1、,行政机关公文格式及行文规则,叶世发,导 语,行政机关公文是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。公文处理是指公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。各级行政机关的办公厅（室）是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作。,国家行政机关公文写作与处理的主要法规和制度,1、国家行政机关公文处理办法（国发200023号）2、国家行政机关公文格式3、贵州省行政机关公文处理实施细则（黔府发200316号）,主要内容,一,行政机关公文格式及常见错误,二,行政机关行文规则,三,行政机关公文概述,
2、行政机关公文概述,公文的特点,公文的种类,公文的定义,行政机关公文概述,鲜明的政策性法定的权威性严格的规范性较强的时效性,命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要,行政机关公文概述,（三）种类,命令 适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。决定 适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。,行政机关公文概述,公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。通告 适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。通知 适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属
3、机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。,行政机关公文概述,通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。,行政机关公文概述,报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。请示 适用于向上级机关请求指示、批准。批复 适用于答复上级机关请示事项。,行政机关公文概述,意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。函 适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。,行政机关公文概
4、述,行政机关公文格式及常见错误,公文的结构,公文的要素,公文的版式,（一）公文版式,公文用纸及版面尺寸 A4纸型，210mm297mm页面设置 上白边：371mm 下白边：351mm 左白边：281mm 右白边：261mm 排版规格 一般每页22行，每行28字 ，正文用三号仿宋字。,页面,版心,210mm,297mm,下白边：351mm,上白边：371mm,切口：261mm,订口：281mm,公文结构,文头,主体,文尾,眉首,主体,版记,眉首（文头）,眉首由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程序、发文机关标识、发文字号、签发人等要素组成。 眉首与主体之间用一条红色反线隔开，宽度与版心相同。
5、,上行文,机密1年,0000001,毕节地区局文件,特急,2011号,答发人：,上行文发文机关标识上边缘距版心上边缘80mm。,发文机关标识与红色反线距离为35mm。,机密1年,0000001,毕节地区局文件,特急,2011号,下行文,发文机关标识上边缘距版心上边缘25mm。,毕 节 地 区 局,2011号,平行文,秘密,特急,三号仿宋字体,三号楷体字,发字号位置错误发文机关标识不规范没有红色反线发文机关标识距版心上边缘不足80mm。,？,国家行政机关公文红色反线没有五角星,紧急程度位置错误,发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文字号的年份要用拉伯数字完整填写，不能把“1997”写成“9
6、7”；括号要用六角括号“”，而不是“（）”或“ ”；序号前不加“第”字，不加虚位。发文字号在发文机关标识下2行，用3号仿宋体字，居中排布。如：毕路呈20113号 毕署办通201157号,（一）发文字号,用“（）”，序号前加“0”。,用“ ”、“【】”,用黑体字,序号前加虚位,与红色反线距离过宽。,与红色反线距离过紧。,签发人（二）,上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧，发文字号左空1字，签发人右空一字。签发人用3号仿宋字体，签发人姓名用3号楷体字。签发人应为单位主要负责人或主持工作的负责人。,毕节地区 局 毕节地区 委 文件 毕节地区 办 签发人： 毕地 呈2011号 毕节地区
7、局关于印发 的通知 各县市：,有多个签发人时,眉首需注意的细节:绝密和机密级公文应当标明份数序号。密级公文若不标识保密期限，则绝密按30年保密，机密按20年保管，秘密按10年保管。,主体,公文标题主送机关公文正文附件说明成文时间印章附注,主体,（一）标题,公文的标题由发文机关名称、事由、文种组成。红色反线下空2行，用小标宋体字居中排布。标题既要注重结构完整，又要注重准确精炼。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。,没有发文机关名称，滥用书名号,生造文种,“总结”不是法定文种，应以“通知”形式印发。,文种混用,标题转发层次太多，显得繁琐，不够简洁。,提示：在起草层层转发的通知时，要
8、尽量把 标题写得简明些。可以采取两种办法解决,一是对各个转发通知都提出了具体要求的，可以综合改写为一个新的“通知”，贯穿全部内容或主要精神。二是对非政策性文件，几个转发通知又无新要求的，可以减少中间层次，直接转发。,标题不精炼，滥用书名号，字体字号不规范。,与红色反线靠得太近，不够美观。,与红色反线靠得太近，不够美观。,如：毕节地区局关于请求解决离退休干部每年一次性生活补助经费的请示,提示：标题需分行时，一个词语或有机联系在一起的一个词组不能分开。,主送机关标注位置：在标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋字体，加行时仍须顶格。如主送机关名称过多，导致公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记
9、中的主题词之下、抄送之上，用主送或分送注明。,（二）主送机关,除领导特别要求外，公文一般不得主送领导同志个人。请示性公文不能多头主送。,！注 意,主送领导同志个人,（三）正文,正文在主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。内容较多时，分层序码的规范顺序依次是：“一”、“（一）”、“1.”、“（1）”。,把好四关,第一,第二,第三,第四,把好政策关,把好文字关,把好体例关,把好校核关,（四）附件说明,附件在正文下空一行居左空2字用3号仿宋体标识。附件序号用阿接伯数字。 （如：附件：1. ）附件名称后不加标点符号。,（五）成文时间,成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责
10、人签发的日期为准。电报以发出日期为准。行政机关公文成文日期用汉字将年、月、日标全，“零”写为“ ”。,单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间居右空4字。,行政机关公文成文时间用阿拉伯数字。,不署发文机关名称。,（六）印章,加盖印章应上距正文2mm4mm，端正，居中，下压成文日期，印章用红色。当印章下弧无文字时，用下套。当印章下弧有文字时，有中套。,印章相切,随意排布,加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文日期，印章用红色。 当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上。,（七）附注,附注是对公文的有关内容作补充说明。常见的附注内容是联系人、联
11、系电话和附件报送方式。请示件应标明联系人和联系电话附注在成文日期下空一行居左空2字加圆括号,版记（文尾）,主题词抄送机关印发机关和印发时间,Text,Text,Text,Text,文尾部分,主题词应在国家行政机关公文主题词表中标引，确需生造的，应加“”注明。,（一）主题词,（二）抄送,抄送是将文件分发或报送给有必要知悉文件内容的机关。 注意：公文抄送中没有抄报一词，不论抄送上级、下级、平级机关，一律用抄送。公文一般不抄送领导同志个人。,（三）印发机关和印发时间,印发时间是公文付印的时间，与成文时间有时相同，有时不同。,行文规则,公文运转过程中常见的问题：越级行文报送领导同志个人多头主送发文主体
12、不规范,（七）行文规则,公文行文方向,上行（请示、报告）,泛行（通告、布告）,平行（函）,下行（通知、通报）,越级行文,存在问题原因分析,一、认识不到位,长期以来，一些部门和单位领导重视不够，从事文秘工作的同志对公文规范化缺乏足够认识，存在重实体轻程序，重内容轻格式的现象，只图问题得到解决，至于解决问题的途径、程序、方式方法则无关紧要，反映到公文处理工作中，就是错误地认为公文格式只不过是形式而已，是软指标，公文格式不规范、报送和办理程序倒流、混乱、颠倒、随意性大。,二、学风不严谨,国家行政机关公处理办法、国家行政机关公文格式、贵州省行政机关公文处理实施细则、毕节地区行政公署办公室公文运转和办理
13、的办法已经施行了很多年，但一此地方和部门分管和从事文秘工作的同志对这些制度的内容仍然不够清楚，掌握不熟练，不能了熟于心，公文处理工作完全依照惯例、经验和想当然的进行操作。究其原因，一是单位和部门对公文法规的学习、宣传和推行组织、监督不力；二是从事公文处理的同志没有主动系统深入地钻研业务知识，业务水平提高较慢。,三、机制不健全,个别县（市、区）和地直单位的办公室，没有切实发挥对本机关及下级机关公文处理工作的管理、指导、监督等职能，上报行署的文件，没有经过秘（文）书科（股）或办公室对公文的格式、文种、要素、内容等进行复核把关，导致文件格式和内容五花八门，个别县（市、区）和部门经过多次纠正后仍不能按
14、要求报送，出现这些现象，是没有制定出一套严格的公文审核把关制度或执行制度不严格造成的。,四、其它原因,一是部分文秘人员对公文处理的规则和规定掌握不全面；二是文稿校核不严谨，没有对全部要素进行认真核对或推敲；三是信息不对称，未能及时了解各方面的新情况、新动态；四是缺乏责任心，尤其是多重校核时，存在依赖思想，认为别人已经把关或有人最后把关，自己可以偷个懒。,做好公文处理工作的几点体会,一、要领导高度重视,行署办公室和一些部门近年来制发公文和办理公文的水平不断提高，关键因素就是领导十分重视这项工作。2009年5月，行署专员办公会专题研究了公文处理工作，要求行署各位领导和地直各部门领导都要重视和支持做
15、好公文处理工作；行署张吉勇专员和吴勇常务副专员多次对公文处理工作作出批示和提出意见；行署秘书长王开俊同志亲自过问、亲自研究部署，每月签发一期公文办理情况通报，帮助解决公文处理工作中存在的问题；行署副秘书长黄采军同志定期调度公文处理工作，组织文秘科室负责人开会讨论研究和督导检查；这次会议的召开，就充分体现了行署办公室领导和大方县政府、政府领导对公文处理工作的重视和关心。,二、要强化责任意识,每一份公文都承载着一项决策、一个指令或一条重要信息，每一个细小的差错都可能产生蝴蝶效应，导致重大失误或贻误工作。起草和校核文稿的同志要树立强烈的责任意识和“办文无小事”的理念，养成严谨细致的工作作风，注重细节
16、，精益求精。,三、要勤于钻研业务,工欲善其事，必先利其器。认真学习党和国家的大政方针，深入领会党委、政府的决策部署，全面掌握文秘工作的法规制度，是广大文秘工作者履行好以文辅政职责的基础。从事文稿起草和校核工作的同志只有勤于学习、努力钻研，不断提升自身政策理论和文字水平，方能拟制出高质量、精细化的文稿。,四、要注重收集信息,随着经济社会迅速发展，国际国内形势复杂多变，中央各项政策措施必然灵活多变，各级各部门安排部署各个方面工作的文件、反映工作动态的信息以及人事变动情况等也日益频繁，广大文秘人员要注重收集信息，及时掌握最新情况，才能提高文稿校核的准度和效率。,五、要明确职责分工,公文起草人员由于受自身思维模式和视觉模式束缚，校核自己的文稿很难再挑出毛病，多重校核十分必要。为避免校核人员产生互相依赖思想，应当明确各个环节校核人员的责任，各司其职，各负其责，即：承办科室有关人员对文字进行认真校对后，承办科室负责人对文稿内容应再把一关，办公室或文书部门对文稿的格式体例、行文规则、签批手续等进行复核，符合规范方可发出。,2011年6月3日,谢谢！,
