各类行文书写的规范格式.pdf

1、各类行文书写的规范格式为 规 范 行 文 格 式 ， 方 便 制 作 标 准 文 本 材 料 ， 根 据 国 家 公 文 格 式 特作 简 要 说 明 如 下 ， 请 参 照 执 行 。一、公文文号的正确使用印 发 公 文 时 ， 年 份 外 的 符 号 应 该 用 六 角 形 符 号 “ ” （ 一 般 在 电脑 “ 插 入 ” 栏 里 “ 特 殊 符 号 ” 中 选 择 ） ， 而 不 应 该 用 小 括 号 “ （ ） ”或 中 括 号 “ ” 。如 ： 雨 卫 办 （ 2009） 5 号 （ 不 规 范 ） ;雨 卫 办 20095 号 （ 不 规 范 ） ;雨 卫 办 2009 5

2、号 （ 规 范 ）二、标题的要求（ 一 ） 正 文 必 须 要 有 标 题 （ 封 面 除 外 ） 。 标 题 使 用 二 号 小 标 宋 体字 。 不 得 将 标 题 字 打 印 大 小 不 一 或 中 间 加 入 其 他 艺 术 体 。（ 二 ） 标 题 字 数 较 多 时 ， 可 分 一 行 或 多 行 居 中 排 布 ； 回 行 时 ，要 做 到 词 意 完 整 ， 排 列 对 称 ， 间 距 恰 当 ， 不 能 把 词 、 词 组 和 专 用 术语 分 开 。 多 行 标 题 的 排 列 方 式 一 般 是 正 宝 塔 、 倒 宝 塔 或 棱 形 ， 避 免出 现 上 下 长 度 一

3、 样 的 方 形 或 上 下 长 、 中 间 短 的 沙 漏 形 。（ 三 ） 标 题 应 当 准 确 简 要 地 概 括 正 文 的 主 要 内 容 并 标 明 正 文 种类 。 标 题 中 除 规 范 性 文 件 名 称 加 书 名 号 外 ， 一 般 不 用 标 点 符 号 。 如有 副 标 题 则 回 行 居 中 ， 字 体 使 用 四 号 楷 体 。 如 标 题 下 附 属 单 位 名 称和 时 间 则 用 （ ） 括 住 ， 字 体 使 用 四 号 楷 体 ， 单 位 名 称 与 时 间 间 隔 两个 空 格 ， 时 间 使 用 数 字 形 式 ， 如 ： （ 雨 花 区 疾 控

4、中 心 2012 年 3 月11 日 ）三、正文的要求（一）正文要与标题隔一行。（二）正文使用三号仿宋体字。每 自 然 段 左 空 2 字 ， 回 行 顶 格 。数 字 、 年 份 不 能 回 行 。 文 中 一 级 标 题 使 用 三 号 黑 体 ， 二 级 标 题 使 用三 号 楷 体 ， 三 级 标 题 使 用 三 号 仿 宋 体 加 粗 ， 四 级 以 下 级 标 题 与 正 文字 体 相 同 。 一 级 标 题 后 若 回 行 不 使 用 标 点 。（三）全文层次序号的使用。1.第 一 层 为 “ 一 、 ” ， 以 下 可 排 二 、 三 、 四 、 五 、 六 、 七 、 八 、

5、九 、 十 、 等 。2.第 二 层 为 “ （ 一 ） ” ， 以 下 可 排 （ 二 ） （ 三 ） （ 四 ） 等 ， 此序 号 是 从 插 入 中 的 特 殊 符 号 里 选 择 ， 不 采 用 输 入 法 输 入 ， 括 号 后 面不 得 添 加 任 何 标 点 。3.第 三 层 为 “ 1.” 1 后 面 添 加 的 是 圆 点 ， 而 不 是 顿 号 或 句 号 。以 下 可 排 2. 3. 4. 5. 6. 7.等 。4.第 四 层 为 “ ” ， 此 序 号 是 从 插 入 中 的 特 殊 符 号 里 选 择 ， 不采 用 输 入 法 输 入 ， 括 号 后 面 不 得 添

6、加 任 何 标 点 。 以 后 可 排 等 。 5.第 五 层 为 “ ” ， 此 序 号 是 从 插 入 中 的 特 殊 符 号 里 选 择 ， 圆圈 后 面 不 得 添 加 任 何 标 点 ， 以 后 可 排 等 。 此 序 号 还可 以 不 单 独 作 为 标 题 序 号 在 句 子 里 使 用 。（四）行文格式的要求1.每 个 自 然 段 的 首 行 必 须 左 空 两 格 （ 包 括 序 号 ） 。 一 级 标 题 前 面不 空 格 。2.请 示 、 报 告 、 通 知 等 有 称 谓 的 ， 文 章 的 第 一 行 称 谓 须 顶 格 。（五）正文中如有引用的内容则必须准确无误，必

7、要时用括号加以标注。引 用 公 文 应 先 引 标 题 ， 后 引 发 文 字 号 。 引 用 公 文 标 题 使 用简 称 时 ， 先 用 全 称 ， 并 注 明 简 称 。（六）正文如有附件，应当注明附件顺序和名称。先 在 正 文 下 一行 左 空 两 格 用 三 号 仿 宋 体 字 标 识 “ 附 件 ” ， 后 标 全 角 冒 号 和 名 称 。 附件 如 有 序 号 使 用 阿 拉 伯 数 码 （ 如 “ 附 件 ： 1. ” ） ； 附 件 名称 后 不 加 标 点 符 号 。 附 件 应 与 公 文 正 文 一 起 装 订 ， 并 在 附 件 左 上 角第 1 行 顶 格 标 识

8、 “ 附 件 ” ， 有 序 号 时 标 识 序 号 ； 附 件 的 序 号 和 名 称 前后 标 识 应 一 致 。四、正文中一些主要标点符号的使用（一）破折号，行文中作为说明解释的语句用破折号标明。总结 、 计 划 标 题 中 如 果 使 用 副 标 题 或 文 章 中 使 用 破 折 号 ， 破 折 号 的 长度 为 两 个 汉 字 的 长 度 ， 例 “ ” ， 而 不 是 数 个 短 横 ， 例 “ ” 。（二）连接号，相关的时间、地点或数目之间用连接号，表示起止。工 作 计 划 、 总 结 中 使 用 到 的 主 要 有 以 下 情 况 ：1.表 示 时 间 起 止 的 ， 工 作

9、 计 划 、 总 结 中 有 关 年 度 中 的 连 接 号 “ ”是 两 个 字 符 的 长 度 ， 也 就 是 一 个 汉 字 的 长 度 ， 不 是 两 个 短 横 或 其 它 。2.表 示 数 目 的 ， 用 阿 拉 伯 数 字 表 示 数 值 的 范 围 ， 例 如 ： 总 结 、计 划 中 出 现 的 “ 0 3 岁 婴 幼 儿 ” ， 0 和 3 之 间 应 用 浪 纹 线 。3.表 示 地 点 的 ， 例 如 ： 绩 溪 华 阳 ， 是 两 个 汉 字 的 长 度 。（三）省略号，省略号的形式为“”，六个小圆点占两个字的位置，不是六个小短横。（四）标点符号的位置1.句 号 、

10、问 号 、 叹 号 、 顿 号 、 分 号 和 冒 号 一 般 占 一 个 字 的 位 置 ，居 右 偏 下 ， 不 出 现 在 一 行 之 首 。2.引 号 、 括 号 、 书 名 号 的 前 一 半 不 出 现 一 行 之 末 ， 后 一 半 不 出现 在 一 行 之 首 。3.破 折 号 和 省 略 号 各 占 两 个 字 的 位 置 ， 中 间 不 能 断 开 。 连 接 号 、间 隔 号 一 般 占 一 个 字 的 位 置 ， 这 四 种 符 号 上 下 居 中 。（五）页码用四号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条四号一字线。单页码居右，双页码居左。空白

11、页和空白页以后的页不标识页码。五、文章中数字的使用（一）使用阿拉伯数字。凡 是 可 以 使 用 阿 拉 伯 数 字 而 且 有 很 得体 的 地 方 ， 所 表 示 的 数 目 又 比 较 精 确 时 ， 均 应 使 用 阿 拉 伯 数 字 。 如年 月 日 、 物 理 量 、 非 物 理 量 、 代 码 、 代 号 中 的 数 字 。 如 ： 2012 年 3月 11日 500 克 20支 等 。（二）使用汉字。根 据 国 家 有 关 标 准 ， 凡 是 定 型 的 词 、 词 组 、成 语 、 惯 用 语 或 具 有 修 辞 色 彩 的 词 语 中 作 为 语 素 的 数 字 ， 必 须

12、使 用汉 字 。 如 ： 星 期 六 二 万 五 千 里 长 征 第 四 方 面 军 一 二 师 “ 十二 五 ” 计 划 零 岁 教 育 等 。（三）应当使用国家法定计量单位。六、封面和成文结尾时间的汉字写法（ 一 ） 正 式 的 计 划 、 总 结 、 报 告 、 通 知 、 请 示 等 类 的 公 文 结 尾的 成 文 时 间 政 府 系 统 一 般 使 用 汉 字 ， 党 群 系 统 使 用 阿 拉 伯 数 字 。（ 二 ） 时 间 使 用 汉 字 的 规 范 写 法 ， 如 ： 二 九 年 九 月 十 二 日 。二 九 年 中 的 “ ” 是 汉 字 ， 可 从 插 入 中 的 特

13、殊 符 合 里 选 择 ， 是正 圆 ， 不 是 椭 圆 ， 不 是 阿 拉 伯 数 字 0， 必 须 拼 写 汉 字 。 不 能 汉 字 与阿 拉 伯 数 字 混 用 ， 不 能 写 成 二 00九 年 。（ 三 ） 其 他 不 规 范 形 式 ， 如 ： 二 九 年 6 月 或 2009 年 六 月 。（ 四 ） 成 文 时 间 及 文 中 不 能 拼 写 成 大 写 的 汉 字 ， 如 ： 贰 零 零 玖年 玖 月 玖 日 。七、落款及时间（ 一 ） 正 文 结 尾 要 有 单 位 名 称 （ 全 称 或 规 范 简 称 ） 。 单 位 名 称 一般 在 正 文 的 右 下 方 适 当

14、的 位 置 ， 右 空 两 格 。如 全 称 ： 雨 花 区 疾 病 预 防 控 制 中 心 ， 简 称 ： 雨 花 区 疾 控 中 心 。（ 二 ） 时 间 在 单 位 名 称 的 下 一 行 ， 右 顶 格 。（ 三 ） 落 款 多 个 单 位 时 ， 应 该 每 个 单 位 占 一 行 ， 两 端 对 齐 。（ 四 ） 正 文 标 题 下 已 经 书 写 单 位 名 称 和 时 间 的 ， 结 尾 不 再 使 用落 款 和 时 间 。八、公文中纸张及印章的正确使用公 文 用 纸 一 般 采 用 国 际 标 准 A4 型 （ 210mm*97mm） ,左 侧 装 订 。版 式 通 用 word， 页 边 距 上 下 2.54 厘 米 ， 左 右 2.7 厘 米 ， 行 距 一 般 为固 定 值 3 0 磅 。 如 有 特 殊 要 求 ， 另 行 处 理 。 公 文 除 “ 会 议 纪 要 ” 和以 电 报 形 式 发 出 的 以 外 ， 应 加 盖 印 章 。 联 合 上 报 的 公 文 ， 由 主 办 机关 加 盖 印 章 ； 联 合 下 发 的 公 文 ， 发 文 机 关 都 应 加 盖 印 章 。