1、西软 C7 酒店管理软件 V2.0 1客房中心第一节 房态管理客房中心也称房务中心，C7 软件客房中心的主要功能有：房态管理、客房入账、查询、报表管理等。1.1 房态管理保证房态的正确，是客房中心工作中非常重要的一项，所以客房中心的操作人员应及时、准确地修改房态，以保证前厅接待处能顺利销售房间。1.1.1 房态管理主窗口执行客房中心房态管理，或按快捷键 F4，打开房态管理窗口，如下图所示。图为便于介绍上窗口，将其分为以下几个部分进行说明。左边:客房条件列表。软件将客房中心关注的房情按列表方式显示在窗口左上角，双击即可显示相应列表。同时可使用一些条件缩小查询范围，常用的条件有：楼号、房号、房类、
2、客房特征、起始房号。西软 C7 酒店管理软件 V2.0 2左下角：显示客房、维修房、临时房态等基本信息，以及在住或已预分客人的信息。中上部：显示符合左边条件的客房列表。要求操作员明确每条记录的信息。右边：房态管理功能按钮。【设置检查房】：设置为检查房；【设置干净房】：设置为干净房；【设置 TU】：设置为轻微打扫房；【设置脏房】：设置为脏房；【设置维修房】：设置为维修房；【设置锁定房】：设置为锁定房；【解除】：取消维修房设置；【维修锁定列表】：所有维修房和锁定房一览表；【设置临时态】：客房中心设置的临时态；【解除临时态】：取消设置的临时态；【信息】：显示房间的特征；【统计】：对于当前房态的统计；
3、【日志】：记录房间状态的操作信息；【打印】：打印当前的房态管理列表；【退出】：退出房态管理界面。1.1.2 房态管理操作房态管理用于修改房态，可以单个处理，也可以批量处理。可能设置的房态有：干净房、脏房、检查房、维修房、锁房、临时房态等。设置脏房、干净房的方法类似，下面以设置干净房为例，加以说明。 单个处理（设置干净房）操作步骤：（1） 、房态管理窗口下，单击选中目标客房；（2） 、单击设置干净房，弹出修改房态窗口，核对房号正确后，单击确定即可。西软 C7 酒店管理软件 V2.0 3图 批量处理（设置干净房）操作步骤：（1） 、房态管理窗口下，多选目标客房；注意：选择记录的方式：、连选：单击选
4、择第一条目标记录，按住 SHIFT 键，单击最后一条目标记录；、间隔多选：单击选择第一条目标记录，按住 CTRL 键，单击其他目标记录。（2） 、单击设置干净房，弹出修改房态窗口，核对房号正确后，单击确定即可。注意：也可先选择一间要改的客房，单击设置干净房 ，弹出修改房态窗口后，直接增加要一起修改的房号，注意格式，单击确定即可。输入方式为：、连选：在修改窗口，输入“-” ，表示连续选中多个房间，如“1001-1010” ；、间隔多选：在修改窗口，输入“， ”，表示间隔的选择多个房间，例如“1001,1003,1006” ，注意此处的逗号为英文的逗号。设置维修房、临时态的方法也基本相同，下面以设
5、置维修房为例，加以说明。 设置维修房操作步骤：（1） 、房态管理窗口下，单击选中目标客房；（2） 、单击设置维修房，弹出客房维修设置窗口，选择【开始】 、 【结束】时间，选择维修【原因】 ，若有其他需要注意的信息可在【备注】中输入。信息输入完毕后，单击确定，设置完成。西软 C7 酒店管理软件 V2.0 4图 解除维修房操作步骤：（1） 、 房态管理窗口，双击左上方分类条件“维修房” ，使其显示当前维护房列表；图（2） 、单击选中目标客房，单击解除，弹出确认窗口；图（3） 、单击确定，目标客房由维修房（OO）转化为脏房（DI） 。西软 C7 酒店管理软件 V2.0 5 维修房与锁定房操作步骤：（
6、1） 、房态管理窗口下，单击选中目标客房；（2） 、单击维修锁定列表，弹出维修房与锁定房窗口，选择【新建】 、 【编辑】 、【解除】 ，进行设置。图注意：维修锁定列表可以进行新建，也可以根据之前设置好的维修房与锁定房状态进行解除。1.2 Q-ROOM饭店房类资源紧张时，可能会出现这样的情况：预订宾客到店了，但是客房还是脏房，这种情况下，接待员就可以使用 Q-Room 功能，向客房中心传达紧急打扫客房的信息。即Q-Room 功能的实现，涉及到前台和客房中心两个部门，软件中关于 Q-Room 的业务流转图如下：F/O本日预订宾客到店，客房还是脏房F/O安排客人休息等待设置 Q-Room，通知客房中
7、心紧急打扫软件开始记录等待时间Housekeeping根据前台提供房号，紧急打扫Housekeeping打扫完毕，通过取消 Q-Room，通知前台客房打扫完毕F/O通知客人，请客人进房西软 C7 酒店管理软件 V2.0 6查询 Q-Room执行客房中心Q-Rooms ，打开 Q-Room窗口。如下图所示。操作员能查询到当前所有的 Q-Room，及等候时间，也能做一些基本的处理：取消 Q-Room、查阅主单、调用档案等。图1.3 矛盾房酒店在实际业务过程当中，出于各种原因，会出现总台的房态（即电脑软件中的房态）和客房中心实际查房得出的房态不一致，这种房间一般称为矛盾房。1.3.1 矛盾房窗口矛盾
8、房一般包括两种情况，一是总台房态为住房，客房中心房态为空房，在软件中定义为 Skip Only；另一情况是总台房态是空房，客房中心房态是住房，在软件中定义为Sleep Only。执行客房中心矛盾房管理，打开矛盾房管理窗口，如下图所示。西软 C7 酒店管理软件 V2.0 7图左边：显示为矛盾房的记录，默认为当前记录。右上：对矛盾房记录进行分类选择，如只要查看 Skip Only 的矛盾房，可选中该选项，则软件自动显示为 Skip Only 的矛盾房。右下：矛盾房的主要功能，主要有矛盾房的输入和矛盾房的撤销等。1.3.2 矛盾房录入录入矛盾房步骤如下：（1） 单击录入，打开客房录入窗口；图（2）在
9、录入之前要先选定录入房号的客房状态，软件默认为空房，在【请输入房号】处输入房号，在【请报告工号】处输入工号，回车，则房号自动跳动左边空白处，可重复输入房号，在输入之前务必选择正确的客房中心房态。其中删除是删除错误输入的房号。西软 C7 酒店管理软件 V2.0 8图（3）单击确定，则退回到矛盾房管理窗口，此时可看到之前输入的矛盾房的记录。软件会自动判断类别，并在【差异】处注明。图1.3.3 矛盾房解除矛盾房就意味着该房间状态存在一定的问题，一般客房中心会在某个时间送一份当前的矛盾房给前厅部，由他们去核实，随后由相关部门做相应的更改。比如 Skip Only 的房间，经核实发现客人的确入住了，但是
10、没有进房间，直接出去办事了，因此客房中心房态是空房；而 Sleep Only 的房间，经核实是总台没有及时将房间入住，客人已经进房了，因此客房中心房态是住房。相关部门必须及时进行调整，保证房态的正确性。下面着重说明客房中心如何及时调整房态。（1）选中要修改房态的记录，在【检查房情输入】处选择此时的房态（此时的房态指西软 C7 酒店管理软件 V2.0 9最后查实的房态，即与总台一致的房态） ，下面的空格处可输入原因等；（2）单击设置，软件提示“确信要进行矛盾房设置吗” ，单击是（Y），则软件自动将【HSK 房态】改为检查房情输入的房态图（3）此时两边的房态一致，就不是矛盾房了，再次打开矛盾房管理
11、窗口时软件将自动将该记录显示在“历史记录”中。图第二节 客房帐务根据酒店管理需要，有时客房中心也需要处理一部分客人的帐务，主要包括输入客人的洗衣费用、客房迷你吧以及赔偿等。虽然客房帐务没有前台收银要求复杂，但也要求客房中心的操作人员能准确地处理。2.1 客房入帐客房帐务处理主要包括入帐、错帐处理、结帐等操作。西软 C7 酒店管理软件 V2.0 102.1.1 帐务处理窗口执行客房中心客房入帐，打开帐务处理窗口，如下图所示。图 左边显示帐务类别，双击某类别，打开一帐务录入单，即可入帐。一般，帐务类别由工程师或电脑管理员事先在前台维护软件中设置。 中部上方显示当前已经录入但未结帐的帐务，下方显示当
12、前选中该单据的费用明细。若是入新帐，则用于录入费用明细及折扣、优惠等信息。图 右边帐务处理功能按钮。2.1.2 入帐软件允许两种入帐方式：明细、快捷。明细，即入明细帐；快捷，即入一笔汇总费用。入帐方式可通过右上角明细、快捷选择。西软 C7 酒店管理软件 V2.0 11图如上图所示，表示当前选的是明细方式入帐。 明细方式操作步骤:（1） 、执行客房中心客房入帐，打开帐务处理窗口；（2） 、双击窗口左上角营业项目，打开新单，光标定位于【NO】处。NO:手工单号，便于后面查询。地点：客人的房号。在此处输入消费客人房号，回车，查找客人账号，选中客人账号，点击确定（O）或回车。如果消费是非住店客人发生的
13、，此处不填。 图优惠：优惠理由。如有打折，按 F1 查找优惠理由。（3）将光标定位于【代码】处，按 F2，打开菜谱代码帮助窗口，单击选择费用项目，可选择多条项目。如要取消已选中，再单击该项目即可。选择完成后，单击选定（S）；西软 C7 酒店管理软件 V2.0 12图（4） 、光标定位于【数量】处，软件默认数量为 1，输入每个项目实际数量，服务费、附加费、折扣。（5） 、单击存盘，软件提示“当前费用立即入帐吗？” ，单击是（Y），直接入帐到客房，单击否（N），帐务将显示在上方列表中，等确定要入帐时，再单击入帐。图注意：（1） 、原费用（净价）一般是固定的，但也有一些不固定的费用，例如赔偿费，一般
14、软件设置为 0 价，对于 0 价的项目，操作员可以修改原费用。（2） 、 【服务费】 、 【附加费】 、 【折扣】有两种收取方式：按比例收取和按金额收取，软件默认是按百分比方式（输入小数） 。若选择的是百分比打折，就输入小数，如打九折，就输入 0.1；若现金优惠，则输入金额即可 快捷方式操作步骤：（1） 、客房中心帐务处理窗口，单击快捷；图西软 C7 酒店管理软件 V2.0 13（2） 、双击服务项目，录入【NO】 、 【地点】 、 【原费用】 、 【服务费】等；图（3） 、单击存盘，若已确认【地点】 ，软件将提示“当前费用立即入帐吗？” ，单击是（Y），直接入帐到客房；单击否（N），帐务将显
15、示在上方列表中，等确定要入帐时，再单击入帐。2.1.3 结帐结帐有两种方式，转客房帐和现结，一般酒店的客房中心多采用转客房帐的方式，由前台结帐。 转客房帐操作步骤：（1） 、帐务窗口下，单击选中某记录；（2） 、查看【地点】处是否已有房号，若有，确认后直接单击窗口右边客帐，软件自动将该帐务转至房间。若无，则先补充房号信息，再转帐至房间，步骤如下：单击修改， 【地点】处输入房号，回车，软件弹出帐号查询窗口，确认客人信息后,单击确定，退出帐号查询窗口。单击存盘，软件提示“当前费用立即入帐吗？” ，单击是（Y），直接入帐到客房。 现结操作步骤：（1） 、帐务窗口下，单击选中某记录；（2） 、单击结帐
16、，弹出结帐窗口，如下图所示。光标移动至【付款码】处，按 F1，打开付款方式帮助，选择相应的付款方式。图（3） 、单击收款，单击结帐，若要打印，单击确定，否则单击退出。西软 C7 酒店管理软件 V2.0 142.1.4 错帐处理客房中心帐务虽然简单，但有时也会出现这样、那样的错误，如房号输入错误、费用明细输入错误等，这就要求操作员掌握基本的错帐处理方法。 修改信息发现【地点】 、 【NO】 、 【优惠】信息错误，或漏输费用、多输费用时，可选中该记录，单击修改，回到帐务输入窗口，修改相关信息。漏输费用的处理非常简单，只要在该帐单下继续输入费用就可以了，对于多输费用的情况，需要输入一笔负的费用冲帐，
17、然后再输入正确的费用，或者双击错误记录冲销该笔费用。 取消未结的帐即销单销单用于删除帐单，当整个帐单输入错误时，逐个修改非常麻烦，可以先销单，再重新录入帐务。软件将记录销单情况。单击销单，软件提示“确信要删除当前费用单据吗？”,单击是（Y），销单成功。被销单的帐务可以通过帐务查询功能查看。图 冲帐冲销已转至前台的帐务，使用该功能。操作步骤：（1） 、执行客房中心本日细帐查询，打开帐务查询窗口，输入查询条件；西软 C7 酒店管理软件 V2.0 15（2） 、单击检索,找到目标帐务，双击可打开看明细；图（3） 、核实确认后，单击冲账，弹出确认窗口，如下图所示。图西软 C7 酒店管理软件 V2.0
18、16（4） 、单击是（Y），软件提示“冲账成功” ，细帐列表中该帐务状态显示为“冲账” 。图2.2 细帐查询2.2.1 本日细帐查询执行客房中心本日细帐查询，打开如下图所示查询界面。图输入相应的查询条件，单击检索，即可查到满足条件的帐单。输入条件越多查询结果越准确。若不输任何条件直接单击检索，软件显示所有本日细帐。对找到的记录，可单击上部的标题栏目进行排序（按升序） ，再点击一下改为降序排列；也可双击所需菜单，或在该菜单下按打开，查阅具体的明细情况。常用查询条件（1） 、NO：手工单号。（2） 、地点：房号。（3） 、状态：未结、结账、冲账、取消几种状态。（4） 、总费用：包含原费用、服务费、
19、附加费、折扣的总费用。（5） 、结.冲：结账和冲账人员的工号。西软 C7 酒店管理软件 V2.0 172.2.2 历史细帐查询历史细帐查询的界面和使用方法与当日细帐查询一致，请参见上节。日期的格式为：年/月/日，均为两位，如 2011 年 9 月 4 日为“11/09/04” 。2.3 交班报表执行客房中心交班报表，打开交班报表窗口。客房中心的报表分为日报和区间报表。软件默认打印本日本班该员工的日报。客房中心员工每个班次下班时，选择打印日报，可以核对本班次录入的帐务。如果需要查询一段时间内的客房收入，则选择打印区间报表。在【营业日期】中输入区间的起止日期，在【用户名】项输入工号则查询指定员工输
20、入的客房收入，删除工号，则查询所有的客房收入。图第三节 其他3.1 客房清洁工作量分配用于协助管理人员按照当班员工人数，分配客房清洁工作量分配。分配时，软件结合每个客房的打扫积分（不同房间状态打扫有不同的积分，如大部分酒店设置退房脏房清洁工作量大于在住脏房的清洁工作量） 、客房数量、清洁员人数，进行平均分配。操作步骤：（1） 、执行客房中心客房清洁工作量分配，打开客房中心清洁工作管理窗口，如下图所示。西软 C7 酒店管理软件 V2.0 18图窗口上方显示当前有的清洁员数量及其已经分配的房间；下方显示未分配房间，单击蓝色块（已分配工作）和灰色块（未分配工作）中的房间，则右下角两数据窗分别显示当前
21、点击的房间信息和住客信息；按 ctrl 和 shift 键多选房间。通过拖放可以将选中的房间在各员工以及未分配之间移动；在房间上右键单击将弹出菜单选择相应的选项，如设置多人打扫某个房间等。说明 1：该员工姓名是小张 ，其技能等级为高 ，数字 18 代表当前分配给他的工作量为 18；下面一行是主要负责的楼号、楼层，最后右下角的低表示其外语等级为低。说明 2：房间部分则显示了 4 个信息。依次是：房号、房态、住客是否VIP（红色五角星为贵宾） 、是否外宾（蓝色五角星为外宾） 。（2） 、房态选择：单击下排房态选择，打开选择打扫的房间窗口，如下图所示。西软 C7 酒店管理软件 V2.0 19图窗口上
22、部是按房态分类复选钮，下部是是否保留已分配信息的单选钮。通过点击相应的复选钮将需要的房态勾上，确定后窗口中就看到选中的几个类房。下部选保留已分配时，则已分配房间信息不会被删除，即蓝色块不会发生变化，只是灰色块中根据选择发生了变化；选择不保留时，则已分配的信息将去除，结果是所有选中房态的房间都出现在未分配中。(3)、刷新。将最新的需打扫房刷新到未分配（灰色块）中。（4） 、自动分配功能。西软 C7 酒店管理软件 V2.0 20图窗口中间部分统计了已经分配和待分配的房数和工作量、以及已经选择的员工数。窗口上部显示所有的员工，以供选择；左下部选择是否全部重新分配；右下部提供必要的信息。已分配房数是窗
23、口中已经分配的房间数。待分配房数依据左边“已分配房处理”的选择，若选择了“全部重新分配” ，则“待分配房数”包括先前已经分配的房数（假如先前已经分配过）和窗口灰色块未分配房数；若选择了“保留已分配信息” ，则只是客房中心清洁工作管理灰色块未分配中的房数。待分工作量与待分房对应。建议员工是根据一定的工作量标准计算的人数参考值；已选择是目前已选定的员工数。如果选择全部重新分配，则原先已分配的房也将全部重新分配；如果选保留分配，则只对未分配房自动分配，已分配房不变。（5） 、确定分配完毕后单击打印，可打印派工单。西软 C7 酒店管理软件 V2.0 21图（6） 、统计工作量。单击完成，打开选择已完成
24、工作窗口，如下图所示。图选择已经检查确认的房间，输入备注信息，点确定。软件将自动记录检查员、操作时间、修改时间；同时修改房态。通过点击左边的员工使右边只显示你要看到的几个员工；按钮反选用于选中剩下西软 C7 酒店管理软件 V2.0 22的其他员工。（7） 、查看统计列表。单击工作列表，打开客房中心清洁工作统计列表窗口，如下图所示。图可以根据清洁员、房态、客人、房号等组合条件检索。输入条件，按回车或者搜索，即可进行检索。执行客房中心客房清洁工作量统计，选择统计范围后，单击确定，则打开“工作量统计报告” ，如下图所示。图（8） 、员工编辑-录入、修改和删除员工信息。西软 C7 酒店管理软件 V2.
25、0 23图员工外语等级：分高、中、低三种，只有中或高可以打扫外宾住房。员工技能：分高、中、低、新员工四级，分别对应房间技能的 4、3、2、1。技能为高的员工可以打扫所有的房间，中级的员工能打扫技能要求 3 以及以下的房间，依次类推。员工的状态默认都是有效状态，若把某员工设置为无效，则分配、选择员工等窗口将不出现无效员工；本窗口将以特殊颜色显示无效员工，同时可以将无效员工恢复成有效员工。（9） 、设置房间对应积分、房间对应技能。单击其他代码，打开其他代码设置窗口。西软 C7 酒店管理软件 V2.0 24在本窗口设置积分和打扫要求的最低技能值。通过设置积分可控制员工打扫各房间时能得到的工作量积分值
26、。比如根据房态、房类、客房布置的不同，来设置不同的分值。在本软件中总共有 12 种房态，其中按占用状态分为两大类：空（V）和住房（O） 。每类又都有 D、T、I、O、R、S 六种，分别代表脏房、TOUCH-UP（轻微打扫房） 、检查房、维修房、净房、锁定房。通过设置各房间的最低技能要求来控制房间的分配，比如某豪华房的最低技能设为4，则表示只有员工技能等级相应为高的员工才能打扫。3.2 失物拾物失物拾物处理可以分为两类：拾物登记和遗失报告登记。执行客房中心拾物遗失列表，打开如下列表窗口，软件分类显示拾物登记单和遗失报告单。西软 C7 酒店管理软件 V2.0 25图窗口默认显示当前所有登记的拾到的
27、物品。双击选中记录，打开拾物登记单，操作者可查看或修改相关信息。图新建用于创建新的拾物登记单；修改用于修改该登记单；叫号选择打开其他拾物登记单；删除用于删除当前登记单；领取用于物品还给失主时，填写领取人相关信息。西软 C7 酒店管理软件 V2.0 263.2.1 拾物登记拾物登记用于对服务员或客人拣到的物品进行登记管理，以便将来归还给失主。操作步骤：（1） 、单击新建按钮，打开拾物登记单，如下图所示。图（2） 、根据物品实际情况，选择【等级】 ，输入【单据号】 、 【失物】 ，选择【类别】 ，输入【估价】 、 【表述】 、 【拣到人】 、 【地点】 、 【报告人】 、 【时间】等已知信息。单击
28、存盘，登记成功。注意：如果获知失主的姓名，并且该失主曾经住过本酒店，则可以在【失主】中输入失主的姓名，软件会自动将遗留物品的信息与客人的档案关联。当客人再次来入住时，软件会自动提示该客人有遗留物品在酒店。3.2.2 遗失报告用于登记管理客人的遗失物品。执行客房中心拾物遗失列表，单击“遗失报告单”标签页，打开失物拾物列表，显示当前所有登记的遗失记录。双击某记录，打开“遗失报告单” 。失物管理与拾物管理显示界面、操作方法基本一致，不再细述。西软 C7 酒店管理软件 V2.0 27图3.2.3 领取操作步骤：（1） 、双击打开目标拾物登记单；图（2） 、单击领取，弹出失物领取确认窗口；西软 C7 酒
29、店管理软件 V2.0 28图（3） 、录入领取信息，输入【领取人】 ，选择【证件】 ，输入【证件号码】等相关信息。注意：若该遗失物品曾填写过遗失报告单，则【报失关联 】处，按 F1，打开窗口，选择关联记录，当物品领取后，遗物报告单的状态会自动变为领取状态。若没有遗失关联单，则不需要录入该信息。（4） 、单击确认（O），软件提示“领取完成！” 。图注意：客房中心做的遗失报告单在前台也是可以同步显现的。具体操作为客户档案其他，选择失物即可。3.3 报房与查房报房与查房功能的正确使用涉及到三个部门：预订接待、前台收银、客房中心，只有这三个部门协调配合，一起使用，才能真正起作用。单击查询，打开下拉菜单
30、，单击报房与查房，打开报房与查房窗口，如下图所示。西软 C7 酒店管理软件 V2.0 29图该窗口主要分为“查房流水记录”和“入住流水记录”两个部分，软件默认“实时刷新” 、 “声音提示” 。左上部显示查房记录，左下部显示入住开房记录，右上部显示房间和客人的信息。 入住流水记录显示的是酒店当前的入住情况，当前台登记客人入住时，客房中心的报房与查房窗口“入住流水记录”增加一条信息，并且自动发出提示声音，提示客房中心某房间有人入住。客房中心在开房时，点击开房（C），房间开完后，点击开毕(B)，提示声自动停止。图 查房流水记录显示的是客房中心的查房情况，当前台有客人退房时，收银员使用软件报查房后，客房中心报房与查房窗口“查房流水记录”增加一条信息，并且软件有声音提示。客房中心中在查房时，点击查房，查完房后点击查毕，此时软件弹出提示框，输入相应的备注。如不输入，软件默认为查房结果正常，点击确定(O)。图西软 C7 酒店管理软件 V2.0 30注意：（1） 、如果使用软件来进行报开房与报查房，要求客房中心不能关闭报房与查房窗口，不用时只能最小化该窗口。（2） 、在查房与报房窗口右下输入框直接输入房号查房，而不需要在左边选择。（3） 、利用散客、成员切换标签页，可以分类查看散客和团队成员报查房信息。
