1、民营小企业行政管理制度化存在的问题及对策摘 要随着我国经济多元化结构化发展，民营小企业以其灵活多变的经营方式，在日益激烈的市场竞争中不断谋求和拓展发展空间，已然成为我国经济发展的重要力量，越来越受到政治、经济等各界人士的关注，人们对民营小企业的认识和从外入内，逐渐从经济效益体现、产业结构特征等宏观层面深入到内部组织架构、管理发展模式等微观层面上来，对民营小企业发展路径、模式选择以及内部管理的研究和实践也日益增多和加深，这些层出不穷的研究成果对民营小企业的发展无疑具有重要的指导意义。本文以优化民营小企业行政管理、提升发展软实力和竞争力为根本出发点，深入分析总结了民营小企业行政管理制度化的现状和当
2、前存在的问题，并在经济社会大背景下，立足民营小企业发展实际，提出了相应对策。借此，提高人们特别是民营小企业管理人员对行政管理制度化的重视，从而加强对行政管理制度的应用、管理和推演。 关键词：民营小企业；行政管理；制度化；问题；对策目 录引 言51民营小企业行政管理制度化的意义61.1行政管理制度化是民营小企业健康发展的重要保证61.2行政管理制度化是民营小企业做大做强的必然选择62民营小企业行政管理制度化所面临的问题62.1 制度制定72.1.1 制度缺乏72.1.2 制度不健全72.1.3 制度不合理72.1.4 制度不稳定82.2制度培训82.3制度执行82.3.1 人治大于“法治”82.
3、3.2制度内容缺陷增加了执行难度92.3.3沟通协调不够使制度执行受阻92.4制度监督93 民营小企业的行政管理制度化的基本原则93.1 “法大于人”93.2 科学全面103.3 实事求是103.4 动态跟进104 民营小企业行政管理制度化的对策建议104.1 切实提高管理者重视程度104.2 培育和引进行政管理人才114.3 学习和借鉴同类先进经验114.4 深化管理者与员工的沟通114.5 完善新员工培训和帮扶机制114.6 将制度执行作为重要考核指标114.6 加强对制度执行情况的监督124.7 建立健全制度审核评估机制12结 论12参考文献13引 言民营小企业处于产业链下游，主要为大中
4、型企业提供配套产品和服务。在全国经济结构调整升级的大趋势下，民营小企业依赖型发展模式必然深受冲击。现阶段，民营小企业发展机遇与挑战并存，不确定因素很多。如何在激烈竞争中，抢占机遇、迎接挑战，长期保持发展优势，成为民营小企业面临的重要课题。其中，全面加强企业行政管理制度化建设是必由之路和重中之重。行政管理制度是指企业在生产运营实践活动中，指定的各种带有强制性义务，并能保障一定权利的所有规定和条例的总和，是对企业员工和生产运营活动进行约束的指导纲领和标准化、规范化管理的重要工具，是发挥企业行政管理中枢神经机构作用的根本保障。主要内容包括日常办公管理、考勤、办文会议、行政审批、固有资产管理等，其触角
5、涉及到企业研发设计、生产、营销等主要环节和人力资源、资金、后勤等保障工作。民营小企业生产运营相比大中型企业而言，虽然灵活性和机动性强，但受市场变动、企业骨干个人意志影响较大，呈现出不稳定、波动大等特点，一定程度上决定了民营小企业发展的高风险性和不确定性。通过行政管理制度对民营小企业员工和生产经营活动的有效约束，有力推动和保证企业技术（设计）、生产（施工）、资金（财务）、经营（销售）、发展（开发）等各个板块顺利有效进行和协调规范运作，促进企业形成人岗协调互动、业务并行有序的良好格局和氛围，从而优化生产工艺流程、企业管理结构、优质要素资源，提高工作效率和质量，巩固企业生存和发展基础，体现企业意志和
6、力量。但认真审视我国民营小企业发展实际，由于企业经营管理者和一般员工普遍企业管理素质较低，市场竞争激烈不定，使得经营管理者更加注重眼前利息，而忽视企业长期发展，无暇顾及企业内部行政管理，造成了制度缺陷、管理缺失、执行不力等诸多问题的出现，严重制约了行政管理制度化进程。由此可见，加强对民营小企业行政管理制度化问题的研究，寻找行之有效的解决办法，最大化发挥规范化、制度化管理的作用和效能，对于促进民营小企业由小做大、由弱到强和健康长期发展具有十分重要意义。1民营小企业行政管理制度化的意义1.1行政管理制度化是民营小企业健康发展的重要保证企业的核心竞争力，在于执行力，而提高执行力的关键在于进行科学管理
7、。“木受绳则直，金就砺则利”，科学的管理必定有一套健全的管理制度做保障，严谨的执行必定有一套标准的工作流程做护航。民营小企业生产运营中任何组成部分的无序行动都可能导致整体运作效率的下降，甚至满盘皆输。推动生产运营制度化、流程化运作，将这种思想意识固化到公司员工的意识形态和工作行为中，不但降低了管理成本和风险，还增强了企业在管理人员短时间缺失等特殊状态下的稳定性，极大地提高了企业团队的凝聚力和战斗力，最大化将企业员工个人行为整合转化为企业正确发展方向下的合力，保证了民营小企业健康快速发展。1.2行政管理制度化是民营小企业做大做强的必然选择随着民营小企业的蓬勃发展，可以预见一部分民营小企业凭借市场
8、竞争优势，最终脱颖而出，逐渐走上规范经营和做大做强的道路民营小企业规模的扩大，业务量会随之增大，管理流程也会逐渐变得复杂，对团队的协作要求也会越来越高。相对人员的扩充和资金的积累，企业行政管理能力的提升需要一个较为漫长的过程积淀。这就需要民营小企业始终保持长远发展的眼光，认识到实现企业发展战略目标是一个艰巨和漫长的过程。这个过程伴随着企业管理水平和运营状况不断优化革新，是一个逐渐上升的循环。在循环过程中，制度可为企业铺垫好上升通道，确保各项工作依据轨迹运行，从而可避免偏离目标和规避风险。2民营小企业行政管理制度化所面临的问题 随着国家对民营小企业在宏观政策方面的完善和准入门槛的不断放宽，民营小
9、企业的发展空间不断扩大，直接面向市场的竞争也使企业的管理和营运水平不断提高，大部分民营小企业已经意识到企业行政管理制度化建设和实施的重要性，进行充分研究、正确制定和加大落实。但是，一部分企业由于多种原因，仍然面临着行政管理制度化诸多问题。2.1 制度制定2.1.1 制度缺乏民营小企业的经营者大多都是由个体户起家的，最初采用的基本都是小作坊式的营运模式，企业管理专业知识非常缺乏。再者，在市场经济转型时期蓬勃兴起的许多民营小企业，其本质是建立在血缘、亲缘和地缘基础上的家族化产业，这些企业有相当一部分沿袭“家族式”的管理模式，使得企业在收获因业务量扩大而得到的利润和成绩的同时，却忽略了科学管理制度的
10、重要性。一些企业甚至几乎没有行政管理制度，行政管理工作几乎全部由经营管理者口头协调和不规范的传统习惯代替。2.1.2 制度不健全经过在市场上不断发展，一些民营小企业经营管理者逐渐认识到行政管理制度对约束员工行为、生产工序，维护正常生产运营秩序以及处理内部纠纷、法律责任等方面具有不可替代的作用，于是也相继出台了一系列制度。但是由于经营管理者仅仅考虑到制度对解决当前基本问题的作用，而忽视了制度的前瞻性、机动性和综合性，这使得当出现突发、综合、复杂等事件，企业几乎没有相对应的规定和处理办法，使得在这种情况下，企业对员工一些不利于企业发展的行为缺乏约束力。在对企业造成的损失，缺乏依据追究责任。处于发展
11、初期的民营小企业，其羸弱的组织架构也是造成行政管理制度不健全不规范的重要原因。由于部门设置比较单一，有的部门只一个人，甚至几个部门只设一个人。比如人事文员同时负责人事管理、文秘、后勤以及随时交付的额外任务，采购同时负责物料控制、生产控制和仓管。在这种一人多岗、职务交叉重叠的实情下，对特殊人特殊事非常难进行固定和明确，制定与之对应的行政管理制度无从谈起。2.1.3 制度不合理民营小企业行政管理制度往往夹杂着经营管理者太多的个人意念，很少有基层员工代表参与制定工作。由于经营管理缺乏专业的企业管理知识，对国家相关法律法规、行业管理及其他客观制约因素认识不足，使得制定出台的制度极不科学，成了企业管理者
12、维护自身利益的文本，较为忽视一般员工的思想和利益，甚至与国家有关法律法规相冲突。还有一种情况，一些民营小企业的经营管理者认识到自己专业水平有限，难于独立制定出台制度，决定向同一行业较大企业或者业外同等规模企业学习，试图借鉴他人的制度成果。很显然，这种思维和做法是应该得到充分肯定的，但是在实际情况中，一些企业几乎是将其他企业的行政管理制度全盘照搬过来，制度制定者没有认识到由于企业的性质、规模和业务的不同，行政管理制度也必然存在一定的差异性，没有充分结合自身的具体情况、发展环境差异和资源要素的不同，从而使得行政管理制度与生产运营实际不相匹配，一定程度对企业正常生产运营秩序造成不良影响。2.1.4
13、制度不稳定制定的稳定有利于企业在生产运营中积累经验、形成一套有规律的行之有效的行动办法，有利于促进企业员工与企业长期发展。而一些民营小企业由于人员变动较大，当行政管理负责人发生变动时，鉴于企业管理松散，新任负责人可能根据个人喜好性格或工作习惯，对行政管理制度进行调整，虽然新调整的制度也可能没有问题，甚至更合理，但由于员工已经适应了之前制度的一些行为性约束，当面对同样工作、同样情形时，一时之间肯定对新制度难于习惯，造成工作失误或个人利益受损。2.2制度培训民营小企业大部分处于产业链下游，以手工作坊式和简单流水线式生产制造为主，不是知识密集型产业。这决定了大部分民营小企业不像大中型企业对企业员工有
14、一定时间一定内容的培训，而更多的是聘用可以直接上手工作的员工。没有专门的制度培训，没有员工手册，甚至没有规章制度文本。工作后只有管理者或者安排帮带的老员工口头告知，如此，新员工对制度内容的知晓率和深入程度可见一斑，在日后势必对制度的执行带来影响。2.3制度执行2.3.1 人治大于“法治”不论有无制度，但无奈企业里人治大于“法治”，制度形同虚设，成为一纸空文。经上面分析，部分民营小企业由于初创阶段，人员较少或者基本由家族成员组成，使得经营管理者没有意识到制定出台制度的必要性，造成行政管理制度的缺乏。而即使是那些制定出台制度的民营小企业，由于这种人员构成和作坊式的营运模式，企业员工对行政管理制度不
15、以为然，而经营管理者由于自身局限，还是比较热衷于以往传统的那种经验式管理模式，处理问题时“人治”化成分居多，这势必造成企业管理特别是员工的管理受经营管理者个人喜好意愿影响很大，也导致企业经营具有较大的主观性和随意性。在实际工作中，管理者想当然、乱指挥的现象普遍存在，对行政管理制度里面的一些内容视而不见，甚至有时非常热衷于超越制度以外的特权。而企业员工当面对制度与管理者个人喜好意愿不一致时，绝大数很自然的选择迎合管理者，这似乎已经成为一种潜规则。2.3.2制度内容缺陷增加了执行难度纵然有制度，但制度上的缺陷，使得员工很难执行甚至无法执行。制度最大的功能就是让员工尽职尽责、用正确的办法做正确的事，
16、但由于民营小企业人员的设置不合理以及一人多岗、职务交叉重叠等现象客观存在，行政管理制度无法准确定义划分每个员工的职责，造成了员工对制度措施的认识各异，在实际工作中出现互相推诿或者重复工作的现象，而制度无从追求员工的责任。2.3.3沟通协调不够使制度执行受阻优秀的制度绝非只是对员工行为发生之后的简单奖惩，更是对员工将要发生的行为进行约束和规范。民营小企业行政管理者的素质使得对制度制定意义的认识不足，甚至把制度管理作为自己在企业地位的工具，从而在员工行为发生之前和过程中，缺乏或者是不愿意与一般员工进行充分的沟通，现实中往往硬套制度，致使管理者与员工之间的关系紧张，制度的执行严重受阻。2.4制度监督
17、在大部分设有行政部门的民营小企业中，企业行政管理制度的发布、执行和监督往往都在行政部门。在缺乏独立的监督机制下，制度执行具有很明显的随意性和不完整性。比如简单的日常打卡考勤制度，一些员工代人打卡的现象时有发生，负责考勤的人员也深知实情，但介于感情等多种因素，负责考勤人员往往采取的是“睁一只眼闭一只眼”的态度，对于那些采用最简单的手写签到方式作为考勤的民营企业，这种造假风气就更为严重，严重影响公司员工考勤的积极性，让考勤制度形同虚设。究其原因，就是缺乏对行政管理者的合理监督机制，对制度执行情况本身缺乏严明的监督办法。3 民营小企业的行政管理制度化的基本原则3.1 “法大于人”制度的重要意义在于弱
18、化个人意志对企业员工行为的影响，减少由于个人意志不同所造成的管理成本，减少对员工行为指向不明带来的经济损失。结合企业的发展实际，采取统一的标准和要求，特别对一线管理者加强管理，遵循“法”制，摒弃人制，有利于促进员工个体行为形成合力，并上升为企业集体意志，逐渐形成企业文化，提高企业凝聚力和核心竞争力。3.2 科学全面行政管理制度的制定必须遵循科学化、全面化原则，保证制度的全面性。各项制度的制定需站在企业的立场上，保证制度的互相关联、高度统一的整体，不为部门、个人利益而倾斜。在涉及多个部门时，要重视制度的衔接性，保证制度的有效性与可操作性。在全面性方面，各项管理制度、工作流程规定以及一系列规范化表
19、格、图标等都应根据实际完整呈现出来。3.3 实事求是制度是用来规范企业和员工的标准，但是在制定制度的过程中我们应该遵循制度符合企业发展实际情况的原则，并且能够切实解决企业存在的一些问题。在制定制度的过程中，首先要多了解实际情况，对现实的需求进行深入的调查分析，对需要解决的问题按照重要程度进行科学合理的划分，采取先重要后主要的处理方式。同时制度还需要同企业的管理层进行充分的沟通，明确定义制度的适用范围和目的，制度执行过程中可能出现的问题和应对措施。3.4 动态跟进制度不是静态不变的，保持与市场联动、人员协同的动态管理是制度化的生命线所在。管理者一方面要与时俱进，根据发展形势变化和自身实际情况优化
20、制度内容；另一方面不断创新行政管理机制，根据制度内容的变更，对人员、资金、物力等资源进行合理有效的配置。4 民营小企业行政管理制度化的对策建议4.1 切实提高管理者重视程度在民营小企业，管理者对一般员工行为的影响十分明显。管理者若能以身作则，对行政管理制度严格遵守，势必带动一般员工主动按照制度办事。反之管理者对制度的藐视也势必造成一般员工对制度的怠慢。这要求企业的管理者，特别是决策层，必须高度重视行政管理制度化建设，将行政管理制度化作为企业发展的重要战略目标。并加强行政管理能力和制度化管理意识的学习和培养。4.2 培育和引进行政管理人才行政管理是一项系统性和专业性比较强的工作，与企业人力、财务
21、、生产运营等各个环节都有较强的联系，既涉及企业利益，又关乎每位员工的自身利益，这对行政管理者的综合素质提出了一定得要求。民营小企业要加强对具有行政管理潜力的员工进行培养，同时着力吸引高素质行政管理人才，同时提高他们的福利待遇。4.3 学习和借鉴同类先进经验民营小企业闭门自封是无法走得长远，行政管理也是。中国民营小企业在重视经济利益的情况下，行政管理往往难于提高。通过对先进企业行政管理制度的学习借鉴，有效提高制度制定者和执行管理者的视野和水平。有利于加快淘汰落实陈旧的制度，吸收先进的现代管理办法，为增强民营小企业核心竞争力，做大做强或者转型做好充分准备。4.4 深化管理者与员工的沟通制度必须保持
22、与企业发展需求一致，着力于提高生产运营质量和效益。作为制度的主要执行着，企业员工对制度的优劣具有很大的发言权。管理者应定期和不定期与员工进行交流沟通，一方面了解员工对各项制度内容的知晓情况和进行宣传培训，另一方面通过了解员工对制度内容的看法和意见，对员工不理解的进行解释，对员工提出且制度确实缺乏和不合理的进行研究，及时添补和修改。4.5 完善新员工培训和帮扶机制根据企业生产运营实际，合理组织开展制度培训。对于新员工有一定规模的，邀请行政管理者或者资深员工对新员工进行制度内容培训和入职心理辅导。着力培养新员工的遵守制度的意识。同时，完善新员工帮扶机制，以一对一、一对多等方式，实行老员工对新员工刚
23、入职时行政管理的疏导和帮助，包括考勤、绩效考核等各项制度内容的讲解和指导，特别加强对新员工遵守制度的引导。4.6 将制度执行作为重要考核指标对制度遵守者和违反的区别对待，是刺激管理者和员工加强制度执行的重要前提之一。必须将各项制度的执行情况与每个员工的综合考核联系起来，并最终通过与员工奖金、福利等利益挂钩，实现制度执行情况带来的赏罚分明，既体现制度的优越性，又树立制度的权威，形成员工主动积极遵守制度的良好企业氛围和风气。4.6 加强对制度执行情况的监督建立健全制度执行情况分析机制。安排专人负责对各项制度的执行情况进行长期的跟踪和分析，查出制度执行过程明显弄虚作假的行为。进一步对产生制度执行问题
24、进行分析，找出其中深层次的原因，包括制度制定、培训和执行环节的影响因素分析，并撰写制度执行情况分析报告，供企业决策层决策参考。4.7 建立健全制度审核评估机制任何制度都有一定的时效性，为了避免制度过时对企业带来的不利影响，必须出台制度管理办法，构建制度审核评估机制。结合企业发展需求和员工反馈情况，定期对制度内容的科学性、全面性、可操作性等进行审核评估，一旦发现制度存在缺陷，应当及时研究，进行矫正，废除过期制度，推动新制度的出台，以适应形势下企业的发展。结 论行政管理是企业可持续发展的强劲动力，其重要性不言而喻。民营小企业在发展壮大的过程中，只有逐渐自成体系，形成自己的企业文化，才能保持在市场上的核心竞争力和长久不衰。行政管理制度化建设是一个长期系统动态的过程，也是提炼、凝聚和固化企业文化的过程，它使企业在急速的发展和多变的竞争中，保持着高度协调发展动力和应变能力。所以通过对民营小企业行政管理制度化的问题进行剖析，并试图找出应对策略，从而推动民营小企业行政管理制度化进程，促进民营小企业又好又快发展，具有十分重大意义。本论文既是对民营小企业行政管理制度化的一个探索，同时也是为了提高民营小企业经营管理者对行政管理制度化建设的重视，吸引各阶层更多人士来关心民营小企业的发展。
