1、公文写作常识 一、 公文的基本格式 公文格式是公文的各个部分在页面上的具体表现形式，也就是公文的外观形式。它是公文的 权威性和严肃性在形式上的体现， 对公文内容起着重要的保证作用。1996 年 5 月， 经中央批准，中央办公厅发布了中国共产党机关公文处理条例。条例规定，党的机关公文由版头、份号、密 级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、 发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记等 17 项组成。 一、公文版头部分 公文的版头部分包括版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人等 6 项。位于公文首页上半部，约占整个页面的 1/3，与公文主体部
2、分用一条红色横线相隔。红线中间一般有一颗红星，表示与政府机关、军队机关公文的区别。 1、版头。主要是两种形式：一是发文机关全称或规范化简称加“文件”二字；二是发文机关全称或规范化简称加括号标明文种，括号里填注“通知”、“报告”、“函” 等。均用套红大字居中印在公文首页上半部，通称“红头文件”，表示是机关的正式行文。下面留一定位置（ 备填注发文字号），下加一条断开的红线，在 红线断开处点缀五星衬托（小字头文件一般不用星线，只有一条红线即可）。例如：“中共中央文件”、“ 中国共产党中央委员会（批复）”等。联合行文，可用主办机关一家或并用联署机关的名称。 在公文版头使用方面应注意的问题是： （1）版
3、头中发文机关要使用全称或规范化简称，不要使用不规范化简称。如有个区的区委公文版头是“中共市区委员会文件” ，“中共” 是简称，“委员会”是全称，前简后繁，体例不统一， 发文机关名称 应改为“ 中国共产党市区委员会”或 “中共市区委”。 （2）要注意版头上发文机关不要前后词意重复。这种情况多发生在一些工厂党委公文版头中，出现“中共 厂? 澄 募 弊盅 饫铮爸泄病笔恰爸泄 膊 场钡募虺疲 暗澄 奔吹车奈 被帷昂蟪 鱿至礁觥暗场弊值拇室澹 室庵馗础奈 爸泄 膊 场痢脸 被嵛募 被颉啊痢脸澄 募 蔽 恕街质窖 校 谝恢窒缘米 匦? （3）联合行文使用版头要符合规定。 联合行文一般用主办单位一家版头，也
4、可并用几家版头。一般情况，主 办机关应排在最前边。 （4）该用版头的一定要使用版头。公文使用不同版头， 标志着公文的不同规格和严肃性。该用正式公文版头的一定要用。如，区委关于召开民主生活会情况向上级的报告，就应使用正式公文版头，不要用白头。 （5）下级公文版头用字不要大于上级公文版头用字。下级公文版头应小于上级公文版头，起 码不能比上级的大。 2、份号。份号是一件公文印刷份数的顺序号，标注于公文首页的左上角，一般用 6 位阿拉伯数字表示，例如“NO000015”。 标识份号有利于秘书人员对公文的管理和利用，便于掌握公文的去向，有利于公文的分发、清退、查对、借 阅和统计。特别是绝密公文，一定要标
5、明份号。发文机关在发文时，一般在一定的 时间内，发往某一单位的同类公文的份号都是相对固定的。 在这方面，应注意的问题主要有两个方面： （1）该标印的一定要标印。有的单位的一些公文，注明是绝密，但无文件份号，不利于加强对文件的控制，出了问题不便查清责任。 （2）标印位置要正确。 中国共产党机关公文处理条例规定“标注在公文的左上角 ”，应按中办“条例” 的规定办。 3、密级。密级就是公文的秘密等级。按照保密法规定，密级公文分为“绝密、机密、秘密 ”三个等级。它标注于份号下方位置。按照国家保密局关于国家秘密文件、资料和其他物品标志的规定， 应当在密级后注明保密期限，如“机密年”。考虑到党的机关公文涉
6、及的内容很广泛，其保密期限较难准确确定，因此，在条例中未提到保密期限问题。 发文机关在发文时，若要确定保密期限，应按保密局规定标注；若未标保密期限， 则按条例第三十七条“公文密 级的变更和解除由 发文机关或其上级机关决定” 的规定执行。 关于这个方面，应注意的问题： （1）该标注密级的一定要标注，未涉及秘密内容的就不要标注。 （2）秘密事项不要使用明传电报传送。使用明 传电报，必 须是不涉及秘密事项的文件、材料。有秘密事项的公文、材料，也不要通过邮局发送。秘密公文、材料的 传递必须通过机要通信局。 4、紧急程度。 紧急程度是对 公文送达和办理时间的要求，紧急文件分别标明“ 特急” 、“加急”
7、；紧急电报应分别标明“特提”、 “特急”、 “加急”、“ 平急”。在实际工作中，电报或电传件一般都是比较紧急的，均需按要求标明紧急程度，具体位置按有关电报格式的规定标注。文件除个别情况外，一般不标紧急程度， 条例也没有对文件上紧急程度的标注位置作具体规定。若有的文件确很紧急，可在文件上盖“特急 ”或“加急”章，也可在文件上挂 “特急”或“ 加急”条，写明办理的时限要求，还可在装文件的信封或文件包上标明具体送达的时限要求。总之，要确保紧急公文的及时传递和处理。但对于不急的公文切不可滥加紧急标识，避免影响真正急件的及时处理。 5、发文字号。 发文字号是机关制发公文的 编号，由机关代字、 发文年度和
8、发文顺序号三部分组成，缺一不可。机关代字要求准确、规范、无歧义、易识别，并固定使用。例如，中共中央文件的代字用“中发” ，中共中央办公厅文件的代字用“ 中办发”等。发文年度要用全称，如“2002” ，不能简写为“02” ，并用 “ ”括起来。 发文字号一般标注在红色横线之上居中位置。若标注签发人，发文字号则标注在红色横线之上左方位置，签发人则标注于红色横线之上右方位置。联系某一具体事务用函行文时，用印有单位规范名称的信笺纸， 发文字号则标注于版头红色横线右下方位置。需要注意的是，上行文必须要用“呈”字，不能用其它文号，包括 报告、 请示等，还必须标注签发人。 6、签发人。条例规定，上 报公文应
9、当在发文字号右侧标注签发人姓名。这主要是强调领导负责制，体 现了公文的严肃性和领导人对公文的负责性。机关领导人应当对本机关的发文负责，严格把关，确保公文质量。特 别是向上级机关请示、报告工作的公文标明签发人，有助于上级机关了解情况，便于审阅。 标注签发人应注意三点： （1）只标姓名，不标职务。 （2）联合行文，要标明联署单位签发人姓名，不能只标其中一个单位的签发人。 （3）签发人姓名后不必加“ 已阅”等字样。 （4）字体要用黑体字 二、公文主体部分 包括公文标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章等 7 项。 1、标题。标题是公文内容的高度概括，具有画龙点睛的作用。它一般由发文
10、机关名称、公文主题（事由） 如 和文种三部分组成。 中 ，共中央关于加快农业发展若干问题的决定 就是由发文机关名称“中共中央” 、公文主题“加快农业发 展若干问题 ”和文种“决定”这三部分 组成的。有 时也有省略发文机关名称的情况。公文标题，有助于人们对公文的制发机关、内容、性 质有一个简要的了解，便于公文的登记、办理、立卷以至于 编研、 查考。因此，公文 标题一定要准确、鲜明、简练，既能概括公文的主要内容，点出公文的中心思想，又要选准文种。切忌使用新闻标题，或只写文种，或是太长。公文标题位于 发文字号和红线下方，居中排列。一般不用标点符号（引号除外）。要求排列整 齐、美观，同时注意词组、单位
11、名称间的关系，还要注意字体大小的选择，一般用二号字。在公文 标题的标印上，要注意如下四个方面的问题。 （1）公文一定要有标题。没有标题的公文不符合规范化的要求。目前常见的一些无标题公文多属于文件较短，而且又都是信函之类。但 严格要求，还是加上为好。 （2）标题中成份不可残缺。标题中，三个组成部分缺任何一个都是不规范的。有的公文只写发文机关名称和文种两项，如“ 中共省委通知”；有的甚至只有文种一项。这种情况除了公文很短（如仅有一个页码）还勉强可以外，其他都应把三部分写全。文种是无论如何不能省略的。 （3）标题中不能同时出现“ 请示”与“报告”字样。如关于建议在今年“七一”前后在全省广泛开展地方党
12、史宣讲活动的请示报告，从文种上看，既有请示，又有 报告， 这种情况实际上是篇请示，应删去“报告” 二字。 2、主送机关。即主要受理公文的机关，也称公文上款。它负有对公文内容进行了解、答复或贯彻执行的责任。除决 议、决定、通报、公报及会议纪要等以外，都应当在标题之下、正文之上顶格注明主送机关。主送机关名称应当用全称或规范化简称，或同类型机关的统称。如“中国共产党新疆维吾尔自治区委 员会”可简称为“新疆区党委”；北京、上海、天津、河北等全部省、自治区、直辖 市党委可统称为“各省、自治区、直辖市党委” 。需要注意的是： （1）使用简称要规范、准确；使用统称，包括的地区、部门、单位要齐全，称谓要准确。
13、 （2）不能不写主送机关。否则，就不知谁是公文的办理单位。主送机关的位置要正确。 （3）省略主送机关的方式要正确使用。按照公文处理条例，“ 决定”、 “决议”、“纪要”、“意见” 之类的公文，可省略抬头，但文尾必须注明公文的发送范围。有的公文使用了这类文种，按 规定省却了抬头，可文尾却未注明发送范围，不知公文发到哪里，影响公文的贯彻落实。有的在文后 标注发送范围的地方距正文太远，这都是不规范的， 应在正文后空一行的位置标注。有的在此件 发至后加上了冒号，这是不对的。 （4）行文主送机关使用要符合要求。要注意行文 规则。有的县委单家发文，主送机关包括了乡镇政府，有的市直部门发文发送单位是各县（市
14、）区委，这都是不符合要求的。部门向下发文只能向对应的下级部门发文，不能向一 级党委或政府发文。上行文主报单位应是一个 ， （联合行文可报对应的上级机关） 如需让另一个上级机关知道，可采用“抄报”或“并报”方式，即在抬头上写清“并报”，或在主题词之后写清“ 抄报 ”。 3、正文。正文即表述公文的内容。它是公文的主体和核心所在，位于主送机关下方。每段的首行要空二个字的位置。一般来讲，首页要有两行以上的正文。末页若无正文，只有落款，为维护 公文的完整性，避免出现问题，应在末页第 2 行注明“（此页无正文）”。在具体操作中，尽量避免出 现“ 此页无正文”的情况。关于正文的字体，过去我们要求除大标题外一
15、律用仿宋体。从去年开始，中央、省都将二级标题改成了黑体字，我市也改过来了，允许有字体变化，这样更醒目些。 4、附件。是正文的 补充材料或参考材料。公文若 带附件，应当在正文之后、落款之前写明附件的名称，并与主件装订在一起。有的单位在行文时，把附件名称放在落款之后，或者没有注明附件，或者主件附件分开分送，且份数不一致，这都是不规范的，也不便于公文的处理。请示件的附件要完整。凡是请示中涉及到的有关材料均应附上，以便承办部门办理，提高办文速度。凡印 发规 章和批转有关部门的报告等印发件，其中的“规章”和“ 报 告” 不属附件，而是主件的一部分，此种“规章” 和“报告” 的内容应视为正文。 5、发文机
16、关署名。 发文机关署名 应当用发文机关的全称或规范化简称，标注于正文右下方位置。党的机关公文一般以机关名义署名，特殊情况需要由机关领导人署名的，应当写明职务。需要注意的是凡有主送单位的公文必须有落款，即发文机关署名。不能以标题中的发文机关代替落款。落款署名还要与标题中的发文机关一致，不能上下不一。 6、成文日期。成文日期一般署领导人签发日期或者会议通过日期。联合发文，则以联署机关最后的一个签发日期为准。成文日期要完整地写明年月日，标于发文机关署名右下方，低两格。会议纪要、决议、决定、条例、规定等不标注主送机关的公文，成文日期加括号标注于标题下方居中位置。有的单位这类公文没有成文日期，有的成文日
17、期放在文后，这很不规范。特提 电报要写明具体时间。需要注意的是党的机关公文成文日期要用阿拉伯数字，不能用汉字， 这与政府公文有所不同。 7、印章。公文加盖印章是 发文机关对 公文生效负责的凭证。根据党的机关公文的特点，除普发性有固定格式的“红头文件 ”和会议纪要外，一般应加盖发文机关印章。特别是请示件等上行文，一定要加盖印章。印章要端正、清晰，盖在发文日期中间偏上位置，上不压正文，下不 压日期。 三、公文文尾部分 文尾部分，是指公文末页的尾部。它包括印发传达范围、主 题词、抄送机关和印制版记等四项。 1、印发传达范围。要根据公文内容、密 级和工作需要确定。一般普发性公文需在成文日期的左下方标注
18、印发传达范围。标注印发传达范围，要注意表述准确。 “此件发至县、团” 与“此件发至县、团级”，一字之差，所指范围不同。对于一些特殊件，印发、传达范围以及传达的时限、保密要求等都要标注清楚。大部分公文只需标注主送、抄送单位，不必标注印发传达范围。 2、主题词。公文标注主题词是为适应办公自动化的需要，方便公文检索和信息处理而开展的一项工作。条例规定， “主题词按上级机关的要求和公文主题词表进行标注，位于抄送机关上方” 。主题词与抄送机关之间用横线相隔。党的机关公文标注主题词要准确反映公文主题，以达到便于检索和利用的目的。需要注意的是，标注主题词要尽量用公文主题词表里的词，确 实无法表述准确的可以自
19、造，后面加。 3、抄送机关。抄送机关是指除主送机关以外需要告知公文内容的上级、平级、下 级及不相隶属机关。抄送机关 标注于主题词下方、印制版记上方位置。抄送机关与印制版记之间用横线相隔。公文的抄送范围应当严格按工作需要和保密要求确定。抄送单位的排列顺序一般按机关性质和隶属关系掌握。在公文标注抄送范围上，要注意以下问题： （1）不要漏抄漏送。根据行文规则，越 级行文应同时抄报（或抄发）越过的机关。也就是说，上级机关越级向下行文（如省委直接向县委行文）应抄发越过的行文对象的直接上级机关，下级机关越级向上行文（如县委直接向省委行文）应抄报越过的直接上级机关。如一个县的县委、县政府关于改变计划生育落后
20、面貌的报告，直接报送了省委、省政府，却没有抄 报市委、市政府，是违反行文规则的。 （2）不要滥抄滥送。公文的抄送范围必须准确确定，严加控制。 （3）不能既对组织又对个人。按照公文 处理规定，公文“不要直接送领导者个人”。可一些地方将公文直接送领导者个人的现象很普遍，凡发文都要抄报主管书记、市长。这是不符合行文规则的。 （4?俺 弊植挥浴幸恍胤降墓 慕 汀 械摹俺 弊质裕 闪恕氨汀保 灾屡 磺迨侵魉突故浅 汀 裕 俺弊质遣挥缘摹?4、印制版记。印制版 记也叫印发说 明，它包括公文印 发机关名称、印发日期和份数。印发机关名称和日期位于公文末页下端同一行的两端，份数加括号标注于印发日期下方，此两行之
21、间用横线相隔。印制版记表示印刷机关对公文的印制负责，同时便于查考。如翻印，则要在印发机关名称和印 发日期下方标注翻印机关名称、翻印日期和翻印份数。 各级各部门机关公文用纸现在一律改用国际标准 A4 型。 二、 公文的种类及常用文种的撰写 所谓公文种类，一般是指公文制发机关根据公文的内容、性质和所承担的任务而确定的行文形式和名称。党的机关公文的分类，条例规定，主要有 14 种，即：决 议、决定、指示、意见、通知、通 报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。平常我们用的没有这么多，最常用的也就是通知、通报、报告、请示、批复、会议纪要这几种。 一、通 知 通知，是用来 传达上级的指示，
22、发布行政法规和规章， 转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项时所使用的一种文体。 通知，在各级党政机关、人民 团体和厂（ 矿）企事业等单位的公务活动中使用比较广泛。因为这种?奶迨视眯员冉锨俊 问搅榛睢虮恪嘌 允褂闷德式细撸 怯玫淖疃嗟囊恢止 摹 煞治 钢掷嘈停 纾褐甘拘酝 拘酝 嵋樾酝 蚊馔 话阈酝 鹊取?1、指示性通知 一般来说，上级机关需要对下级机关或所属单位下达指示，而内容又不适于用“ 命令”或“指示” 等文种发布的，便发布指示性通知。这类通知的内容只是传达某项具体指示，没有附件。 撰写指示性通知要注意以下几点： （1）
23、一般来说，指示性通知针对性和政策性要强。开头部分要写通知缘由，一般应交待出发布通知的背景、目的、理由等，以便为下文进一步提出通知事项作好铺垫。用语要简洁、明确，文字不宜 过多，然后用过渡语“现通知如下 ”、“现将有关事 项通知如下” 、“为此，特作如下通知” 等，后用冒号，并启下文，写通知的事项。 （2）通知事项是指示性通知撰写的主干。它是受文 单位执行的依据，因此，要明确、具体地交待出应知和应办的事项，即工作的任务和要求，切忌含混笼统。在结构安排上，一般采用分条列 项式写法，用序号标明层次。要做到条理清晰，便于下级领会和执行。 （3）为了防止政策规定矛盾，有的指示性通知结束语中常写有“凡与本
24、 规定有抵触的，按本规定执行”等语。 2、批示性通知 批示性通知包括三种情形： 通称 一是用于批转下级机关公文， “批 ；转性通知” 二是用于转发上级机关，同级机关和不相隶机关的公文，通称 “转发性通知”；三是印发有关的文件材料，如领导人讲话、本机关的工作计划和工作总结等，通称 “印发性通知”。 这类通知的后面均附有被批转、转发、印 发的原文。 批示性通知的正文一般 应载明三层内容：一是写明对被批转、转发、印 发文件的评价性意见或态度，措 词要适度、中肯， 语气要肯定；如“ 现将全国妇 幼卫生工作会议纪要转发给你们， 请参照执行”。二是指明通知事项的意义，也就是阐述批转、 转发、印发该 文件的
25、必要性和重要性；三是提出具体的贯彻执行的意见或要求。 3、会 议性通知 会议通知主要是通知与会的有关单位了解会议的名称、主持单位、召开会 议的目的、会议的内容、开会的时间、天数及参加人员，报到日期和地点，是否需要带文件、材料等，以便做好准备。为了安排好会务工作，有的会议通知还要求提前报告参加会议的人员名单（包括性别、职务）、乘坐的交通工具等情况。若是召开表彰性会议的通知，还要写明评选劳模或先进人物的范围、条件、方法、名额和组织领导等有关事宜。会议性通知比较好写，关键是要认真、细致、周全，不出 现漏洞。会议的内容如果保密，通知中可不写开会的内容和讨论的议题。 4、任免通知 上级机关任免下级机关的
26、领导人，或上 级机关的有关任免事项需要下属单位知道时，要印发任免通知。 5、一般性通知 一般性通知，是要某些单位办理某项事宜或告知其某些事情时所用的一种通知。用这种通知形式比较多，如：关于庆祝某一个节日， 举行某种纪念活动安排的通知，成立、 调整、撤销某个机构的通知，调整某一个领导小组成员的通知，启用某某单位印章的通知， 请下级机关报送有关材料的通知等等。 二、通 报 通报，是党政机关和社会团体用于表彰先进、批评错误，传达重要情况时使用的一种公文，这种公文、多数是属于上级机关为了使下级机关知道某一方面工作的经验、教训或重要情况而印发的。它对于沟通信息，互通情况，学习经验，吸取教 训，改 进工作
27、很有益处。 通报一般由以下几部分组成： （一） 标题 标题构成方式主要有两种，一是完整式，即包括发文机关名称、事由和文种三个要素。这种形式的标题最为多见，如 中央纪律检查委员会关于不准干扰大学毕业生分配工作的通报等；二是省略式，即由“ 事由和文种”两要素构成，如关于连续发生重大火灾情况的通报等。 （二） 通报缘由 这部分是通报正文写作的引言，是全篇内容的总括。具体而言，表彰性和批评性通报一般应写明时间、有关单位和人员、主要事项、结果等要素，同 时还要亮明 发文机关的基本观点或态度。通报缘由要起到提纲挚领的作用。需要说明的是，有些表彰性通报，往往省略 这部分，即行文开篇就进入通报事项的叙述，给人以单刀直入，简炼明快的感觉。 传达性通报，如是传达重要精神的，则应着重写明其来源和基本内容。究竟是什么时间，由哪个上级机关下达了什么重要精神？对此均要准确、概括的予以载明。如系传达重要情况的，则应写明该情况发生的时间、地点、涉及的范围 、问题的性质及影响等方面的内容。这部分的结尾处，.
