1、会议管理（生产促进委员会）如何发挥群体智慧，使会议更有效率？P162,汇报小组：MBA2008周末二组,情景理解（1）,社会背景（1）企业之间竞争激烈（成本、质量、服务）（2）企业界掀起了一股全面质量管理的热潮全面质量管理：是为了能够在最经济的水平上考虑到充分满足顾客要求的条件下进行市场研究、设计、制造和售后服务，把企业各部门的研究质量、维持质量和提高质量的活动构成为一体的一种有效的体系。（美、日、苏联式）具体含义：注重顾客价值 坚持不断改进 改进工作中每项工作的质量 精确地度量 向员工授权,情景理解（2）,企业背景（1）企业状况：世界500强之一的集团公司下属的一家工厂（2）面临问题：生产成
2、本居高不下、工作效率不佳、员工士气低下成本控制是成本管理中的一部分，都涉及全员参与的概念，如何发挥，并且激发工作的积极性，是管理者需要研究的重要课题,情景理解（3）-实行全面质量管理对比分析,情景理解（4）,结果领导失信中层失落员工失望“生产促进委员会”前途未卜,？,案例揭示的问题（1）,管理问题 企业内控机制不完善，旧有管理模式不能适应新形势下企业生存发展要求。造成生产成本居高不下、工作效率不佳、工人士气低落、产品质量提升困难。管理沟通问题 企业管理层的改进思路未能在公司上下得到全面认同。管理层希望能够借QC管理实现产品质量提高、生产效率提升、激励员工的生产热情。但“生产促进会”成员却未能真
3、正领会领导意图，甚至担心成果会使人们会失去工作。体现了管理沟通效率的低下。,案例揭示的问题（2）,会议管理问题 （1）会议组织：工厂高层领导组织“生产促进委员会”的方式有问题。QC活动的真正意义在于生产一线员工参与，针对他们日常操作的生产流程中产生的问题提出改进方案和实施建议。AB公司的质量循环小组由68个装配工人组成，但案例中的工厂“生产促进委员会”却过于正式，难以真正发现和捕捉来自基层的智慧。 （2）会议准备：未能应用5W1H原则。至少有2W1H问题未能得到与会代表的共识。即为什么（Why）、什么主题（What）、如何开会（How）,案例揭示的问题（3）,会议管理问题（3）会议召开：会议组
4、织者未能事先拟定好会议议程。没有详细说明会议规定，提醒与会人员需要注意的事项。同时，会议组织者需要营造与会议主题相适应的会议气氛，鼓励大家畅所欲言。（4）会后跟踪：针对会议中确定的相关事项，会议组织者没有加强后续的跟踪，造成所讨论的事项没有得到真正实施，打击了参与者的积极性。,解决方案一:继续实行全面质量管理（1）, 着眼于企业长远发展的解决方案：加强企业文化建设： 增强员工归属感、凝聚力，树立员工的主人翁意识。 增强领导层和员工的互信程度。 塑造良好氛围，调动员工的工作热情，高度重视员工提出的建议。,加强企业内控机制建设：增强企业在复杂多变的外部环境下的反映速度和应变能力；建立包括非正式组织
5、在内的岗位职责描述、组织目标和任务界定；建立有效的激励机制，鼓励员工为企业发展献计献策；引入目标管理思想，让员工感受到并勇于承担责任，意识到企业的发展与自己息息相关。,组织结构改造：通过全员分组参与保证组织的运作效率。涉及到管理幅度的问题。对组织的成员结构进行调整，保证所提出的建议符合实际。建立上下层之间有效沟通的渠道，保证双方意见都能得到真实表示。,人员培训辅导沟通技能培训质量管理体系, 着眼于当前突出问题的解决方案加强内部宣传沟通召开全厂大会或员工代表会议，加强信息交流，宣传实行全面质量管理的意义。拓宽沟通渠道，变单向沟通为双向沟通，通过座谈会、走访等形式，让领导层和员工了解彼此的真实想法
6、。,加强会议组织控制（应用5W1H原则）会前：合理确定参加会议人数、确定会议议程和主题会中：加强会议过程控制，保证会议紧扣议题；加强会议时间管理，确保有价值的建议能够发表；增强员工参与会议的程度，可采用头脑风暴法等。会后：加强信息反馈。针对提交的建议给予明确答复，并告知原因。,解决方案二:寻找问题根源，暂缓实施全面质量管理,借用外部力量，聘请管理咨询公司，对公司目前存在的问题进行全面深入的分析，找出问题根源所在，提出针对性解决方案。,方案评估,注：高、快、少：5分 一般：3分 慢、难、多：1分,启示,针对目前各种先进的管理思想和管理工具，不能不顾企业实际，在没有完全消化吸收的情况下，生搬硬套，否则会造成水土不服。要想会议取得预期效果，就要掌握会议管理的基本策略和方法，运用会议管理的基本原理，对会议管理过程，即会前准备、会议召开和会后跟踪等环节进行有效管理。,谢谢！,
