1、第 一 章 公 文1.公 文 是 ： 即 公 务 文 书 ， 是 国 家 机 关 及 其 他 社 会 组 织 在 行 使职 权 和 实 施 管 理 的 过 程 中 形 成 的 具 有 法 定 效 用 与 规 范 格 式的 文 件 材 料 ， 是 办 理 公 务 的 重 要 工 具 。2.公 务 含 义 的 理 解 ： 1.公 文 形 成 的 主 体 是 国 家 机 关 及 其 他 社会 组 织 。 这 些 机 关 或 组 织 都 是 依 据 宪 法 和 有 关 法 律 、 章 程 、决 定 建 立 起 来 的 ， 是 具 有 法 定 地 位 的 。 这 种 法 定 地 位 赋 予了 这 些 机
2、 关 与 组 织 在 自 己 的 职 权 范 围 内 制 定 和 处 理 公 文 的权 力 。 2. 公 文 形 成 的 条 件 是 行 使 职 权 和 实 施 管 理。 具 有 法 定 地位 的 机 关 与 组 织 都 有 自 己 的 组 织 系 统 ， 领 导 关 系 和 职 权 范围 ， 有 自 己 主 管 的 事 务 与 办 事 意 图 。 它 们 在 行 使 职 权 和 实施 管 理 的 公 文 活 动 中 ， 必 然 会 产 生 体 现 自 身 意 志 的 文 件 材料 ， 这 是 公 文 形 成 的 必 要 条 件 。3.公 文 是 具 有 法 定 效 用 与 规范 格 式 的
3、文 件 材 料 。 这 是 公 文 区 别 于 其 他 文 章 和 图 书 资 料的 主 要 特 点 。 公 文 的 法 定 效 用 是 由 公 文 形 成 者 的 法 定 地 位 所决 定 的 。 公 文 的 规 范 化 格 式 ， 不 仅 增 强 了 公 文 的 权 威 性 与有 效 性 ， 也 方 便 了 公 文 的 处 理 与 管 理 。4. 公 文 是 办 理 公 务 的重 要 工 具 之 一 。 任 何 一 个 机 关 、 组 织 在 进 行 日 常 的 工 作 中 都需 要 使 用 公 文 这 一 工 具 ， 以 表 达 意 图 ， 办 理 公 务 、 实 施 有效 的 管 理
4、。3.文 书 、 文 件 和 公 文 的 区 别 和 联 系： 在 机 关 日 常 的 工 作 活 动中 出 现 的 文 书 、 文 件 和 公 文 这 三 个 概 念 的 基 本 含 义 是 一 致的 ， 都 是 指 国 家 机 关 及 其 他 社 会 组 织 在 日 常 的 工 作 活 动 中形 成 和 处 理 收 来 文 件 ， 发 出 文 件 以 及 机 关 内 部 使 用 的 文 件材 料 ， 即 公 务 文 书 。 根 据 不 同 情 况 、 不 同 场 合 的 需 要 分 别使 用 这 三 个 概 念 。 从 这 个 意 义 上 说 ， 文 书 、 文 件 和 公 文 这三 个
5、概 念 是 可 以 互 相 通 用 的 ， 因 此 ， 在 本 书 中 频 繁 出 现 的文 书 、 文 件 和 公 文 三 个 概 念 及 其 使 用 ， 一 般 都 是 指 的 公 务文 书 ， 这 是 必 须 加 以 说 明 的 。2.在 实 际 工 作 中 ， 由 于 历 史 的习 惯 称 呼 和 用 法 ， 以 及 其 他 原 因 ， 文 书 、 文 件 和 公 文 三 个概 念 在 不 同 场 合 往 往 强 调 不 同 的 侧 面 ， 有 着 不 同 的 称 呼 和用 法 。 文 书 一 词 ， 在 机 关 的 公 务 活 动 乃 至 人 们 的 日 常 生 活中 ， 使 用 得
6、 极 为 普 遍 和 广 泛 。 它 可 以 作 为 所 有 文 件 材 料 的总 称 ， 既 可 以 指 公 务 文 书 ， 也 可 以 指 私 人 文 书 ， 是 一 个 整体 概 念 。 文 件 一 词 ， 则 有 两 种 理 解 。 从 广 义 上 说 ， 它 同 文书 一 样 ， 既 可 以 指 公 务 文 件 ， 也 可 以 指 私 人 文 件 ， 有 时 也可 以 作 为 文 件 材 料 的 总 称 。 从 狭 义 上 说 ， 文 件 主 要 指 机 关 、组 织 制 成 和 发 布 的 具 有 固 定 格 式 和 文 件 版 头 的 正 式 行 文 。至 于 公 文 的 概 念
7、 ， 它 的 特 指 是 很 清 楚 的 ， 是 指 各 机 关 单 位为 了 办 理 公 务 而 形 成 的 文 件 材 料 。 从 这 个 意 义 上 说 ， 公 文是 公 务 文 书 的 简 称 。4.公 文 的 特 点 ： 它 是 在 机 关 的 公 务 活 动 中 形 成 的 ， 是 各 级 机关 与 组 织 行 使 法 定 职 权 、 实 施 有 效 管 理 的 重 要 工 具 ， 具 有很 强 的 现 实 效 用 性 。 它 的 特 点 为 ：1.公 文 有 法 定 的 作 者 。 2. 公文 有 法 定 的 权 威 。 3. 公 文 有 特 定 的 效 用 。 4. 公 文 有
8、 规 范 的 体式 。 5. 公 文 有 规 定 的 处 理 程 序 。5.公 文 的 作 用 ： 1.领 导 与 指 导 作 用 。 2.行 为 规 范 作 用 。 3.传 递 信息 作 用 。 4.公 文 联 系 作 用 。 5.凭 据 记 载 作 用 。 还 有 知 照 作 用 、协 调 作 用 、 宣 传 教 育 作 用 等 。6.为 什 么 要 给 公 文 分 类 ？ 由 于 公 文 所 反 映 的 社 会 现 象 是 极 其纷 繁 复 杂 的 ， 为 了 保 证 机 关 公 文 处 理 工 作 有 秩 序 、 高 效 率地 进 行 ， 就 必 须 从 分 析 和 研 究 机 关 公
9、 文 的 性 质 、 特 点 和 作用 入 手 ， 对 机 关 在 日 常 工 作 活 动 中 所 使 用 的 公 文 进 行 科 学的 分 类 。 这 是 人 们 认 识 公 文 这 一 事 物 并 探 求 其 科 学 规 律 的一 种 有 效 的 方 法 。7.公 文 的 分 类 ： 主 要 是 从 公 文 的 来 源 、 使 用 范 围 、 行 文 关 系 、性 质 与 作 用 、 内 容 与 特 点 等 方 面 来 划 分 。1. 从 公 文 的 来 源 划分 ： 对 外 文 件 、 收 来 文 件 和 内 部 文 件 。2. 从 公 文 的 行 文 关 系上 来 划 分 ： 上 行
10、文 、 平 行 文 和 下 行 文 。3. 从 公 文 的 秘 密 程 度和 阅 读 范 围 来 划 分 ： 秘 密 文 件 、 普 通 文 件 和 公 布 文 件 。4. 从 公文 的 制 发 机 关 的 性 质 和 公 文 的 作 用 来 划 分 ： 法 规 文 件 （ 又分 为 法 律 文 件 、 法 令 文 件 和 行 政 法 规 与 规 章 文 件 ）、 行 政 文 件 、党 的 文 件 。 5. 从 公 文 内 容 的 性 质 和 特 点 来 划 分 ： 指 挥 性 公文 、 规 范 性 公 文 、 报 请 性 公 文 、 知 照 性 公 文 、 记 录 性 公 文 。6. 从 公
11、 文 的 缓 急 程 度 上 来 划 分 ： 分 为 急 件 （ 特 急 件 和 急 件 ）和 平 件 。 7. 从 公 文 的 使 用 范 围 来 划 分 ： 通 用 文 件 、 专 用 文件 和 技 术 文 件 。 8. 从 公 文 的 发 送 目 的 来 划 分 ： 主 送 件 、 抄 送件 和 批 转 件 、 转 发 件 。 9. 从 公 文 的 处 理 要 求 来 划 分 ： 需 办 文件 （ 办 件 ） 和 参 阅 文 件 （ 阅 件 ） 等 。8.公 文 名 称 的 确 定 ： 它 是 根 据 发 文 机 关 的 权 限 、 发 文 机 关 和收 文 机 关 之 间 的 关 系
12、以 及 发 文 的 具 体 目 的 和 要 求 而 确 定 的 。各 种 不 同 的 公 文 名 称 ， 可 以 概 括 地 表 明 和 反 映 各 种 公 文 的不 同 性 能 和 不 同 作 用 ， 有 利 于 机 关 工 作 的 顺 利 进 行 和 实 现公 文 处 理 的 规 范 化 、 制 度 化 。9.我 国 现 行 的 党 政 机 关 的 公 文 名 称： 国 家 行 政 机 关 的 公 文 种类 为 12类 14种 ： 命 令 （ 令 ）； 议 案 ； 决 定 ； 指 示 ； 公 告 、 通 告 ； 通 知 ； 通 报 ； 报 告 ； 请 示 ； 批 复 ； 函 ； 会 议 纪
13、 要 。 党 的 机 关 公 文 种 类 为 14种 ： 决 议 ； 决 定 ； 指 示 ； 意 见 ； 通 知 ； 通 报 ； 公 报 ； 报 告 ； 请 示 ； 批 复 ； 条 例 ； 规 定 ； 函 ； 会 议 纪 要 。10.甲 骨 文 书 ： 在 三 千 多 年 前 的 商 代 后 期 ， 出 现 了 一 种 体 式较 为 完 整 的 甲 骨 文 书 。 它 是 书 刻 在 甲 骨 上 的 商 代 后 期 王 室占 卜 活 动 的 记 录 文 字 ， 即 “甲 骨 卜 辞 ”。 我 们 将 甲 骨 卜 辞 称 之 为“甲 骨 文 书 ”。11. 尚 书 ： 自 商 周 战 国 期 间
14、 长 期 汇 集 而 成 的 书 （ 汉 初 称之 为 尚 书 ， 即 上 古 之 书 ）， 当 时 儒 家 尊 称 为 书 经 ， 其 中 收集 的 汤 诰 、 大 诰 、 康 诰 等 篇 ， 就 是 当 时 的 统 治 者 商 汤 、周 公 、 成 王 发 布 的 告 民 众 书 ； 甘 誓 、 汤 誓 、 牧 誓 等 篇 ，就 是 当 时 的 统 治 者 夏 启 、 商 汤 、 周 公 、 周 武 王 在 出 征 前 向军 队 发 布 的 誓 师 词 ； “命 ”就 是 统 治 者 发 布 的 命 令 ， 如 文 侯之 命 等 。 以 上 这 些 内 容 都 是 有 关 国 家 政 务
15、大 事 的 ， 故 荀子 劝 学 篇 说 ： “ 书 者 ， 政 事 之 纪 也 ”。 所 以 说 ， 尚 书 是 我 国 最 早 的 一 部 政 治 文 件 汇 编 本12.公 务 文 书 ： 是 指 国 家 机 关 及 其 他 社 会 组 织 在 日 常 的 工 作活 动 中 形 成 和 处 理 收 来 文 件 ， 发 出 文 件 以 及 机 关 内 部 使 用的 文 件 材 料 。13.公 文 法 定 的 作 者 ： 所 谓 法 定 的 作 者 ， 就 是 指 依 据 宪 法 和其 他 有 关 法 律 、 章 程 、 决 定 成 立 的 并 能 以 自 己 的 名 义 行 使法 定 的
16、职 能 权 利 和 担 负 一 定 的 任 务 、 义 务 的 机 关 、 组 织 或代 表机 关 组 织 的 领 导 人 。 公 文 法 定 的 作 者 指 的 是 发 文 的 名义 。 也 就是 说 ， 公 文 主 要 是 以 机 关 的 名 义 或 某 一 部 门 的 名义 制 发 的 。14.行 文 单 位 ： 是 指 这 些 能 在 自 己 的 职 权 范 围 内 制 发 文 件 的机 关 、 部 门 或 单 位 。15.简 称 发 文 。 是 指 本 机 关 （ 或 部 门 ） 拟 制 的 向 外 单 位 发 出的 文 件 ， 它 是 作 为 传 达 本 机 关 的 意 图 发 往
17、 需 要 与 之 联 系 的针 对 机 关 的 文 件 。16.收 来 文 件 ： 简 称 收 文 。 是 指 由 外 机 关 拟 制 的 ， 作 为 传 达自 身 机 关 的 意 图 ， 发 送 到 本 机 关 （ 或 部 门 ） 来 的 文 件 。内 部 文 件 ： 是 指 制 发 和 使 用 都 限 于 机 关 内 部 的 文 件 。17.上 行 文 ： 就 是 指 下 级 机 关 、 下 级 业 务 部 门 向它 所 属 的 上 级 领 导 机 关 和 上 级 业 务 主 管 部 门 所 发 送 的 公 文 ，是 自 下 而 上 的 行 文 。18.平 行 文 ： 就 是 同 级 机
18、关 或 者 不 相 隶 属 的 ， 没 有 领 导 与 指导 关 系 的 机 关 之 间 的 一 种 行 文 。19.下 行 文 ： 就 是 指 上 级 领 导 机 关 对 所 属 的 下 级 机 关 的 一 种行 文 。20.秘 密 文 件 ： 是 指 内 容 涉 及 党 和 国 家 的 秘 密 ， 需 要 控 制 知密 范 围 和 知 密 对 象 的 文 件 。 国 家 秘 密 的 密 级 分 为“绝 密 ”、 “机密 ”、 “秘 密 ”。21.普 通 文 件 ： 是 相 对 秘 密 文 件 而 言 的 ， 也 可 称 为 非 密 文 件 。阅 读 范 围 比 较 宽 ， 但 一 般 说
19、来 ， 只 限 于 本 机 关 或 本 组 织 内部 ， 不 对 外 公 布 ， 即 不 在 社 会 上 公 布 ， 不 向 国 外 传 播 。22.公 布 文 件 ： 就 是 向 人 民 群 众 和 国 内 外 公 开 发 布 的 文 件 。23.法 规 文 件 ： 是 指 由 中 央 和 地 方 各 级 权 力 机 关 、 行 政 机 关所 制 发 的 法 律 、 法 令 和 行 政 法 规 与 规 章 文 件 。分 为 法 律 文 件 、法 令 文 件 和 行 政 法 规 与 规 章 文 件。 （ 法 令 文 件 ： 是 指 根 据 宪 法的 有 关 规 定 所 制 发 的 一 种 文
20、件 ， 通 常 是 以 中 华 人 民 共 和 国主 席 或 国 务 院 总 理 的 名 义 发 布 的 。 行 政 法 规 与 规 章 文 件 ：是 国 务 院 为 领 导 和 管 理 国 家 各 项 行 政 工 作 ， 根 据 宪 法 和 法律 及 有 关 规 定 指 定 的 政 治 、 经 济 、 教 育 、 科 技 、 文 化 、 外事 等 各 类 法 规 的 总 称 。）行 政 文 件 ： 是 指 国 家 机 关 在 日 常 公 务 活 动 中 形 成 和 使 用 的 文 件 。（ 指 示 、 通 知 、 报 告 、 请 示 ）。24.党 的 文 件 ： 是 指 由 中 国 共 产
21、党 的 机 关 、 组 织 形 成 和 使 用的 文 件 ， 反 映 党 的 领 导 、 党 的 工 作 和 党 的 建 设 等 活 动 。 又叫 党 内 文 件 。25.指 挥 性 公 文 ： 是 指 上 级 领 导 机 关 对 下 级 机 关 或 群 众 发 出的 用 以 领 导 和 指 导 工 作 的 公 文 。（ 命 令 、 指 示 、 决 定 、 意 见 、批 复 和 政 策 性 通 知 等 ）。26.规 范 性 公 文 ： 是 指 由 机 关 、 组 织 、 社 会 团 体 制 定 的 ， 要求 其 成 员 在 活 动 ， 工 作 等 方 面 严 格 遵 守 的 行 为 规 范 ，
22、 它 是一 种 兼 有 政 策 性 和 法 规 性 的 公 文 ， 有 较 强 的 规 范 性 和 强 制 性 。（ 条 例 、 规 定 、 办 法 、 细 则 、 章 程 ， 规 则 等 ）。27.报 请 性 公 文 ： 是 下 级 机 关 向 上 级 机 关 汇 报 工 作 、 反 映 情况 、 请 示 问 题 时 所 使 用 的 陈 述 性 、 请 求 性 公 文 。（ 报 告 、 请 示 ）。28.知 照 性 公 文 ： 是 指 机 关 单 位 发 布 的 需 要 周 知 或 遵 守 ， 以及 各 机 关 单 位 之 间 联 系 工 作 ， 通 报 情 况 所 使 用 的 公 文 。（
23、 公 报 、公 告 、 知 照 性 通 知 、 通 报 、 函 ）。29.记 录 性 公 文 ： 是 指 各 机 关 、 组 织 用 以 记 载 公 务 活 动 以 备查 考 的 公 文 。（ 会 议 记 录 、 电 话 记 录 、 会 议 纪 要 、 大 事 记 、值 班 日 志 ）。1. 我 国 最 早 的 政 治 文 件 汇 编 本 是 尚 书 。2. “书 ”、 “奏 ”是 我 国 最 早 出 现 的 上 行 文 ， 它 们 出 现在 秦 汉 时 期 。3. 出 现 较 为 完 整 的 甲 骨 文 书 的 时 期 是 商 代 后 期 。 我 国迄 今 发 现 的 最 早 的 文 书 档
24、 案 是 甲 骨 卜 辞 。4. 公 文 法 定 的 作 者 指 的 是 发 文 的 名 义 。5. 文 书 一 词 最 早 见 于 新 书 。 过 秦 （ 下 ） 。6. 在第 二 章 公 文 写 作1.公 文 写 作 ： 是 指 公 文 的 起 草 与 修 改 ， 是 撰 写 者 代 机 关 立 言 ，体 现 机 关 领 导 意 图 和 愿 望 的 写 作 活 动 。 包 括 起 草 初 稿 、 讨论 修 改 形 成 不 送 审 稿 的 整 个 过 程 。公 文 写 作 的 组 织 可 以 分 为三 种 形 式 ： 1.由 一 人 准 备 、 选 取 材 料 并 构 思 布 局 直 至 拟
25、 写 成文 。 2. 由 多 人 共 同 讨 论 、 构 思 和 准 备 材 料 ， 最 后 由 一 人 执笔 起 草 。 3.由 起 草 小 组 共 同 酝 酿 ， 多 人 分 工 执 笔 ， 一 人 统 稿贯 穿 成 文 ， 重 要 会 议 的 报 告 、 总 结 ， 重 大 的 方 针 政 策 性 决定 、 决 议 ， 布 置 全 局 性 工 作 的 指 示 ， 由 于 其 涉 及 面 大 ， 篇幅 大 ， 文 字 水 平 要 求 高 ， 因 此 往 往 由 领 导 机 关 的 文 秘 部 门牵 头 ， 吸 收 各 有 关 业 务 主 管 部 门 文 书 人 员 参 加 ， 组 成 起
26、草小 组 大 团 体 战 。2.公 文 的 质 量 主 要 体 现 在 ： 公 文 的 思 想 内 容 与 文 字 表 达 两个 方 面 。 1.在 思 想 内 容 方 面 ， 应 该 政 策 性 强 、 针 对 性 强 、 科学 性 强 。 .所 谓 政 策 性 强 ， 就 是 要 求 政 治 上 正 确 ， 思 想 观点 正 确 ， 准 确 地 宣 布 、 传 达 、 体 现 党 和 国 家 的 方 针 、 政 策的 精 神 。 政 策 性 是 衡 量 公 文 质 量 的 重 要 条 件 。 .所 谓 针 对 性强 ， 就 是 要 求 有 的 放 矢 ， 切 中 要 害 。 分 析 情 况
27、 ， 全 面 深 入 ，精 辟 透 彻 ； 提 出 问 题 ， 符 合 实 际 ； 解 决 矛 盾 ， 切 实 可 行 ；指 导 工 作 ， 卓 有 成 效 。 .所 谓 科 学 性 ， 就 是 反 映 工 作 的 实 际情 况 和 客 观 规 律 ， 敢 于 实 事 求 是 ， 能 够 及 时 地 、 正 确 地 提出 问 题 、 分 析 问 题 和 解 决 问 题 ， 经 得 起 时 间 的 考 验 ， 经 得起 实 践 的 检 验 。 2.在 文 字 表 达 方 面 ， 应 该 结 构 严 谨 、 语 言 精当 、 行 文 规 范 。 .所 谓 结 构 严 谨 ， 是 指 章 法 问 题
28、 、 布 局 谋篇 的 问 题 。 这 就 要 求 主 次 分 明 、 条 理 清 楚 ； 重 点 突 出 、 衔接 自 然 ； 联 系 紧 密 、 完 整 划 一 。 所 谓 语 言 精 当 是 指 运 用 语言 精 确 、 简 明 、 贴 切 、 恰 当 。 既 要 符 合 语 法 、 修 辞 和 逻 辑的 要 求 ， 又 要 恰 如 其 分 地 表 达 内 容 。 . 所 谓 行 文 规 范 ， 是指 公 文 的 种 类 、 格 式 等 都 由 国 家 统 一 规 定 。 文 种 选 用 要 正确 ， 格 式 要 符 合 要 求 ， 文 字 要 规 范 ， 书 写 要 清 楚 ， 标 点
29、 要正 确 ， 文 面 要 整 洁 。3.公 文 写 作 的 特 点 ： 1.被 动 写 作 ， 遵 命 性 强 。 2.对 象 明 确 ， 针对 性 强 。 3.集 思 广 益 ， 群 体 性 强 。 4.决 策 之 作 ， 政 策 性 强 。 5.急迫 之 作 ， 时 限 性 强 。 6.讲 究 格 式 ， 规 范 性 强 。4.公 文 写 作 的 基 本 要 求 ： 1.要 保 证 公 文 内 容 在 政 治 上 的 正 确 性 。2.要 实 事 求 是 ， 在 业 务 上 符 合 客 观 规 律 。3.在 文 字 表 达 上 准 确 、鲜 明 、 生 动 ， 符 合 语 法 和 逻 辑
30、 。4.公 文 起 草 要 符 合 统 一 规 定 的体 式 与 程 序 。 5.要 注 意 选 用 书 写 的 载 体 材 料 与 字 迹 材 料 。5.公 文 写 作 的 步 骤 和 方 法 ： 1.明 确 发 文 的 主 旨 。 即 公 文 的 主 题和 发 文 的 目 的 。 通 常 包 括 以 下 内 容 ： .公 文 的 中 心 内 容 是 什么 ？ .根 据 公 文 内 容 ， 准 备 采 取 何 种 公 文 名 称 。 .要 明 确 公文 发 送 的 范 围 和 阅 读 对 象 。 总 之 ， 发 文 必 须 明 确 采 取 什 么方 式 ， 主 要 阐 述 那 些 问 题 ，
31、 具 体 要 达 到 什 么 目 的 。2.收 集 有 关材 料 。 . 收 集 、 阅 读 和 研 究 有 关 的 文 件 材 料 。 .深 入 下 去 ，收 集 有 关 的 实 际 材 料 。 3.拟 出 写 作 提 纲 。 4.认 真 起 草 公 文 。 应注 意 以 下 问 题 ： .把 握 公 文 主 题 ， 选 好 用 好 材 料 。 .观 点 正确 ， 情 况 确 实 。 .内 容 涉 及 的 有 关 部 门 要 经 过 会 商 ， 取 得一 致 意 见 。 .文 字 表 达 要 简 练 ， 交 代 问 题 要 清 楚 。5.反 复 检查 修 改 。6.公 文 的 修 改 要 抓
32、 住 的 问 题 ： .关 于 主 题 的 修 改 。 .关 于 观点 的 修 改 。 .关 于 材 料 的 修 改 。 .关 于 结 构 的 修 改 。 .关于 语 言 的 修 改 。7.简 述 公 文 写 作 人 员 加 强 素 质 修 养 的 重 要 性 、 内 容 、 及 途 径 ：1. 重 要 性 ： 公 文 写 作 是 各 级 机 关 工 作 的 重 要 组 成 部 分 ， 是 一项 政 治 性 和 政 策 性 都 很 强 的 工 作 。 公 文 写 作 的 好 坏 ， 不 仅直 接 关 系 到 公 文 效 用 的 发 挥 ， 也 是 领 导 机 关 领 导 思 想 和 领导 艺
33、术 的 直 接 反 映 。 公 文 写 作 写 作 的 这 种 独 特 的 地 位 和 作用 ， 决 定 了 公 文 写 作 人 员 加 强 修 养 的 重 要 性 。2. 公 文 写 作 人员 应 具 有 的 修 养 ： .政 治 素 质 好 。 .有 一 定 的 政 策 理 论 水平 。 .熟 悉 业 务 和 机 关 工 作 情 况 。 .有 较 宽 的 知 识 面 。 .有 较 好 的 文 字 功 底 。 3.公 文 写 作 人 员 加 强 修 养 的 途 径 ： .完善 自 我 ， 勇 于 创 新 。 .博 览 群 书 ， 增 长 知 识 。 .深 入 实 践 ，勤 学 苦 练 。第
34、三 章 公 文 的 体 式 与 稿 本1.公 文 的 体 式 ： 是 指 公 文 的 文 体 、 构 成 要 素 及 其 在 格 式 上 的安 排 。 公 文 之 所 以 要 有 一 定 的 体 式 ， 主 要 是 为 了 保 证 公 文的 完 整 性 、 正 确 性 与 有 效 性 ， 提 高 办 事 效 率 并 为 公 文 处 理工 作 提 供 方 便 。2.公 文 的 文 体 ： 是 指 在 公 文 的 写 作 中 运 用 语 言 陈 述 事 情 、 说明 问 题 所 采 用 的 具 体 方 法 和 特 点 ， 即 公 文 的 表 达 方 式 和 语体 特 征 。3.公 文 文 体 在
35、表 达 方 式 和 语 言 上 有 那 些 特 点 ： .公 文 文 体 在表 达 方 式 特 点 ： 表 达 方 式 是 指 在 写 作 中 运 用 语 言 的 方 法 和手 段 ， 它 是 辨 别 文 章 体 裁 的 重 要 标 志 。 在 公 文 写 作 中 ， 兼用 叙 述 、 说 明 和 议 论 三 种 表 达 方 式 ， 这 是 公 文 文 体 的 主 要特 点 。 2.公 文 文 体 在 语 言 上 有 那 些 特 点 ： .准 确 .简 明 .庄 重 .得 体 。*开 端 用 语 ： 为 、 为 了 、 由 于 、 遵 照 、 关 于 、 依 照 、 根 据 、依 据 、 兹
36、有 、 因 、 兹 定 于 。引 叙 用 语 ： 现 接 、 近 接 、 前 接 、 欣 悉 、 近 悉 、 敬 悉 、 据 报 、据 查 、 据 了 解 。经 办 用 语 ： 业 经 、 已 经 、 复 经 、 一 经 、 迭 经 、 前 经 、 兹 经 、经 过 、 通 过 。称 谓 用 语 ： 我 局 （ 公 司 、 厂 、 处 、 矿 等 ）、 你 局 、 本 局 、 贵 局 、该 局 。期 待 用 语 ： 拟 请 、 函 请 、 务 请 、 恳 请 、 希 、 希 望 、 望 、 希 冀 。表 态 用 语 ： 同 意 、 照 办 、 可 行 、 拟 同 意 、 不 同 意 、 不 可
37、 、不 妥 、 请 核 查 。综 合 用 语 ： 如 上 所 述 、 上 述 、 总 之过 渡 用 语 ： 为 此 、 据 此 、 因 此 、 现 函 复 如 下 、 现 通 告 如 下谦 敬 用 语 ： 恭 请 、 敬 请 、 惠 于 、 惠 赠 、 惠 示 、 承 蒙 、 承 蒙协 助 、 承 蒙 惠 允 、 不 胜 、 不 胜 荣 幸 、 不 胜 感 激结 尾 用 语 ： 此 令 、 此 布 、 此 告 、 为 要 、 为 盼 、 请 批 示 、 请批 复 、 特 此 函 告 、 特 此 通 知 、 特 此 通 告 、 特 此 批 复 、 请 遵照 办 理 、 请 认 真 贯 彻 执 行
38、 、 以 上 意 见 如 无 不 妥 ， 请 批 转 各地 区 执 行 。4.公 文 的 构 成 要 素 ： 一 份 完 整 的 公 文 是 由 一 些 规 定 的 数 据 项目 构 成 的 ， 如 发 文 机 关 版 头 、 发 文 文 号 、 公 文 标 题 、 主 送机 关 、 正 文 、 印 章 、 成 文 时 间 、 主 题 词 等 。 这 些 数 据 项 目就 是 公 文 的 构 成 要 素 ， 或 称 公 文 的 组 成 部 分 。5.公 文 的 构 成 要 素 又 分 为 指 定 项 目 和 选 择 项 目 两 类： 1.指 定 项目 ： 是 指 用 于 在 每 一 份 公 文
39、 的 文 面 上 规 定 必 须 填 写 的 数 据项 目 。 它 由 公 文 管 理 标 记 （ 包 括 公 文 格 式 代 码 、 印 制 顺 序号 、 秘 密 等 级 、 缓 急 时 限 和 收 文 处 理 标 记 ）、 发 文 机 关 版 头 、发 文 字 号 、 公 文 标 题 、 正 文 、 生 效 标 识 和 页 码 等 项 组 成 。2.选择 项 目 :是 指 用 于 供 选 择 填 写 的 数 据 项 目 ， 可 根 据 公 文 文 种的 需 要 选 择 填 写 。 它 由 签 发 人 、 题 注 、 主 送 机 关 、 无 正 文说 明 、 附 件 说 明 、 注 释 及
40、特 殊 要 求 说 明 等 项 组 成 。6.公 文 的 书 面 格 式 ： 是 指 公 文 构 成 的 数 据 项 目 在 公 文 文 面 上所 处 的 位 置 和 书 写 的 样 式 。 公 文 讲 求 书 面 格 式 ， 这 是 公 文在 形 式 上 区 别 于 一 般 文 章 的 重 要 标 志 。 公 文 的 书 面 格 式 在文 面 上 一 般 可 分 为 文 头 、 行 文 和 文 尾 三 个 部 分7.公 文 的 文 头 部 分 包 括 :公 文 格 式 代 码 、 印 制 顺 序 号 、 秘 密等 级 、 紧 急 程 度 、 收 文 处 理 标 记 ）、 发 文 机 关 版
41、头 、 发 文 字 号 、签 发 人 姓 名 等 项8.公 文 的 行 文 部 分 包 括 :公 文 标 题 、 题 注 、 主 送 机 关 、 正 文 、无 正 文 说 明 、 附 件 说 明 、 发 文 机 关 署 名 、 成 文 日 期 、 机 关印 章 与 领 导 人 签 署 、 注 释 及 特 殊 要 求 说 明 、 主 题 检 索 、 抄送 机 关 和 印 发 说 明 等 项 组 成 。9.公 文 的 文 尾 部 分 包 括 :主 题 词 、 抄 送 机 关 、 印 发 说 明 、 页码 等 项 组 成 。10.公 文 的 文 头 部 分 包 括 内 容 ：1. 公 文 格 式 代
42、 码 又 称 文 件 检 索 代 码， 是 指 代 表 文 件 格 式 类 型的 标 记 符 号 ， 由 九 位 阿 拉 伯 数 字 组 成 ， 标 识 于 公 文 首 页 发文 机 关 版 头 左 上 角 。2.印 制 顺 序 号 又 称 公 文 份 号 ， 是 指 依 据 同 一 文 稿 印 制 若 干 份时 每 份 的 顺 序 编 号 。 它 的 作 用 主 要 是 针 对 秘 密 文 件 。 它 一般 用 六 位 阿 拉 伯 数 字 标 识 于 公 文 首 页 发 文 机 关 版 头 左 上 角文 件 检 索 代 码 下 方 位 置 ， 前 面 冠 以“NO.”符 号 。 数 字 不
43、足 规定 数 时 ， 前 面 用 “0”（ 零 ） 补 齐 。3.秘 密 等 级 简 称 密 级 ， 是 指 公 文 秘 密 程 度 的 等 级 ， 分 绝 密 、机 密 、 秘 密 三 级 。 公 文 的 密 级 由 公 文 制 发 机 关 根 据 公 文 内容 涉及 党 和 国 家 秘 密 的 程 度 来 划 定 。 绝 密 是 最 重 要 的 国 家 机 密 ，泄 露 会 使 国 家 的 安 全 和 利 益 遭 受 到 特 别 严 重 的 损 害 ； 机 密 是重 要 的 国 家 机 密 ， 泄 露 会 使 国 家 的 安 全 和 利 益 遭 受 严 重 的损 害 ； 秘 密 是 一 般
44、 的 国 家 机 密 ， 泄 露 会 使 国 家 的 安 全 和利 益 遭 受 损 害 。 标 注 密 级 的 同 时 应 当 标 注 保 密 时 限 。 保 密时 限 根 据 实 际 情 况 确 定 ， 一 般 分 一 年 以 内 ， 一 年 及 一 年 以上 ， 长 期 和 期 限 不 作 标 注 ， 凡 期 限 不 作 标 注 的 可 按 二 十 年认 定 。 标 注 方 法 是 密 级 与 时 限 中 间 加“ ”， 如 “秘 密 六 个 月 ”、 “机 密 五 年 ”、 “绝 密 长 期 ”、 “机 密 ”等 。 公 文 密 级 的 标注 位 置 在 文 章 首 页 公 文 版 头
45、左 上 页 ， 公 文 份 号 下 方 ， 并 在文 件 封 皮 上 加 盖 戳 记 注 明 。4.紧 急 程 度 ： 是 对 公 文 送 达 和 办 理 的 时 间 限 度 。 又 称 缓 急时 限 或 处 理 时 限 。 紧 急 公 文 应 根 据 紧 急 的 程 度 分 别 标 明“特 急 ”、“急 件 ”； 紧 急 电 报 应 当 分 别 标 明 “特 提 ”“特 急 ”、 “加 急 ”、 “平急 ”。 标 明 紧 急 程 度 的 位 置 在 文 件 首 页 文 头 左 上 角 。 需 要 与密 级 同 时 使 用 的 ， 紧 急 程 度 置 于 密 级 之 下 ， 上 下 对 齐 。
46、 紧急 程 度 应 在 信 封 或 邮 筒 上 加 盖 戳 记 注 明 。 限 时 送 达 的 文 件须 在 文 件 封 筒 上 注 明 “务 于 某 日 某 时 送 到 ”或 “限 某 日 某 时送 达 ”。 有 的 急 件 是 在 标 题 的 文 种 前 面 标 明 的 。5.收 文 处 理 标 记 ： 包 括 收 文 机 关 名 称 、 收 文 编 号 、 收 文 时 间 、档 号 等 项 目 。 档 号 即 全 宗 号 、 目 录 号 、 案 卷 号 。 收 文 处 理标 记 的 位 置 在 文 件 首 页 发 文 机 关 右 上 方 ， 由 收 文 机 关 加 盖收 文 处 理 章
47、标 识 。6.发 文 机 关 版 头 ： 简 称 “文 头 ”。 是 发 文 机 关 用 来 制 发 正 式 文件 时 使 用 的 固 定 版 式 的 发 文 机 关 表 识 。 发 文 机 关 版 头 一 般由 发 文 机 关 全 称 或 规 范 化 简 称 加“文 件 ”二 字 组 成 。 发 文 机关 版 头 大 字 居 中 套 红 印 在 文 件 首 页 上 端 ， 约 占 图 文 区 的 三分 之 一 或 五 分 之 二 。 党 的 文 件 在 间 隔 线 中 间 印 上 一 颗 五 角星 。 间 隔 线 与 版 头 一 样 套 红 印 制 ， 通 常称 之 为 “红 头 文 件 ”
48、。“文 件 眉 首 ， 一 般 是 指 首 页 横 线 以 上 ， 包 括 文 件 名 称 、 发文 字 号 、 秘 密 等 级 、 紧 急 程度 等 。 眉 首 部 分 一 般 占 首 页 的 1/3到 2/5”。 联 合 行 文 ， 版 头 可 以 用 主 办 机 关 名 称 ， 也 可 以 并用 联 署 机 关 名 称 。7.发 文 字 号 ： 是 指 发 文 机 关 编 排 的 文 件 代 号 。发 文 字 号 由 发 文 机 关 代 字 、 发 文 年 度 （ 加 六 角 括 号 ） 和 发文 顺 序 号 组 成 。 发 文 字 号 的 作 用 ： 一 是 统 计 发 文 的 数 量
49、 ， 便于 公 文 的 管 理 ； 二 是 在 查 找 和 引 用 公 文 时 可 作 为 该 份 公 文的 代 号 使 用 。 编 排 发 文 字 号 应 注 意 ： 1.要 力 求 准 确 、 稳 固 、 系统 。 机 关 代 字 应 是 该 机 关 名 称 中 最 具 特 征 、 最 精 练 、 最 集中 的 概 括 。 2.发 文 机 关 和 机 关 内 各 组 织 单 位 的 代 字 应 由 机 关的 办 公 厅 （ 室 ） 统 一 编 排 ， 从 机 关 和 单 位 名 称 中 选 取 最 具有 代 表 性 的 字 ， 并 注 意 名 称 相 近 的 单 位 机 关 代 字 不 能 重 复或 雷 同 。 3. 机 关 代 字 一 经 确 定 ， 就 不 能 轻 易 改 变 ， 同 一 机关 的 机 关 代 字 若 前 后 不 同 ， 将 会 给 公 文 的 制 发 和 处 理 工 作造 成 混 乱 。 4.发
