1、EXCLE的基本操作,电子表格软件是用于数据处理的软件，它对由行和列的二维表格中的数据进行管理，能运算、分析、输出结果，并能制作出图文并茂的工作表格。,电子表格中的每一个单元可以存储的数据并不仅仅是简单的数值，也可以是字符、数值、变量、公式、图像、声音等信息。,EXCEL可以广泛地应用于金融、财税、行政、个人事务等领域，有助于提高工作效率。,EXCEL的基本操作,EXCEL能对表格中数据的录入、编辑、统计、检索、产生图表和打印等多项工作，利用EXCEL提供的函数，可以完成多种复杂的计算操作。在EXCEL中，工作簿（又称EXCEL文档）是处理和存储数据的文件，其缺省的主文件名为book1(当再次
2、新建时，其缺省的主文件名为book2、book3)，缺省的扩展名.xls。每个工作簿可以包含多张工作表，每张工作表可以有各种类型的信息，因此用户可以在一个文件中管理多种类型的相关信息。同样EXCEL文档也有文件的打开、新建、保存、另存为等操作。EXCEL工作表用于存储和处理数据，它由排成行和列的单元格组成。用户可以对不同工作表中的数据进行汇总计算，还可以在工作表中创建图表。工作表总是存储在工作簿中。,（一）EXCEL窗口的基本组成,启动EXCEL工作簿窗口，包含最基本的元素：标题栏、菜单栏、工作栏、状态栏、滚动栏、工作区。工具栏 “常用”、“格式”、“绘图”、“剪贴板”等工具栏的大部分命令与W
3、ord中对应命令相同或相似，与Word不同的是，它还包含了有关求和、粘贴函数、排序、小数位数等按钮。 在EXCEL中显示或隐藏工具栏的方法也与WORD一样，可以使用“视图”菜单。,工作表区是工作表的整体，它包含着工作表中的全部元素，有单元格、网格线、行号、列标、滚动条和工作表标签。,行号与列标 行号的范围是1-65536；列标一般采用字母标号，其范围是A-（即A、B、C、AA、AB、）工作表标签 工作表标签位于工作簿窗口底部，显示着工作表的名称。如果要在工作表间进行切换，即激活相应的工作表，使其成为活动工作表，则应单击相应的工作表标签。单元格和活动单元格 工作表是由65536256个单元格组成
4、的表格，单元格存放着最基本的信息。每个单元格都有行号和列标，其表示方法为列标和行号的组合（列标在前，行号在后）例如：A3。,2、工作表区,用户选中的单元格，或用户正在编辑的单元格，称为活动单元格，它被一个较粗的框线包围着，它的地址显示在编辑栏的名称中。,活动单元格的右下角有一个小黑点，称为填充柄，当用户将鼠标指针指向填充柄时，鼠标指针呈黑十字形状，拖动填充柄可以将内容复制到相邻单元格中。 3编辑栏 编辑栏用于显示活动单元格中的常数或公式，用户可以在编辑栏中输入或编辑数据及公式，编辑完后按回车键或单击“输入”按钮“”：接收所做的输入或编辑，编辑栏见实际操作。,4EXCEL操作的鼠标指针 在EXC
5、EL2000窗口中移动鼠标指针时，在不同的区域会有不同的显示形状，分别表示不同的状态，进行不同的操作。,出现在单元格、行号、列标中 ，用于选择一个或多个单元格出现标题栏、工具栏、菜单栏、滚动条、活动单元格或选中单元格等所有可以输入内容进行编辑的地方，用于选择命令、移动窗口、滚动行和列、选工作表以及移动或复制选中的单元格中的数据。I出现于编辑栏的编辑框和名称框、正在编辑的单元格等所有可以输入内容进行编辑的地方，使单击后可以编辑数据。填充柄，用于拖动填充单元格“箭头”出现于列标或行号之间，用于拖动改变方高或列宽。,5窗口操作 EXCEL2000允许同时打开多个工作簿（EXCEL文档）进行编辑,窗口
6、切换 单击“窗口”菜单下的EXCEL文档名，或者在任务栏上单击对应的按钮 窗口重排 使用“窗口”菜单下的全部重排命令 拆分窗口 单击某单元格，使用“窗口”菜单下的“拆分”命令，拖动分隔线,取消窗口 单击“窗口”菜单下的“撤销拆分窗口”或双击分隔线窗格的拆分条 冻结窗口 单击“窗口”菜单的“冻结窗格”命令项 取消冻结 单击“窗口”菜单的“撤销冻结窗格”命令项 缩放窗口 使用“视图”菜单下的“全屏显示”或“显示比例”命令,5窗口操作（续）,当工作表中包含了大量的数据时，用户可以将正在编辑的活动EXCEL文档在上下两个窗格或左右两个窗格内显示内容。利用拆分窗口，用户可以在屏幕上同时显示第一行和第10
7、00行的数据。 冻结窗格用于冻结工作表中的上窗格、左窗格或同时冻结两者。“冻结窗格”后，这时只有一个垂直滚动条和一个水平滚动条，用户可以在滚动工作表时，使行列标题保持在实现之内。冻结标题并不影响打印输出。,（二）在工作表中输入数据,步骤： 定位单元格（可以单击要输入数据的单元格），键入数据，或单击编辑栏并在编辑栏上输入数据，按回车键（激活下方单元格）或Tab键（激活右边的相邻单元格） EXCEL工作表包含了两种基本数据类型：常量和公式。用户录入的数据要符合一定的规则 。,1、输入文本（字符）的规则,EXCEL中输入的文本可以是数字、空格和其他各类字符的组合。输入文本时，文本在单元格中默认的对齐
8、方式是左对齐。用户可以通过格式操作命令改变对齐方式。 如果要在单元格中输入硬回车，可以按ALT+回车键。 如果输入的数据是一串由数字构成的编号，且第一个数字为0，这时应把编号当文本进行输入，输入时，在0的前面加上英文的单引号“”，如要输入编号为0001，则键入0001。,2、输入数字的规则,EXCEL中键入的数字为数字常量，允许出现字符：0-9=0-（），/% .Ee 用户在输入正数时可以忽略正号“+”，对于负数则可以用“-”或“（）”，如-25，可输入（25） 用户在EXCEL中的单元格内输入1/2时，系统自动以日期格式显示，为了区分日期与分数，输入的分数前应冠以0（零）和空格，如键入0 1
9、/2表示二分之一，0和分数之间要加一空格。 数字在单元格中默认的对齐方式为右对齐。用户可以通过格式操作命令改变默认方式。,3、输入日期和时间的规则,通常，在EXCEL中输入日期采用的格式为：年-月-日、年/月/日；输入时间采用的格式为：时：分：秒。 例如，要输入2002年9月1日，可以使用格式：2002-9-1或2002/9/1。要输入下午2点15分，可以使用格式：14：15或2：15 pm（5和p之间要加一个空格）EXCEL中有多种时间或日期的显示方式，并且默认的对齐方式为右对齐，用户可以通过格式操作命令改变对齐方式和他们的显示方式。 用户可以在同一单元格中键入日期和时间，这时要用空格做分隔
10、。如2002/9/1 14：15 时间和日期可以进行运算。时间相减将得到时间差；时间相加得到总时间。日期也可以进行加减，相减得到相差的天数，当日期加上或减去一个整数，将得到另一个日期。,（三）EXCEL的选择操作,EXCEL和WORD一样，可以对一批文字进行删除、移动、复制、设置格式等，都要先进行选择操作，EXCEL中的选择有对单元格的选择，也有对工作表的选择。一个单元格 单击要激活的单元格在名称框输入单元格地址，按回车键 使用键盘上的光标键,（三）EXCEL的选择操作（续1）,矩形区域 对区域角上的单元格按下鼠标左键，然后延对角线方向拖动鼠标 单击区域角上的单元格，然后按住SHIFT键再单击
11、对角线方向末单元格 多个不相邻单元格 先选第一个单元格（或矩形区域），再按住CTRL键并单击其他单元格 一行/一列 鼠标单击行号或列标,（三）EXCEL的选择操作（续2）,相邻行/列 在行号/列标上拖动鼠标从第一行/列到最后一行/列 单击第一个行号/列标，再按住SHIFT键单击最后一行/列的行号/列标 单击第一个行号/列标，再按住SHIFT键和光标移动键不相邻的行/列 用鼠标单击某一行号/列标，按住CTRL键再分别单击其他的行号/列标,2、工作表的选定,如果用户选定多张工作表，则活动工作表的修改将影响其他工作表中的数据。 例如：用户同时选择了工作表Sheet1和Sheet3两张工作表，如果现在
12、屏幕上显示的Sheet1工作表，当用户在A1中输入“A”，则在Sheet3工作表的A1中的值也是“A” 工作表的选定方法类似选定单元格（具体见演示）,（四）EXCEL的修改、插入、删除,1、修改数据方法一：选择单元格，用鼠标单击编辑栏的编辑区，在编辑区中进行修改操作。方法二：双击要修改的单元格，这时在单元格中出现插入点，然后进行插入、删除等操作。 注意：若用户在选择了该单元后，直接键入数据或按Delete键，会删除原有的数据，如果用户在键入数据确认以前，又想恢复原来的数据，可以用鼠标单击编辑栏中的取消“”按钮，也可以按ESC键。如果按了Delete键，又想恢复原来的数据。则可以使用“撤销”命令
13、。,（四）EXCEL的修改、插入、删除（续）,2、插入EXCEL中的插入有单元格、行或列及工作表的插入。（1）单元格插入,用户可以插入一个或多个单元格，如果不是插入整行、整列，则新插入的单元格总是位于所选单元格的上方或左侧。步骤： 1.选择一个或多个单元格 2.单击“插入”菜单下的“单元格”命令项；或右击选中的单元格，在快捷菜单中选择“插入”命令项。这时弹出一个“插入”对话框。,2、插入(续1),用户可以在该对话框中选择如下插入方式之一：活动单元格右移：插入与选定单元格数量相同的单元格，并插在选定的单元格左侧。活动单元格下移：插入与选定单元格数量相同的单元格，并插在选定的单元格上方。整行：整行
14、插入。插入的行数与选定单元格的行数相同，且插在选定的单元格上方。整列：整理插入。插入的列数与选定单元格的列数相同，且插在选定的单元格左侧。,2、插入(续2),（2）整行、整列插入可以通过单元格插入的方法进行选中行（列）右击，选插入使用菜单栏“插入”“行（列）”命令（3）工作表插入用户可以在选定的工作表前插入一张或数张工作表。步骤：利用工作表标签，选择一张或多张连续的工作表，使用“插入”菜单的“工作表”命令。也可以选择工作表后，右击鼠标，使用“插入”菜单，出现“对话框”，选择“工作表”。,4、清除和删除,清除：指清除单元格中的信息，这些信息可以是格式、内容或批注，但不删除单元格。可以使用Dele
15、te键。删除：连单元格这个矩形格子都一起删除了。（1）单元格删除 用户可以删除一个或多个单元格，如果不是删除整行（列），则删除单元格后，右侧单元格左移或下方单元格上移。步骤：选择一个或多个单元格，使用“编辑”菜单的“删除”命令项，或用快捷菜单的“删除”命令项，这时弹出一个“删除”对话框。用户在对话框中选择选项后，用鼠标单击“确定”按钮。,（2）整行（列）删除,与插入一样，整行或整列的删除也可以通过单元格删除的方法进行。但用户一般采用如下步骤： 先选择要删除的若干行（列），再使用“编辑”菜单的“删除”命令项，或在快捷菜单中选择“删除”命令项。这时，下方的行（右侧的列）向上（向左）移动。,（3）工
16、作表删除 利用工作表标签，选择一张或多张要删除的工作表，然后使用“编辑”菜单的“删除工作表”命令项。,（五）移动和复制,移动 移动分为单元格中部分数据的移动、工作表中数据的移动和工作表位置的移动。（1）单元格中部分数据的移动 “剪切”“粘贴”（2）工作表中数据移动 方法一：“剪切”“粘贴” 方法二：选择需要移动数据的单元格（一个或多个单元格），将鼠标指针移到选中的单元格区域的边框，当鼠标指针变成形状时，拖动鼠标到需要数据的位置，移动后，新位置上单元格原有的数据消失，被移过来的数据所覆盖。,移动（续）,（3）工作表的移动（鼠标法和菜单法）鼠标法（见具体操作）菜单法：选中一张或多张要移动的工作表使
17、用“编辑”菜单的“移动或复制工作表”命令，出现对话框在对话框中选择工作簿、工作表单击“确定”按钮。,2、复制（方法与移动类似）,3、填充 填充用于复制相邻单元格中的数据。在同一行（列）中复制相同的或是有相同规律的数据。 方法：选定源单元格，将鼠标移到填充柄上，变成实心“”，拖动鼠标到需要数据的目标单元格。4、工作表复制 类似于单元格复制（具体见操作演示）,注：鼠标拖动复制工作表中数据时，操作与移动类似，只是在拖动时按住CTRL键。,（六）查找与替换,与WORD操作基本一致。,公式与函数,公式是电子表格最重要的核心部分，它是对数据进行分析的等式。EXCEL提供了许多类型的函数。在公式中利用函数可
18、以进行简单或复杂的计算机或者数据处理。公式 EXCEL中的公式是以等号开头的式子，语法为：“表达式” 其中的表达式是操作数和运算符的集合。操作数可以是常量、单元格或区域引用、标、名称或工作表函数。 若在输入表达式时需要加入函数，可以在编辑栏左端的“函数”下拉表框选择函数。,二、运算符,EXCEL中运算符有4类：他们是算术运算符、比较运算符、文本运算符和引用运算符。 算术运算符：符号（-）、百分号（）乘幂（）、乘（*）、除（/）、加（+）减（-）。 文本运算符：EXCEL中文本运算符只有一个，就是“&”，其作用是将两个文本值连接起来，产生一个联系的文本值。 比较运算符：等于（）、小于（）、小于等
19、于（=）、不等于（）。,二、运算符（续）,引用运算符： 在EXCEL公式中经常要引用各单元格的内容，引用的作用是标识工作表上的单元格或单元格区域，并指明公式中所使用的数据位置。通过引用，用户可以在公式中使用工作表中不同部分的数据，或者在多个公式中使用同一单元格的数值。用户还可以引用同一工作簿中其他工作表的数据,三、选择性粘贴 选择性粘贴用于将“剪切板”上的内容按指定的格式，如批注、数值、格式、等，粘贴或链接到当前工作表中。,四、函数 函数是一些预定的公式，使用函数名和参数可以让这些公式按特定的顺序或结构进行计算。几个常用的函数求和函数SUM求平均数函数AVERAGE求最大值函数MAX求最小值函
20、数MIN取整函数INT四舍五入函数ROUND,几个常用的函数（续）,根据条件计数函数COUNTIF (统计给定区域内满足特定条件的单元格的数目)条件函数IF（A?B,C,D）A?B表示比较条件，如果是则答案为C，否则为D。逻辑与函数AND 所有都满足为T，否则为F逻辑或函数OR 只要一项满足为T，否则为F逻辑非函数NOT，判断为非为T，反之为F,五、出错信息,如果用户输入的公式不能正确计算出结果，EXCEL将显示一个以“”开头的错误值。产生错误的原因不一定是公式本身引起的。,三、工作表格式化,（一）、改变行高和列宽 新建工作表时，每一行的行高都是相同的，每一列宽也是一致的。用户可以根据需要调整
21、列宽和行高。方法一：鼠标拖动方法二：使用“格式”菜单下的“列”“列宽”（“行”“行高”）命令项。方法三：使用“格式”菜单下的“行”“最适合的行高”（“列”“最适合的列宽”）命令项。,（二）、设置数据格式,数值格式货币格式如期格式时间格式分数格式文本格式百分比格式,(三)设置对齐方式（见具体操作）,(四)保护工作表,保护工作表可以防止更换单元格中的数据和公式、图表中的项目和图形对象等。操作步骤： 单击“工具”菜单的“保护”“保护工作表”命令项，在打开的“保护工作表”对话框中选择要保护的项目，还可以设置密码，单击“确定”按钮。,(五)设置条件格式,可以突出显示公式的结果或某些单元格的值。用户可以对
22、满足一定条件的单元格设置字形、颜色、边框、底纹格式。步骤：1单击“格式”菜单下的“条件格式” 2弹出对话框，根据实际情况设置,(六)数据排序 方法：选中需要排序的数据单元格，点常用工具栏里的“升序”按钮或“降序”按钮。,(七)记录筛选,通过筛选可以压缩数据清单，隐藏不满足条件的信息行，只显示符合条件的信息行。,1建立自动筛选（1）单击数据清单中的任一单元格。（2）使用“数据”菜单中的“筛选”“自动筛选”命令项（3）单击有关的某个下拉箭头，按选项选择。（4）若用户还要对另一个数值附加数值条件，重复步骤（3）,(七)记录筛选（续）,2显示数据行 如果用户要取消所有的筛选，显示全部数据行，可以使用“数据”菜单“筛选”“全部显示命令项”3撤销筛选箭头 “数据”“筛选”“自动筛选”,四、打印电子表格,一、页面设置 用于设置用于为当前工作表设置页边距、纸张来源、纸张大小、页面方向和其他版式选项。方法类似于WORD，具体见操作演示。二、打印区域步骤：“文件”菜单“打印区域”“设置打印区域”命令项一个工作表只能设置一个打印区域，当用户再次设置时，原来的打印区域就被新的打印区域所代替了。取消方法：“文件”菜单“打印区域”“取消打印区域”三、打印预览（类似WORD）,
