1、物业管理应用文书,应用文书是一种与日常生活联系紧密、有固定程序、文字通俗、带有交际性质的使用性文书。在物业管理活动中，作为直接影响物业管理活动成效的一个基本要素，应用文书得到了广泛的使用，而且发挥着重要作用。物业管理从业人员来说，准确熟练运用物业管理应文书是一项必须具备的基本技能。,一、应用文书基本知识,（一）应用文书的分类1. 性质分 通用的应用文可分为行政公文、事务公文、会议公 文、制度公文、礼仪文书、经济公文、其他日常文书、 司法公文等八大类几十种。物业服务行业属第三产业， 是服务行业，因此，在制作和使用各种文书时，既要符 合通用文书的一般特点，还要突出服务的特性。,内行文：仅限在独立的
2、组织中传达的文书 外行文：可再组织外传递的文书 前行文：在事情发生前制作的文书 后行文：在事情发生后制作的文书 上行文：属内行文，且是向上级报送的文书 下行文：属内行文，且是向下级发送的文书 平行文:在各独立组织之间传递的文书,2. 行文方向及时间分,（二）应用文书的构成,1. 标题2. 正文3. 落款,（三）应用文书标题的制作,1. 公文式标题的制作 组成要素 单位+时间+事由+文种 解释： 文章是谁起草的（单位） 文章反应什么时间（时间） 什么区域（范围）的什么事情（事由） 这篇文章是做什么用的（文种） 例如：物业公司2014年度培训计划,2. 文章式标题的构成模式,有单标题和双标题（即主
3、副标题）。主标题一旦概括到某种 程度，不能概括和反应需要传达的含义，就必须用副标题来做具体 的说明。 例如：某物业服务企业开展全员节约活动取得明显效果 后，集团公司要求该公司上报经验材料，以便在全集团推广。这个 标题就可以制作成：“挖潜增效大有可为”，副标题为“物 业公司开展全员节约活动情况总结”。,（四）应用文书写作的行款格式规则基本包括：标题、署名、分段、引文和序码,1. 标题文章标题的基本规则是居中排列，字号应大于正文，字体也应与正文相区别，并且上下各空一行。如果大标题字数较多，则应考虑分行排列，但分行排列应注意前后意思的完整，仍然要居中。副标题应紧靠大标题下，中间不空行，题前要加破折号
4、，所用字体也也应区别于主标题。,2. 署名署名一般应放在大标题之下，居中，上下各空一行， 字号应小于大标题，字体也应区别于大标题与正文。3. 分段开头空两字第二行定格书写。书信、报告、行政公 文主送机关要求顶格书写，后面加冒号，第二行空两字。,4. 引文较短的引文可夹在正文中，较长需换行自成一段，排列上比正文退两格，字体与字号与正文区别。5. 序码一、（一）1. （1）,二、物业常用应用文书,（一）行政性公文行政性公文就是通常所说的狭义公文或法定公文，属于规范体式通用公文中的一大类别，也是应用最广泛的类别。 1. 通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。,（1）通告的分类制约性通告
5、：用于一定范围的对象普遍遵守的某些事项。知照性通告：用于比较公开的告知一定对象应知的事项。,（2） 通告的格式与写法 标题通告的标题有两种写法： 一种是单位+事由+文种例如：物业项目关于的通告另一种是只写发文单位名称和文种或只写“通告”两字。这种情况适用于对外张贴或在报纸上发表。, 正文通告的正文，一般由缘由、事项、执行通告事项的要求等内容。通告的缘由位于正文开端，主要介绍通告的根据、原因和宗旨；接下来写通告事项，如事项较多，可采用条款式写法，把具体的规定和要求，用简明通俗的语言概括出来，表述上要求有纲有目，明确具体。结尾鞋上“特此通告”等字样。, 落款以“通告”作标题时，应写明发布通告的单位
6、名称及成文时间，并加盖发文单位印章。如果发文单位名称在标题中已出现，可省略单位名称，只标注成文时间，并加盖印章。,通知 适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和补相隶 属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有单位周知 或者执行的事项，任免人员。,（1） 通知的分类大体可分三类指示性通知： 用于发布规章制度、阐述政策、布置 工作、答复下级机关询问等，带有指令性，需遵照执行。 周知性通知： 用于发布下级机关及有关单位周知的情 况。常见的如人员任免，设置或撤销、合并机构，召开会 议等。 转发性： 用于转发上级单位及不相隶属单位的来文。,（2）通知的格式和写法 标题 （不宜过长）单位+ 事由+文种事
7、由+文种 正文一般包括三方面内容：引据、主体、结语,引据 先叙述通知的起因缘由，写明通知的背景及依据， 为何要发改通知，然后通过承启用于转入下文。主体 也称事项。简单的只要写清什么事，有何要求，复杂的要分层次段落写。结语 因内容而定。, 落款发文单位印章和成文日期注意问明确行文目的 为何写 ? 内容是什么? 怎么写?范围 、对象 针对什么问题? 解决什么问题?提出的措施可行 不可空泛结构严谨，层次清晰,3. 报告适用于向上级机关汇报工作、反应情况、答复上级机关询问。 （1） 报告的分类 工作报告 用于在某项工作进行到一定阶段或已完成时，将工作情况向上级单位汇报。 情况报告 用于向上级单位汇报某
8、种特定或紧急情况, 建议报告 用于向上级单位汇报工作情况，提出工作建议。 回复报告 用于对上级单位查询、查办、催办的事项作出专门答复 报送报告 用于向上级单位报送各种材料，包括下级单位主动呈送的。在报送时，需要对报送材料有关情况作简单说明和介绍。,（2）报告的格式与写法, 标题 单位+事由+文种 正文引据 概括主旨 包括依据、目的、总行动、整体评估、 评价过渡用语 “现将有关情况汇报如下”。主体 报告事项 包括工作进展、主要做法 取得效果、基本经 验、存在问题、产生原因、解决办法。 结语 “特此报告”“请审核”“请指示”“以上报告如有不妥，请指正”。 落款 单位印章及成文日期,4 .请示 适用
9、于向上级机关请求指示、批准 （1） 请示的分类请示一般是事项性请示，即单就某一事项请求上级单位给予指示或批准。,（2）请示格式与写法 标题 单位+事由+文种 正文 引据 写明请示起因 主体 请示什么问题结语 单独设段 “请指示”“请予批 准”“妥否， 请 批示”。 落款,5. 意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法 （1）分类 建设性意见 上级对下级单位提出工作建议 决定性意见 对辖属机构、组织及人员提 出规范性的要求和措施指导性意见 用于上级单位对下级单位进行工作指导。 如 公司关于开展业务宣传工作的指导意 见工作部署性意见 对某项工作或全面工作作出安排。如 公司关于进一步加强市场调研工作
10、的意见 。,（2）意见的格式与写法 标题上行文与平行文 单位+事由+文种下行文 事由+文种 正文 引据 依据 、目的、情况、意义，回答“为何提意见”主体 见解、建议、规范性解决办法结语 “以上意见，仅供参考” 或 不写自然结尾。 落款,6. 函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。 （1） 分类从内容上分 告知函 ： 类似通知，由于不是上下级关系和业务指导关系，使用“通知”不妥，故应用“函”。, 商洽函：主要用于请求协助、商洽解决办理有关事宜。 询问函：主要用于提出问题或咨询有关情况 答复函： 主要用于答复有关问题或事项。 请求批准函： 主要是向有关主管部门请
11、求批准事项时使用。如 公司关于申请办理 同志赴岗工作签注 的函。,（2） 函的格式与写法 标题 正文引据 原因、背景、依据、理由等主体 直陈其事，明确地将问题、要求或答复意见告知对方。结语 “特此函告”“特此函达” “盼复”“为盼”等 落款,7. 会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项（1）会议纪要的分类形式上： 例行会议纪要 、 工作会议纪要协调会议 纪要性质上： 决议型会议纪要、情况型会议纪要消息型内容上： 综合性会议纪要、专题性会议纪要,（2） 会议纪要的格式与写法 标题 会议名称+文种 正文引言 七要素： 时间、地点、主持人、参与人员、议题、 会议进展情况、主要成果。主体 整理、提
12、炼出：主要议题、讨论意见、基本结论、任务、要求等会议的主要情况精神、成果表述出来。一般表述方法：概括法（小型会议） 归纳法（大型会议） 结语 号召 、决心、希望 （也可不用）,（二）事务公文1. 总结 是对前一段工作、学习等进行全面系统的回顾、分析和评价，从中找到教训和规律性的东西，用于指导今后工作。 （1）分类根据内容分 ： 工作总结、生产、学习、教学、会议等。根据范围分： 全国性、地区性、部门性、 单位 根据时间分： 月总结、季总结、年度总结、阶 段性总结等。,（2）总结的格式与写法总结由标题、正文、落款三部分组成。单位+时间+内容+名称公文式内容+名称 （例：培训工作总结 标题单标题文章
13、式双标题, 正文由前言、主体、结尾组成A. 前言 简要介绍工作目的、根据、缘由背景、时 间、 内容等B. 主体 一般模式：基本情况+主要经验（做法、体会）+存在问题+今后打算,基本情况 前言即使有介绍，也要具体展开，写清做了哪些工作、取得了哪些成绩或经验。 主要经验 写明工作的步骤，采取了哪些措施和办法，取得了哪些成绩。 分析取得的原因并总结经验。 像做法、措施都是经验 。存在问题 写明问题及不足之处，分析原因，总结教训。今后打算 针对存在的问题，提出切实可行的改进措施，提出今后的工作设想和奋斗目标。,C.结尾自然型： 写完后自然结束，不再添加总括型： 将总结内容进行概括谦虚型： 虽然但是展望
14、型： 表决心、信心满怀 落款 名称+日期,2. 计划（1）计划的分类 时间划分：长期计划、中期计划、短期计划制定者的层次：战略计划、施政计划、作业计划对象划分：综合计划、局部计划、项目计划 约束力：指令性计划、指导性计划,（2）计划的格式与写法 标题公文式与文章式两种名称+时间+内容+文种（公司2013年招聘计划）名称+内容+文种公文式 时限+内容+文种 （2013年培训计划） 事由+文种 （关于接待外地员工旅游团的工作安排）,前言 正文 主体结尾A. 前言 阐明制定计划的指导思想、根据、意义、总任务、工作情况。点到为止。,目标（做什么） 灵魂B. 主体 步骤（分几步完成）先做后做 达到什么程
15、度措施（怎么做） 具体而明确,C. 结尾内部使用的计划和日常事务性计划写完正文主体后即可结束。需要下发的重要计划，一般应有结尾。有突出重点、强调事项、提出号召等几种方式。 落款内部使用 右下方 单位+日期发表 标题下 单位+日期上报、下达的 单位+日期+公章,三、其他日常应用文书,1. 条据类 （1）条据概述记事简单明了，使用方便，能作为凭证。 （2）条据的格式和写法 在条据的上方中间要写反应条据性质的字样，如“收条” 写对方的名称。有的可以不写。 正文内容，即写给谁，什么事。 正文写完后，另起一行写上“此据”“此致” 最后写开条者名称和开条日期,（3）请假条请假条是因病或因故不能按时上班工作
16、、上学读书或参加约会的活动，向有关人员或负责人说明情况和请求给予告假的条据。请假条既要说明情况和原因，也要请求给予告假，所以写请假条时要写明简要的情况和缘由，还要略用恭敬语请求对方谅解和允许。,（4） 借条借条也叫借据，是借到别人的钱款或财物时，由借方写给出借方作为收到借物或借款和日后归还的条据。借条的内容要具体写明所借财物的名称、种类、数量等。借条的落款要写明归还的具体日期，如果出借方允许，也可以只写大概的归还日期或不写归还日期。,（5） 收条收条也叫收据，是收到别人的钱款或财物时，写给归还人、赠送人或代送人、代还人作为已收到凭据的条据。收到的物品和钱财要在收条中具体写明。收到归还物时，可将
17、借条退还给借方，也可以在收条中一并写明。（6） 欠条欠条是因故拖欠他人钱款或物品，约定在一定期限内归还而写给被拖欠人作为凭证的条据。在欠条中一般要写明欠款或欠物原因、被拖欠人和归还期限、延期归还时间。被拖欠人可以在正文中写明，也可在尾部拖欠人签名落款前的致送人部位写明。,（7） 领条领条是向他人或单位领取物品或钱款时，所出具的作为已收到的凭据的条据。领条是具条人亲自去取、去领而收到东西时所用的。如果是他人送来或归还的东西，一般出具收条而不是领条。,2. 告启类（1）海报海报是向公众报道文化娱乐消息和体育消息等的招贴。其目的是鼓动人们参与有关事情或活动。海报的写法与格式 标题+正文+落款,直接写
18、“海报” 标题 事实或活动名称 足球比赛 单位名称+事由 公司服装设计表演赛 正文 什么活动 什么事项 例：晚会 表演团体、时间、地点 报告 题目 报告人 地点 时间 落款 单位+日期（联系电话、联系人）,（2）标语、提示语 标语、提示语概述公开张贴、悬挂的简短、精炼的提示性语言。标语、提示语制作简便、醒目、视见率高，可以起到很好的宣传作用。 要求简练、明了，通俗易懂。 要有针对性 ，要文明,（3） 温馨提示 温馨提示概述物业服务企业为公开向人们告知、提醒某事，并请求公众协助支持而写的文书。 比较人性化，不包含强制性要求。题目 “温馨提示” 格式与写法 正文 目的、原因、具体事项落款 单位+日期（联系地址、联系人）,
