1、报表管理,第 5 章,2,目 录,51 报表管理系统概述 52 财务报表编制 53 报表输出,3,5.1.1报表的分类,外部报表 反映企业特定时点财务状况的资产负债表 反映企业特定会计期间经营成果的利润表 反映企业特定会计期间现金流动情况的现金流量表 内部报表,4,5.1.2报表管理系统的基本功能,文件管理功能 格式设计功能 公式设计功能 数据处理功能 表功能,5,5.1.3报表编制的基本概念及基本原理,报表结构 标题 表头 表体 表尾,6,5.1.3报表编制的基本概念及基本原理,资产负债表,编制单位： 2006年1月31日 单位：元,会计主管： 制表人：,标题,表头,表体,表尾,7,5.1.
2、3报表编制的基本概念及基本原理,格式状态和数据状态 在格式状态下主要完成报表表样的设计。如设定表尺寸、行高列宽、画表格线、设置单元属性和单元风格、设置报表关键字及定义组合单元；定义报表的计算公式、审核公式及舍位平衡公式。 在数据状态下管理报表的数据，如录入关键字、输入数据、自动计算、对表页进行管理、审核、舍位平衡、制作图形、汇总报表等。,8,5.1.3报表编制的基本概念及基本原理,二维表和三维表 如果将一张有方格的纸称为表，那么这个表就是二维表，通过行(横轴)和列(纵轴)可以找到这个二维表中任何位置的数据。 如果将多个相同的二维表叠在一起，找到某一个数据的要素需增加一个，即表页号（Z 轴）。这
3、一叠表称为一个三维表。 三维表的表间操作即为“四维运算” “利润表”-C52,9,5.1.3报表编制的基本概念及基本原理,报表文件及表页 报表文件的扩展名“.rep” 财务报表系统中的报表最多可容纳99,999张表页 表页在报表中的序号在表页的下方以标签的形式出现，称为“页标”。页标用“第1页”-“第99999页”表示 当前表的第2页，可以表示为2,10,5.1.3报表编制的基本概念及基本原理,单元及单元属性(单元表示） 单元是组成报表的最小单位 单元名称由所在列、行标识，行号用数字1-9999表示，列标用字母A-IU表示 C8表示第3列与第8行交叉的那个单元,11,5.1.3报表编制的基本概
4、念及基本原理,单元及单元属性(单元类型） 数值单元用于存放报表的数据，在数据状态下可以直接输入或由单元中存放的单元公式运算生成。建立一个新表时，所有单元的类型缺省为数值型。 字符单元也是报表的数据，也在数据状态下输入。字符单元的内容可以是汉字、字母、数字及各种键盘可输入的符号组成的一串字符，一个单元中最多可输入63个字符或31个汉字。字符单元的内容也可由单元公式生成。 表样单元是报表的格式，是定义一个没有数据的空表所需的所有文字、符号或数字。一旦单元被定义为表样，那么在其中输入的内容对所有表页都有效。表样单元在格式状态下输入和修改，在数据状态下不允许修改。,12,5.1.3报表编制的基本概念及
5、基本原理,单元及单元属性(单元格式） 单元格式是设定单元中数据的显示格式，如字体大小或颜色设置、对齐方式、单元边框线设置等。,13,5.1.3报表编制的基本概念及基本原理,区域与组合单元 组合单元由相邻的两个或更多的单元组成，这些单元必须是同一种单元类型（表样、数值、字符）。组合单元的名称可以用区域的名称或区域中的单元的名称来表示。 区域由一张表页上的一组单元组成，自起点单元至终点单元是一个完整的长方形矩阵。例如：A6到C10的长方形区域表示为A6：C10,14,5.1.3报表编制的基本概念及基本原理,固定区及可变区 固定区指组成一个区域的行数和列数是固定的数目。一旦设定好以后，在固定区域内其
6、单元总数是不变的。 可变区是组成一个区域的行数或列数是不固定的数字，可变区的最大行数或最大列数是在格式设计中设定的。,15,5.1.3报表编制的基本概念及基本原理,关键字 关键字是一种特殊的数据单元，可以唯一标识一个表页，用于在大量表页中快速选择表页 。 财务报表系统中共提供了以下六种关键字 单位名称、单位编号、年、季、月、日 关键字的显示位置在格式状态下设置，关键字的值则在数据状态下录入,16,5.1.4报表编制的基本流程,打开已有报表,17,5.2.1自定义会计报表,创建新表 执行“文件”|“新建”命令，系统自动显示一张空白表report1，并自动进入“格式”状态。 执行“文件”|“保存”
7、命令，打开“另存为”对话框； 输入文件名“部门综合费用明细表”，并保存在设定目录中。,18,5.2.1自定义会计报表,报表格式设计-定义表尺寸 即定义一张表格包括几行几列，计算行数时应包括标题、表头、表体、表尾四个部分。 假定企业有10个部门，6个费用项目，则表尺寸为14行8列。,19,5.2.1自定义会计报表,报表格式设计-设置组合单元和报表标题 一般地，报表标题在整个报表中处于居中位置，字体较报表中一般项目醒目 标题所在行通常合并单元格，以保证标题能够居中,20,5.2.1自定义会计报表,报表格式设计-设置表头定义关键字 表头中包括编报单位、编报日期和金额单位。 如果编报单位和金额单位每月
8、都是固定的，可以直接输入，作为表样型数据固定下来。编报日期是系统从数据库中不同数据表取数的依据，需要作为关键字处理。,21,5.2.1自定义会计报表,报表格式设计-设计表栏，定义行高列宽 表栏一般为表体中第一行和第一列，表栏定义了报表中的项目及主要反映的内容，因此表栏字体及行、列格式通常与表内项目存在一些差异。 表栏中的文字一般属于表样内容，每月固定不变，在格式状态下正常输入即可。 设置行高、列宽时应以能够清晰显示本行最高的数据和本列最长的数据为基本标准 。,22,5.2.1自定义会计报表,报表格式设计-画表格线 在报表界面，虽然看到屏幕上有格线，其实是不存在的，仅仅是为了做表方便设置的显示方
9、式，如果希望报表中表体部分的数据之间用网格分开，需要自己设置表格线。,23,5.2.1自定义会计报表,报表格式设计-定义单元属性 财务报表系统默认所有单元均为数值型。而在格式状态下输入的单元均为表样型。如果表尾中制表人每月相同，可以作为表样型数据处理，在“格式”状态下输入。如果制表人每月是不确定的，需要在“格式”状态下将单元设置为“字符”数据类型，才能每月手工输入制表人姓名。 数据的显示形式设定了数据的字体、字号、数据的显示样式。,24,5.2.1自定义会计报表,报表格式设计-输入表内其他汉字项目及表尾内容,25,5.2.1自定义会计报表,报表格式设计-设定报表公式 设定报表公式是设定报表数据
10、的计算规则。 主要包括单元公式、审核公式和舍位平衡公式。,26,5.2.1自定义会计报表,数据处理-账套初始 如果系统内只有单一账套，无需做账套初始工作。 如果存在多个企业账套，需要在生成报表之前选择账套。,27,5.2.1自定义会计报表,数据处理-录入关键字 关键字是报表系统从账务系统海量数据中读取所需要的数据的唯一标识。 在自动生成报表之前一定要以录入关键字的方式确定数据源。,28,5.2.1自定义会计报表,数据处理-生成报表 在未设置公式的数值单元或字符单元中输入数据，设置了公式的单元将自动显示结果。 如果报表中设置了审核公式和舍位平衡公式，可以执行审核和舍位。还可以进行进一步的图形处理
11、。,29,5.2.1自定义会计报表,数据处理-报表汇总 报表汇总是将具有相同结构几张报表进行数据汇总生成汇总报表。 主要用于主管单位对基层单位的上交报表进行汇总或将同一企业不同时期的报表数据进行阶段汇总。 财务报表系统提供了表页汇总和可变区汇总两种汇总方式。,30,5.2.2利用模板快速编制财务报告,套用格式 实际上系统中提供了11种常用报表格式，如果企业制作的报表与系统内置的报表格式相近，可以选择“套用格式”，以节省报表格式设计过程。,31,5.2.2利用模板快速编制财务报告,报表模板 财务报表系统提供的报表模板包括了19个行业的70多张标准财务报表（包括现金流量表），还可以包含用户自定义的
12、模板。您可以根据企业所在行业挑选相应的报表套用其格式及计算公式。,32,5.2.2利用模板快速编制财务报告,自定义模板 您可以根据本单位的实际需要定制内部报表模板，并可将自定义的模板加入到系统提供的模板库中，供今后生成报表使用。,33,菜单路径:总账设置选项,选择操作员,选择相应科目,单击,34,5.2.3报表公式定义,计算公式 除了手工输入的数据，其他数据都需要通过定义计算公式来得到 计算公式可以直接定义在报表单元中。这样的公式称为“单元公式”。 单元公式在格式状态下定义 一个单元中如果定义了单元公式，则在格式状态下，单元中显示“公式单元”这4个汉字，单元公式显示在编辑栏中；在数据状态下，单
13、元中显示公式的结果，单元公式显示在编辑栏中。 财务报表中的很多数据都来自于账簿，从账簿中获取数据是通过函数实现的,35,5.2.3报表公式定义,计算公式-函数 账务函数 其他业务系统取数函数 统计函数 数学函数 日期时间函数 本表它页取数函数,36,5.2.3报表公式定义,计算公式-函数-账务函数,37,5.2.3报表公式定义,计算公式-函数-统计函数,38,5.2.3报表公式定义,计算公式-函数-本表他页取数函数 取确定页号表页的数据= 按一定关键字取数 SELECT（）函数常用于从本表他页取数计算,39,5.2.3报表公式定义,计算公式-函数-从其他报表取数计算 取他表确定页号表页的数据=
14、 “” - 用关联条件从他表取数 RELATION WITH “”- ,40,5.2.3报表公式定义,审核公式 审核公式是对报表数据之间的勾稽关系进行验证的公式。 审核公式的一般格式为：MESS“说明信息”,41,5.2.3报表公式定义,舍位平衡公式 这种用于对报表数据舍位及重新调整报表舍位之后平衡关系的公式，称为舍位平衡公式。 定义舍位平衡公式时，需要指明要“舍位表名”、“舍位范围”、“舍位位数”和“平衡公式”几项。,42,5.2.4编制现金流量表,初始设置 设置现金流量科目 设置现金流量辅助核算 日常业务处理 编制现金流量表,43,5.3.1报表查询,查找表页 账证联查,44,5.3.2图表分析,套用格式 图表是根据报表文件中的数据生成的，不能脱离报表数据独立存在。报表数据发生变化时，图表也随之动态地变化。 财务报表系统提供了直方图、圆饼图、折线图、面积图四类图形格式。,
