1、摘 要作为专门用途英语的实际应用，商务英语信函具有特定的交际目的和交往对象，在语篇结构、文体风格等方面具有特定的语篇特征。本文运用语言分析理论，结合实例，从词汇、术语、用词准确性、礼貌措辞、句法、篇章等方面分析商务英语信函的语言特征，为商务英语信函写作提供新的视角，从而更好地发挥其交际功能。关键词： 商务英语；信函；文体；句法AbstractAs the actual application of English， business English letters have specific communicative goals and interpersonal objectives. I
2、t has some particular features in linguistic structure and literary style. This paper elaborates detailed expatiation and analysis from language analysis theory、practical examples、vocabularies、terminology、accuracy、polite words 、diction and syntax etc. In addition， it analyzes business letters lingui
3、stic features and provides a new perspective version we are in receipt of your letter of ，We thank you for your letter of 18th February and confirm our cable of todays date， which reads as follows.（兹复贵方 2 月 18 日来信并确认我方今日发出的电报，电文如下） 。翻译时则译成“X 月 X 日来函收悉，不胜感谢，兹复函如下” 。商务信函结尾句，英语表达有固定方式如 In accordance as
4、 your request， we send you herewith a statement of your account which we hope you will find correct.（兹按贵方要求奉上结算报告书一份，请查收） 。译成符合汉语习惯的“随函附上请查收” 。请求对方做某事的汉语句式为“请将不胜感激” ，信函英语常用 We would appreciate; It would be appreciated 等。如 It would be appreciated of you could quote your prices of CIF Shanghai for com
5、puter.（请报电脑的上海到岸价，将不胜感谢） 。We are looking forward with interest to your reply. Your early reply will be highly appreciated 等。信函结尾译成“盼复”等常用套语。3.2 表达精练化3.2.1 表达精练是商务英语句法的显著文体风格。从整个商务英语的句子看，不仅选词简明，语法正确， 重要的还是要用得得体。因为“文体分析有别于语法分析(grammatical analysis) ”。语法分析有规则可循，受规则制约(rule - governed) ;文体分析无规则可循，受原则制约(p
6、rinciple - governed) ， 文体分析“都是以特定的语境和文本作者的意图为依据的” ， 同一词语在不同的语域里也许产生6不同的文体效果。例如: All offers by telex are open for seven days. 这句话在商务语域里， 意思是“所有电传开盘七天内有效” ， “offer”译为“开盘” 、 “报盘” ， “be open”译为“有效” 。3.2.2 通过“节省用词”来保持句子的言简意赅。商务信函经常使用单词来替换短语，使用词组来代替从句。诸如这样的句式，商务英语信函中比比皆是，如用“at your request”代替“in accordanc
7、e with your request ”，“allow”代替“afford the opportunity”等。精练有效的句子还与字数的多少、语句的精练有关。在商务文体中，除合同中含有较长的句子外，其他商务信函、文书等句子的平均长度常为 1020 个词，不超过 30 个词，尽量去掉那些可有可无的词语。如: We would like to know whether you would allow us to extend the time of shipment for 20 days and if you would be so kind as to allow us to do so ，
8、 kindly give us your reply by fax without delay. (大意为 : 我们很想知道你们是否容许我们将交货时间延期 20 天。) 表达上过分客气，使得句子冗长不清。而且“to extend the time of shipment for 20 days”意义含糊， 为了进行有效的表达，本句可以精简为: Please reply by fax immediately if you will allow us to delay the shipment until April 21. (如同意我方把交货时间延期至 4 月 21 日，请速电复。) 该句就把问
9、题说得很清楚， 可谓文笔精辟， 语言简练。 3.2.3 重复和省略现象较为常见。在商务信函中，当出现一些关键性的词时经常会采用同义词连用的现象。如：The packing and wrapping expenses should be borne by the buyer.包装费应由买方负担。句中 packing 和wrapping 同义，意为“包装 ”，在原文中重复使用，为确保所用词不被曲解。我们只译成“包装”一词即可。 3.3 句式复杂化3.3.1 句式冗长商务英语的句子有的很长，句中常常用插入短语，从句等限定、说明成分，形成冗长而复杂的句式结构，往往一个句子就是一个段落。这些结构复杂的长
10、句在业务信函中不仅能表达复杂的意义，使行文显得严谨，而且使主要信息以词序的形式得到强调，增强了行文的正式程度。例:By the way ， We would like to inform you that our above terms of payment have been widely accepted by practically all the manufacturers and firms having business relations with us including such firms as ABC ， ACME ， etc. ， which we suppose ar
11、e certainly known to you and to whom you may refer.3.3.2 结构复杂结构复杂的长句中大量使用复合句、并列句及被动句，且名词化的句子居多。语句结构以复合长句为主，很少使用简单句。从句套从句的“枝状结构”屡见不鲜，经常一连数行才出现一个句号。然而对于这种复杂冗长的句子，只要对原文进行仔细分析，就能恰当地理解句子，使受众对作者的立意有明确的认识，从而获得对原文较准确的感受。如：7Any controversy under this contract or arising between the parties or out of or for b
12、reach of or in relation to this contract sha11 be determined by arbitration to be held in the City of New York pursuant to the arbitration law of the State of New York and under the rules of the American Arbitration Association. 这是一条国际贸易中常见的仲裁条款。在句中 any controversy 之后连续使用了五个介词短语，这五个介词短语都是同时用来修饰和限定 c
13、ontroversy 的。对于此种复杂句子，理解时首先必须理顺语句成分的层次及其关系，联系上下文，精确地把握词语的内蕴，准确把握句意的脉络。根据汉语的句式特点，动态地重构原文传递的信息。译成“任何双方或双方以外的或违背或相关的对于此合同的争议，都由基于美国仲裁组织下的纽约州仲裁法律决定” 。 3.4 意义逻辑化语言表述结构是以意识形态为根据的，商务英语也是这样。一定的社会、文化群体，以及从事的相关活动，具有较为固定的语言表述方式。商务英语也有其固定的语言表达方式，它的语篇结构逻辑合理、意义连贯。通常，商务英语的章法结构由四部分组成。即起，承，转，合。 “起”即引言(introduction)
14、。在此部分经常使用的开篇语有:We refer to your Order No. 4 and regret to say that . . . Thank you for your letter dated. . .“承”即表达商务信息详情(details) ，这部分具体说明事宜及具体要求，这是正文的核心。如 While we thank you for your letter dated 3rd September, we very much regret that we are unable to entertain your counter-off of RMB 3550 per me
15、tric ton CIF Rotterdam for the above mentioned goods.“转”即表达一方的不同意见和看法，这种逻辑结构在 “索赔信”或“抱怨书”中常见到,如 We regret having to inform you that the Cotton Piece Goods covered by our order NO.6013 and shipped per s/s PEACE arrived in such an unsatisfactory condition that we cannot but lodge a claim against you.
16、最后是“合” ，即结束语。通常是以一个相关的短句结束全文。如出口商给进口商的信中希望对方接受他们的报价，可以说:“Your immediately reply will be highly appreciated. ”4、商务英语信函的文体风格4.1 文体正式奈达的动态等值理论强调：在信息重组整合的过程中应考虑话语的结构，尤其是文体。他将文体分为 5 类，即专业文体、正式文体、非正式文体、随意文体、亲密文体。按照分类，商务信函由于涉及进出口业务，且同银行、海关、保险、运输、法律等专业知识有着密不可分的联系，所以，不同于普通交流性手段，商务信函特点鲜明，可以基本归于专业文体或者正式文体，因此，其
17、属于正式文体，行文通常严格遵守“7C”的写作原则，即准确 Correctness 、简洁 Conciseness ， 清楚 Clearness、完整 Completeness、具体8Concreteness、礼貌 Courtesy 和体谅 Consideration 。 “准确、简洁、清楚”都是对语言方面的要求， “体谅、礼貌”则是针对态度和角度方面的要求， “完整”是对格式的要求，而“具体”则是对整封信函内容的整体要求，要求避免大而无当的词句，内容不能偏离要表达的中心。商务信函不仅涉及独特的专业背景，而且涉及实际商务工作技能，涉及面涵盖了贸易、金融、外汇、海关、商检等诸多领域，显示出多种行业
18、特色。因此，语言的选择性很强，商务人员的思维模式具体、审慎，讲究语言表达的分寸。具体体现在表达直截了当、简洁明快、淡于修饰；用词规范、语法结构严谨、句子排列一般固定有序；语篇连贯、逻辑性强。 其根本目的都是为了维持良好的业务关系、进行有效的交流和进行正常的商务往来。其核心为效率，经济性与简洁性为效率的具体表现。其根本在于高效经济和达意清晰，效率是目的，内容是载体，相辅相成，缺一不可。4.2 针对性强商务英语在内容上很有针对性，它不像普通文章、书籍那样有着广泛的读者，它是针对特定的事物、内容、项目、场合而拟订的，只与双方当事人和相关人员有关。商务英语的格式很规范，如商务英语信函格式固定，通常由信
19、头( heading) 、日期( date) 、信内地址(inside address) 、称呼( salutation) 、正文( body) 、结束语(conclusion) 和签名( signature) 七部分组成。有时信函中还出现编号、事由、附件或抄送说明等。由于各种语言的交际功能、主题、内容不同，其表达结构也不同。商务英语信函表达固定，语篇结构逻辑合理、意义连贯。逻辑合理指句子结构、段落安排、语篇思维。意义连贯指句子间语义连贯，段落间内容连贯，上下文思路连贯。 5. 商务信函的特点商务英语函电语言具有独特的文体风格，比如简洁、措辞严谨、准确、整个文体不可以有模棱两可的用词，以防止业
20、务操作过程中产生分歧；句子结构严谨，以免任人歪曲5.1 作用地位中心化随着世界经济一体化步伐的加快，国际间商务合作日益加强。在我国加入世界贸易组织后，与其他成员国的经济交往日趋频繁，对外经济贸易和技术合作迅速发展。国际贸易不断发展，而商务信函在当今世界贸易蓬勃发展之际，是国际商业交往中必不可少的手段，对外贸易的各个环节大多通过信函进行。从建立业务关系到达成交易，执行合同，以及执行合同过程中的纠纷等，大都需通过信函解决。因而，现代国际贸易又被称为“单据贸易” 。在国际贸易的操作实务中，贸易各环节所有的交往信函都构成重要的法律依据。特别是当产生贸易纠纷时，它有可能左右纠纷解决的结果。国际贸易越来越
21、依赖于单据交换的过程，商务信函的中心化作用也日渐明显。5.2 传输方式信息化随着信息技术、多媒体技术和网络技术的发展，人类社会进入了信息社会，信函在业务交流中不再占主导地位，而是很大程度上代之以传真、互联网、电子邮件等更为迅9速、方便、经济的通讯手段，但在信息内容和形式来看，其基本格式、表达方式和内容都没有大的变化。可以说，传真和电子邮件是一封用传真或电子邮件方式投递的信函。特别是随着电子商务方式的发展，进出口商可在网上轻轻松松地发广告、报价格、下定单、签合同、结货款等。电子商务的应用，是提高国际贸易效率的最有效办法之一，电子化、网络化国际贸易是国际贸易的发展方向。据在外贸行业工作的人员介绍，
22、目前的商务交流 98%使用的是 E-mail，其余的是电传，有时候会打打电话。5.3 书写格式自由化商务信函的公函，其写作格式有多种风格，有专业式、简洁式和庄重式。信函格式自由化主要体现在信头、呼语和信内地址等方面。随着贸易双方业务联系的增多与贸易关系的加强，彼此间的了解与沟通日益深入，有个人内容渗入公函的趋势，这也助长了其格式的自由化。随着订单量的增加，交易双方的熟悉程度逐渐加深，信函内容在很大程度渐趋于平和，而少了完全商业上的味道，这也促进了交易双方的顺利达成。加之网络的不断发展，越来越多的商务人员趋于工作简单化，进而使得他们的工作方式也变得“自由风”起来。5.4 语言风格简洁化在商务信函
23、的写作过程中，除因格式自由化而变简洁外，其语言运用方面也简洁化了。一方面，信函中应省去那些客套、多余的话语而直接指向磋商主题，主要是为了简洁明了、便于阅读；另一方面，电子数据交换、电报等用语及短句的使用，都使其语言风格简洁化了。由于经济的迅猛发展，交易的流程被渐趋于简化，交易双方更倾向于交易的顺利达成，所以他们信函的内容主要是围绕商业谈判而进行的，而省去了过多的寒暄和客套用语。6 商务英语信函的掌握与应用6.1 巩固语言知识及外贸业务知识商务信函是国际贸易中的一种实用语言，它要求在掌握外贸实务知识的基础上，学习使用书面交际所需要的技巧和知识。对于高校来说，也须不断改进教学方法，提高教学水平和丰
24、富专业商务知识，培养学生磋商业务、撰写信函的能力。既要讲授对外贸易业务各个环节的知识，又要训练培养有关业务环节的语言表达能力。6.2 注重理论与实践相结合理论与实践相结合的原则，要求我们自己认清实践是人们获得真理的重要来源，是检验真理的唯一标准，促使我们善于在理论与实际的联系中理解和掌握知识，积极地运用所获得的知识去解决实际问题，以便形成专门人才必备的技能和技巧，增加分析问题和解决问题的能力。常言道：“熟能生巧” ， “实践出真知” 。再好的理论倘若不与实践相结合也是毫无意义的。因此，应首先在充分了解商务信函的语言特点、写作格式、写作10技巧和规则，以及相关商务知识等理论基础上，进行大量的操作
25、练习，培养准确、娴熟地运用商务信函的能力。6.3 系统掌握内容由于整个贸易活动包括建立业务关系、询价、报盘、还盘、订货、接受、签约、包装、装运、支付、结算、保险、商检、索赔、代理等，我们需要一个清晰的、系统的理论构架，按外贸业务进展的不同环节和内容进行系统地学习外贸实务，并进行相关的系列练习。其次，在训练培养语言技巧和表达能力时，注意归纳总结类似表达法，帮助系统记忆、灵活运用。结 论综上所述，商务信函是对外商务交流重要途径之一。由于其特殊的文体，语言的专业性及特殊性，要求从业人员在顺利达成商业交易的同时，能了解商业信函的语言风格和特点。在对外贸易活动中，要善于运用商务英语函电，实现利用商务英语
26、函电开展对外贸易，它不仅改变了企业本身的生产、经营、管理，而且对传统的贸易方式带来冲击。其最明显的标志就是显著降低对外贸易成本，交易效率得到显著提高，增加了客户的满意度，扩大了贸易机会，是的全球经济一体化的进程更快地向前推进。只有充分应用好商务英语函电，充分发挥作用，才能有助于双方在平等互利的基础上建立贸易关系，树立良好的商业形象，促进对外贸易活动的双方相互交往沟通和传递信息，从而获得交易的成功，实现共赢。在商务活动中，商务英语既彰显了其独有的文体风格魅力，又为商务活动作出了自己的贡献。我们有理由相信，随着商务活动的进一步发展与成熟，商务英语的文体风格亦会随之不断发展、日趋完美的11参考文献1
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