1、编号XX-XX-XX*五金有限公司审核版本1.0食堂物质采购管理规定批准页次第 6 页 共 6页生效日期20 年 月 日1、 目的规范公司食堂物资的采购程序，保证供应商具有提供满足我方要求的能力，促使公司食堂的服务品质得到稳定和发展提升。2、 范围公司食堂物资的一切采购活动3、采购程序3.1供应商评估3.1.1职责3.1.1.1供应商评估小组：行政人事部经理担任组长，行政总务主管担任副组长，食堂领班、厨师、采购员及仓库保管员为小组成员。A、对新供应商之调查与评估考核。B、食堂用料的主要材料价格估算。C、核准合格供应商名单。3.1.1.2行政总务主管：负责供应商开发、评估、定期复核、比价议价、大
2、宗订单之审核。3.1.1.3食堂采购员：负责供应商资料之收集，协助行政总务主管对供应商进行评估、复核。3.1.1.4食堂领班、厨师：协同行政总务主管对供应商进行评估及定期复核。3 2评估程序3 2.1供应商资料收集及初评：3.2.1采购员主动开发且收集具有合作潜力的供应商相关资料，并记录于供应商资料卡内。3.2.2行政总务主管根据供应商资料卡之内容评估其加工或接单能力，并参考以往业绩及业界风范等评定是否可列为开发或交易对象，不合格者予以淘汰。3.2.3索样及试作订单：经初评合格后，由采购员通知供应商送样或开立试作订购单，呈行政人事部经理核准后，通知送样或试作，以利确定其接单能力，同时知会食堂领
3、班。3.3品质确认3.3.1试作后之物资均由食堂领班及厨师确认物资品质，并作成记录。3.3.2品质不合格，由食堂领班通知采购员，再通知供应商送样，重新确认其品质，若仍不合格则予以淘汰。3.3.3品质保证能力及供货能力之调查：样品确认合格后，由供应商评估小组到供应商店铺、仓库及工厂进行现场调查其品质保证能力，并记录于供应商评估表上，同时对其供货能力进行调查，并记录于供应能力调查表中，以利确定其接单能力。3.3.4询问价：行政总务主管征询供应商之报价，采购员同时搜集有关同类产品价格资料，进行比价，掌握了一定资料后，由供应商评估小组召集供应商进行议价，使公司接受的是一个；较合理的供货价格。3.3.5
4、签订采购协议：评估及价格合理者，由采购员与供应商拟定采购协议书，再由行政人事部经理签名。3.3.6登录列管：经供应商评估小组评估合格者，由行政人事部经理核准并列入合格供应商名册。3.3.7供应商供货情况考核与定期复核：3.3.7.1所有合格供应商每半年复核一次，复核时应由采购员填写供应商考核表会同供应商评估小组进行“价格”、“品质”、“交货期”、“交货量”及“配合度”之考核，并交行政人事部经理核定。3.3.7.2经复核评定合格者，应由行政人事部经理，决定暂停或减量供货，并通知该供应商进行改善。3.3.7.3采购员追踪评估供应商改善成效，成效不佳予以淘汰。3.3.7.4复核为合格者，可继续登录于
5、合格供应商名册内。3.3.8供应商确认：经对合格供应商名册之供应商对照比较和调查证实，选择最有能力履行我方采购要求者为我方供应商。3.4采购品的质量标准：3.4.1肉食类：检疫手续齐全，新鲜、干净。按我方指定品种，无乱搭、乱配现象。3.4.2水产类：品种、规格、加工要求、新鲜度严格按我方要求，严禁有加工不干净，以死、病鱼类充数的现象。3.4.3冻品类：品种准确，规格整齐，新鲜、少冻。3.4.4蔬菜类：品种准确，新鲜，无霉烂、变质现象。3.4.5粮油、调味品及其它杂品：品种准确，规格齐全，无变质、参假现象。品牌正确，口味纯正。3.4.6采购人员向供应商提供采购清单时，必须明确质量标准。3.5采购
6、价格的确定：3.5.1掌握各种采购物品的市场价格行情及行情变动预测。及时将信息提供给行政总务主管，以便于最终确定与供应商的交易价格。3.5.2以采购员掌握的市场批发价格表，综合考虑采购物品的质量标准和采购量，确定采购物品价格表，与供应商协商确认。价格确认必须有行政总务主管和行政人事部经理签字方可生效。3.5.3采购价格一旦确认，一周内无论市场如何变化，均保持不变。每周六按价格确认程序，重新确定下周的采购定价。若遇市场价格突然大幅度变动，需临时调整采购价格，须由我方采购员对市场价格作调查核实后，由行政总务主管和行政人事部经理批准后，方可生效，并通知有关供应商执行。3.6采购计划的确定：3.6.1
7、每周六之前，由采购员提供一份近期市场物品供应情况一览表。由食堂领班及厨师，制定下周员工餐、管理餐的一周菜谱。签字后交由行政总务主管及行政人事部经理审批。3.6.2审批后的菜谱交采购员，由采购员根据掌握的现有职工人数、规定的人均消耗指标，计算出各种主、辅材料的周采购计划总表和日采购计划表。食堂领班签字后交行政总务主管审核，行政人事部经理审批。并于星期天提供一份以上两表给各供应商，以便要求其提前按计划表联系定购。3.6.3供应商必须严格按照计划表要求的品种、数量、质量、交货期进行采购供货，不准私自变动，若遇到特殊情况，须经行政总务主管批准方可适当调整，事后，并应向行政人事部经理汇报。3.6.4采购
8、员必须随时掌握厂内各部门人员变动情况，及厂内各生产部门上班人数的变动情况。并提前一日与供应商就次日采购数量作最终确定，并根据人员上班情况，调整确定当日物品领用，分配计划，通知领班执行。3.6.5采购员每周须将周采购计划表和每日验收表进行统计、对照，以便准确合理地计划采购。3.7物品验收入库：3.7.1供应商须于当天按我方指定时间，按采购清单将各种物料送至指定地点，接受验收。3.7.2验收人员及职责：验收人员必须全部在现场验收。3.7.2.1仓库保管员：负责按采购清单，查验品种、数量和价格。3.7.2.2采购员：负责查验物料是否符合确定的质量要求。3.7.2.3食堂领班：负责查验确定采购物料是否
9、能满足和达到加工生产所必须的质量要求，并分别按计划领料。3.7.2.4每个品种的实收数量不能超过计划数量的5%。由公司仓库保管员和供应商分别记账，核对无误，方可确认。3.7.2.5对不符合确定的质量要求或不能满足加工质量要求的物品须坚决退回，并要求供应商立即补给合格产品，以保证当日使用。若供应商不能满足，则立即组织自行采购。对发生两次以上类似情况的供应商，则取消其供货资格。3.7.2.6粮、油、调味品验收，须经过查验、品偿或试用后方可签收。并办理入库手续，填写物料入库单。并由采购、验收人员签字。3.7.2.7所有单据必须要有验收人员的签字。3.8物料领用：3.8.1各种荤、素菜当日由食堂领班参
10、加验收时，即按各自班次的预计就餐人数，分别同时领用，并摆放整齐。3.8.2粮、油、调味品领用，须由领班填写物料申领单，根据确定的物料领用标准，方可领用。3.8.3对当日领用的荤、素菜品和粮、油、调味品，采购员须由专人于次日清晨领料之前对当日物料使用情况作出统计，并及时调整当日物料领用计划。以保证节约，减少浪费，并督促领班尽快安排将前日剩余物品合理使用。3.8.4仓库保管员须认真作好物品进出库的登记手续，定期盘点（每月一次）。保证账、物相符，若少缺，负责赔偿。对入库物品妥善保管，经常查看，若有因保管不善、领用顺序安排不当，造成库存物品变质、损坏，则追究其相应的责任。3.9供应商的管理和变更：3.
11、9.1每月底组织现有供应商召开座谈会，由行政总务主管和行政人事部经理参加，并就有关工作作出指导。并不定期对供应商进行走访调查。3.9.2建立供应商管理档案，记录每个供应商的供货与合作情况，使供应商管理有据可查。3.9.3对供应商在供货过程中出现的供货不及时或数量、质量、品种达不到要求，又不能及时重新补给合格物品，以及与我方行政总务管理人员配合不好等方面的问题，要及时向供应商提出，并要求其采取纠正措施。若一个月内仍不能及时纠正，则向其提出警告，并申请取消其供应商资格。若经行政总务主管和行政人事部经理批准，则取消其供应商资格。3.9.4若供应商连续两周出现报价过高，失去价格竞争力，又不能接受我方合理的价格要求，则将考虑取消其供应商资格。3.9.5更供应商须由采购员填写变更供应商申请报告，经行政人事部经理批准，则取消其供应商资格。4、附件：a) 附件一：供应商资料卡b) 附件二：订购单c) 附件三：供应商评估表d) 附件四：供应能力调查表e) 附件五：采购协议书f) 附件六：合格供应商名册g) 附件七：供应商考核表h) 附件八：物料入库单i) 附件九：物料申领单j) 附件十：食谱
