1、第6章报表 6 1认识报表6 2创建报表6 3报表的页面设置与打印输出 报表是Access的对象之一 是以打印的格式表现用户数据的一种有效的方式 建立 报表 的目的是为了以纸张的形式保存或输出信息 6 1认识报表 6 1 1报表的类型6 1 2报表的结构 6 1 1报表的类型 Access的报表主要分为纵栏式报表 表格式报表 图表报表和标签报表4种类型 1 纵栏式报表纵栏式报表也称为窗体报表 其格式是在报表的一页上以垂直方式显示 在报表的 主体节 区显示数据表的字段名与字段内容 2 表格式报表表格式报表的格式类似于数据表的格式 是以行 列的形式输出数据 因此可以在报表的一页上输出多条记录内容
2、此类报表格式属于最常见的报表格式 3 图表报表图表报表是指报表中的数据以图表格式显示 类似电子表格软件Excel中的图表 图表可直观地展示数据之间的关系 4 标签报表标签报表是一种特殊的报表格式 其输出格式类似制作的各个标签 6 1 2报表的结构 报表的结构类似于窗体的结构 也是有多个节构成 每个节在页面上和报表中具有特定的目的 不同要求的报表所包含的节的数量可以不同 在报表的设计视图中 节表现为带区形式 并且报表包含的每个节只出现一次 1 报表页眉2 页面页眉3 组页眉4 主体5 组页脚6 页面页脚7 报表页脚 6 2创建报表 6 2 1使用 自动创建报表 功能创建报表6 2 2使用 报表向
3、导 创建报表6 2 3使用 设计视图 创建和修改报表6 2 4报表的排序 分组和计算6 2 5使用 图表向导 创建图表报表6 2 6使用 标签向导 创建标签报表 6 2 1使用 自动创建报表 功能创建报表 利用 自动创建报表 方法可以快速创建纵栏式和表格式两种报表 利用该方法创建的报表包含了一个数据源中的所有字段 例6 1 在 教学管理 数据库中 创建查询 学生情况详细浏览 的纵栏式报表 并命名为 输出学生信息 例6 2 在 教学管理 数据库中 创建查询 专业设置浏览 的表格式报表 并命名为 输出专业设置 6 2 2使用 报表向导 创建报表 利用 报表向导 方法创建报表 数据源可以是 多个 表
4、和查询 选取字段的多少由用户自己决定 而且还可添加分组功能 排序功能 汇总计算功能等 是创建报表方法中用途最广 效率最高的一种方法 例6 3 在 教学管理 数据库中 使用 报表向导 方法 创建查询 教学计划详细浏览 的输出报表 并为报表命名为 按专业分学期输出教学计划 要求 按字段 专业名称 进行一级分组显示 再按照字段 开课学期 进行二级分组显示 例6 4 在 教学管理 数据库中 使用 报表向导 方法 创建查询 学生成绩详细浏览 的输出报表 并为报表命名为 按专业和学号输出学生成绩 要求 按字段 专业名称 进行一级分组显示 再按照字段 学号 进行二级分组显示 并按照 学期 和 课程代码 进行
5、升序排列 6 2 3使用 设计视图 创建和修改报表 报表的 设计视图 是用来编辑报表视图的 在 设计视图 中可以创建新的报表 也可以修改已有报表的设计 虽然利用 自动创建报表 或者 报表向导 方法创建报表简便 快捷 建立的报表能够满足基本要求 但确实存在着不少需要修改和完善的地方 这种修改与完善操作即可在 设计视图 中进行 例6 5 在报表的 设计视图 中修改例题6 3创建的报表 按专业分学期输出教学计划 参照图6 26进行修改 运行结果如图6 27所示 6 2 4报表的排序 分组和计算 在使用 报表向导 方法创建前面例题6 3和例题6 4中报表的过程中 是在向导指引下完成分组与排序设置的 假
6、如用户要修改向导创建的分组或排序设置 或者用户自己将添加分组和排序字段 以及要增加汇总 统计计算功能等 这类操作都可以在报表的 设计视图 中完成 例6 6 在例题6 5的报表 按专业分学期输出教学计划 中添加 学院名称页脚 节 并在该节中显示统计结果 显示每个专业的课程门数统计结果和每个专业的学分累计结果 6 2 5使用 图表向导 创建图表报表 报表中常常需要使用图表来直观地描述数据 Access提供了 图表向导 方法 可以引领用户创建图表报表 图表报表通过图表的形式 输出数据源中两组数据间的关系 例6 7 在 教学管理 数据库中 使用 图表向导 方法 创建查询 学生成绩详细浏览 的图表报表 并为报表命名为 部分学生的学分汇总图表 要求创建以字段 姓名 为横坐标 学分 汇总值作为纵坐标的图表报表 6 2 6使用 标签向导 创建标签报表 标签是一种常用的报表 如信封和卡片等都是不同形式的标签 Access提供了功能完备的标签向导 可以很容易地利用基本表或查询中的数据建立各种类型的标签 例6 8 在 教学管理 数据库中 使用 标签向导 方法 创建查询 学生情况详细浏览 的标签报表 并为报表命名为 学生信息标签 6 3报表的页面设置与打印输出 6 3 1报表的页面设置6 3 2报表的打印输出
