1、工程部和监理部的工作沟通原则本文提要：监理部和工程部相互沟通信息时需要对方限时回复或解决的,应在发给对方的信息中明确注明要求回复或解决的合理时限,收到信息的一方必须在时限内明确回复或解决;公司工程部和监理部的工作沟通原则原则一:及时相互熟悉岗位人员和职责:1.1监理部主要人员到岗后,应由甲方代表及时主持召开第一次联席会议,工程部和监理部全体人员与会,相互介绍、认识各岗位人员和职责,确定联系方式,介绍建设工程,并检查开工前各项准备工作是否就绪和明确监理程序,由甲方代表宣读监理授权;1.2工程部和监理部岗位人员通讯录应以书面方式互相提交留存;1.3监理部或工程部新到岗位人员应在入职后5个工作日内亲
2、自与对方部门全体人员至少面晤一次;1.4公司其他部门岗位人员需要与监理部相互熟悉的、或监理部认为需要熟悉的,由甲方代表视为工程部人员安排沟通;1.5监理部和工程部部门内部管理制度应相互提交对方留存副本。原则二:确保工程信息及时、全面得到沟通:2.1监理部和工程部相互沟通信息时需要对方限时回复或解决的,应在发给对方的信息中明确注明要求回复或解决的合理时限,收到信息的一方必须在时限内明确回复或解决;工程部甲方代表经工程部内部研讨认为无法按时回复和解决的,应立即提交总经理协调处理,经总经理协调处理仍然无法按时回复或解决,由总经理签署意见通知监理部说明原因;监理部未按时回复或解决的,由监理机构法人代表
3、签署意见说明未按时回复或解决原因。未按上述时限处理的,按本规程的奖惩考核办法处理。2.2工程部按照下列时限回复或解决监理部的申请或报告事项:2.2.1在主管工程师岗位权限内的当日回复;2.2.2在甲方代表岗位权限内的次日内回复;2.2.3需要公司内部部门会签或主管副总经理、总经理审批签署意见的最迟在2日内回复;2.2.4牵扯公司董事会决定或其他外单位决定的事项在3日内回复;2.2.5紧急情况由工程部经理召集相关人员立即处理;2.3工程部下列信息在公司正式决定或执行后最迟应于2个工作日内书面通知监理部:2.3.1工程部人员变更或岗位变更;2.3.2图纸设计变更;2.3.3材料变更;2.3.4工程
4、施工合同签订;2.3.5施工合同内容变更;2.3.6施工技术变更;2.3.7施工工艺变更;2.3.8返工;2.3.9工程款审批和支付;2.3.10其他应通知监理部的事项;2.4由监理部负责在施工单位和工程部之间上传下达的信息,应最迟在24小时内及时传递。2.5监理部在工地现场了解到的信息或其他渠道获取的与工程监理职责相关的信息,应在监理例会上通报,紧急情况应即时通知工程部而未通知的,按照本规程奖惩规定处理。原则三:主动提前沟通工程信息3.1监理部应主动将本监理单位积累的工程建设信息建议或应用于公司建设工程。3.2公司以及工程部开展下列施工前工作应通知或邀请监理人员参加:3.2.1制定项目开发计
5、划和工期目标3.2.2制定设计单位或施工单位选择标准3.2.3设计单位、施工单位、分包单位、供货商考察3.2.4制定施工合同技术标准或设计任务书3.2.5品质控制小组会议3.2.6设计单位或施工单位评标会议3.2.7设计图纸阶段性审查3.2.8其他与现场施工有关的内部会议或文件拟定3.3公司或工程部有关项目施工计划或其他内部安排的相关文件应抄送监理部。3.4监理部在内部讨论下列问题时应邀请工程部甲方代表或主管工程师提前列席参加:3.4.1制定监理规划3.4.2制定监理细则3.4.3制定内部管理制度3.4.4拟定监理月报内容3.4.5拟定监理例会议题3.4.6审批施工组织总设计方案3.4.7审批
6、项目总进度计划3.4.8拟定项目进度网络计划图3.4.9其他需要工程部提前参与的事项原则四:主要以书面形式正式沟通信息4.1监理部和工程部信息沟通以书面文本为准,其他方式相互可以视为未收到。4.2书面文本信息送达必须在发送方和接收方都有签收记录。4.3工程部向监理部日常传递信息的书面文本主要分为三类:4.3.1甲方通知A:要求监理部执行,且必须限期回复的文件;4.3.2甲方通知B:要求监理部执行,但不需限期回复的文件;4.3.3其他甲方内部工程相关文件副本抄送。4.4监理部向工程部日常传递信息的书面文本主要分为四类:4.4.1监理工作联系单A:根据法定或合同约定必须由甲方或其他相关机构决定的事
7、项,监理部提出并要求工程部或公司限期回复的文件;4.4.2监理工作联系单B:根据法定或合同约定监理部有权直接决定,但监理部认为需要征求甲方意见的事项,监理部提出并要求工程部或公司限期回复的文件;4.4.3监理工作联系单C:通知、提醒工程部但不需要回复的文件;4.4.4其他监理部内部工程相关文件副本抄送。原则五:坚持定期分析工程信息5.1监理部应按下列时限向工程部报送定期工程监理信息:5.1.1每周二之前报送监理例会纪要;监理部和工程部相互沟通信息时需要对方限时回复或解决的,应在发给对方的信息中明确注明要求回复或解决的合理时限,收到信息的一方必须在时限内明确回复或解决;5.1.2每月10日之前报
8、送监理月报;5.1.3每月10日之前转报经监理部批准的施工单位月度工程建设总结和计划;5.2工程部应按下列时限向监理部报送定期工程信息:5.2.1每周二之前报送工程信息周报;5.2.2每月10日之前报送工程部月度工作总结和工作计划;5.2.3每月10日之前报送工程款支付进度月报;5.2.4每月10日之前抄送工程质量月度检查报告; 原则六:唯一通过监理向施工企业和工程部双向传达信息6.1施工单位在施工期间需要向监理部或工程部提出或告知的事项,统一向监理部提出,监理部在分析研究后认为需要向工程部提出或告知的,由监理部签署意见后向工程部传递,工程部不直接接受施工单位的书面信息传递文件6.2工程部需要向施工单位传递的信息,统一发送给监理部,由监理部向施工单位传达,工程部不直接向施工单位发送正式书面信息文件。原则七:保障紧急信息沟通渠道畅通7.1监理部应在进场后向工程部甲方代表提交包括监理机构法人代表在内的所以监理相关人员的联系方式,如办公电话、手机、传真、邮箱等,并应注明紧急事项的联系人顺序,总监应保持24小时手机开机。7.2工程部应在监理进场后向监理部总监提交工程部以及公司主管领导的联系方式,包括公司总经理在内相关人员的联系方式,如办公电话、手机、传真、邮箱等,并应注明公司内部分工岗位,甲方代表和主管工程师应保持24小时手机开机。
