1、第五讲 时间管理降龙18掌（上）时间管理的核心是效率和效能的提升，就是要规定和计划好工作。例如可以用一个表格记录一周的时间安排，把所有的个人工作和家庭生活事项全部记下来，然后做一些评判，通过这样的记录会发现，在每天的生活中确实有很多的事情是很无聊的，有很多的事情是不需要做的，这时，就可以把这些事情合并掉、删除掉，或者把它们放在另外的时间段。通过这样不断地思考，尽量将目光聚焦于能够带来高回报的、重要的、有价值的工作和活动，这样才能进入高效的时间管理之中。所以，开始规划成功的时间管理需要做到以下几个方面： 记录一周以来的时间安排，包括工作和个人生活的时间安排； 分析哪些是不需要做的事情，把它们删除
2、掉； 思考如何尽量聚焦于能带来高回报的重要工作和活动。管理时间的前提是要了解自己的目前状况，古语曰“知己知彼，百战不殆”，只有登记和记录自己的工作状态，了解了自己的状态后，才能改善自己的时间使用规则。一、掌控每天不被牵着鼻子走 生活就像马戏团，有驯兽师也有动物生活就像马戏团，除了驯兽师就是动物，如果人不做驯兽师的话，就可能会变成动物。同理，如果人不能控制好生活，生活就会控制人。 积极努力行动，掌控每天每时只有掌握主动权，让生活围着自己转，才能不使自己成为工作任务的奴隶，不成为时间的奴隶，做工作的主人，做时间的主人。 改变原有思维，找到正确的行动方法一定要时时刻刻掌握主动权，改变原有的不重视时间
3、、没有规划、脚踩西瓜皮滑到哪里算哪里的思维。认真地把工作任务管理起来，把业余时间管理起来，把所有的时间管理起来，控制到每一天，甚至每一个小时。 静下心来思考，有耐心地分析有很多的高级经理人感叹下属的执行力不够。在时间管理中，这种执行力的实质就是月月有计划，周周有检讨，天天有目标，而且这个目标和计划行动是永远不可以分割的，执行开始的地方就是下一次结束的地方，所以每天都要有目标。针对这个目标，要有行动计划，然后不断进行检讨，不断积极努力地行动。掌握每一天，不断进行反省，静下心来做思考，能耐心地、更理性地分析，并且在今天下班的时候，把明天的规划重新思考一遍，让每个第二天都有提前做好的规划。 每天做有
4、效规划，要有次序和条理每个月末的时候，要对下月的工作做一个规划，但是这个规划是粗线条的，不可能细到每一天和每一分，所以月计划要突出主要的工作、核心的工作、有价值的工作。规划周计划的时候，重点是突出每一天，每天上午重点干什么，下午重点干什么。规划日计划的时候，要在原来周计划的基础上，对明天的工作做一个微调，让它变得更加切实可行。月计划、周计划和日计划要不断调整，计划可以让工作变得有秩序和有条理。 一次只认真做好一件事，不急于求成一次只做一件事，不要太急于求成，否则会导致眉毛胡子一把抓。很多事情齐头并进的时候，要有轻重缓急，如同10个手指弹钢琴，先弹哪个音，再弹哪个音是有规定的。一次只能做一件事情
5、，这就是聚焦的原则，过于着急可能会带来负面的效应。二、确定目标不穷于应付 有一位名人说过，人活着就是要有清晰的目标，将其写下来，并且每个时刻不断地激励自己去朝着这个目标做。规划做完了，就要开始设定目标，不为目标疲于奔命。要把设定的目标认真写下来，写下所有要做的事情就会发现，任务越多付出就会越多，成功的机会也就会越多，成功的可能性也就越大。有很多人都有自己模糊的目标、想法，但他们没有把它精确地写下来，于是这些目标计划就永远不能被实现。将目标写出来的时候，就容易发现这些目标的缺陷，就要重新做整理，设定更现实的目标，这样就符合SMART原则。 S是明确具体的意思； M是可衡量、可以测量的意思； A是
6、行动导向的，跟大目标相一致的意思； R是务实可行的，就是跳一跳能够得着，目标的高低比较适合，不是太高，也不是太低，具有一定挑战性，同时又具有实现可能性的意思； T是有时间限期的意思。设定目标，一定要符合SMART原则。例如建国前的共产党员经常喊两句口号，第一句口号是“推翻蒋家王朝，建立新中国”，第二句口号是“解放全人类，实现共产主义”，这两句口号中，真正具有价值的目标应该是第一句，因为第一句是有可能做得到的目标。【案例】我国四个现代化分三步走的宏伟目标在上世纪80年代初期，我国开始实行改革开放政策，当时，在邓小平同志的领导下，提出了实现四个现代化分三步走的宏伟目标：第一步是要求在1980199
7、0年，国内生产总值（即GDP）要翻一倍；第二步是到本世纪末，GDP要翻两番；第三步是到下个世纪中页，也就是2050年左右，基本达到中等发达国家的水平。20世纪80年代初设定这样的目标，全国人民都为之振奋不已。这个目标的设定符合SMART原则，非常清晰、明确具体、可以量化、有具体数值的要求、有时间限期，这些目标就具有很强的可操作性。到1986年，全国GDP翻了一番，提前完成了计划任务；到1995年，全国GDP翻两番，也提前完成了计划任务。而且到目前为止，广东的人均GDP早已超过5000美元，浙江和江苏的人均GDP可能在不久的将来超过5000美元，而一般所说的中等发达国家的人均GDP大概为5000
8、10000美元，这说明，在经济发达的省份实际上已经进入到中等发达国家的水平。如果保持这样的水平，估计到2030年就可以实现四个现代化分三步走的宏伟目标。点评：国家要发展，必须要设定目标，企业要发展，也要设定目标，个人发展当然也需要设定目标。每一项工作任务，包括业余时间都需要有目标，目标是前进的方向，没有目标和方向，最终的结果就可能是南辕北辙。设定目标不是坐在家里拍脑袋，不是按照自己的想法，不是做什么样的目标都可以。目标决定结果，明确自己与全局的关系，明确上级和老板有什么样的需求，明白内部客户和外部客户的企盼，在这种情况下设定的目标才是切实可行的目标。综上所述，目标的设定要遵循以下几点： 把目标
9、写下来，写下要做的事； 写下的目标任务越多，付出的就越多，成功的机会就越多； 目标是往何处去，想干什么，最终的结果是什么，针对结果做整体规划； 目标决定结果和方向，勾画出清晰的蓝图，提供明确的行动指南； 明确自己与全局的目标、老板的需求及内外客户的期望是什么。三、实事求是不盲目乐观 少做过多的承诺，不要盲目乐观设定目标以后，要实事求是，这就是SMART原则中的R，就是要求目标高低适合，不能太高，也不能太低，目标太高，可望而不可及，这种目标设定是没有用的；目标太低，不能激发员工奋斗的欲望，工作的潜力就不能得到发掘。实事求是不仅仅是针对目标的设定，在工作任务的数量、自我的能力等各个方面都要实事求是
10、，不能过于盲目乐观，盲目乐观容易犯大跃进的错误，可能会夜郎自大。 承认问题和差错随时会发生，留出犯错误、被干扰和出现意外的余地承认问题和差错是随时会发生的，因为在现实中，突发事件和紧急事件不可能彻底铲除，即使对B类事件的处理万无一失，也要留出时间弹性，防止出现意外。做事要留有余地，不要把话说绝，不要把事做绝，时间安排也一定要有20%30%的富余量。做计划的时候应该留有余地，例如安排一天的工作时间，不能把8小时的时间挤得一分一秒都不差。同时，不做过多的承诺，做不到的不随便承诺，提前打好预防针。 开始行动时，要充分利用经验，总结以往教训，考虑所需资源开始行动之前，要充分利用经验，总结以往教训，考虑
11、到所需的资源，包括人力、物力、财产等，将各方面的配合考虑周详，一步一个脚印。 不做“三拍干部”，不要抱怨埋怨要忌讳“三拍干部”，不要抱怨埋怨，不要总找借口。俗话说“要为成功找方法，莫为失败找借口”，如果“拍脑袋定任务、拍胸脯接任务，完不成任务拍屁股走人”，这样的“三拍干部”只会失败。“拍脑袋定任务”，不跟大家一起进行慎重的思考和讨论，是盲目乐观，一意孤行；“拍胸脯接任务”，不估量自己有多大的能耐，任意拍胸脯，过多的承诺和许诺，只会导致失败提早到来；最后完不成，“拍屁股走人”，推卸责任，甚至“拍肩膀”乱表扬，“拍大腿”充当事后诸葛亮，充当马后炮，这都不符合实事求是的原则。四、制定计划不贸然行动
12、目标设定以后，要开始把目标转化为行动，把蓝图变成现实，这时就需要制定计划。但是在计划与行动之间经常有两个极端：第一是拖拖拉拉、不慌不忙；第二是贸然进行、马上行动。而正确的做法是要制定计划，“慢慢计划，快快行动”永远是取得成功的捷径，而且，如果能“三个计划而后行动”，则可以应对出现的突发事件，更好地适应情况变化。在考虑计划的时候，要“民主计划，专制行动”，也就是多考虑大家的意见，但是一旦事情定下来以后，一定要一竿子插到底，格杀勿论，并且要把“目标刻在石柱上，计划写在沙滩上”，即目标是不能轻易变更的，目标要清晰、明了，是可以写下来的，而且是要符合SMART原则的。有一个成语叫“朝令夕改”，从现代管
13、理学的角度来分析，如果改的是目标的话，就不能随意改；但如果改的是计划，就可以修正。对任务的每一个部分，都要明确预期结果和时间限期，计划越具体、越详实，任务落实起来就越实际，处理起来就越有条理。计划越详细越好，最好是详细到大家都能够听明白，简洁到大家都能够听懂，不会产生歧异，所以在详细和简洁之间，要求得一个平衡。计划要做得很详细，同时要充分沟通，然后一步一步实施。完成以后要进行奖励，当然在执行的中间要进行检查和监督。具体而言，制定计划要做到以下几点： 要防止拖拉和冒进的现象。应该马上行动的，却踌躇不决者，易败；应该不慌不忙的，却快速前行者，则不达。 对任务的每个部分都要明确其预期结果、理由和时间
14、期限。计划越具体，任务就会越实际，处理起来就越有条理。 计划详细、充分沟通、分步实施、完成奖励。五、决不拖拉不能不紧不慢 拖拉的原因要马上行动，绝不拖拉。美国联邦快递有一个广告词说“拖吧，我们会抓住您的最后1分钟”，生理学上也有一句名言，“人类的最后1分钟”，就是每个人做事的时候，都会拖拉，一直拖到火烧眉毛的时候才会着急，所以大部分人在处理事情的时候，都有一个拖延的习惯。对于繁杂的任务，如果工作过重、压力过大、资源缺乏、令人厌烦、没有条理性，目标很模糊、时间不充分、精力也不够、常常又被打断时，人们就会不由自主地开始拖拉。 克服拖拉的办法要客服拖拉，就需要把任务分割，分而治之地进行瓦解，因为一个
15、大西瓜一口吃不掉，应该分成片来消灭；一个大蛋糕吃不掉，也要分成小片来消灭。所谓“千里之行始于足下”，要把若干个大的任务变成一个个小的具体的任务，把小的任务建成许多小的里程碑，并且完成这段任务后要给予奖励。【案例】马拉松比赛一个马拉松运动员，跑得很快，很轻松就完成了比赛，成了世界冠军。比赛结束后有记者采访他，问他是不是有什么特殊的技能，为什么能表现得这么好，拿到冠军。这个马拉松运动员回答，“我已经提前一个礼拜到比赛场地来了，我每天都要去跑几圈，我把42公里多的里程，按照45公里找一个小目标，或者是一个建筑物，或者是一颗树，或者是别的标志物的东西，把这些小目标作为我的一个个具体目标，就可以把整个里
16、程给分成十几个小目标，然后，发令枪一响，我就向我的第一个目标冲去，冲完以后，我就完成了第一个小目标，然后我再向第二个目标冲去，当我的十几个小目标都完成的时候，整个马拉松赛程也就跑完了。”点评：因为马拉松比赛的距离很长，很多运动员都会对这样长的距离产生心理障碍，会让自己不由得疲惫不堪。但是这位运动员却将大的目标分解成了很多小的目标，而这些小的目标在他看来是很容易实现的，于是整个比赛就很顺利地进行下来了。把大目标分成一个一个的小目标，这种方式也被称为项目管理。当每一个小的目标实现以后，给自己一个小的奖励，完成了一个个小目标，整个过程就会充满喜悦，这是完成大目标的一个很好的策略。 及早开始、自我激励
17、、精神放松【案例】看不到前方的失败国外有一个游泳健将，在一个大雾弥漫的天气里横渡海峡。这两个海峡之间相距只有2英里，可是因为雾气太重，他看不到前方，最后他实在支撑不下去了，请求上船。他的父亲在船上一再告诉他，离对岸只有一点点距离了，让他再坚持一下，他却从心理上感觉自己已无能为力了，最后还是选择了放弃，坚持爬上了船。他上船后站起来一看，眼泪就流下来了，因为前方就快要到岸了。他事后说，这么短的距离，凭自己的体力是怎么都能够坚持下来的，可看不到前方的目标，他的心理防线就崩溃了。点评：当一个人看不到前方的目标时，就会丧失他的意志，会失去他所有的潜能，他的能力就不能正常的发挥。人为什么而活着，为什么而工
18、作，未来的5年、10年、20年，个人的家庭和未来到底是什么样子？很多人没有认真想过这些问题，没有进行过人生规划，从来都没有想过自己的未来到底是要成为什么样子。这样的人只能被生活支配着，只能随着生活的波涛四处飘荡，在生活中起伏，最终迷失自我。所以说，一个人重要的不是在什么位置，而是朝着什么方向前进，如果有自己人生的目标，就要不断地把大目标设定成一个个小的目标，及早的开始，一步步地前进，并在每一个小目标实现后做一些自我的激励。六、管理表单不要眉毛胡子一把抓月计划、周计划和日计划的计划量要适中，在这些计划之外，应配合一些管理的表单。而且这些表单也要适量，以简单、简洁为主，不要眉毛胡子一把抓。中国人比
19、较习惯感性思维，而不太擅长理性思维，不太喜欢用管理表格，一看到表格头就发晕。因此对于计划的工作细节，要快速、及时地随手记录，不断地检讨回顾周计划，每天做调整和增减。计划的安排，一定要留有余地，把周计划时时刻刻带在身上，理智应对。对于每天的任务，要保持工作和生活两者的平衡，而中午是一个期限，要尽量把一天的工作集中在上午完成，如果上午实在完不成，下午还可以继续，由此，就可以腾出下午的一些时间做一些自我的调整。人的注意力一般都是90分钟，小孩子的注意力只有45分钟。成人上课最长是1个半小时，因为1个半小时膀胱容量已经到了极限，人的注意力也开始下降，必然导致效率低下。综上所述，制作管理表单时不能眉毛胡
20、子一把抓，要做到： 周计划报表和日计划报表，计划适量； 计划工作细节，要快速、及时、随手记录； 不断回顾周计划表，每天做调整增减； 安排计划要留有余地； 把周计划表时刻带在身上，理智应对； 中午是期限，保持工作生活两者的平衡； 休息片刻，适当调整，90分钟注意力。第六讲 时间管理降龙18掌（下）七、有效规划不随心所欲 不要随心所欲，应将注意力聚焦于最重要的任务，首先完成最重要的工作安排，分批处理一些小任务，不要让干扰和突发事件主宰自己的时间，上午不要工作得太晚，早一点开始工作，按时下班。对于职业经理人而言，如果的确是有突发事件要加班处理，属于情理之中，但经常加班加点不是好习惯。有的人把加班当成
21、一种习惯，这只能导致形式主义，只能使得工作效率低下、没有热情、没有激情，使工作成为累赘、成为负担，这样的工作很难创造价值。【案例1】比老板下班晚的员工某单位在5点钟下班后，所有的员工都没走。但这些员工在办公室里并没有什么事情可做，大家只是静静待着。当别人问他们为什么不下班，他们回答说有事要加一会班。其实真正的原因是他们的老板还没有下班，老板在办公室里还没走，他们就感觉不好意思走。老板不下班，员工就不能下班，因为怕被老板看到后认为不敬业、不努力。当老板一走，所有的员工都一个一个走光了。点评：这样的公司考评绩效是凭什么进行的？凭老板的印象还是凭员工的工作效果？如果一切以老板的感觉来定，按论资排辈来
22、确定，工作时间不干活，晃晃悠悠，下班之后开始加班，混点加班费，而且这样的行为还让上司感觉到此人很努力，这样的工作、这样的企业就不可能取得绩效。【案例2】CMS的管理制度CMS规定，如果某位员工每个礼拜加班超过3天，而且没有申请免费加班，公司会对其进行罚款。CMS公司认为如果公司不需要员工加班，而员工要加班，说明员工的工作效率太差，也说明这个员工的个人能力很差，不能胜任公司的工作。CMS公司的总裁到下面的机构视察，发现晚上9点钟办公楼还灯火通明，一个员工在电脑前打字，他就问是怎么回事。别人回答这是连续3年的优秀员工，每天都加班到9点钟，他很勤奋努力，非常敬业，是这个部门最优秀的员工。总裁找来了这
23、位员工的部门经理，问这个员工为什么每天要加班到9点钟，部门经理说，“这个员工的打字很慢，其他员工打字速度很快，5点钟就下班了，这个员工每天晚上9点钟才能打完，3年以来一直如此。大家看他很勤奋，每年都评他为优秀员工。”因为这一个人的加班，整个办公楼的系统要给他开着，中央空调开着，所有的灯开着，而他加班的根本原因是自己技能不合格，这样的加班耗费了很大的成本，于是总裁立即将这名员工调到了别的部门。几乎所有的公司，尤其是民营企业，提倡员工加班，而有些公司反对员工加班，这就是不同的企业文化价值观。只有好的价值观，才能让整个单位健康发展，才能让单位走可持续发展的道路，才能激发员工的工作热情，创造巨大的价值
24、。在每周的工作中，周一早晨最重要，在周一的上午不应该安排会议，包括电话会议。周一的上午要做最重要的工作，尤其是重要且紧急的工作，合理的安排周一的早晨是一周工作取得成效的关键。很多单位喜欢在礼拜一或者礼拜五安排会议，结果第一天工作开始，大堆的工作任务被搁置，电话响个不停，会影响会议的质量，也影响员工整天的工作。同时，礼拜五下午不能开会，礼拜五下午每个人都心猿意马，准备过周末，所谓“身在曹营心在汉”，会议的结果可想而知。所以不随心所欲，要有效规划就要做到以下几个方面： 注重聚焦于重要任务，首先完成； 围绕要项安排工作，分批处理小任务，不要被干扰和突发事件主宰； 不要工作得太晚；及早开始，按时下班；
25、 周一早晨最重要，不要安排见面或电话会议。八、轻重有别急事急办 对于事情的处理要分轻重缓急，急事急办，不能让简单的、容易的、喜欢的、花时间少的工作占据日程安排，只有聚焦于有价值的事件，处理好B类重要事件，时间管理才能节奏和谐，工作也才能得心应手。具体要做到： 分别轻重缓急的次序； 辨认紧急的、容易的、喜欢的、花时间少的事件； 聚焦于目标和价值。九、沟通细节不粗枝大叶 讲究沟通的技巧，在沟通的时候，一定要按照5W1H的原则进行，了解清楚是什么原因、什么人、什么事、何时、何地、要采取什么样的做法。要像交通警察一样控制任务流。当交通很拥堵的时候，交通警察一定会做一个缓和，先让某一方向停车，让另一方向
26、走，等这边走得差不多时再停住，然后让对面再走，在沟通中，也要使用这种软着陆的策略。【案例】木板上钉钉子柳传志说在一个木板上钉四个钉子的时候，不可以先把一个钉子钉进去，通常的方法是把一个钉子敲两下，然后把对角线方向的钉子敲两下，再把另外两个方向的钉子敲两下。也即要把所有钉子都敲两下，通过这样不停循环敲击，始终保持所有的钉子和木板的平衡，才能把钉子顺利钉入木板。控制任务流，要把任务全部写下来，把期限设下来，在发布任务和会议沟通的时候要使用多媒介，不仅要靠电话，还要发传真、发Email。面对面沟通的时候，也要依靠一些书面的媒介，不断反馈和确认，同时要做进度的追踪、检查和控制。综上所述，沟通的细节包括
27、以下几个方面： 接受任务时的5W1H法：何因、何事、何人、何时、何地、具体做法等； 控制任务流，向交通警察学习； 写下任务，圈出最后期限，信守承诺； 发布任务时、使用多媒介，反馈确认； 保持适当的进度和追踪控制。十、专心致志不多头并举 专心致志，一次只做一件事，不要多头并举、齐头并进。多头并举的结果往往是目标分散、效率低下。一颗子弹只能瞄准一个目标，如果要同时打5个目标，结果会什么目标也打不中。例如电脑同时打开很多软件后，资源会耗竭，而所有的软件可能都无法运行，这样就导致电脑的死机卡壳。同样，上网时同时打开20多个网页，网速就会越来越慢。美国人常说的“在一英寸的地方，深挖一英里”就叫聚焦。不要
28、广种薄收，而要精耕细作。多头任务并举的时候，肯定只能先做成一件。这时，就需要与上级做沟通，把任务的理由和原因列下来，把重要程度列下来，然后提一个方案，列出优先顺序，逐步完成。具体要做到： 多头并举的结果是目标分散、效率低下，会弄糟事情，好像电脑死机一样； 聚焦于目标不放松，离现实越近； 在一英寸的地方，深挖一英里； 多头任务并举时思考：接收的原因、重要程度，征求老板意见。十一、合理分配不加班加点合理分配，而不要轻易加班加点。每天的日工作表当中的计划任务要做一个统筹安排，要很好地利用时间，在合适的时间完成合适的任务。任务要进行分类，进行合并同类项，做一些筛选，可以把部分工作合并在一起，也可以把部
29、分工作暂时放一放，甚至对部分工作可以进行删除以节约时间。一定要做深入的分析，让上午取得最大工作效益，好好利用自己的时间巅峰。具体而言，体现在以下几个方面： 一日之计在于晨，一年之计在于春； 检查日表中的任务，再统筹协调安排； 能否最大限度地利用好时间，是否在合适的时间完成合适的任务； 分析任务并归类：可以删除的、可以少花时间的、可以委派别人的、可以合并的； 上午是可以取得最大工作效益的时机。十二、清理桌面先工作后整理 清理桌面的原则是先工作后整理，而不是先整理后工作。把近期的文件列出来，专注于当前的文件，并用红色的标签标出当前的文件，上面写上ING，意思就是正在进行中的工作，是目前最需要做的工
30、作，正在处理的工作。对于未来可能需要用的一些文件，也要把它们列出来，用另外一个蓝色的标签标记出来。在办公桌上醒目的地方，要摆上时钟，而且自己一定要戴手表，设定时间期限。很多的经理人不喜欢戴手表，但现代时间管理要求大家一定要戴手表，在办公桌上放一个台钟，是为了适应时间管理的需要，可以把它拨快2分钟，树立一个事事提前的时间概念。对于文具也要归类，不能让笔筒里面有橡皮三五个，水笔一大堆，要将够一个月用的文具放入其中，留出适当备用，成堆的文具只能让人感觉凌乱不堪，同样，日用品不能放置太多，但是也不要太少。具体而言，要做到以下几点： 只保留近期文件，要专注于当前的文件，包括正在处理的和未来四周内需要使用
31、的文件； 清空办公桌面，按使用频率重新摆放物品； 在醒目的地方摆上时钟、戴上手表、设定时限，建立时间观念； 归类文具于一处，足够一月使用即可。十三、办公室5S不乱成一堆 依照办公室整理的5S，进行“整理、整顿、清扫、清洁、素养”，对办公室的文档和电脑中的文档，一般分为710类，按照这样的分类将每一个文档归档，分类不要太多，太多了就容易导致分类混乱，也不宜太少，分类太少每个大类中就可能存在很多归档模糊的文档。文档的归类和团队管理一样，好的团队一般管710个人，极限是15人，而低于5人的团队缺乏潜力。常用的文档也是分为710类，例如常用信息、即刻行动、当前的项目、日常的工作、例行工作、客户工作、有
32、待解决的问题、委托他人等，要把不同分类的文档标签标清楚，使用不同的文件夹。在文件夹里面，子页应该适当，不要太多，也不要太少。每个大文件夹可分成若干个小文件夹，每个文件夹也要做彩色的标签，这样就会一目了然。办公桌的桌面上只放当前所需要的东西，每天上午下班前先简单整理一下，在下午下班前再用5分钟系统地整理一下，而且一直坚持这样的整理习惯，不要一个月整理一次。也就是要做到以下几点： 整理、整顿、清扫、清洁、素养； 分类一般为710个文挡，标准适当宽些，分为常用信息、即刻行动、当前项目、日常工作、客户工作、有待解决、委派他人等； 文件夹纸页适当，把大文件夹分成若干个小文件夹，文件夹用彩色标签标注，能用
33、彩色文件夹更好； 桌面上只放工作必需的东西，每天整理一点点，每天清理办公桌，收好文档，掌控一切。十四、减少干扰不随叫随到随叫随到是永远对别人开放的时间管理，不利于减少自己的干扰，每个人都不应随时随刻地等着别人的干扰。作为管理者，每天上午要至少三次去询问自己的团队成员，有没有什么问题，或者需要做点什么，看到他们的次数越多，他们找自己的次数就越少。而且一定要加强他们的计划性，要做一些走动式管理。当然也要对时间进行约定，告诉员工，有紧急的事情找自己，除非突发事件，一般的情形找最好应是到了什么阶段做什么阶段的事。大家都有事先的约定，干扰就会降到最小程度。一般而言，每次干扰会耗费67分钟，而干扰结束后，
34、需要45分钟才能恢复到先前的工作状态，所以任何人的任何事被干扰后，工作的注意力都会被分散。减少干扰的另一些办法是转换自己桌椅板凳的方位，把多余的椅子拿掉，关闭房门，在门外挂免进牌，躲进无人的小会议室或者办公室，分析干扰事件，把它们分为重要性、紧急性和无必要性的问题，对于近期干扰频率、程度以及减少的方法要做出分析，然后针对分析结果，设计自己的策略来减少干扰。综上所述，减少干扰，要做到： 每天上午至少三次询问团队成员是否有问题或需要我做什么，他们看到你的次数越多，进入你的办公室的次数就会越少； 干扰会耗去69分钟，再需要45分钟的恢复，打搅三次后，专注力会分散； 转换桌椅方位，把多余椅子拿走，关闭
35、房门，挂免进牌，躲进无人办公室； 分析干扰事件，分为紧急、重要、必要性等； 近期干扰的频率、程度、减少方法等。十五、管理邮件不受制于它 管理邮件是时间管理的高科技化所带来的。电子邮件也不是随时来就随时处理，如果这样的话，管理者就会很被动，就永远要等候着处理自己的邮件。因此，管理者正确的做法是在一天中设定专门的时间段去处理邮件，一般的建议是中午吃饭前、下午下班前来处理邮件，大概留1530分钟。但是对于邮件也要做一个重要性的分析和把握。例如上午吃饭前1520分钟，处理非常重要的邮件可能处理不完，所以这15分钟只能把垃圾文件、无聊的内容等通通扔到垃圾桶；对于简要的问题做快速的回复，然后留下重要的；一
36、时不能够马上回复的邮件，留在下午下班前专门处理。随着科技的不断发展，随时邮等业务陆续被开通，当管理者有邮件来了以后，马上就会有短信息发到手机电话上，结果管理者看到手机电话，心里就开始不安分，这种心理暗示就会让管理者马上去打开邮箱查看邮件，这实际上是制造了更多的干扰。管理者只要保证每天能够收发一次邮件就可以了，没有必要随时随刻待命，否则就会受制于它而浪费无数的时间。对于Email的管理，可以建立二级文件夹，设置一些过滤器。善用附件，不要总是在信里面写很多东西。要认真简洁地处理邮件，每天利用1530分钟分批集中处理邮件，然后关闭邮箱，处理其他的任务。具体而言要做到： 初次看到邮件要即刻处理，先浏览
37、一遍，删除垃圾文件、无聊内容，再回应重要的内容； 专时处理，关闭邮件提醒功能，用电话及时回复可保护私密性，建立二级文件夹，设置过滤器拦截垃圾信息； 善用附件，认真简洁，当天回复，敏感问题使用电话； 利用1530分钟分批集中处理邮件，然后关闭邮箱，处理其他的任务。十六、管理电话不随意接打 电话的管理就是不可以任意接打电话。任意地打电话和任意地接电话都是浪费时间的元凶。接到来电，要鼓励对方尽快进入主题，不断询问对方真实的意图和想法。常常会听到有一些像小孩子的年轻人，打过电话来总是说“猜猜我是谁”，这时候要果断地说“对不起，我猜不出来，请问你是谁”，要尽快地切入主题，并把每一次电话通话的时间压缩到最
38、短。通过分析一周的电话记录，可以把某些电话进行授权，例如自己不在的时候，把电话交给别人处理。回复电话的时候要说，“我能为您做一些什么，我能帮您什么忙吗”，自己需要注意回避的时候，一定要让有关的人员知道，回避到哪里去了，以便有紧急的事情可以找到自己。在特定的时间，例如在中午之前批量回复电话，保证其他的时间能安心处理非常重要的工作而不被打断。综上所述，管理电话要做到： 鼓励来电者尽快进入主题，不断询问以清楚其真实意图和想法，方便时回电； 分析一周的电话记录，是否必要回电、授权、缩短电话时间； 回复电话时问“我能为你做些什么”； 让人们知道去哪里找你，留出回电的时间，在特定时间中午前批量回复电话。十
39、七、充分授权不事必躬亲要充分授权，没有必要事必躬亲。要集中精力，聚焦于目标，提高工作效率。授权能够培养和激励员工，要明确什么样的任务可以授权，要分析授权的风险、任务、职责，授权对员工的兴趣、能力和他的空余时间等也要有所了解。授权以后不等于授责，还要不断监督，控制被授权者的进度，保证任务最后能真正顺利完成。具体而言要做到： 集中精力，聚焦目标，提高效率，致力于团队，能培养和激励员工； 分析任务的风险、价值、职责，员工的能力是否匹配等； 选择合适的人选进行授权，并提供支持； 监督控制进度和品质，做结果考核、正面强化、建设性反馈问题。十八、管理会议不再文山会海微软公司管理会议有“简单管理三法”，即第
40、一不要随便发文，要多用小便签；第二不要随便开会，要到桌边讨论，到某一个经理的办公室去讨论；第三不允许坐着说话，要站着说话。也就是不随便发文、不随便开会、不坐下来讨论，一定要找到高效率的方式方法和有充足的理由时才开会。现在很多单位开例会，有周例会、月例会、年例会等，年底大家都要聚餐一次，有时纯粹是为了开会而开会，所以开会的成本很高。如果必须要开会，条件许可的情况下，不如使用视频技术，借助邮件，或者开电话会议，更省时间。会议一般要控制在90分钟以内，让每一个人都做好充分准备，开会的理由、整个的会议议程、每个人发问的方式和时间都要控制好，只有这样，会议管理才能取得成效。具体而言要做到： 有理由才开会
41、，而不是工作例会，目的是提供信息、解决问题、集体讨论； 开会的成本很高，能用邮件代替的就用邮件方式； 与会者、起止时间、地点、主题、议程、主持、会议纪要等事先准备好，会议时间要控制在90分钟内； 知道自己参加会议的理由和作用，可以委派别人参加、或以其他方式提供信息、只参加会议的一部分，下午开会较好，不要机械地定整点。【自检3-1】研讨如何提高会议的效率1平时您所参加的会议存在那些问题?_ 2下一次会议的主题和议题是什么?_ 3如何快速有效地完成该次会议?会议应该用多长时间？_ 4希望达成什么样的结果?_ 见参考答案3-1综上所述，管理好时间，一定要讲究方法，时间就是金钱，重视每一天的时间价值，管理者才能够家庭幸福，事业成功。管理者一定要认识到： 昨天过期支票； 明天期票； 今天现金。在时间管理中，管理者要承诺自己： 日清日新，每日进步； 每天计划，每周检讨； 决不拖延，马上行动； 只做最重要的事情。【自检3-2】如何避免分心？1如何处理电话才不会打扰您的工作?_ 2用什么样的方式让您有安静的时间不被打扰?_ 3您的工作环境如何布局能防止您被打扰?_
