1、业务日程,中国丰田学院,1,业务日程,来自大家的声音如何把握中长期（周/月）的工作计划工作忙碌或空闲时的时间安排不合理如何分配长期项目和紧急事务的时间如何同时有效地推进多项工作来自上司的声音“交货期”意识比较薄弱，缺乏“时间管理”的观念,2,1.何谓业务日程 2.制作业务日程的目的及好处 3.业务日程的制作要点 4.案例演习 5.时间管理,业务日程,目录,3,1.何谓业务日程,反映业务的实施项目、实施时间、工时、推进流程 等的计划表 信息共享的重要工具,整体图,4,2.制作业务日程的目的及好处,目的, 通过将业务推进计划可视化，明确各项工作的交货期，以推动业务顺利实施,好处, ： 可以确保实施
2、项目无遗漏，工作时间分配合理 可以帮助上司及时把握进展状况，给予自己相应指导 可以给自己紧迫感，从而唤起当事者意识 ：通过信息共享，使相关人员更好地协作配合,自己,他人,5,3.业务日程的制作要点,制作业务日程的基本步骤,（1）明确交货期 （2）确认相关日程(公司整体、上司及相关人员） （3）提炼出大项目，分解成具体实施项目 （4）整理先后顺序，预估工时,6,示例,3.业务日程的制作要点,新员工入职培训业务日程表,怎样制作这样一张业务日程表呢？ 让我们一起来学习一下吧！,7,发放资料,3.业务日程的制作要点,日期,项目,具体推进计划,3月,4月,5月,Step1.明确交货期,Step2.确认相
3、关日程,Step3.提炼出大项目，分解成具体实施项目,Step4.整理先后顺序，预计工时,日程表的构成,8,3.业务日程的制作要点,日期,项目,具体推进计划,3月,4月,5月,Step1.明确交货期,实施 5/6-5/7,Step1.明确交货期,Step2.确认相关日程,Step3.提炼出大项目，分解成具体实施项目,Step4.整理先后顺序，预计工时, 什么是“交货期”？, 每一项工作其完成的期限,称为“交货期”。, 为什么要遵守交货期？, 交货期是跟客户（上司、相关者等）的约定，必须要遵守！在丰田，下一道工序也是客户！,接受上司指示时，要主动确认交货期！,9,3.业务日程的制作要点,日期,项
4、目,具体推进计划,3月,4月,5月,实施 5/6-5/7,Step1.明确交货期,Step2.确认相关日程,Step3.提炼出大项目，分解成具体实施项目,Step4.整理先后顺序，预计工时,Step2.确认相关日程(公司整体、上司及相关人员),全社员工大会,公司整体 活动日程,上司 日程,部长,课长,管理部会,管理部会,会议天津,人事分科会,日本出差,广州出差,改期！,部长开讲致辞确认,4/8-4/9, 团队中，工作并不是一个人独立完成的，而是需要与相关人员相互配合与协作，这样才能确保工作顺利开展。,参考相关人员的日程开展工作， 避免制定出“架空”的日程！,10,3.业务日程的制作要点,日期,
5、项目,具体推进计划,3月,4月,5月,实施 5/6-5/7,Step1.明确交货期,Step2.确认相关日程,Step3.提炼出大项目，分解成具体实施项目,Step4.整理先后顺序，预计工时,全社员工大会,公司整体 活动日程,上司 日程,部长,课长,管理部会,管理部会,会议天津,人事分科会,日本出差,广州出差,Step3.提炼出大项目，分解成具体实施项目,P,D,CA,企划,讲师 拜托,学员 通知,运营 实施,实施 报告, 可按照PDCA的顺序，无遗漏无重复地提炼大项目。, 怎样分解成具体实施项目？, 明确具体成果是什么？ 为了达成成果，需要做哪些一步步的准备？ 考虑是否需要向相关人员进行传达
6、？, 取得决裁, 制作企划书收集信息方向性确认, 汇 报 GM确认(12次)B决裁,11,3.业务日程的制作要点,日期,项目,具体推进计划,3月,4月,5月,实施 5/6-5/7,Step1.明确交货期,Step2.确认相关日程,Step3.提炼出大项目，分解成具体实施项目,Step4.整理先后顺序，预计工时,全社员工大会,公司整体 活动日程,上司 日程,部长,课长,管理部会,管理部会,会议天津,人事分科会,日本出差,广州出差,P,D,CA,企划,讲师 拜托,学员 通知,运营 实施,实施 报告,Step4. 整理先后顺序，预计工时,发送通知,讲师确定,决裁（B报告）,GM确认,制作企划书,设备
7、预约,发送通知,决裁(B报告),讲师确定,制作企划书,GM确认,设备预约, 从交货期开始，逐步进行 明确可以同时推进的实施项目(即并行工序),倒推,12,3.业务日程的制作要点,日期,项目,具体推进计划,3月,4月,5月,实施 5/6-5/7,全社员工大会,公司整体 活动日程,上司 日程,部长,课长,管理部会,管理部会,会议天津,人事分科会,日本出差,广州出差,大项目,P,D,CA,企划,讲师 拜托,通知,运营 实施,实施 报告,制作企划书,GM一次报告,GM二次报告,B决裁,制作讲师拜托资料,发送讲师依赖,讲师选派截止,制作一次通知,发送一次通知,GM确认,课件制作拜托,资料回收,资料整理,
8、制作二次通知,发送二次通知,印刷,统计问卷 &制作报告,GM,B,GM确认,GM确认,Step1.明确交货期,Step2.确认相关日程,Step3.提炼出大项目，分解成具体实施项目,Step4.整理先后顺序，预计工时,Step4. 整理先后顺序，预计工时,GM确认,部门讲师选拔,设备预约, 参考过去类似的工作 向有经验的上司或前辈咨询 预估时尽量留一定的富余,13,3.业务日程的制作要点,日期,项目,具体推进计划,3月,4月,5月,实施 5/6-5/7,全社员工大会,公司整体 活动日程,上司 日程,部长,课长,管理部会,管理部会,会议天津,人事分科会,日本出差,广州出差,大项目,P,D,CA,
9、企划,讲师 拜托,通知,运营 实施,实施 报告,制作企划书,GM一次报告,GM二次报告,B决裁,制作讲师拜托资料,GM确认,发送讲师依赖,讲师选派截止,制作一次通知,发送一次通知,GM确认,课件制作拜托,资料回收,资料整理,制作二次通知,发送二次通知,印刷,统计问卷 &制作报告,GM,B,GM确认,GM确认,部门讲师选拔,设备预约,把决裁和报告联络商谈的时间放进日程！,合理安排报告间隔，预留较充裕的修改时间（不合理例：AM课长、PM部长、次日AM总经理）,制定好计划后，尽早约下领导的日程！,14,3.业务日程的制作要点,小回顾,Step1. 明确交货期,Step2. 确认相关日程（公司整体、上
10、司及相关人员）,Step3. 提炼出大项目，分解成具体实施项目,Step4. 整理先后顺序，预估工时,15,让我们通过案例演习，掌握业务日程的 制作方法吧！,4.案例演习,16,上司决定让小李负责品牌认知度调查的工作。小李在与前辈商量并思考PDCA的基础上，开始制作业务日程，使整个计划可视化。,4.案例演习,如果你是小李，会如何来制作业务日程呢？,17,根据提供的信息，先个人思考，后进行小组讨论。并将讨论得出的品牌认知度调查的业务日程写在白板上。,个人思考 5min 讨论&写白板 25min 发表10min,4.案例演习,18,发放资料,4.案例演习,19,发放资料,解答例,4.案例演习,20
11、,发放资料,本部门-部长、课长、前辈其他部门-经销商运营部公司外部-Dealer、外部专业公司,信息共有-向相关者的展开,4.案例演习,21,时常将 、 、 、 记在心中！,4.案例演习 小结,（1）明确交货期 （2）确认相关日程(公司整体、上司及相关人员） （3）提炼出大项目,分解成具体实施项目 （4）整理先后顺序,预估工时,制作业务日程的基本步骤,可视化,信息共享,交货期意识,倒推,22,如何安排每天的工作？,时间管理4步骤,5.时间管理,将业务日程落实到每天的工作中时,23,Step1. 梳理一天的工作,Step2. 排列优先顺序,Step3. 制定日计划,列清单，把要做的每一件事情都写
12、下来,明确目标,预估工时,留有余地,Step4. 回顾计划执行情况,每天坚持很重要,好记性不如烂笔头,5.时间管理,24,Step2. 排列优先顺序,Step1. 梳理一天的工作,Step3. 制定日计划,按照重要度和紧急度，对全部工作做出排序,象限法,重要度,紧急度,Step4. 回顾计划执行情况,5.时间管理,25,象限法,第象限 不紧急也不重要,第象限 重要但不紧急,重要,紧急,第象限 既紧急又重要,第象限 紧急但不重要,立即就做,按照计划， 平时多做,有选择地做,5.时间管理,合理利用 零散时间做,26,小练习,请尝试用象限法确定以上各项工作的优先顺序，并写在白板上 小组讨论 5min
13、,5.时间管理,27,新人小A有个好习惯，就是在每天早上将全天的工作列出来，以便 合理安排自己的时间。周一，小A上班后立刻安排起当天的工作来。 小A发现今天有以下工作要做：帮VP变更周末的飞机班次(票源紧张) 整理周三部长会议用的文件 预约会议室（10点钟客户临时来访） 制作年中预算调整方案(本周内要提交) 采购食品、饮料(1周后部内旅行用) 帮同事订午餐（订餐截止时间为每天10点前）,参考解答,第象限 不紧急也不重要,第象限 重要但不紧急,整理周三部长会议用的文件,重要,紧急,第象限 既紧急又重要,10:00客户临时来访，预约会议室,第象限 紧急但不重要,帮同事订午餐 (订餐截止时间为每天1
14、0点前),立即就做,按照计划， 平时多做,有选择地做,合理利用 零散时间做,帮VP变更周末的飞机班次(票源紧张),制作年中预算调整方案(本周内要提交),采购食品、饮料(1周后部内旅行用),5.时间管理,28,Step3. 制定并执行日计划,Step1. 梳理一天的工作,Step2. 排列优先顺序,将工作可视化 (WHEN、WHAT、HOW MUCH),Step4. 回顾计划执行情况,合理安排，及时行动，彻底解决，避免拖延,对于难度较大的工作，要集中时间去完成,5.时间管理,29,5.时间管理,养成良好的办公习惯！,30,工作可视化,5.时间管理,31,良好的5S,5.时间管理,32,Step4. 回顾计划执行情况,Step1. 梳理一天的工作,Step2. 排列优先顺序,确认工作是否按计划完成如果未按计划完成，寻找原因并合理安排遗留工作,Step3. 制定并执行日计划,回顾每项工作所花时间， 有助于更准确地预估工时,5.时间管理,33,Step1. 梳理一天的工作,Step2. 排列优先顺序,Step3. 制定并执行日计划,Step4. 回顾计划执行情况,小回顾,5.时间管理,34,谢谢大家！,35,
