗口空白处 粘贴 剪切 粘贴 可实现数据表的移动 数据表可复制到另一数据库中 2 5数据表的复制 改名与删除 2 数据表的改名常用方法 右击表对象 重命名 改名不影响已建立的表间关系3 删除数据表常用方法 选定数据表 按Del键如果待删表与其他表建立了表间关系 系统将提示用户先删除表间关系
