1、2009 年个人工作总结第一部分：工作内容及工作量统计2009 年法定工作日为 250 天，其中具不完全统计 2009 年我个人加班天数为 188 天，按照日均加班时长最少 2.5 小时计算，则 2009 年全年加班工时超过 470 小时，折合标准工作日（每天工作 8 小时为一个标准工作日）58.75 日，实际工作时间按照下面不完全统计累计计算为 331 个标准工作日，超过标准工作日 81 天。按照标准工作日 20.83 天/月计算，则加班近 4 个月。即我 2009 年 1 年相当于上了 16 个月的班。自 2007 年我调任综合部以来因为一直高负荷工作，而从未得到允许休息年假。现根据工作日
2、记将相关工作分类汇总简要结果如下：序号 工作分类 工作结果 标准工作日统计1 招聘招聘 117 人，09 年底在职 109 人，组织117 人体检。 572 合同保险办理 88 人次签署合同，办理各种参保手续。 293 事业编制职称为 45 人办理职称类工作 4 次，合计 180人次 274 企业编制职称 申报 65 人，考试通过率超过 90% 205 注册咨询工程师 组织申报 26 人，2 人通过考试 136 概预算考试及换证新考证 15 人，换证 40 人，全部通过考试 77 编写公司文件 通知、制度及规范类文件 27 份 88 绩效考评组织全院设计岗位绩效考评，110 人左右的考评人次
3、99毕业设计、答辩及新员工培训组织 32 人的毕业设计、答辩、入职培训、考试、批卷 1110 岗位说明书修改 2 次集中修改岗位说明书 611为各部门及员工提供相关信息服务日均做各类信息表及回答查询 3 个，累计超 750 人次。 3112 基础数据更新类工作 每周至少 1 次，累计超 60 人次 213 岗位级别调整类 工资调整 1 次，工资测算 1 次 9日常办公类工作14接打电话，发短信 日均接打电话 24 个，全年累计近 6000个；短信群发 63 次。 30收发电子邮件 处理邮件 13553 封，阅读 4679 封。发送邮件总数 437 封，我个人约占 2/3。 11会议及处理文档
4、每周平均会议沟通 3 次，整理文档每周1 次。 5315 其他工作校园赞助、给司机购买商业保险、司机满意度测评、品行指标编写等 8标准工作日合计 331第二部分：工作内容分类说明一、招聘工作今年是设计院大发展的一年，表现在人力资源工作上主要的是员工数量的增加。截止到 2009 年 12 月 31 日设计院在职员工 258 人，2009 年全年新入职员工 109 人-不包含2010 年应届毕业生及四川招聘的学生，也不包含年内因为各种原因离职的人员。按照在校医院体检的数量统计实际办理过入职手续的至少 117 人。标准的招聘工作流程是：拟定招聘要求和数量选择广告发布途径发布招聘广告收简历和接待来访第
5、一轮面试汇总结果第二轮部门面试汇总结果第三轮院领导面试编写员工入职审批表办理入职填表入职体检做工资表。按照每个人 3 轮招聘面试交流平均耗时 60 分钟，汇总、输出简历、做汇总表 20 分钟，个人信息录入 10 分钟，做入职审批表耗时 5 分钟，办理入职体检 5 分钟，做工资表 20 分钟，则每个招聘一个人需要耗时合计为：120 分钟，则成功招聘的 117 人就需工时 214 小时，折合标准工作日 27 天。考虑到应聘候选人与实际招聘人数一般至少保持 4：1 的比例，那么筛选候选人投入的时间也应该计算在招聘工作内容中，但是考虑到很多人在一面和二面被排除掉，则他们单人消耗的时间应该平均在 40
6、分钟左右，这些候选人估计在 350 人左右，那么他们消耗的工作时间约为 234 小时，折合标准工作日 30 天。二项合计招聘工作耗时应至少需 57 个工作日。二、合同保险类工作今年入职 109 人就意味着需要办理这些人的合同和保险。我今年 5 月份接手的合同和保险工作，这之前是由吴老师负责的。我接手后为超过 88 人（含德盛公司 30 人）办理了签署劳动合同、新参保、续保或减员工作。每月去社保、医保及公积金办理参保和缴费的工作约需要 2 个工作日，则 7 个月共计需要约 14 个工作日。办理 88 个人的合同的工时：平均为每个人填写 2 份合同内容 20 分钟，组织签署合同（包括每次陆续签署合
7、同需要查找的时间）每人 5 分钟，填写相关表格社保、医保、公积金表格及打印贴照片等每人 30 分钟，分发医疗卡和公积金卡每人 3 分钟，则每人保险耗时合计为 58 分钟。88 个人就需要 88 小时左右，折合标准工作日为：11 个工作日。仅仅年终做全年保险汇总表就耗时 2 个工作日，和财务以及德盛对账耗时约 2 个工作日，共计 4 个工作日。合计耗时 29 个工作日。三、事业编制职称类工作今年是吉林大学事业编制职工职称频繁调整的一年。涉及全体事业编制的填表审批共计 4 次，分别是“吉林大学工程实验系列各级岗位申报表” 、 “吉林大学专业技术系列各级职务申报表” 、 “吉林大学技术职务聘任审批表
8、” “吉林大学其他各专业技术系列各级职务申报表”以及年终考评表。我公司事业编制在职 45 人，每次职称工作的流程是：理解文件要求-制作填表说明-张贴通知-发送邮件-电话通知-回收填表-审核修改各位员工的填表内容-收集相关学历证书-打印表格粘贴照片-送审-返还学历证书。4 次职称工作每次准备工作（理解文件要求-制作填表说明-张贴通知-发送邮件-电话通知）需要耗时 4 个小时左右，则合计耗时 16 个小时，合计工作日 2 天。审核每个员工的表格，调整格式，打印，粘贴照片，盖章平均耗时 1 小时，则每次职称工作需要耗时 45 小时，4 次累计耗时 180 小时，折合工作日 23 天。每次送审耗时 2
9、 小时收集返还 45 人的证书 1 小时，则 4 次累计工时 12 小时，折合工时 1.5 天，加上年终考评工作耗时半天合计 2 天。事业编制职称工作累计耗时：27 天。四、企业编制通信工程师职称考试工作企业编制职称考试的工作流程同上类似，只是增加了购买分发教材、考试和分数发布及做其他保障工作的内容。前期文件理解（3） ，填表说明编制（2） ，筛选合格人员名单（2） ，向领导汇报确定最终申报名单（1）这些工作累计工时 8 小时折合 1 个工作日。成功申报 65 人，审核修改，打印，粘贴照片，盖章这些工作平均每人耗时 2 小时（因为申报材料多，填表内容也多） ，则 65 人需要工时 130 小时
10、，折合工作日 16 天。购买教材去了 2 次（3） ，缴费 2 次（4） ，分发教材（4） ，取、分发准考证（3）共计耗时 14 个小时，保障工作 4 次耗时约 4 小时，回答员工咨询解答疑问等耗时 3 个小时累计21 小时，折合标准工作日 3 天。合计工作日为：20 天。特别说明的是在职称考试全省整体通过率 60%左右的情况下，通过我们认真细致的工作，设计院考试通过率超过 90%，在全省所有同行业企业里面名列前茅。五、注册咨询工程师考试工作注册咨询工程师考试的组织工作流程与通信工程师考试的工作流程基本相同，只是增加了网上报名和缴费、购买辅导课程的工作。前期文件理解（2） ，填表说明编制（2）
11、 ，筛选合格人员名单（2） ，向领导汇报确定最终申报名单（1）这些工作累计工时 7 小时折合 1 个工作日。报名考试 26 人，网上报名、审核修改，打印，粘贴照片，盖章，网上缴费这些工作平均每人耗时 3 小时以上，合计工时 78 小时，折合标准工作日 10 天。购买教材去了耗时（2） ，取发票（2） ，分发教材（2） ，取、分发准考证（3） ，收集、返还证书（4） ，选择购买网络教程（4）共计耗时 17 个小时，折合标准工作日 2 天。合计工作日：13 天。六、概预算考试及换证类工作2009 年组织概预算考试和换证工作各一次。概预算考试组织的流程与通信工程师考试流程类似。概预算考试工作：前期文
12、件理解（1） ，筛选合格人员名单（2） ，向领导汇报确定最终申报名单（1）这些工作累计工时 4 小时折合 0.5 个工作日。成功申报 15 人，审核修改报表，打印，粘贴照片，盖章这些工作平均每人耗时 30 分钟，则 15 人需要工时 450 分钟，折合工作日 1 天。购买、分发教材（2） ，取、分发准考证（2） ，缴费去取发票（4）共计耗时 8 个小时，折合标准工作日 1 天。小计：需要工作日 2.5 天概预算换证考试工作：前期文件理解（1） ，筛选合格人员名单（2） ，向领导汇报确定最终申报名单（1）这些工作累计工时 4 小时折合 0.5 个工作日。成功申报 40 人，审核修改报表，打印，粘
13、贴照片，盖章这些工作平均每人耗时 30 分钟，则 40 人需要工时 20 小时，折合工作日 2.5 天。购买、分发教材（2） ，取、分发准考证（2） ，缴费去取发票（4）共计耗时 8 个小时，折合标准工作日 1 天。考试期间做现场保障工作耗时 0.5 个工作日。小计需要工时：4.5 个工作日合计工作日：7 天。七、编写公司文件类工作根据我的不完全统计经过我编写发布的文件 27 份，主要为岗位任免通知、人事类管理办法等，平均每个文件编写、修改、送审、张贴整个环节下来至少耗时 2.5 小时，则累计耗时 67.5 个小时，折合标准工作日 8.5 天。八、绩效考评类工作绩效考评工作流程：确定考核指标及
14、权重-编写修改绩效考评管理办法-制定各部门考评人员名单-发布绩效考评通知-解答相关问题-回收审核考评结果-对不合格的考评表发回重新打分-汇总考评结果-计算考评分数-反馈考评结果其中工作量最大的是确定考核指标及权重，因为要和相关部门领导及院领导沟通征求意见，然后回来不断修改，此项工作至少需要 6 个工作日。其次是审核考评结果，由于去年的考评打分要求比较复杂，很多人都是多次修改之后才合格的，按照每个考评表审核修改平均需要 5 分钟计算，120 多人的考评表审核修改需要耗时约 600 分钟，即 10 小时折合约 1 个工作日。汇总考评结果编写公式计算分数约需要 2 个工作日。合计 9 个工作日。九、
15、新员工培训和答辩工作新员工培训工作流程如下：今年参加新员工培训 32 人，工作时间简单计算如下：确定时间和内容（1）-确定讲师和课程（1）-发布通知（2）-布置会场（2）-培训现场组织管理-编写考卷（2）-组织考试（3）-打分（2）-汇总考试成绩（1） ，累计工时 14 小时，约折合工作日 2 天。而培训现场管理则要求培训的一周内我基本都要在现场，则需要工时约 5 天。新员工答辩工作流程如下：核定参加答辩学生题目及导师等信息（2）-确定答辩老师和分组情况（2）-通知学生答辩提交论文（4）-审核学生论文（16）-答辩当天工作（8）合计工时：32 小时折合工作日 4 天二项合计需要工作日：11 天
16、。十、岗位说明书修改工作2009 年 2 月和 5 月集中进行了两次岗位说明书修改。修改岗位说明书的工作流程如下：相关领导访谈审查现有岗位说明书的问题-汇总领导意见-重新编写岗位说明书。这里面工作量最大的就是和相关领导访谈每个领导访谈一般需要约半天，则修改一次岗位说明书我实际投入工时 3 天左右，二次修改就需要合计约 6 天左右。十一、为各部门及员工提供相关信息服务类工作就在今天（2010 年 1 月 4 日中午）我还在为计划经营部赶制全院中高级职称人员情况统计表。按照平均每天制作这样的电子表格 3 个左右，每个平均耗时 20 分钟，那么一天至少有 1 小时在做表。同时我们还提供为员工查询社保
17、、医保、公积金账号信息及解答相关政策疑问的工作，这样的工作每周都有，单次耗时应该在 5 分钟左右，全年按照 250 个工作日计算那么就是 250 小时，折合标准工作日 31 天左右。十二、基础数据更新类工作因为员工个人情况不断在变化就需要不断更新基础数据表。就在今天（2010 年 1 月 4日上午）马力君因为身份证号换了，我为他重新扫描证件，修改了基础数据表，还要做更换社保、医保、公积金账号等一系列与身份证相关的工作。员工更换电话号码、邮箱地址、学历更新、结婚、生子、职称、概预算证等等这些情况发生变化时候都需要更新基础数据表，这样的事情基本每个星期都有，就按照最少每个星期 1 次，每次耗时 2
18、0 分钟（电话和邮箱变化则要修改整个相关的邮箱系统和短信系统，不是单纯修改数据表） ，那么 52 周耗时 1040 分钟，折合 17.33 小时即至少 2 个工作日。十三、岗位级别调整类工作今年进行了一次岗级工资调整和一次岗级模拟测试。工资调整基本工作流程如下：核实全院职工的学历、工龄、现有岗级等情况（8）-按照标准分类调整-（16）-反复修改（4）-报院领导审核-和财务核对相关数据（4）-请领导审批-发布执行，消耗工时4 天。岗级模拟测试基本流程同上，为了领导决策方便增加了一些公式链接，消耗工时 5 天。合计 9 天。十四、日常办公类工作由于进行电话统计的时候，只是记录次数和时长，没有分类统
19、计，所以不能准确把电话、邮件这些联系沟通的工作准确地分摊到各个工作内容里面，而单独作为一项工作内容和工作量表述如下。1、接打电话和收发传真办公室电话承担着对内对外沟通的桥梁，每天都会接打很多的电话，这些看似平常琐碎的工作实际上消耗了很多工作时间。抽样电话统计：我选取了不同月份 25 个工作日进行了电话统计，25 个工作日共计接打电话 609 个，日均接打电话 24.36 个，累计电话通话时长 1985.34 分钟，单个电话的时长为 2.3 分钟；单个工作日消耗工时约 56 分钟，与电话相伴的还有传真文件的收发以及呈送给相关部门领导，这些都需要消耗时间。手机及电脑群发短信全年约 63 次，每次至
20、少 10 分钟，折合标准工时至少 1 天。处理电话的时间按照全年 250 个工作日不考虑加班情况计算则，消耗工作时间 14000分钟，折合标准工作日为：29 天。合计：30 天。2、处理邮件类工作每周我平均要加班一次左右处理邮件。现就工作常用的两个邮箱的邮件数量分别统计如下：（1）cctdi 邮箱 2009 年收到邮件 10446 封，其中未读垃圾邮件 7504 封，已读邮件2924 封。按照每封邮件阅读、下载、改名保存等处理平均需要 1.5 分钟计算，则仅已读邮件需要工作时间 1462 分，约 24.4 小时。（2）163 邮箱：此邮箱是我群发邮件的邮箱，2009 年收到邮件共计 3107
21、封，其中已读 1755 封。发送文件 437 次，很多邮件都是群发，一次可能发送邮件 200 多封。但是在邮箱系统中群发邮件无论多少都只记录为一封，截图如下：这个邮箱是我院对外联络的主要邮箱，也是招聘使用的主要邮箱，因此邮件处理也比较慎重，因为需要认真阅读、下载、分类等，单个邮件平均耗时应该在 1 分钟左右，1755封邮件需要约 30 小时；群发邮件因需要编写邮件内容、从通讯录上选择收件人等单个邮件耗时应该在 10 分钟以上，则耗时为 4370 分钟，约 73 小时以上。小计：处理邮件系统消耗工时合计为：128 小时。由于 163 邮箱不只是我个人使用，按照我的工作量占 2/3 计算，减去其他
22、同事的工作量，则保守估计处理邮件类工作全年消耗工时在 88 小时左右，折合 11 个标准工作日。3、会议类工作分为会议服务和参会时间两类。会议服务包括会前的通知张贴、会场检查布置及物品的准备，会议中的照相及其他服务，会后的卫生收拾等，就按照每个会议需要投入工作时间 2 小时计算，全年按照每个月平均 1 个会议计算，则工作耗时 24 小时折合 3 个工作日。参加会议分为部门会议和全院会议，部门会议每周除了例会 1 小时还有其他临时性商讨问题的会议及部门集中学习平均每周约 3 小时，则全年 52 周，部门会议耗时 208 小时，折合 26 个工作日。全院大会仅仅十一期间就开了 3 天，年终联欢会
23、1 天，北京参加培训 4 天，全院职工大会 1 天，全年累计耗时 11 天。另外每周整理纸质材料（如应聘者档案、合同、报表、文件等）对其进行分类归档、添加标记、销毁等工作，至少需要耗时 2 小时，则 52 周耗时 104 小时，折合工作日：13天会议工作合计：53 天。仅仅以上三类工作折合工作日就需要 94 个工作日。十五、其他工作：校园赞助、司机购买商业保险、司机满意度测评、品行指标编写等；校园赞助活动是指接待校园社团拉赞助活动，参加相关宣传活动等，接待社团 6 次，参加社团活动 2 次，编写社团活动管理办法，合计至少 2 个工作日。给司机购买商业保险，收集资料，接待保险公司业务员，拟定方案
24、等工作合计至少 2个工作日。满意度测评指标设计年初和年末进行了至少 2 次，每次至少耗时半天，合计 1 个工作日。品行指标编写工作从资料收集大大的改动 5 次，累计工作日 3 天。合计工作日：8 天。以上 15 项工作合计标准工作日 331 天，与开头测算的标准工作日 309 天相比超过 12天，这可以说明我加班的平均时长应超过 2.5 小时。此外还有很多临时性工作，可能每天就 1、2 件（诸如领导临时交代的任务或者接待访客等） ，每件事处理起来也许只是需要 10 分钟，就算 1 天出现 1 次临时性工作，那么全年250 天，累计就需要 5 个工作日。这个例子说明人事工作很多事情好像都不过是举
25、手之劳，但是因为这样的事情很多累计起来你就会发现不知不觉中你大量的工作时间被占用了。如前所述我 93%的工作时间都被事务性工作占用了。人事工作也是服务型工作的一种，同所有服务型工作一样，客户（设计院全体员工都是我的客户）对需要满足的及时性要求很高，也就是说当员工领导提出要求的时候我必须快速做出反应尽快给出结果以满足“客户”的需要，每个月 10 号之前必须交社保，15 号之前必须做工资给财务，20 号之前必须完成医疗保险和公积金的缴纳和报表，这些都是每个月必须进行的工作，职称类工作也都有严格的最后时限，每次都处于倒计时冲刺状态。现实的情况是设计院由去年的 150 人左右，增加到年底 257 人的
26、规模，而从事人事工作的具体人员却减少了，在这种情况下我已尽全力在维持人事日常工作的正常进行，每天忙于处理那些重要而紧急或者紧急不那么重要的事情，因此对于如制度建设，规范建设，总结沉淀，绩效考核研究等这些重要但往往不是很紧急的工作能投入的精力就不足了。针对上述情况的建议如下：1、 建议增设人事管理员岗位。一般同等规模公司从事人事工作的岗位至少应增加一名人事管理员负责合同保险、薪酬福利以及培训，同时这也是工作流程的需要，人事工作也同样需要分为制表，审核等流程建立防错、纠错机制，而现在就我一个人的情况下明显无法建立这种机制。2、 加强办公信息化系统建设。上一套 OA 系统可以大量节省我们贴通知、打电话、发邮件的时间，提高办公效率的同时信息到达的及时性和可靠性也更高；人事管理系统将使相关部门自己通过网络进入人事信息数据库自己查询和提取所需要的资料，减少大量制作报表工作的同时，可以大大提高工作效率也增强了应对突发性工作的能力。初步估算系统和人事信息系统如果正常运转之后，仅我个人就能节约 60 个工作日，接近 3 个月（20.83 天/月）的工作时长，按照我个人平均工资 5000/月，这套系统直接效益就是将节约 1.5 万元，仅综合部其他人员共同使用本系统则一年节约的工时将远远超过最初设备的投入，这还不算其他部门员工减少等待时间产生的效益。
