Excel创建动态数据透视表整理分析数据案例——科目明细表自动统计.doc

1、财务黄姐发了一个科目明细表过来，对卢子说：你把这个表的各科目做个汇总表，比如银行存款借方是多少，贷方是多少，明白没？卢子看了一下发过来的表格，回了一句：知道了。如图 114 所示，表格设计得稍微有点不合理，就是一页 A4 纸的范围，就会插入一行空行跟标题，导致数据不连续。这样的数据如果用数据透视表汇总，可能会导致汇总出错，需要做一些处理才可以。Step 01 如图 1 15 所示，选择区域 A:E，切换到“数据”选项卡，单击“筛选”按钮。Step 02 如图 1 16 所示，对一级科目这一列做筛选，单击“筛选”按钮，取消全选，只筛选一级科目跟空白，单击“确定”按钮。Step 03 如图 117

2、 所示，选择筛选出来的行，右击选择“删除行” 。Step 04 如图 118 所示，单击“清除”按钮。这样就把多余的标题跟空白行删除掉了，得到标准的数据源，接下来就可以借助数据透视表轻松汇总。Step 05 如图 1 19 所示，单击明细表任意单元格如 A1，切换到“插入”选项卡，单击 “数据透视表” 图表，在弹出的“创建数据透视表”对话框，会智能的帮你选择好区域，保持默认不变，单击“确定”按钮即可。Step 06 如图 120 所示，依次勾选一级科目、二级科目和明细，再将借方和贷方拉到值字段。 Step 07 这样得到的借方跟贷方都是计数的，我们需要的是求和。如图121 所示，单击“ 计数项

3、：借方 ”这个单元格，右击选择“值汇总依据”为求和，用同样的方法将贷方也变成求和。 如图 1 22 所示，这时发现一级科目、二级科目和明细这 3 个内容堆在一起，看起来有点乱，正常我们都希望这些数据并排显示的。 Step 08 如图 123 所示，单击数据透视表任意单元格，在“设计” 选型卡，单击“报表布局” ，“以表格形式显示” 。Step 09 如图 1-24 所示，选择任意二级科目的分类汇总，右击取消 “分类汇总二级科目”。Step 10 如图 125 所示，稍做一些美化处理。做完后，卢子把效果图发给财务黄姐：这个形式可以不？财务黄姐：OK，发模板我看看。卢子就把模板发送过去。过了一会，

4、财务黄姐说：如果我另有增加的科目咋办？卢子：如果要增加项目，这个得重新设置，现在只是针对你目前的表格设置的。财务黄姐：晕，那每个月的明细肯定是不一样的，如果是这样我还不如用回我的财务软件。卢子：你项目增加的话也可以自动统计，只是说，我刚刚给你的表格没有设置自动统计而已。财务黄姐：那好，你重发一个给我。卢子：恩。要自动统计必须满足 2 个条件：动态数据源、数据透视表自动刷新。动态数据源，这个可以定义名称获取。Step 01 如图 1 26 所示，切换到“公式” 选项卡，单击“定义名称”图表，弹出“新建名称” 对话框，在“名称” 文本框输入动态，在“引用位置”输入下面的公式，单击“确定”按钮。=O

5、FFSET(明细表 !$A$1,COUNTA(明细表!$A:$A),COUNTA(明细表!$1:$1)Step 02 如图 127 所示，更改原先数据透视表的引用数据源。返回数据透视表这个工作表，按 Alt+D，再按 P，这时弹出“数据透视表和数据透视图向导”，单击“上一步”按钮。 Step 03 如图 128 所示，将选定区域改成动态，单击“完成” 按钮，这样就实现了数据源动态更新。 Step 04 如图 1-29 所示，按快捷键 Alt+F11，单击 ThisWorkbook，输入下面的语句，这个就是激活工作簿刷新代码，也就是能够实现数据透视表自动刷新。PrivateSubWorkbook_SheetActivate(ByValShAsObject)ActiveWorkbook.RefreshAllEndSubStep 05 如图 1 30 所示，关闭这个窗口，将 Excel 表格另存为：Excel启用宏的工作簿，单击“保存”按钮。修改完以后，卢子就将表格发送给财务黄姐。财务黄姐：这只是一个月的数据，如果我有很多个月的，只要复制在后面，也可以重新汇总数据对不？卢子：是，多少数据都一样。不过有一个注意点，就是数据不要出现空行，要连续的录入数据。财务黄姐：行，有空我试试，谢谢你先。