1、戴德梁行75第1章公司性规章制度1.1 办公用品管理规定1.1.1 目的为了使公司的办公用品延长使用寿命，节约办公费用开支,1.1.2 适用范围公司总部及各物业管理处。1.1.3 办公物品分类1.1.3.1 办公设备：A 、复印机B、传真机C、电话D、办公桌椅E、保险柜F 、电脑及打印机G、传呼机和手机H、其他。1.1.3.2 办公用品：A 、各种信签B、材料纸C、各种表格D、笔E、笔记本 F、计算器G、其他。1.1.4 管理规定1.1.4.1 由行政部行政助理负责保管、发放和登记。1.1.4.2 行政部设备中，复印机、传真机、电脑及打印机由打字员负责操作及日常保养。1.1.4.3 保险柜由财
2、务人员使用。1.1.4.4 传呼机和手机使用人，若在本公司调整工作岗位，机随人走，调离本公司，须退还。1.1.4.5 办公桌椅由领用人负责保管。1.1.4.6 各部门负责人负责领取办公用品，并监控使用情况。1.1.5 有关使用规定戴德梁行1.1.5.1 电话：1. 严禁拨打“声讯”电话。2. 禁止上班时间闲聊，原则不得拨打私人电话；如有特殊需要，不得超过3分钟。3. 非本公司管理人员不得使用办公电话。1.1.5.2 电脑及打印机：1. 专人专机，非本机操作人员未经许可严禁擅自操作。2. 外来磁盘或软件严禁上机操作，以防带毒传染，破坏电脑程序。1.1.5.3 复印机：1. 禁止免费复印私人物件。
3、2. 对外打印、传真和复印，操作人员按规定收费。1.2 仓库管理规定1.2.1 目的为了加强公司仓库的管理，有效地利用空间合理摆放，特 制定本规定。1.2.2 仓库的定义及种类本规定所指的仓库特指为方便各部门存放日常工作所需的 文件资料和物品而设置的仓库，分为以下两类：1.2.2.1 公用仓库：由各部门共同使用，用于放置部门公用的常用 （至少三个月内需要使用一次）的文件资料。1.2.2.2 部门自用仓库：由部门单独使用，并派专人管理的仓库。1.2.3 仓库的管理1.2.3.1 公用仓库的管理：1. 行政部按各部门的实际需求分配不同的货柜，并统一贴部门名称的标签。2. 使用部门自行负责本部门使用
4、的货柜的整理、清洁及物品的出入库管理。3. 各部门使用统一的纸箱，并按照以下要求贴上统一的贴签,4. 公用仓库的库门钥匙由行政部统一管理，如各部门使用时请填写出入库申请单（由部门经理级以上领导签字） 到行政部登记并签字后领取钥匙，用后及时归还。部门名称： 货品名称：责任人:5. 如部门货柜放置的是保密资料，且使用 1组以上货柜时,可上锁，钥匙由其部门担当保管。6. 物品只能放在货柜上，其余地方在未经行政部事先允许的情况下不得放置任何物品。不按规定使用的部门，将被取 消使用资格。1.2.3.2 部门自用仓库的管理：1. 使用部门应派专人进行管理。仓库的整理、清洁、物品的出入库及安全由使用部门自行
5、负责。2. 经部门经理签字同意后，使用部门将仓库管理员及使用人的姓名和员工卡号提供给行政部，由行政部为其员工卡开 通出入权限。（特殊门禁申请表）3. 行政部每周将仓库出入记录报表发给各部门经理。1.2.4 仓库使用注意事项戴德梁行1.2.4.1 所有进入仓库的人员均应严格执行刷卡制度，被授权进入的员工不得随意带他人进入仓库。如外部人员需要进入仓 库进行搬运工作，被授权进入的员工应全程陪同，并在搬 运完毕后，要求外部人员及时离开。1.2.4.2 应保持仓库内的整洁。1.2.4.3 使用者离开仓库时请及时关闭照明灯或电源。1.2.4.4 易燃品、易爆品或违禁品不得携入仓库。1.2.4.5 仓库明显
6、处悬挂“严禁烟火”标志。1.2.4.6 仓库内不得吸烟。1.2.4.7 仓库管理担当应懂得使用消防器材和掌握必要的防火知识。1.2.4.8 不得在路口、通道或消防器材等处堆放物品。1.2.4.9 物品的放置不能超出柜子深度。1.2.4.10 如有异常情况发生时，请及时按紧急报警按钮。1.2.4.11 行政部将定期对仓库进行5s检查。1.2.5 实施本规定由行政部经理立案、修订、废止；由总经理批准实 施。本规定自发布之日起实施。1.2.6 修订及作废本规定的修订期间为一年。戴德梁行特殊门禁权限申请表申请人部门日期部门经理申请门禁IT机房自用仓库其他申请使用时间短期：自 年 月 日至 年 月日长期
7、行政经办人使用人姓名备注特殊门禁权限使用注意事项：* 行政部担当根据申请人申请使用日期设置门禁卡权限，如使用期间到期且无提出延时，行政担当将取消申请人特殊门禁的权限.* 使用期间如发现有丢失或者损坏的物品，使用者应及时通知行政担当.* 如发现门禁卡丢失，请及时通知行政部，以便行政部进行消号处理.1.3 邮件收发规定1.3.1 目的为加强公司邮件的管理，节约行政费用开支，特制定本规1.3.2 邮寄原则所有邮件必须由行政部统一发送，为节省开支，原则上鼓 励寄平信。1.3.3 接收邮件管理1.3.3.1 外来邮件一律经前台签收。1.3.3.2 一般平信、报纸、杂志等由前台代签收后，由各部门担当人员每
8、日下班前自取。1.3.3.3 以上2项信件等如各部门担当人员当日不来取者， 行政部前台次日发邮件或打电话通知其及时来领取。1.3.3.4 凡挂号、包裹单、汇款单、货运单、快件等重要文件由前戴德梁行台代签收后，发通知给收件人本人尽快到前台来领取，如本人出差或休假时，可以委托别的同事代本人领取并签 字。1. 贵重物品（如相机、摄像机等）由前台通知收件人本人到前台领取并签字，如本人出差或休假时，通知其直接领 导，由领导代领或指派他人代领并签字。2. 以上4、5项信件等物品如收件人收到领取通知后不来领取者，前台会电话或留言的方式再次提醒收件人。3. 前台应及时清理公私邮件，不得搁置延误，避免丢失损坏。
9、4. 对于外来邮件应检查封口、邮戳，如发现被拆封应拒绝签收，并向邮局、快递公司反映，查明原因。5. 法院以及其他国家相关部门送达的法律相关信件，应及时送交法务部。6. 如有信件不写收件人，指定负责人会拆封确认其内容，根据实际内容转给相关部门并做好交接记录；如只写部门名称，属平信的放在其部门收件箱里，属快件或挂号的转 给其部门负责人签收并做好交接记录。1.1.4 发送邮件规则所有邮件（包括信件、机器、物品等）由寄件人本人将所 寄物品送至前台。1.1.5 以下情况请寄挂号信1.1.5.1 一般邮件。1.1.5.2 重要但不紧急邮件（如合同、发票等）。戴德梁行1.1.6 以下情况请寄EMSK顺丰快递
10、1.1.6.1 重要且紧急邮件（如合同、发票等）。1.1.6.2 其他紧急邮件。1.1.6.3 贵重且紧急物品（如相机、摄像机等），可走EM茕运（发 往外地）。1.1.6.4 如贵重物品（如相机、摄像机等），请通知前台，由前台确认用EMSK顺丰后，由前台协助办理发货。1.1.6.5 如贵重物品需填写保价金额的，请按实际价值填写，不要夸大或降低物品实际价值。1.1.7 以下情况请寄铁路运输1.1.7.1 发往外地但不紧急物品（如宣传资料等）。1.1.7.2 其他不紧急物品。1.1.8 发送邮件申请1.1.8.1 凡寄EMS顺丰或其他快递，请填写发送快件申请单。1.1.8.2 经各部门经理签字确认
11、后，交行政部前台方可邮寄。1.1.9 填写邮件规则1.1.9.1 寄件人填写单子时，姓名必须写全称，不能只写姓，不写名。1.1.9.2 按邮单要求清楚填写其他事项。1.1.9.3 字体书写要规范，不要潦草不清。1.1.10 报刊收发1.1.10.1 邮局送来的报刊应分类清点，发现有差错应及时登记并要求补缺退余。1.1.10.2 收到邮局送来的报刊后应及时分发，不得耽搁延误。戴德梁行1.1.11 实施本规定的立案、修订、废止由行政部经理提出计划，由总 经理批准，自2011年3月1日实施。1.1.12 本规定的修订期间为一年。1.4 文件档案管理规定1.4.1 目的使公司的档案管理规范化、程序化，
12、以便工作中的查找、 使用及保密。1.4.2 适用范围公司所有档案及对业主档案的管理。1.4.3 行政部档案管理1.4.3.1 行政部档案按文件档案、资料档案分类，由行政部档案管理员负责管理。1.4.3.2 档案文件必须设专柜存放保管，存放必须分类编号，清楚编写文件目录，以便查阅。1.4.3.3 经领导批示传阅的重要文件，必须随文将领导批示和传阅人员签字表格一并归档。1.4.3.4 借阅档案必须办理借阅登记手续，保证按时归档。1.4.3.5 凡借阅重要密件，必须经总经理批准后，方可借阅；所借阅的档案资料未经批准不得抄摘或复印。1.4.3.6 档案管理员要定期检查专柜，核对件数，做好防火、防盗、防
13、虫、防潮、防遗失，发现异常或被盗、丢失等情况，及 时向领导反映，妥善处理。如系人为造成，要追究有关员戴德梁行的责任。1.4.4 业主档案管理业主档案由物业管理部物业管理员按照房屋接管入住工作手册中的房屋档案管理工作规程的内容要求执行。1.4.5 档案日常管理办法1.4.5.1 按文件与资料的控制程序中规定进行编号，并分类管理。1.4.5.2 建立档案目录，并成册。1.5 电话簿的修改和发布规定1.5.1 目的为了加强对公司电话簿的管理，特制定本规定。1.5.2 电话簿的信息电话簿的内容：员工的姓名包括中文的全名、 英文的全名 （外方人员）、拼音的全名（中方人员）、分机号、直线电 话、传真号、手
14、机号。1.5.3 电话簿的更新更新电话簿的时间：每月最后一个工作日做电话簿的更新及发布。1.5.4 电话簿的核对工作由行政部收集各部门最新的电话簿。和人事部进行确认， 做相应整理后发布给全体员工。1.5.5 实施本规定由行政部经理立案、修订、废止；由总经理批准实戴德梁行施；本规定自即日实施。1.5.6 修订期间本规定的修订期间为一年。1.6 节假日安全管理规定1.6.1 目的为加强公司在节假日期间的安全防范工作，保证企业财产和客户服务工作的顺利进行，特制定本规定。1.6.2 适用范围本规定适用于总公司及各地分公司。1.6.3 定义本规定中的节假日指中华人民共和国法定的假期，包括新年、春节、劳动
15、节和国庆节。1.6.4 相关工作安排1.6.4.1 公司总务部（包括总公司及其他分公司）1. 召开保卫工作会议，部署、安排保卫工作，落实保卫工作的各项措施。2. 组织安全大检查，进一步落实治安防范措施，防止各类案件发生。重点检查机房、仓库是否符合防火安全规定， 有无防火安全标志，各类危险物品是否按规定使用、保 管和存放。3. 行政部将假期紧急联络人姓名、联络方式等信息汇总后通知全公司员工。4. 在放假前的最后一个工作日下班后将总机电话设置为来戴德梁行电自动转接方式，并将自动语音留言转换成假期提示录 音。5. 在放假前的最后一个工作日下班后安排人员最后离开公司，检查门窗是否关好，电器设备的电源是
16、否切断，办 公区域是否关灯等情况。6. 假期结束后，由行政部对放假期间门禁出入情况进行汇总、，报告相关部门负责人（或管理部负责人）。1.6.4.2 公司其他部门安排好对外联络事务，如客户来电自动应答系统。安排放假期间本部门的紧急联络人，将其姓名和联络方 式等信息通知部门所有成员，并将以上信息提交行政部 备案。教育本部门员工遵纪守法，提高安全意识，假期外出要 注意人身、财产安全，避免发生事故和案件。除财务部 外，其他部门办公室内不得存放现金和其他有价证券。 重要的仪器设备，如手提电脑、录像机、照相机等要放 入专门的柜子或抽屉内，并上锁。1.6.4.3 员工整理自己的桌面、资料柜及座位周围，做到干
17、净整洁。 重要文件、物品要注意归档，小心保管。因业务原因需要在放假期间加班的副经理级 （含副经理）以下员工，应事先填写加班申请，取得部门经理的签字 批准后，提前2个工作日通知公司行政部门，以便设置 门禁延时。在离开公司前，应切断电脑、打印机、接线板的电源。 各部门最后离开者，应检查确认本部门所用传真机是否 有足够的纸张，复印机、饮水机等办公设施的电源是否 关闭，办公区域的电灯是否关闭。1.6.5 突发事件的处理办法1.6.5.1 紧急联络人应做到24小时手机开机，以备发生紧急情况时的联络。1.6.5.2 发生紧急情况时，应立即通知相关管理部门和所属部门的紧急联络人。发生紧急事件时的联络路径见下
18、图：如有必要 总1.6.5.3 在时间不允许的情况下，所属部门的紧急联络人可以采取边报告边处理的方法，对事件直接进行处理。1.6.5.4 行政部在紧急情况下，有权调动公司一切必要的资源。1.6.5.5 重大突发事件处理过程中涉及公司以外的人和事，统一由公司行政部和人力资源部对外交涉。1.6.6 注意事项1.6.6.1 去外地的员工，应将去向告知自己的上司。注意自己和家人的交通安全。1.6.6.2 自觉维护公共秩序。遇任何紧急情况时，不要惊慌，在报相关部门时，也应尽快报告自己的上司和所属部门紧戴德梁行急联络人。1.6.6.3 在放假期间注意饮食卫生。1.6.6.4 在放假期间应注意休息，确保以良
19、好的身体和精神状态返回工作岗位。1.6.7 实施本规定自2011年3月1日起实施。1.6.8 修订本规定的修订期间为1年。1.7 印章使用管理制度1.7.1 目的为了规范项目物业管理处各项印章的使用规范， 严谨公司 各项行政审批的管理制度，特制定物业管理处印章使用管 理制度。1.7.2 范围所有印章的使用1.7.3 规程1.7.3.1 管理处印章管理处印章（含各部门印章）使用只可用作管理处的正常运作，不得使用于任何非法用途，且管理处对客“公告” 及“通知”仅适用于物业管理处客服部印章。1. 使用范围签署管理处发布的各类与物业管理工作有关之通知、通告等。戴德梁行管理处购入物品的验收入库确认。管理
20、处各类工程项目竣工验收确认。管理处向公司上报各类统计表格、工作报表之审核确认。向业主签发各种管理费或其它应收款项之缴款或催款通知书。签收管理处各类快递邮件。物业内业主、租户装修审核及施工证件之盖章。物业小区内大宗物件出门审查盖章确认。经公司授权同意，可用于物业事件确认、证明之盖章。经公司授权同意，可用于上报街道、房地局与物业有关表格之盖章。物业客服部印章仅限于业主办理户口转移时证明使用。非正常办公时间如需使用印章，需先请示项目经理，在酌情确定。经公司授权同意，可用于物业管理中其它相关用途确认。2. 禁止使用范围任何对外之协议、合同的签署。代表公司与任何公司、个人签署合同及文件。预先在空白文件、
21、纸张上加盖此印章，或将加盖好印章的空白文件、纸张交予他人保管及使用。未经公司同意，不得用于与发展商往来函件之落款。未经公司同意，不得用于向政府机关或业主提供物业相关事件证明文件之盖章。未经公司同意，不得用于上报房地局相关物业统计表格之戴德梁行3. 印章刻制项目管理处不得私自刻制印章。如有需要应先填写管理 处印章刻制申请表交物业公司审核同意后，由公司物 业财务部门统一安排刻制，后方能由项目管理处项目经理 领取使用。4. 印章保管管理处印章必须由项目行政人事部专人保管， 不得交予他 人保管、使用。管理处印章必须妥善保管，如发生印章丢失、损坏情况物业项目经理应及时向公司报告，说明原因并申请补刻 印章
22、。当管理项目物业合同结束，物业总经理应及时向公司交回 印章。5. 印章使用登记如有需要使用印章，应先到管理虑秘书填写管理处印章 使用登记表，由秘书交项目管理处物业总经理审批后才可使用。印章不得带离管理处使用，使用后亦必须立即退回项目管 理处行政人事部保管。1.7.3.2 公章及合同章1 .管理处公章及合同章保管于公司部门主管处，不得交予他 人保管、使用。2.管理处因工作需要加盖公章或合同章，应先到管理处秘书戴德梁行填写申请盖章明细表，连同文件或相关合同，待物业 项目经理审批后，再交送公司审批。1.7.3.3 财务及发票专用章管理处财务日常使用1 .公司财务专用章及发票专用章保管于公司财务部，需
23、要使用时，须先到财务部进行登记，待公司财务经理审批。2 .公司财务章及发票专用章的使用者青根携I “管理处票据管理制度”及“管理处费用审批制度”。注：财务专用章及发票专用章保管于公司物业管理财务部。1.8 钥匙管理规定1.8.1 目的为了确保公司办公场所安全，明确钥匙管理责任，维护公 司权益，特定本管理规定。1.8.2 钥匙的定义1.8.2.1 个人抽屉、文件柜的钥匙；1.8.2.2 公司公用钥匙（包括接待室、会议室、收发室、餐厅、货梯、安全通道、配电箱等的钥匙）；1.8.2.3 公司大门、特殊场所（如总经理办公室、人事部、各部门档案室）的钥匙。1.8.3 适用范围本规定适用于总公司及分公司的
24、全体员工。1.8.4 修正及作废本规定的修正及作废由行政部经理制定计划，经总经理批戴德梁行准后实施。1.8.5 个人抽屉、文件柜钥匙的管理个人抽屉、文件柜的钥匙由员工个人保管，员工应遵守以 下事项：1.8.5.1 员工应妥善管理自己抽屉、文件柜的钥匙，尽量避免丢失；1.8.5.2 员工不能将钥匙任意借予他人使用；1.8.5.3 钥匙遗失时，应立即向行政部钥匙管理担当者报告；1.8.5.4 员工不得以任何名义自行复制钥匙；1.8.5.5 员工因个人抽屉、文件柜钥匙丢失需要复制钥匙的，须由员工本人提出申请，经所属部门经理批准后，由钥匙管理 担当者负责复制；1.8.5.6 个人抽屉、文件柜损坏或由于
25、其他原因需要配制锁具的， 应经部门经理批准，由行政部钥匙管理担当者指定专人负 责配制；1.8.5.7 员工离职时应将钥匙缴回行政部。1.8.6 公司公用钥匙的管理行政部设专人（即钥匙管理担当者）管理公司接待室、会 议室、收发室、餐厅、货梯、安全通道、配电箱等公用钥 匙。钥匙管理担当者应遵守下列事项：1.8.6.1 钥匙管理担当者将所有公用钥匙登记在册、归类保管，未经行政部经理同意，不得擅自使用、出借。1.8.6.2 员工如因公务需要使用公司公用钥匙的，得向钥匙管理担当者说明使用目的，并主动填写钥匙领用表，用毕后 立即归还。戴德梁行1.8.6.3 如因公需要动用公司重要工作场所（如安全通道等）备
26、用钥匙的，应征得行政部经理同意，由钥匙管理担当者陪同 开启门锁。1.8.6.4 因锁具损坏或其他原因需要配制锁具的，钥匙管理担当者提出申请，经行政部门经理批准后，钥匙管理担当者指定 专人负责配制；1.8.7 公司大门、特殊场所钥匙的管理对公司大门及特殊场所（总经理办公室、人事部、各部门 档案室）钥匙的管理包括以下内容：1.8.7.1 总经理办公室的备用钥匙由行政部经理负责保管；1.8.7.2 人事部的钥匙由人事部负责管理，行政部经理负责人事部备用钥匙的保管；1.8.7.3 各部门档案室的钥匙由各部门负责管理，行政部经理负责各部门档案室的备用钥匙的保管；1.8.7.4 行政部经理对上述钥匙做加密
27、保管，非特殊情况不得使用（因特殊情况需要使用上述钥匙的，应经总经理批准后， 方可使用）。1.8.8 实施本规定自2011年3月1日起实施。1.8.9 修订期间本规定的修订期间为1年。戴德梁行1.9 废品回收管理办法1.9.1 目的为了加强公司内部废品的管理，特制定本办法。1.9.2 定义本办法中所指废品仅限于如下两类：第一类是指报纸、杂志、纸箱，废纸等纸制品。第二类是指电池、光盘，磁盘等不可回收物品。1.9.3 回收办法1.9.3.1 由行政部门在公共区域设专用回收箱，分别有报纸类、杂志类、一般文件类及不可回收类。1.9.3.2 员工平时要养成良好的习惯，自觉将没用的东西分别扔到回收箱里。1.
28、9.3.3 每周五定为员工报纸、杂志整理日，整理后分类扔到回收箱里。1.9.3.4 行政部门会不定时抽查员工桌下的废纸篓，如有报纸、杂志等可回收物和不可回收物的，将纳入安全美化委员的评分的一部分，如有屡次不改者，将发通告批评。1.9.4 处理办法回收后，由行政部门统一处理：1.9.4.1 废报刊、杂志、纸制品等回收后，送废品回收站处理。1.9.4.2 电池、光盘，磁盘等回收后，放置到大厦物业指定的垃圾箱里。1.9.5 实施本规定由行政部经理立案、修订、废止；由总经理批准实施；本规定自2011年3月1日起实施。1.9.6修订期间本规定的修订期间为一年。1.10办公用品采购管理规定1.10.1目的
29、针对办公用品、办公耗材的采购流程，规范采购申请、订单的审批，明确各级职责之要求，特制定本规定。1.10.2定义办公用品包括：文具、耗材、白板用品及其它办公用品等办公用品采购流程1.10.3物 品 分 配由行政部办公用品管理担当于每月15日前提交办公用品“行政管理类”办公用品的申购方法:采购申请，各领用人员参照行政部办公用品管理方法执行领用程序。1.10.4.2审批程序1.行政部办公用品管理担当或其它相关部门申请人均应通过采购系统提交采购申请;戴德梁行2 .采购申请审批应依据公司财务部的有关审批权限的规定进行逐级审批。3 .办公用品的确认及有关事宜的协调行政部业务担当根据有关采购申请，与申请人对
30、采购办公 用品的规格、图样进行确认，同时对于非常规办公用品的 申购进行备案。4 .订单的制作、审批及发出行政部业务担当在对采购申请进行确认后，通过采购系统制作订单，订单制作完成后，系统依次提交行政部经理、 总经理批准，经最终批准后，系统自动生成采购订单。行 政部单据管理担当将经最终批准的订单、送货单打印后， 向有关供应商传真发出，同时将相应的验收单打印后，备 用。1.1.5 5采购到货验收办公用品的到货验收由行政部验收担当负责，在对物品的品名、规格、数量及质量进行核对后，填写相应验收单， 由行政部经理签字或盖章后生效并备案。1.1.6 6采购货款支付货物验收合格后，由行政部票据管理担当对发票进
31、行验证，通过发票验证后，依公司财务部相关规定办理付款手 续。1.1.7 7 立案及实施本规定行政部经理立案、修订或废止，经总经理批准后实 施。戴德梁行本规定自2011年3月1日起实施。1.1.8 8修订期间本规定的修订期间为1年。1.11 员工服装管理规定1.11.1 目的：为确保公司形象，提高员工服务意识，进一步加强对公司 各类员工工作服的有效管理。1.11.2 范围：本程序适用于物业公司员工工作服的管理工作的管理和控制。1.11.3 职责：1.11.3.1 各部门负责人负责本部门员工工作服的添减计划的编制、员工服的收发和日常使用的管理。1.11.3.2 采购员负责公司员工工作服的采购工作。
32、1.11.3.3 公司仓管员负责公司员工服的仓管工作。1.11.3.4 公司人事主管领导负责公司员工工作服的管理工作的监督控制工作。1.11.4 工作服的分类1.11.4.1 部门经理工作服（男/女）。1.11.4.2 女职员（职工）工作服。1.11.4.3 男职员（职工）工作服。1.11.4.4 工程技术人员作业服。1.11.4.5 保安员工作服。戴德梁行1.11.4.6 保洁员工作服。1.11.4.7 迎宾员工作服。1.11.5 着装要求1.11.5.1 公司全体员工上班时间须着规定工作服。1.11.5.2 各部门的水电维修技术人员在外进行例行检查、维修作业时，须穿着公司统一发放的作业服。
33、1.11.5.3 各部门的技术人员在日常巡视、值班或重要客人到访时，须穿着公司统一发放的工作服。1.11.5.4 所有管理人员和普通员工，下班休息时不允许穿着印有公司名称字样的工作服外出。1.11.5.5 工作服须保持整洁，保安员的各类配件佩戴位置应标准，工作牌、装备须齐全。1.11.5.6 所有员工着装须统一配套，不能将工作服随意搭配穿着。1.11.5.7 如因外事活动需要，经部门经理批准，可穿着便服上班。1.11.5.8 休息日或节假日在服务现场值班工作的人员，需穿着工作服。1.11.5.9 从事行政部行政事务工作的男职员上班时须系领带。1.11.5.10 为维护公司良好形象，各部门人员都
34、有责任保持个人服装 的整洁及完好。1.11.6 工作服的订做根据公司人事手册中规定的服装款式、颜色订做员工制服.1.11.7 工作服的发放1.11.7.1 夏装发放时间为每年4月底、5月初；冬装发放时间为每戴德梁行年10月底、11月初。因气候变化提前或推迟换装时，由 物业管理部负责书面通知各部门。1.11.7.2 职员、职工到岗第一天到物业管理部领取实习工作牌，试用期一个月内须在所实习部门交纳服装费，凭公司财务部门开具的正式收款收据，凭收款收据复印件到物业管理部 订制或领取工作服。1.11.7.3 普通员工（工程部运行维修工、保安员、保洁员）到岗后第一天，由所在部门专（兼）职人事管理员统一到物
35、业管 理部领取实习工作牌，试用期第二周须交纳200元服装押 金，凭出纳员开具的收款收据在所在部门领取工作服。1.11.7.4 普通员工（同上）交纳的服装押金在办理完离、辞手续后凭财务开具的收据退还押金。1.11.7.5 各部门定员定服装，普通员工调离部门时，服装、实习（正式）工作牌及所有配件须留在原部门；所需服装、实习工 作牌及所有配件在调往部门重新领用；如遇服装大小不合 适，由部门内自行调配。1.11.7.6 员工在领取服装过程中，应在领取现场认真检查予以确认，领出后发现损坏，公司将不予退换，并由当事人负责 赔偿。1.11.7.7 普通员工离职时必须退还工作牌（实习或正式）、工作服及所有配件
36、，如有遗失照价赔偿。物业管理部将不定期公 布各类服装配件价格表。1.11.7.8 离职的管理人员所领服装无需退还公司，服装费不予返还。戴德梁行1.11.7.9 员工升职工须交纳服装费后方可领取职工工作服。1.11.7.10 各部门如新增编制人员和个人职务晋升，可凭招聘申请表到公司仓库领取相应人员的服装，由物业管理部仓管 员核对后予以发放。1.11.7.11 如普通员工工作服未到规定使用期限，发生非人为因素的 破损可凭之换取旧服装，遗失则需交纳服装成本价领取新 服装。1.11.8 工作服的更换及补领员工工作牌、工作服如有损坏，须及时填报领（借）用单 经部门经理确认后，在工作时间内到物业管理部办理
37、补领 手续。1.11.9 工作服的保管1.11.9.1 每逢季节交替更换完工作服后，各部门经理应检查督促本部门员工将更换下来的服装进行清洗、整熨，清点数量后予以妥善保管。1.11.9.2 物业管理部将不定期组织对各部门自行保管服装进行质量及完好程度的检查，如发现短缺或损坏现象，将追究当 事人和部门经理的责任。1.11.9.3 物业管理部仓管员负责公司仓库工作服的盘点、核实及保管工作。1.11.9.4 各类工作服按不同工种进行分类、 编目，在分类卡上注明工作服尺码、颜色、使用人员、季节类别等情况，并将分 类卡登帐入册，每月25号前对各类工作服予以清查盘点。1.11.9.5 各部门应由专人负责本部
38、门自行保存服装的清点、核实及戴德梁行保管工作，按不同工种进行分类，并每月对工作服予以清 查盘点，发现霉烂损坏现象应及时报告并处理，并保留相 应质量记录。1.11.10 工作服的报废及处理1.11.10.1 各部门在接到公司更换服装的通知后，应指定专人对所保 管属淘汰、报废或旧款服装进行清查、盘点，经审核无误 后将拟处理方案提交公司仓管员，报废处理方案经物业管 理部经理确认后由各业务部门统一安排报废处理。1.11.10.2 仓管员负责对仓库内各类报废工作服的清查及监督处理。1.11.11 工作服的更换期限工程部维修工夏装工作服更换期限为一年，其他各类人员的工作服更换期限为二年，量身定做的西服更换
39、期限为三 年。1.12 固定资产管理规定1.12.1 目的使公司的固定资产得到有效管理，延长使用寿命，节约公司开支。1.12.2 适用范围公司各部门。1.12.3 固定资产的界定固定资产是企业的主要劳动资源，按现行国家规定，结合本公司实际情况，确定同时具备以下两个条件的列为公司 固定资产：戴德梁行1.12.3.1 使用时限在两年以上。1.12.3.2 购价在500元以上。不同时具备上述条件的，列为低值消耗品，不必编号造卡， 只登记造册列入管理。1.12.4 固定资产的添置1.12.4.1 由各部门于每年最后一个季度制订计划，报行政部汇总，由财务审核报总经理批准后，由行政部实施（特殊情况可 以临
40、时追加添置计划）。1.12.4.2 固定资产购置时，由行政部验收，并逐一登记，建帐立卡, 使用者或单位办理领用注销手续，建立固定资产档案。1.12.5 固定资产的配置和管理行政部对固定资产进行合理配置，实行谁使用谁管理的办 法，部门有专人管理，责任到人。1.12.6 固定资产管理小组及工作职责：1.12.6.1 总经理为组长，财务主管和各部门经理为成员。1.12.6.2 小组工作职责：1. 每年对公司固定资产进行一次清查、核对工作，查明是否账物卡相符合，对短缺和报废资产列出清单，由行政部做 销卡登记和账务处理。由行政部会同财务部写出固定资产 利用率分析报告，上报总经理，为批准下年购置计划提供
41、依据。2. 对使用单位的非正常损坏，在查明原因，分清责任后，对使用人或责任人处以按实物折价的实际金额。3. 财务会计按照有关规定对固定资产提取折旧基金，所提取戴德梁行基金全部用于固定资产的更新改造。1.13 保密管理规定1.13.1 目的加强公司对保密工作的规范，严谨，确保公司保密工作落实到公司每一个员工。1.13.2 适用范围公司及所属各部门。1.13.3 保密员的设立公司行政部设保密员（由档案员或由打字员兼任）1人，负责公司秘密文件、资料以及涉密业务的管理工作，各部、处相应确定兼职保密员1人。1.13.4 保密部门及保密事项档案室、电脑资料室、财务室和公司行政部。保密事项包括：1.13.4
42、.1 与公司有关的调查案件、检举揭发材料。1.13.4.2 公司各级须保密的办公会议记录。1.13.4.3 财务会计凭证、会计报表、统计报表、员工工资表等。1.13.4.4 本公司质量体系有关文件资料。1.13.5 秘密文件、资料的管理：1.13.5.1 所有秘密文件未经制发机关批准或授权不得擅自翻印，如需复制，须按规定申请审批。1.13.5.2 收发秘密文件资料，由行政部保密员负责；有关调查材料,检举揭发材料由行政部或部门专人负责；凡署名公司领导戴德梁行亲启件，由领导拆封；秘密文件的收发、分送、传阅、移 交、归档等环节都要登记，履行签字手续，严禁将秘密文 件、资料放在不安全的地方。1.13.
43、5.3 秘密文件、资料必须放入保密柜内，由保密员管理，个人不得保存；定期清查退，如发现丢失，要及时报告并追查 处理。1.13.6 通讯保密规定：1.13.6.1 行政部和各部、处的电脑打字机、复印机、传真机由专人 管理，非本机使用人员未经许可不得擅自使用。1.13.6.2 电脑工作人员要严守保密制度，避免重要业务资料和档案资料外泄、更改或丢失。1.13.6.3 任何个人都不准在通信、通话中涉及本公司在商业竞争中的重要信息；个人不得偷看公司秘密文件和打听公司秘密 性的会议内容。1.13.7 泄密的处理凡发生遗失公司秘密文件、资料或泄密案件时，应立即向 行政部保密员和公司领导报告，并及时采取补救措
44、施；发 生窃密案件，还应及时向当地公安部门报告。1.14 公文处理工作规程1.14.1 目的使公文的形成办理立卷、归档和销毁更及时、准确、规范、 保密。1.14.2 适用范围戴德梁行所有外来及本公司文件。1.14.3 公文的处理1.14.3.1 公文种类：除外来函外，本公司的公文是公司及所属单位 在企业管理过程中形成和使用的具有法定效力和规范体 式的文书，是传达贯彻公司政策、执行上级和主管部门的 指示、发布规章制度、实行行政管理措施、请示和答复问 题、报告情况和交流经验，协调内部和对外交往的重要工 具，也是公司行使职能的重要手段和依据。 根据实际工作 需要，按照公文使用范围和作用主要使用下列文
45、种：1. 决议：凡经过会议讨论通过，要求所属部门贯彻执行的事项。2. 决定：对某些重要事项或重要问题做出安排或处理。3. 通知：是“发布行政法规和规章，转发上级机关 （部门）、 同级机关（部门）和不相隶属机关（部门）的公文批转所属 单位，要求属下单位（部门）办理或需要周知和共同执行事 项时所使用的下行文种”。常用“会议通知”、“任免通知” 等。4. 通报：通报工作情况或好坏典型事例及经验教训，表彰先 进、批评后进等用“通报”。5. 报告：向上级机关（部门）汇报工作，反映情况，提出建议， 答复上级机关（部门）的询问等。6. 请示：请求上级机关（部门）对某些重要工作做出指示、答 复和批准事项时用“请示”。7. 批复：批准或答复下属单位（部门）请示的事项。戴德梁行8. 函：与不相隶属机关（部门）或本系统单位之间互相商洽和 联系工作，询问
