1、第一部分公司接单、下单、生产跟踪、材料供应业务规范及流程公司接单、下单、生产跟踪、材料供应业务流程涵盖售前、售中、售后服务的全过程，为使以上工作得到更好的开展，特制定本工作规范及业务运作流程，望公司各部门严格遵守执行。一、接单及对原始订单的相关要求：接单指业务人员、跟单人员收到客户原始订单。对客户原始订单的要求：客户所下原始订单必须对所订材料的相关内容：名称、编号、长度、壁厚、数量、材质、表面处理、色号、包装要求等进行准确标注。任何一种材料都不能发生歧义，如不符合以上要求，业务人员和跟单人员可以拒绝接单。如没有落实清楚客户所定材料的要求而擅自接单的造成相关经济损失及责任由业务人员和跟单员各承担
2、 50%的责任；二、审核誊写订单：1、订单的审核：业务人员或跟单人员在收到客户原始订单后根据供需合同或合同执行对其订单进行审核，发现问题后及时与客户进行书面沟通给予修正， （同一工程项目，如果由不同的施工单位进行施工，要求跟单员和业务人员必须把不同的订单进行审核，找出不一致的地方及时通报客户尽量要求客户采用同一型号、同一厚度、同一结构形式的型材；如果客户不能统一，业务人员和跟单员必须以工作函的方式向客户说明并由客户签字认可。发生以上情况时如未按以上规定进行操作，造成的一切经济损失由业务人员和跟单员各承担 50%的责任） 。2、订单的誊写：跟单员或业务人员誊写公司订单或合作厂家订单时，必须在订货
3、单背面详细标注清楚项目名称（按地址业主单位项目名称进行排序） 、下单日铝锭价格、加工费、是否开票、交货地点，若缺少一项采供人员均不给予下单。采供人员接单后根据跟单员或业务人员提供的相关内容及时填写铝材工程项目统计表 （见附件 1）并在每月 3 号前把上月统计表交销售中心行政助理处，如项目统计不全或未按规定时间上交，将扣罚相关采供经办人员当月岗位绩效工资的 10%50%。业务人员或跟单员必须按订单誊写的有关要求认真细致的将客户原始订单誊写至公司专用订单（见附件 2）或合作厂家专用订单（见附件 3）上。确保誊写的订单与客户原始订单的名称、编号、长度、壁厚、数量、表面处理、色号、包装等要求准确无误，
4、要求业务人员和跟单员同时在公司订单或合作厂家订单上签字，并由销售中心大客户部经理或市场部经理签字批准（大客户部经理或市场部经理当时无法签字时，第二日须补签） ；若无相关人员签字，采供部拒绝接单；若采供部接收了不符合要求的订单造成的相关损失和责任由业务人员和跟单员各承担 25%，采供人员承担 50%；若因跟单员誊写错误而造成的损失和责任，由跟单员和业务经理各承担 50%；注：誊写订单时，同一型号的下在一起，且长度由长到短排列。三、下单：1、采购人员接到跟单员审核、誊写的客户订单后，把订单下至公司铝厂或合作厂家并按以下相关规定执行：（1）10 吨以上的订单，销售中心下单时应按内、外框分别下单，必须
5、先行下单生产外框料并提货后，再下单生产内框料，公司采供部必须严格把关；（2）如遇特殊情况需内外框同时生产的，必须经销售中心大客户部经理或市场部经理签批后报销售中心总经理签字认可后方可下单；（3）若内外框需同时下单而无相关部门领导签字认可的订单，采供部拒绝接单否则造成的相关责任由采供人员承担；（4）公司铝厂接单仅针对公司采供部（代加工和工业型材除外） ，其他任何人员无权直接下单，铝厂也不予接单，违者将予以重罚。2、特殊颜色订单特殊颜色指新调颜色的氧化着色、电泳涂漆、粉末喷涂、氟碳喷涂型材，特殊颜色订单按以下流程下单： 客户把其需要材料颜色的色板、料样提供给业务人员或跟单员，业务人员或跟单员在一个
6、工作日内把客户提供的原始色板、料样提交给采供部相关人员，采供部相关人员在收到客户提供的原始色板、料样留底后，在一个工作日内把它提交给公司铝厂、粉厂或合作厂家并及时跟踪。公司铝厂、粉厂或合作厂家必须在 57 个工作日内把依照客户所需颜色调好的色板或料样提供给采供部相关人员，采供部相关人员再把粉厂或合作厂家提供的色板或料样转交给业务人员或跟单员，再由客户比照原色板和料样并签字（内容为“同意按此样板生产”并署名）确认，方可下单。注：业务人员和跟单员应尽量引导客户选择公司现有颜色，如一定要调新色，则须由大客户部经理或市场部经理签字认可。四、订单回执：属公司铝厂生产部承接的订单，订单传至铝厂后，铝厂依照
7、订单状况对模具的配套性、粉末库存、包装物库存、铝棒库存、其他材料库存及机器设备状况进行审核。按铝厂实际生产情况把订单供货时间回传给公司采购人员，回执时间必须在 12 天内完成，回执单上必须有铝厂生产部负责人的签名，伟业铝材的回执必须在 24 天内完成，兴发铝材的回执必须在 35 天内完成。采供人员在收到回执单后必须在 1 个工作日内转交给业务人员或跟单员，业务人员或跟单员必须在 1 个工作日内把回执单、客户原始订单、公司订单三单进行对照审核，发现回执单与客户订单不一致之处应及时自查并找出原因，若是客户下单问题须及时以书面形式向客户通报，落实解决办法，若有问题无法解决的必须在当天下班前向主管领导
8、和公司领导汇报，寻求解决办法。业务人员或跟单员把回执单及相关问题的解决办法详细标注、签字确认，并由销售中心大客户部经理或市场部经理签字确认（大客户部经理或市场部经理当时无法签字时，第二日须补签）后；将回执单返还给采供人员，采供人员在回执单上签字后回传铝厂生产部，作为最后的生产依据。若业务人员和跟单人员未对回执单进行认真对照审核或对发现的问题没有及时有效处理，则造成的一切经济损失和责任均由业务人员和跟单员各承担 50%，若公司铝厂的回执单因人为原因错误而业务人员或跟单员又未及时发现和处理的，则造成的一切经济损失和责任由铝厂制单员承担 50%，业务人员和跟单员各承担 25%，若因采供人员、业务人员
9、、跟单员收到铝厂生产部关于模具、设备等客观原因可能造成供货延误的信息后，没有及时与客户进行沟通而造成延误的损失一律由相关人员承担（若采供部没有及时与业务人员或跟单员进行沟通，则由采供部承担相关责任；若业务人员或跟单员没有及时与客户沟通则由业务人员和跟单员共同承担；工作函接必须以书面材料为凭据，否则追究信息提供人员的相关责任） 。五、生产过程跟踪：下单工作完成后，跟单人员和业务人员必须采用表单方式，详细填写供货进度跟踪表 （见附件 4） ，采供人员必须在供货进度跟踪表上对供货情况进行详细填写，不能如期排产及供货的须写清楚原因、处理意见和具体的供货时间，采供人员必须及时向公司铝厂或合作厂家落实生产
10、进度，并在 1 个工作日内将落实的情况通过供货进度跟踪表反馈给业务人员或跟单员，出现异常无法处理的必须在当天下班前上报部门领导和公司领导给予解决。注：供货异常情况出现时，参照第七部分公司采供部业务与管理条例供货异常情况紧急预案执行。1、在公司铝厂或合作厂家确定排产日期后三天内再次跟踪生产情况，若有异常必须积极协调，如预计不能按期供货，采供人员在获悉此消息 1 个工作日内书面告知业务人员、跟单员，并由业务人员或跟单员转告客户寻求相关解决办法并由客户书面确认，若因个人原因导致问题拖延或经济损失则由相关责任人承担一切经济损失。消息传达必须以书面材料为凭据，否则由消息提供者承担相关责任。2、约定交货期
11、前三天，采供人员在收到业务人员或跟单员供货进度跟踪表后，再次向公司铝厂或合作厂家核实预期供货时间及供货情况并在一个工作日内给予回复（内容为：预计月日供货）；若出现供货异常，按紧急预案一执行。3、若出现模具报废致使供货期延误或喷涂时坯料报废致使供货数量不足的，应在获悉情况1个工作日内以书面形式告之业务人员和跟单员并备案，业务人员和跟单员必须及时告知客户并备案。4、采供人员必须配套安排装车，收到装车清单后一小时内将复印件交至跟单员，有异议时应积极协调解决。驻厂采供人员原则上必须监督货物按装车清单装货。此流程强调货物的配套性，以满足客户实际需求为原则。公司铝厂必须按采供部提供的装车单（见附件5）装货
12、。六、验货:1、货物先到公司仓库再转发客户的：（验货是否还需要业务人员或跟单员参与？）材料到达公司后，由采供人员填写到货通知单 （见附件 6）并交仓库和销售中心跟单员各一份，跟单员和仓库收到到货通知单后对材料进行验收。验货必须严格按照公司要求填写验货单 （见附件 7）进行验货，做到随到随验、验货签单、责任明确。仓库主要负责对到货的数量、重量进行检查，跟单员对照客户订单负责对到货产品的名称、编号、长度、壁厚、数量（支数） 、表面处理、色号、包装要求进行检验。通常情况下，仓库与跟单员的验收工作同时进行（如遇负责该批材料的跟单员外出或出差，则由销售中心客服部经理安排其他跟单员协调验货），验货后按照验
13、货情况如实填写验货单，并由仓库验货员、仓库司磅员、跟单员同时签字认可，验货单上无跟单员签字或不按规定验货的则由仓库人员进行举报，第一次扣罚跟单人员 50 元岗位工资，第二次扣罚 100 元岗位工资，第三次扣罚200 元岗位工资。若验货中发现货物异常的，应按相关规定在第一时间与采供人员、公司铝厂、合作厂家进行协商解决。属质量问题的应按质量问题的处理办法提交相关资料。2、直接由公司铝厂或合作厂家发到客户工厂或工地现场的货物：货物从公司铝厂或合作厂家发出后，由采供人员通知该项目跟单员按照到货时间准时到客户工厂或工地现场，根据客户订单和码单对客户所订材料的名称、型号、编号、长度、壁厚、数量（支数） 、
14、表面处理、色号、包装要求与客户共同验货，验货无误由客户签字确认并按规定办理相关财务手续。七、发货、退货（一）发货1、全额付款方式发货：根据客户提货明细由跟单员到采供部仓库进行货物称重（或直接按码单重量，以客户要求为准） ，然后由仓库司磅员（或铝材主管）开具调拨单（见附件 8） （3 联） ，其中交财务一联，留底一联，调拨单开好后由跟单人员开具手工客户产品销售单（见附件 9） （4 联） ，到财务部开具电脑销售单，由电脑开单员将开好的销售单交财务收款室收取客户货款并开具货物出门放行条（见附件 10） ，跟单员凭调拨单及出门条到仓库办理货物放行手续，仓库主管在出门条上签字后货物放行，货物出门时将出
15、门条交保安，保安将此出门条在第二天 8：30 交财务审核。（二）退货客 户 退 货 回 公 司 的 业 务 规 范 及 流 程 ：客 户 退 货 回 公 司 分 非 质 量 问 题 退 货 和 质 量 问 题 退 货 两 种 情 况 ：1、 非 质 量 问 题 退 货（ 1） 、 产 品 已 由 客 户 提 走 ：非 质 量 问 题 的 产 品 原 则 上 不 允 许 退 货 ， 如 客 户 要 求 退 货 ， 则 依据 供 需 合 同 （ 见 附 件 14） 之 约 定 执 行 ， 即 客 户 下 单 生 产 后 不 要货 或 工 程 结 束 后 剩 余 材 料 要 求 退 货 的 ， 只
16、能 按 退 货 时 铝 锭 价 的 80%进 行 回 收 处 理 ， 重 量 按 ： 阳 极 氧 化 料 为 除 去 包 装 的 光 身 铝 材 过 磅结 算 ； 阳 极 氧 化 隔 热 型 材 扣 减 7%的 隔 热 条 重 量 结 算 。 普 通 粉 末 喷涂 和 氟 碳 喷 涂 为 除 去 包 装 的 光 身 铝 材 重 量 扣 减 7%的 涂 层 重 量 结 算 ；隔 热 断 桥 粉 末 喷 涂 和 氟 碳 喷 涂 为 除 去 包 装 的 光 身 铝 材 重 量 扣 减 7%的涂 层 重 量 ， 再 扣 减 7%的 隔 热 条 重 量 结 算 ； 电 泳 涂 漆 为 除 去 包 装 的
17、光 身 铝 材 重 量 扣 减 3%的 涂 漆 重 量 结 算 ， 隔 热 断 桥 电 泳 涂 漆 为 除 去 包装 的 光 身 铝 材 重 量 扣 减 3%的 涂 漆 重 量 ， 再 扣 减 7%的 隔 热 条 重 量 结算 。具 体 流 程 如 下 ：客 户 提 供 退 货 书 面 要 求 跟 单 员 和 业 务 人 员 填 写 非 产 品 质 量问 题 退 货 审 批 表 （ 附 件 15） 后 报 客 服 部 经 理 客 服 部 经 理 签 署 意见 后 报 销 售 中 心 总 经 理 采 供 部 根 据 销 售 中 心 总 经 理 签 署 的 退 货 审批 单 收 取 货 物 并 填
18、 写 客 户 退 货 收 货 单 （ 见 附 件 16） 财 务 部 根 据 退货 审 批 单 和 收 货 单 办 理 财 务 手 续 。（ 2） 产 品 到 达 公 司 仓 库 未 提 货 ： 若 客 户 所 订 产 品 达 到 公 司 仓库 而 客 户 不 要 货 则 只 能 按 退 货 时 铝 锭 价 的 80%进 行 回 收 处 理 ， 与 销售 价 格 的 价 差 由 客 户 承 担 ， 重 量 按 除 去 包 装 和 涂 层 的 坯 料 重 量 （ 包装 比 例 依 照 供 需 合 同 规 定 ， 涂 层 重 量 依 据 以 上 第 一 条 的 相 关 规 定 ）计 算 ；具 体
19、流 程 如 下 ：跟 单 员 和 业 务 人 员 填 写 非 产 品 质 量 问 题 退 货 审 批 表 交 客服 部 经 理 与 客 户 协 商 解 决 方 案 并 签 署 意 见 提 交 销 售 中 心 总 经 理 签署 意 见 报 公 司 总 经 理 确 认 采 供 部 根 据 销 售 中 心 总 经 理 签 署 的 退货 审 批 单 办 理 相 关 手 续 财 务 部 根 据 退 货 审 批 单 办 理 财 务 手 续 。（ 3） 产 品 生 产 好 后 未 发 运 ， 存 放 于 公 司 铝 厂 仓 库 或 合 作 厂 家仓 库 ， 若 出 现 客 户 不 要 货 ， 则 放 在 公
20、 司 铝 厂 材 料 ， 按 退 货 时 铝 锭 价的 80%回 收 处 理 ， 与 销 售 价 格 的 价 差 由 客 户 承 担 ， 重 量 按 除 去 包 装和 涂 层 的 坯 料 重 量 计 算 （ 包 装 比 例 依 照 供 需 合 同 规 定 ， 涂 层 重 量 依据 以 上 第 一 条 的 相 关 规 定 ） ； 放 在 合 作 厂 家 仓 库 的 材 料 ， 依 照 合 作厂 家 回 炉 收 费 标 准 向 客 户 收 取 回 炉 费 。具 体 流 程 如 下 ：跟 单 员 和 业 务 人 员 填 写 非 产 品 质 量 问 题 退 货 审 批 表 交 客服 部 经 理 签 署
21、 意 见 转 采 供 人 员 与 公 司 铝 厂 或 合 作 厂 家 协 商 解 决 方 案并 签 署 意 见 交 回 客 服 部 经 理 并 由 客 服 部 经 理 与 客 户 协 商 解 决 办 法再 由 客 户 签 署 意 见 提 交 销 售 中 心 总 经 理 签 署 意 见 报 公 司 总 经 理确 认 采 供 部 根 据 销 售 中 心 总 经 理 签 署 的 退 货 审 批 单 办 理 相 关 手 续财 务 部 根 据 退 货 审 批 单 和 采 供 部 与 合 作 厂 家 协 商 的 解 决 办 法 办 理财 务 手 续 。2、 属 质 量 问 题 退 货 ：质 量 问 题 退
22、 货 情 况 ： 客 户 提 货 或 材 料 到 达 公 司 仓 库 后 ， 如 果 发现 产 品 质 量 问 题 ， 由 跟 单 员 和 业 务 人 员 第 一 时 间 填 写 产 品 质 量 问题 处 理 办 法 及 退 货 审 批 表 （ 见 附 件 17、 18） (分 公 司 铝 厂 和 合 作 厂家 两 种 表 格 )上 报 客 服 部 经 理 ， 再 由 客 服 部 经 理 提 交 给 技 术 部 相 关人 员 并 会 同 技 术 部 研 究 分 析 质 量 问 题 的 原 因 及 处 理 方 案 ， 同 时 送 样给 采 供 部 备 案 并 由 采 供 部 将 问 题 料 样
23、和 工 作 函 寄 送 公 司 铝 厂 或 合 作厂 家 。 客 服 部 告 知 市 场 部 经 理 或 大 客 户 部 经 理 再 报 销 售 中 心 总 经 理寻 求 最 终 解 决 办 法 ， 退 货 按 相 关 流 程 办 理 。具 体 流 程 如 下 ： 客 户 告 知 跟 单 员 和 业 务 人 员 取 样 并 填 写 产品 质 量 问 题 处 理 办 法 及 退 货 审 批 表 报 送 客 服 部 经 理 报 送 技 术部 相 关 人 员 分 析 原 因 研 究 处 理 方 案 同 时 送 样 给 采 供 部 备 案 并 由 采 供部 将 问 题 料 样 和 工 作 函 寄 送
24、公 司 铝 厂 或 合 作 厂 家 由 客 服 部 告 知 大客 户 部 经 理 或 市 场 部 经 理 报 销 售 中 心 总 经 理 确 定 解 决 方 案 按 确定 的 方 案 进 行 退 货 处 理 采 供 部 根 据 销 售 中 心 总 经 理 签 署 的 退 货 审批 单 办 理 相 关 手 续 财 务 部 根 据 退 货 审 批 单 和 采 供 部 与 合 作 厂 家 协商 的 解 决 办 法 办 理 财 务 手 续 ， 若 出 现 公 司 欠 客 户 款 项 则 由 财 务 部 开具 退 货 单 （ 见 附 件 19） 给 客 户 。（ 1） 公 司 铝 厂 出 现 质 量 问
25、 题 的 材 料 ：跟 单 员 和 业 务 人 员 必 须 在 当 天 进 行 现 场 查 看 和 取 样 ， 客 服 部 经理 和 相 关 人 员 必 须 在 48 小 时 内 现 场 查 看 分 析 导 致 质 量 事 故 的 原 因并 与 客 户 沟 通 协 调 ， 提 交 解 决 方 案 ； 若 属 重 大 质 量 事 故 则 必 须 由 公司 铝 厂 厂 长 或 副 厂 长 偕 同 质 检 人 员 、 相 关 车 间 人 员 进 行 现 场 查 验 ；（ 2） 合 作 厂 家 出 现 质 量 问 题 的 材 料 ， 跟 单 员 和 业 务 人 员 必 须在 当 天 到 现 场 查 验
26、 和 取 样 ， 客 服 部 经 理 和 相 关 人 员 必 须 在 48 小 时内 现 场 查 验 ， 分 析 导 致 质 量 事 故 的 原 因 并 与 客 户 沟 通 协 调 ， 提 交 解决 方 案 ； 采 供 部 人 员 必 须 在 收 到 料 样 后 及 时 与 合 作 厂 家 进 行 电 话 沟通 ， 告 知 质 量 问 题 并 在 24 小 时 内 把 料 样 和 书 面 材 料 寄 给 合 作 厂 家 ，若 属 重 大 质 量 事 故 则 必 须 要 求 厂 家 在 48 小 时 内 赶 到 现 场 查 验 并 与客 户 协 商 解 决 方 案 。3、 退 货 手 续 办 理
27、 ：出 现 非 质 量 问 题 退 货 或 质 量 问 题 退 货 时 ， 按 照 以 上 流 程 办 理 。若 不 按 以 上 流 程 办 理 相 关 手 续 造 成 的 一 切 损 失 由 相 关 环 节 的 责 任 人承 担 ； 相 关 退 货 办 法 最 终 以 公 司 总 经 理 意 见 为 执 行 标 准 ， 如 未 经 总经 理 同 意 擅 自 进 行 退 货 ， 由 相 关 经 办 人 承 担 退 货 造 成 的 一 切 损 失 。八、欠料、补料货物到达公司，在客户提货后跟单人员必须在一个工作日内统计好欠料单（见附件 20）交采供人员，采供人员必须在一个工作日内把补料单（现用订
28、货单）下至公司铝厂或合作厂家并及时跟踪按客户要求供货，若因人为原因未能及时下单和补料的，则由相关环节经办人承担责任，责任认定以书面函件为依据。九、客户回访销售中心的业务人员、跟单人员和客服部经理应根据目标客户或已有合作关系客户的情况作出定期回访计划，报销售中心总经理批准后，由相关人员会同相关的业务部门具体实施。回访工作完成后须填写客户回访表（见附件 21） ，该表将作为公司考核部门工作业绩和个人工作业绩的依据十、工作流程接单及要求誊写审核订单下单订单回执生产过程跟踪验货（入库）发货（出库）退货财务手续欠料、补料客户回访。第二部分公司铝厂接单排产、生产跟踪、入库出库业务规范及流程公司所有订单以书
29、面形式传真至铝厂后铝厂具体流程如下：1、所有订单传真件由杨可忠负责接收处理；2、接到传真件后由杨可忠当天按铝厂具体编号或名称打印详细订货内容的回执单（需注明是否需要新开模具或增补模具） ；3、所有回执单由铝厂跟单员彭昌明、杨新强）负责核对内容与传真件内容是否一致，并在回执单上的核对人处签名确认；4、由铝厂经手人、核对人签名的回执单传到公司后由跟单员、业务人员再次核对订单名称、编号、型号、长度、壁厚、数量、包装、配套性进行核对；5、公司核对的回执单必须有跟单员、业务人员及采供部采购员签字确认，铝厂方可确认该份订单；6、收到公司确认过的回执单后再由杨可忠打出订货排产单根据生产情况，交各部门及车间合
30、理组织安排生产；7、客户或公司对订单内容有任何更改要求，需以书面形式通知铝厂杨可忠；如铝厂未收到书面的更改通知则铝厂将不需负因此带来的任何责任；8、公司的任何书面更改要求，必需是在铝厂还未安排生产的前提下进行，未安排生产前接到公司书面通知的，出错后由铝厂相关责任人承担责任，已安排生产后铝厂才接到书面要求更改通知的，由更改订单的客户或公司相关人员承担；9、铝厂所有生产计划安排全部由杨可忠负责，公司采供部对订单生产安排必须和杨可忠协调，由杨可忠具体调整安排，不允许公司其他人员直接或间接要求生产车间随意调整生产计划，特殊情况由公司总经理或销售中心总经理在订单上注明原因；10、铝厂已生产的订单，因客户要求更改计划内容或其它原因不提货的，公司采供部需向铝厂出具书面的处理解决办法，以减少铝厂成品积压；
