1、广州润普,文档管理方案 File Management Solution,公司简介 Company Introduction,石家庄,广州GuangZhou headquarter,上海,重庆,贵州,北京,2002年成立于上海，2010年迁至广州， 多地有办事处。100+技术人员占,武汉,福州,荣誉资质,国家认定双软企业10+年经验积累10+个领域产品50+行业实际应用1000+客户成功实施60000+在线用户主持,Software Certificates,公司产品 Business Scope,自主研发 Software copyright 专注专业 Professional experi
2、ence 行业领先 Field Leader,档案管理 Archives management,文档管理 File management,知识管理knowledge management,敏感信息防泄密information security,合同管理Contract management,ISO文控,客户案例 Key Clients,综合集团,政府,房地产,军工部队,国税、地税,航天物流,媒体出版社,医药器械,能源,金融投资,ISO文控,客户案例 Key Clients,电子,互联网/通信,广告策划,IT软件,制造业,教育学校,营销贸易,工程,研究院,文件管理常见问题 File Mgt. C
3、ommon Problems,文件分散,无法集中管理 files are stored separately; Lack of centralized management 格式不规范,编号重复等 No uniform standards; duplicate file Num. etc.查找不便，耗时耗力 Inconvenient file search 版本管理混乱，新旧版本混淆 Messy file versions 审批过程繁琐，效率低下Low efficiency Doc. approval 纸质文档，浪费资源，难以保存Paper files save risk& waste res
4、ource 存在文件丢失，损坏，信息泄密风险 Doc. lost&damage&Info. leaked,解决方案 Solution,知识文档 knowledge,日常文件 Daily Regular files,档案 Archives,受控文件Controlled files,解决方案 Solution,日常文档管理 Daily Regular files Mgt.,功能详解文件收集,文档管理系统 DMS,手机,平板,邮箱,OA等其他系统,Windows 文件夹,传真机,扫描仪,FTP/ WebDAV,IMAP,IMAP,WebDAV,WebDAV,webdav,http,webdav,电脑
5、,Fuctionsfile Collection,文档收集-网页上传,单个，多个文件网页上传文件夹批量上传,Upload files,Upload multiple files by browser Upload large size file or folders by assistant tool,功能详解文档组织,文档组织,文档分类classification 文档标签 File Tag 文档编号 File number 文档属性 File attribute,文档附件 Attachments 文档引用 Associated file 快捷方式 Shortcut 文档状态Status,F
6、ile Organization,文档组织文档分类,File classification,文档组织文档属性,File attributes,标签,按多个分类维度，标识文件标签按照标签可检索文件,File Tag,various tagsselect files by tags,,文档管理-1.7自动编号,根据编号规则，上传的自动生成编号。可以定义至任意文件夹。,,File auto-generated serial No.,Generat serial number duiring uploading by rule automaticallySet different numbering
7、rule for each folder,文档组织文档关系,文档关系包括参考的文档、附件、引用和被引用。可快速查看引用或被引用的文档或流程。,Associated Files,Add attachment & associate relative files Shortcut to view relative files,文档组织快捷方式,通过文档快捷方式和文档收藏功能，实现文档引用，便于更新和查询搜索。,部门文档共享 技术部 维护的技术文档和方案 提供给销售部的同事使用,File Shortcut,only 1 script in syetem; Avoid duplicate storag
8、e,Interdepartmental file sharing,ensure shortcut file is updated &correct,文档管理-1.8文件排序,File sort,Sort by file ID number,文档组织文档状态,文档分成多种状态：包括草稿、待审、发布、存档等。,File Status,File status： Draft, approving, published, archived,文档管理-1.5文件导出,可根据实际情况选择档案属性， 按需导出档案清单，用于案卷目录等。,Export/Import file list,Select the fi
9、le attributes to export the file list Batch update file attributes,文档获取Obtain Files,文档分享 Share,文档检索及时搜索,输入关键词可以自动推送可能需要找找的文件,Recommend search,Recommend newly or hot files,文档检索全文检索,可根据文件正文内容信息精确搜索到相关文档：搜索“易度”支持全文检索的类型：.doc,.rtf, .xls, .csv, .ppt, .pdf, .txt, .htm, .html, .xml, .rst,Keyword Search,key
10、word is included in tittle/content/tag/attributessupport.doc,.rtf, .xls, .csv, .ppt, .pdf, .txt, .htm, .html, .xml, .rst keyword search,组合检索,可根据文档的标题、正文内容、文档标签、创建人、创建时间、修改时间、文档编号、关键字、格式、状态等进行组合搜索。,Conditions search,search file according to conditions such as title/tag/content/time/size/creator/stora
11、ge location etc.,文档分享文档内部分享,可关注文档，或者将文档分享给其他用户 （系统内分享）分享文档时，可同时赋予文档权限。可直接分享，也可以复制内链发送给接收对象,Files internal sharing,Share file to internal person or group Set file view pesission,文档分享文档外部分享,外发链接可设置 查看密码 有效期 权限：查看、打印、下载可增加文件外发审批流程,Files external sharing,Share files to external staff Set permission/dead
12、time/password Share after approval,文档关注定向关注文档,用户可主动关注多个文档。关注的文档修改、评注留言之后，系统会自动推送消息通知给您。,File/Folder subscription,File / folder update notice,文档收藏常用文档快速入口,用户可收藏文档。收藏的文档可进行个人知识管理。,Favorite,Add files or folders to favorite Shortcut to view files Customize tags for favorites,文档展现 File online view,PDF,Of
13、fice files,Picture,Audio and video,CAD,zip,3D drawings,Online view,supports more than 100 format files online view100 formats 。,多种视图页面,Display in multiple view,User an select file display mode, such as by content/summary/category/recent update/etc.,Multiple view display,Multiple view display,Multipl
14、e view display,Multiple view display,自定义显示字段,Customize metadate display,Document related work cooperation,评注留言 comment 消息通知 Notice,在线创建 onlie create 在线修改 onlie edit,部门协同 Interdepartment,项目协同 Project team,工作组协同 Work group,版本管理 Multi-version 版本比较 Content comparison,文档 协作,文档流程 Doc. approving,文档协作在线创建,无
15、需安装程序，可在系统中直接创建office、html、txt等文档, 可使用文档模板。,Online create Doc.,Creat office、html、txt onlineDoc. template,文档协作在线修改,只需要安装易度的外部编辑器插件就可以在线修改文档文档修改时自动加锁，防止多人同时修改的情况保存后，文档会自动上传至服务器中，并覆盖原文档或创建新版本,文档锁定功能,Online edit,Edit Doc. by assistant toolAutomatically uploaded to system and create a new version,文档协作版本管
16、理,系统自动保存文档的历史版本，可直接查看和提供下载。 可直接上传新版本。历史版本可回滚、可删除。,文档协作版本比较,系统支持随意两个版本的版本比较，用显著的颜色标识出差异。,Multi-version Management,Save historical versions automatically Content comparison Upload new version/View/Delete/Restore/ etc all versions,comments,Add file commentsAdd attachmentSent updated notice automaticall
17、y,文档协作消息通知,系统内置消息系统，支持消息推送，即时提醒显示。分成：发送给我的、流程处理、订阅、评注、其他几个消息分类,Notice,Sent system notice automaticallyNotify by system message / e-mail / mobilephone,文档协作文档流程,系统内置多个常用流程，包括文档审批、文档借阅、文档外发、文档提醒等,文档协作自定义流程,自带常用的审批、外发、借阅等流程按需自定义流程可定义审批步骤可定义审批人可定义审批范围可定义审批权限可定义并审、串审,Define approval process,文档协作文件审批,流程自动提
18、醒，催办，可打回或修改继续运行，查询审批状态，委托审批人。,Doc. approval,文档协作工作协同,提供协同空间，可通过部门、项目、工作组进行协同工作。,Project collaboration,Project management/ Collect project Doc.,文档协作个人工作处理,个人工作台，工作可委托，自定义显示项目，排序和通知方式,文档协作个人工作处理,Personal workdesk, work commission, custom display items/sorting/ notification methods,文档统计 Doc. statistics
19、,贡献统计storage capacity,数量统计 Number of files,文档统计报表中心,系统自带报表中心，可对文档数量、贡献、最近更新、日志、登录等进行统计,移动端平台,提供移动版本的常用使用界面，可在微信或其他移动中嵌入使用。可查看文档、视频，上传文件等，同时也提供表单、计划、,图片浏览,个人工作台,文件查看,移动端平台,提供移动版本的常用使用界面，可在微信或其他移动中嵌入使用,工作计划,上传文件,视频播放,文档安全管理Doc. security management,全面防护 安全无忧,文档存储 备份恢复 backup recovery,权限控制 安全策略 permissi
20、on control,传输加密 动态密码 Confidential transmission,动态水印 下载加水印 dynamic watermark,IP限制 限时登出 Log out control,集成其他 加密软件 Integrate security system,文档安全管理可靠存储,系统采用简单存储、集中存储的方式直接把文档存储至服务器硬盘中。不依赖系统和第三方软件，安全可靠。得到众多军方部队的认可。,文档存储,海量存储，无限扩容,自动备份,RAID容错磁盘阵列,集中存储，分区管理,简单存储,直接采用文件系统存放文件 储存越复杂，风险越高 数据不会被软件锁定,文档安全管理备份恢复
21、,系统采用每日自动增量备份和每周归档备份的形式进行备份。同时支持手动备份和30天内的系统恢复。,文档安全管理权限控制,系统采用6角色7级别的权限控制体系，包括文件夹和单个文档的权限控制。角色授权、权限自动继承、群组授权、个人授权、组合授权等。严格控制每一个文档的访问、查看标题、展现、打印、下载、修改、删除等。,File permission control,Controls the permissions of folders and filesFiles and folders can automatically inherit parent folder permissions Stric
22、t control of each file access, view the title, view content, print, download ect modify, delete and so on.,按组织架构，人员，群组授权,细粒权限分配,文档安全管理安全策略,更加灵活的设置系统安全策略，可实现公司外访问时禁止下载文档，技术资料仅仅在技术部门的网段内可以访问。限制单个或多个IP的操作权限。,Security strategy,Limit the operation permisson by IP range &user Different user has different
23、permission in the sam IP rang User has different permission in different IP rang,文档安全管理动态密码,安装Google的身份验证器开启登录安全之门。（类似将军令）支持ios、andriod、windows phone等移动设备。,系统自动添加动态水印哪个公司 哪个人 什么时间 什么IP地址,文档安全管理动态水印,Add Dynamic watermark automatically,Dynamic watermark,Customize watermark , such as IP,usuer name, use
24、rID,time, site name ect.,操作历史Operation record,可查看文件操作历史file operation record个人账户操作历史，账户操作历史Users operation recaord, system operation record,定制开发平台,应用市场 自定义扩展属性 自定义规则 自定义表单流程 自定义登录背景 集群、分站点部署,快速开发 脚本开发 系统集成 开放API,Software Development Platform,Customize process/rules/forms/attributes/Display view/Login background/sub-site installation,Rapid development Script development System integration Open API interface,THANK YOU,广州润普网络科技有限公司,
