1、作業流程軟體的發展與應用 The Development and Application of Workflow software,報告人：林 耀 欽 博士 財團法人資訊工業策進會,內 容,作業流程自動化之發展背景 作業流程管理的演進 作業流程軟體系統之剖析 作業流程軟體應用舉例 作業流程軟體對應用之影響,作業流程自動化技術 作業流程軟體系統之崛起,企業流程再造之旋風潮流 顧客的重視 品質的重視 成本的壓力 資訊技術的發展日趨成熟 物件導向技術 網路/通訊技術 開放系統架構,作業流程的定義,一企業為達成其生存與獲利的目的，必須靠企業內外一群人的配合作業方能達成 這些配合的作業可稱為作業流程，它
2、是由一連串的工作活動或步驟所組成 作業流程中的組成有作業次序關係、作業人員、作業內容、作業工具與等四大要素 作業流程中的作業次序有二類 順序步驟以既定的順序發生 平行步驟和其它步驟同時進行,傳統的作業流程概念,專注於生產作業流程 強調專業化分工/功能觀念 以工作簡化達成作業成本降低為目的 細微動作研究、時間研究,B,A,C,D,九十年代的作業流程概念,不再只以生產流程為主，其範圍擴張成與公司營運有關的作業流程，例如行銷流程、配銷流程、採購流程.等等 重視作業流程的週期而非單點的作業效率 工具或處理技術的應用效能與效率並重 強調滿足外在客戶的需求、品質的提昇與快速的特性,作業流程軟體的型態,以作
3、業流程的理念開發資訊系統 在作業流程平台上開發資訊系統 購入在作業流程平台上發展的套裝軟體,作業流程軟體系統的環境因素,企業內部網路逐漸普及 Internet的接續應用亦將成為必然 電子郵遞將逐漸成為日常工作的必要工具 Client/Server的應用系統發展亦已趨成熟 以E-mail為基礎的電子表格應用將可蓬勃發展 以光碟儲存處理文件的成本大幅下降工作中的原始文件可以有效處理,作業流程式軟體展現的特色,能結合多樣的企業功能 能重新安排與調度員工之工作內容 能彈性更改企業的流程 能使用不同資料來源與程式,作業流程式軟體之基本功能,隨時告知員工目前待處理的工作項目、內容與進度，以及完成各項工作最
4、後的期限 充份提供員工完成每項工作之必要工具(如文書處理或試算表等應用軟體)和必要資訊(如內部資料庫或前一位員工所鍵入的資料) 同時並允許員工瞭解其在流程中所擔負的角色和其他人員間的互動關係，並掌握工作之順利進行,作業流程產品功能,工作路線安排 ( Work Routing ) 工作分配 ( Work Distribution ) 工作優先順序 ( Work Prioritising ) 工作追蹤 ( Work Tracing ) 管理性報表 (Management Reporting ),作業流程軟體與傳統系統設計之異同,將企業整個運作的人員、作業內容、運算法則與使用工具的特性融入系統之中
5、系統開發週期相對較短 工具的設計用來支援人員的工作 整體流程效率的最高,功能式的應用觀念 使用報表與使用者畫面的設計 系統開發的生命週期甚長 人員工作用來處理或協助系統的運作 部門處理效率的最高,作業流程軟體,傳統系統設計,作業流程軟體的3R與3P,ROUTES：指出流程中每項工作活動、員工需完成的工作內容、以及活動與活動間之先後次序關係 RULES：代表控管該流程走向的控制條件，簡言之即執行工作的規則 ROLES：作業流程中各個工作的人員及其所扮演的角色,PROCESSES：企業整體運作的流程觀點，它應是非常彈性的，而非單一完全不可變更的 POLICIES：企業在執行企業活動時資源運用與作業
6、基本的準則 PRACTICES：企業執行企業各項營運活動的自有文化,如果差旅申請作業用 作業流程式軟體來處理,提醒作業負責人他有應辦事項未辦 提供作業負責人完成工作必要的工具如表單、文件. 提供作業負責人完成工作必要的資料 作業負責人可以瞭解他的工作在整個作業流程中所辦演的角色 可以在每項工作的起點掌握所有的資料,簽核人員會知道有多少案子待簽 申請人員會知道該填那個表格 國內外差旅費用標準可自動查出填入；差旅人員資歷；歷次差旅記錄均可自動提供決策者參考 會簽單位可同時會辦，工作簡化 所有差旅資料可以自動統計與分析 維持相關資料的一致性與整體性,作業流程軟體在差旅作業之應用,出 差 單,批 核,
7、記 錄,彙 整,企業作業流程改造與作業流程軟體,企業作業流程的作用在於傳送相關的資訊以順利完成各項工作 傳統上企業的作業流程均以紙為媒介，將訊息記錄其上，分別 由不同的單位保管 紙張上記錄的資訊通常是無法由多人同時共用的 以磁性電子媒體記錄資料是資訊技術最主要的特色，所儲存的資料是可以多人同時共享的 企業作業程序改造是善用資訊技術的必要工作 作業流程軟體充份運用了資訊技術的特色，將成為企業落實作業程序改造的最佳工具,作業流程型軟體的分類和應用領域,分 類 生產性業務適用類 合作性業務適用類 行政性業務適用類 特例性業務適用類,應 用 領 域 業務個案規模小、數量多、複雜度低 個案規模大、數量少、複雜度高、多用於知識工作者 一般事務性工作、重複、規則確定 資訊傳遞路徑每次不同、視資訊內容決定作法,作業流程軟體產品市場組態,國內作業流程軟體產品的現況,IBMFlowMark 惠太資訊企業流程管理系統 WANGOpen workflow/Image NovellGroupwise MicrosoftExchange LotusNotes,作業流程軟體應用後的影響,收集與加值來自不同部門的知識與心得 促成組織部門內部與跨組織之間的協調工作 突破以紙張為基準的管理限制 以更具彈性的作業方式滿足各層顧客不同的需求,
