1、文件编号 BL-PD-04版 本 号 01生效日期 2003 年 12 月 15 日宝利首饰厂跟单工作程序页 码 第 1 页 共 4 页11目的为规范跟单工作，与客户保持良好的沟通，更好的明确客户在货期、质量方面的要求，为公司内部在生产安排、备料、技术质量等方面提供充分的信息，并协调各部门的工作，做好订单的及时跟进、保证准时出货，满足客户的要求，制定本工作程序。2适用范围适用于本公司审单、跟单、备料、生产进度跟踪、与客户沟通等过程。3工作职责3.1 跟单组：保持与客户、生产部门之间在货期、质量要求、材料等方面的良好的信息沟通，保证信息的准确及时。根据订单的轻重缓急做好生产排期，跟踪材料配备、生
2、产进度等情况，及时向生产经理汇报。3.2 收发组：负责生产过程中交收数据的记录、保证实物和数据准确、及时、一致。并为跟单员提供及时、准确的生产进度数据。3.2 各生产部门：配合生产排期、生产技术和质量等方面的评审，并按照生产部下达的生产进度要求组织、安排本部门人员生产，确保按时、按质完成生产任务。4跟单工作程序4.1 订单的分类4.1.1 成熟订单：指已经进入正常的生产阶段，从材料、技术、质量、生产人员等方面都已经有充分的认识的订单。4.1.2 新订单：新接的订单，在材料、技术、质量等方面存有未充分了解的地方的订单。4.2 审单和排生产计划4.2.1 跟单员接到一个订单时，必须马上确定订单的性
3、质。应该争取得到客户书面上的生产要求，尤其是新产品，并将客户未写明的生产要求明确记录下来，开出生产订单评审表以便进行订单评审。4.2.2 当一个订单到来后，在准备发出生产前，都必须经过订单的评审。订单的评审内容为： 产品类型 评审项目 要 求货期参考该产品以往的生产速度，以及生产计划中其它产品的生产情况来确定能否按时交货。若的确无法按时交货，必须及时与客户沟通能否推迟货期或分批交货。成熟产品材料 /配件1 落实材料（比如：石）和配件到达的时间，同时将此通知相关部门。若难以确定时间，也应该给出一个尽量准确的范围。2 对客户来的材料要先经过检验，保证质量合格。若发现有质量问题，立即与客户沟通。检验
4、的方面如下： 蜡镶货，要检验金托和石头的质量； 对于质量要求高的产品，要应先抽几件金托进行执模和车磨打，检验金托是否有质量缺陷。3 若有在生产过程中才能发现的客来材料的质量问题，也必须与客户说明。文件编号 BL-PD-04版 本 号 01生效日期 2003 年 12 月 15 日宝利首饰厂跟单工作程序页 码 第 2 页 共 4 页2成熟产品新提出的特殊要求1 若客户有新的做货要求，跟单员必须用书面的形式记录下来，并落实通知到相关部门。2 经过相关部门评审后，若有难以达到的新要求，跟单员必须及时与客户沟通。货期1 参考同类型产品的生产速度安排货期。2 若是批量较大的产品，还应在做前几手产品时，记
5、录和测算出它的生产速度，依次来确定交货时间。质量要求1 新的产品（尤其是新货型、新款式、新客户的产品） ，必须确定其生产要求。若经过评审还存在不确定的地方，跟单员必须立即与客户联系（争取得到客户书面上的生产要求） 。并用书面的形式通知生产部门。2 对于新产品，跟单员应该争取要到客户的样品。尤其是批量较大的新产品，在大量生产前，要争取先做一个样品出来，交由客户确认。材料 /配件 落实其到达时间和质量，及时通知相关部门。生产速度对于那些以后接单时，会有较大的订货批量的新产品，在首次生产时，跟单员应通知各部门主管记录、估算它的生产速度，作为下次安排生产的依据。新产品工具/辅助材料配置评审新产品生产过
6、程中是否需要用到新的工具或新的辅助材料，提前作好准备。4.2.2 生产订单的评审由跟单组组长向生产部经理提出，根据情况来组织相关部门人员评审。4.2.3 评审的结果，由跟单员用书面的形式记录下来，整理打印出来，经跟单组组长及相关部门主管审核，生产经理批准后，下发到相关部门，作为生产的要求和指导。4.2.4 若有需要与客户沟通的问题，跟单员及时与客户沟通，并将结果及时通知相关评审人员。有必要时，组织相关人员根据沟通结果重新评审。4.2.5 由跟单员制订生产进度排期表 ，生产经理组织相关人员审核，经审核人员签名，生产经理批准后，下发到各部门执行。4.2.6 若新到订单的货期，经与客户协商后，仍然影
7、响已制定的生产进度排期表中的货期安排的，属于插单。凡是插单，安排下去时，须重新进行生产排期。4.3 开单4.3.1 注意生产流程单该写明的项目及要求：序号 项目 要 求1 订单号 公司内部采用客户名称缩写加流水单号的形式进行编号。凡是最终出货成品不一样的产品，都需要分开单号。还必须写明拆单页编号。2 货型 在开套装产品时，必须注明为几件装为一套。3 件数 耳环开单时的单位为“件” ，以“2 件”为“1 对” ；套介开单时的单位为“套” 。开单必须写明单位。4 成色成色分由两部分组成，一部分为含金量，如“14K ”、 “18K”，另一部分为颜色，对于黄白分件产品（真分色） ，则必须注明“KW/Y
8、” 。而对于假分色产品（电分色） ，则不能以“KW/Y”的形式，而必须以客要求的底材色，KY 或 KW 或其他颜色。必须只能以一种成色开一张流程单，不能一张流程单中包含两种或以上的成色。文件编号 BL-PD-04版 本 号 01生效日期 2003 年 12 月 15 日宝利首饰厂跟单工作程序页 码 第 3 页 共 4 页35 字印 客户有要求的，按客户要求的字印。若客户没有注明要求，应跟客户联系，确定客户是否有要求。6 金重客户对金重有要求的产品，开单时必须注明金重范围。有必要时，还应该写明各工序需要控制的金重范围。对于倒模的产品，开单时亦需在备注上注明单件货的金重要求。 7 手寸生产戒子和手
9、链时，必须标明准确的手寸。戒子的手寸，还须标明为哪个国家或地区的手寸，如：美度、德度、日度、港度等。对于链则必须注明长度为多少英寸或 CM。注意在一张流程单中，不可包含两种或以上的手寸。 8 石排列 对不同颜色的石的排列次序和位置，为了明了提示，必须在图样上注明，并予以文字说明。9 电镀当客户有电镀要求时，要注明底材和石位的电镀要求。在图样标明的同时，并予以具体文字说明，如：“全身电白” 、 “石位电白” 、 “黄钻电黄” 、 “黑钻电黑”等等。 10 其他 根椐订单要求，若产品需要喷沙、车沙、推沙或辘珠边等，则需要在图样上注明具体的加工位置，并予以文字说明。11 包装 新的客户，或是新的产品
10、类型，应该与客户明确标识和包装的要求。12 配件能否及时配备所需的配件，直接决定着订单的生产能否顺畅。因而，在开单时，必须注明所需要配件（名称、型号、数量） ，并明确配件来源（手做、购买、客来等） ，如需公司购买，在开完单的同时必须复印一份流程单作订购及跟踪配件的依据。 4.3.2 生产流程单需经跟单组长的签名审核，方可将下发至各生产部门。4.3.3 若是货期紧急，需优先生产的订单，开单时应盖“急单”印章。各部门接货后优先安排生产。4.3.4 生产流程单上的资料任何人不能随意更改。若笔误写错需要改正，须用双斜杠将原记录划掉，然后在一旁更正，同时签上更改人的签名。违者将受严厉处罚。4.4 材料/
11、配件的跟进4.4.1 跟单员应按时跟进各种订单的材料和配件到位情况。若有不能按时到位的，立即汇报。如果因材料/配件未到位而影响货期的，必须及时与客户沟通。4.2.2 所有到来的材料/配件，都应经过质量确认。成熟产品的材料/ 配件，由跟单员抽样交 QC 检验。新产品的材料/配件，交 QC 全检。4.4.3 由客户来胶模要求唧蜡生产的订单，若客户要求唧蜡完毕后将胶模立即归还，为了保证当生产过程中出现报废时能够及时补货，在唧蜡时应多做 20%的蜡模备用。4.5 生产跟进 4.5.1 跟单员每天跟进订单的生产进度，每天跟踪三次，用生产进度跟踪记录表做好记录。收发员、电脑系统数据录入员必须及时为跟单员提
12、供准确、全面的数据。4.5.2 发现车间生产进度不能按计划时间完成时，跟单员应立即向生产经理反映，及时调整。4.5.3 当需要跟进生产质量等情况时，各生产部门须全面配合跟单员的工作。4.5.4 跟单过程中，尤其注意记录修理产品、报废产品的流动情况。4.5.5 跟单组长每天下班前须检查各生产工序的生产任务，注意避免发生“缺货”的现象。当需要补货的时候，及时汇报，以便作好补货准备。4.5.6 各部门主管时刻跟进本部门的生产任务，当发生难以按时完成生产任务，或是上工序过货不文件编号 BL-PD-04版 本 号 01生效日期 2003 年 12 月 15 日宝利首饰厂跟单工作程序页 码 第 4 页 共
13、 4 页4及，本工序将面临“缺货”的情况时，应立即向跟单员和生产经理反馈。4.6 生产变更4.6.1 若生产过程中有因材料、交货时间、加工要求、质量要求、包装、插单等原因所引起的变动，跟单员需要签发生产变更通知单到各相关部门。4.7 成品出货4.7.1 订单完成生产后，跟单员跟进出货成品的包装、数量和退剩余材料、退胶模、返还样品等情况。4.7.2 出货后，跟单员还应该将余数、废品等处理结果通知电脑系统录入员，以便在电脑系统中销数。4.8 客户沟通4.8.1 客户长期性的特殊生产要求，必须用书面的形式，如制订客户产品的做货要求通知到相关的部门。一旦有与这些要求不相同产品时，必须在生产前与客户确认，并用书面的形式通知到相关的生产部门。4.8.2 对客户的返回修理、退货、投诉等情况，应设置专门的记录本。重要的情况还需要进行原因分析，提出改进措施，并跟进措施的实施效果，以此预防同类问题再次发生。4.9 订单、生产文件的管理4.9.1 跟单部应对生产订单作好分类管理，用专门的文件夹保管，同时要方便查找。4.9.2 客户书面上的生产要求，都必须分类编号，存底保管，不得丢失和损坏。保存期为半年以上。5相关表格5.1 生产订单评审表5.2 生产进度排期表5.3 生产流程单5.4 生产进度跟踪记录表5.5 生产变更通知单5.6 客户产品的做货要求6流程图见附件 A。
