1、眉首部分：（1 ） 份数序号。6 位阿拉伯数字表示，不足部分 0 补齐，标注在左上角，只有绝密、机密级文件要求标注（2 ） 秘密等级和保密期限。秘密等级分绝密、机密、秘密三级。右上上（3 ） 紧急程度。紧急公文分特急、急件；电报特提、特急、加急、平急。其他不予标注。右上下（4 ） 发文机关。发文机关全称或规范化简称加“文件”两字或者再加括号标注文种组成，如“临海市人民政府文件（通知） ”，联合行文，主办机关在前，党政联合行文，一般使用党委机关版头。中间位置（5 ） 发文字号。国办发【2014】52 号，只写主办机关发文字号，在发文机关正下方（6 ） 签发人。上行文在发文字号右侧标注签发人，联合
2、行文标注会签人，主办单位先签，在发文机关右下位置，与发文字号平行。主体部分：（1 ） 标题。除法规、规章名称用书名号外，一般不用标点符号。一般由发文机关、事由、文种组成，可省略发文机关和事由，正中位置。（2 ） 主送机关。全称或规范性简称、统称。如果主送机关太多，则移至版记中主题词之下，抄送之上，表示方法与抄送相同。主送机关一般定格写。（3 ） 正文。空两格，务必使下一张纸有正文出现。（4 ） 附件。正文下空一行左空两字标注“附件” ，后加冒号和名字。附件：1.名单 有第二个换一行与附件并列，结尾处无句号（5 ） 成文日期。负责人签发时间为准，电报以发出日期为准，会议以通过时间为准。二O 一四
3、年十一月一日。距右四个汉字，一般在印章下方。（6 ） 印章或者签署。联合发文需要全部印章。（7 ） 附注。说明传达范围、使用方法、需要加以解释的名词术语以及请示的联系人姓名等。在成文日期下一行，居左空两字，加圆括号。版记部分：（1 ） 主题词。主题词一般 3-5 个，最多不超 7 个。一般先标类别词，然后标属性词，最后标文种。顶格书写，词之间用空格点开。（2 ） 抄送机关。主送机关外需要执行或知晓公文的机关。空一格，机关之间用逗号隔开，换行需从冒号右边开始，写定最后一个用句号。（3 ） 印发机关和印发日期。印发单位一般是发文机关文秘部门。如国务院办公厅，时间已交付印发时间为准。请示必须写联系人 请示结语用“以上意见是否妥当，请批复” 、 “当否（可否、妥否） ，请批复”希望对方复函，要写“以上意见，请予函复” 、 “敬请函复”等，不需要回复“特此函告” 、“专此函达” 。复函时“此复” 、 “专此函复” ，上述为函的结束语。
