1、,王宁,一 、会展招展的前期准备 二 、会展招展的宣传与推广 三 、招展代理与参展商手册,会展招展策划与管理,会展招商,展区和展位的划分,1.展区和展位的含义 2.展位的种类 3.划分的原则,二 会展招展的前期准备,1.参展商信息的收集 2.参展商数据库的建立 3.寄发参展说明书,二 会展招商及方案的制定,目标参展商：办展暨偶认为可能会来参加展会展出的企业和其他单位。包括展会题材所在行业的企业，与该题材所在行业相关联的行业的企业,目标参展商是展会招揽展出着的目标范围，展会招展是在掌握了展览题材所在行业企业的基本数量、特征和分布状况的前提下进行的。展会的展位营销工作就是针对这些企业开展的,一 招
2、展的前期准备,参展商信息收集的渠道,各行业的企业名录 商会、行业协会、连锁协会的行业组织 政府相关部门 同类展会 专业媒体：专业报刊、行业会刊、专业网站 外国驻华机构 电话黄页,1.参展商信息的收集,一 招展的前期准备,参展商信息收集的内容,名称 地址、电话、邮箱传真、网址、联系人 产品、种类 目标市场,1.参展商信息的收集,一 招展的前期准备,目标参展商数据库的建立：原则：1.有足够的数据量；2.分类科学合理；3.数据真实可靠4.便于查找和检索；5维护方式可以及时修改；6.用户界面友好、简洁；7.支持多用户步骤：,建立参展商数据库要遵循哪些原则？,提出企业分类标准，并按标准分类,确定数据库基
3、本字段,选择合适的软件,输入目标参展商的信息,一 招展的前期准备,寄发参展说明书 根据客户名单寄发参展说明书 注重时效性。大多数厂商会在年度开始编制预算，因此最好先寄发展览通知 列出时间表追踪,参展说明书 （1）展览组织者：主办方、展览名称等；（2）市场定位：主办单位简介、市场目标、会员有哪些；（3）展览说明：展览场地名称、进场布展时间和完成时间、开幕和展览时间、撤展时间、何时接受展位预订；（4）展位分配方式：分配方式、何时分配展位；（5）参展商报名：时间、程序；（6）展位规格说明；（7）运输等内容,展区：根据展品的性质或参展商的性质安排展览活动空间 展位：参展商展示其产品或服务的地域空间范围
4、,一招展的前期准备,2、展区和展位的划分,展位的种类： （1）标准展位：按照国际通用标准设计装卸快捷、便于运输 （2）特装展位：需进行特别的装修，一般由参展商自行设计和搭建折射企业实力和形象,一 招展的前期准备,标准展位,特装展位,一 招展的前期准备,2、展区和展位的划分 划分展区和展位的注意点,统筹兼顾：参展商、观众要求,因地制宜、根据展馆具体情况划分,不能遮挡展馆的服务设施,注意参观人流的规律,合理安排展会的功能服务区域,招展宣传的对象与内容,1.招展宣传的对象 2.招展宣传的内容 3.招展宣传的特点,招展宣传目的和方式,1.招展宣传的目的 2.招展宣传的方式,二 招展的宣传与推广,一 招
5、展宣传与推广,招展宣传对象,经营类别即专业类别 根据展会性质、展出目标和任务确定招展对象,一般来说主要是中小企业 如果为了宣传和建立某一方面的形象则需要大企业“支撑门面”,受展出者意愿的制约 受展览会客观条件的制约,同类展会的数量和分布情况 同类展会之间的竞争态势,1.招展宣传的对象,二 招展的宣传与推广,2.招展宣传的内容准备宣传内容也就是准备宣传的资料，主要包括展会资料、市场资料、组展要求、协议或合同以及有关集体展出的优势与利益等说明。 形势：新闻成套资料情况介绍成套资料,新闻成套资料： （1）目的：使潜在的参展者知道展出项目，引起他们的兴趣 （2）要求：简短、全面情况介绍成套资料：目的和
6、要求与新闻成套资料一致，同时情况介绍资料便于参展者对展会进一步了解。,项 目 经 历 ,二 招展的宣传与推广,整体性,阶段性,计划性,对服务的宣传,3.招展宣传的特点,二 招展的宣传与推广,招展宣传的目的和推广手段,招展宣传的目的： 熟知会展，扩大会展影响 树立会展形象，创造会展竞争优势 促进会展招展 促进会展招商 促进会展的品牌知名度,二 招展的宣传与推广,2.招展宣传的推广手段,广告有效降展会信息传达给直接联络所遗留的观众 成本较高 加强宣传效果 广告原则 市场导向型原则 目标性原则 系统性原则 针对性原则 诚信原则：赢得回头客,要求：主题明确、标题具有创造力、文稿简洁、配图引人注目,二
7、招展的宣传与推广,2.招展宣传的推广手段,报纸杂志和其他大众媒体上刊登的各种对展会的新闻性报道 新闻发布会 举行新闻发布会的内容一定要有新闻价值 人员推广 机构推广 公共关系 事件（活动推广）,新闻宣传：具有费用较低、可信度高，效果好的特点,公共关系：通过报告会、研讨会、名人宣传等方式，不仅具备宣传效果还可以文化交流、体现社会责任,一招展代理,1.招展代理选择考虑因素 2.招展代理的形势 3.招展代理资质的考察 4.聘用程序和期限 5.招展代理的佣金,参展商手册,1.参展商手册的主要内容 2.参展商手册的作用,三 招展代理与参展商手册,三 招展代理与参展手册,招展代理考虑的因素,对会展有一定的
8、客户基础； 熟悉展览会各项工作的运作； 选择信誉良好的机构； 办展理念相近。,1.招展代理,三 招展代理与参展手册,招展代理的形式,独家代理 排他代理 一般代理 承包代理,1.招展代理,一 招展的前期准备,招展代理的范围： 公司 相关协会和商会 有关媒体 个人、 国外驻华商务处、 贸易代表处以上都可成为招展代理,应从哪些方面对代理商进行资质考察？,一 招展的前期准备,公司的资质考察 过去的代理业绩 所熟悉的行业和业务范围 业务覆盖区域 营业执照（关注发证单位和有效期等） 人员数量 业务规模 办公地点负责人的情况,应从哪些方面对代理商进行资质考察？,一 招展的前期准备,协会和商会的资质考察 成立
9、的时间 覆盖的地域 会员数量 对行业内企业的感召力 批准成立的单位,协会和商会的的资质考察？,一 招展的前期准备,媒体的资质考察 发行量的大小 发行覆盖的地域 在行业内的权威性 对行业内企业的感召力和影响力,媒体的资质考察？,一 招展的前期准备,个人的资质考察 可靠性和信誉度 身份 履历经历 业务能力 道德品质,个人的资质考察？,一 招展的前期准备,国外代理的资质考察 业绩 公司注册证件 个人有效证件 实力,国外代理的资质考察？,三 招展代理与参展手册,招展代理的聘用程序,首先验资，资信程度考察； 然后商谈并审查代理条件； 最后签订代理合同。 招展代理的期限 独家代理与排他代理：可先试用一届（
10、年），视其业绩再确定时间长短； 一般代理：期限一般是一年一年签； 承包代理：期限一般是一届（年）； 对于那些业绩未定、信誉良好的代理商，可以与其建立较长期的代理关系。,1.招展代理,三 招展代理与参展手册,代理佣金,1.招展代理,根据代理的形式、代理期限的长短、代理商的业绩水平来综合确定。 独家代理、排他代理和一般代理的佣金，一般按照办展机构实收到的代理商缴纳的参展费总额的15%-20%提取； 承包代理一般只有在完成承包展位数量后才可以提取佣金，他的佣金一般要高一些，如25%或更高。,二 招展的宣传与推广,参展商手册的主要内容,前言 展览场地基本情况 会展的基本信息 会展规则 展位搭建指南 展
11、品运输指南 会展旅行信息 相关表格 付款方式,参展商手册的作用,对参展商的指引作用 对展会现场的管理作用 展位搭装直男和展品运输指南 对观众的作用,招展策划与管理,案例 2004年中国（古镇）国际灯饰博览会在广东中山古镇举行。根据筹备工作方案，展览面积4万平方米，共设展位2400个。为了确保招展任务的如期高质完成，在总结往届灯博会经验的基础上，筹委会梳理招展信息，充分挖掘展会资源，建立了参展商数据库，成立了精干的招展机构，广泛宣传，多轮驱动，取得了良好的效果。,招展策划与管理,1999年和2002年两届灯博会的成功举办，为这届博览会积累了大量的客商及灯饰企业资料，筹委会在完善招展企业数据库的基
12、础上，又采取了一系列的措施： 一是在镇内通过电视台、灯饰报、政府网站、灯饰在线网站等发布招展信息； 二是借古镇领导赴美考察之机，参加美国拉斯韦加斯灯展，在展会上介绍古镇灯博会的有关情况，邀请商家前来参展参观； 三是通过电子邮件、邮寄、电话、传真等方式向国内外5000多家灯饰及相关企业发送了邀请函； 四是温州灯饰商会协商进行代理招展，邀请温州的客商前来参展；,招展策划与管理,五是古镇组织了12家企业组团参加“2004年中国轻工业产品博览会”,宣传古镇形象，并同时发布灯博会宣传广告，以达到借展招展的效果。 六是5月份在北京组委会召开了第一次新闻发布会，来自央视、北京电视台、中央人民广播电台、新华社、中国照明电器、新浪网、搜狐网等来自国内外近60家媒体对灯博会进行了相关报道。 七是在招商方面，组委会高度重视，5月份已经通过邮寄、电子邮件、传真等方式向海内外10万业内人士寄发了邀请函。通过中国照明协会与西班牙协会联系，邀请协会成员前来参观；并与一些知名B to B网站合作利用他们的客户资源；此外还在欧美的专业杂志上投放广告。 八、6月初，组委会在东莞召开了招商推介会 ，古镇领导亲自向与会企业介绍灯博会的情况，推介会取得了良好效果。,THANKS! 非常感谢您的关注！,
