时间管理论文 浅析时间管理.doc

1、 高级管理学课程论文题 目： 浅析时间管理 姓 名： 林夏繁 张晓玲 学 号： 111427014 111427007 学 院： 八方物流学院 专 业： 物流工程 年 级： 2011 级 指导老师： （签名）2011 年 11 月 16 日1目录一、选题背景和意义 3（一）背景 .3（二）意义 .3二、历史文献回顾与述评 3(一)具有代表性的时间管理理论 3(二)公认的时间管理原则和方法 4三、时间管理内涵 5（一）时间的特性 .5（二）时间管理的内涵 .5四、新的时间管理观念 GTD.6（一）GTD 的内涵和原则 6（二）GTD 的基本方法 6（三）实现 GTD 的五类工具 .7五、高效管理

2、者的时间管理 7(一)高效管理者时间管理的必要性 7(二)高效管理者时间管理的内容 8六、总结 9参考文献 .102浅析时间管理一、选题背景和意义（一）背景时间，不可再生，不能停滞，不可伸缩，也没有替代物。时间的特性决定了它是世界上最稀有、最珍贵的资源。虽然时间公平地给每个人以每天 24 小时，但每个人却活在不同的 24 小时里，因为时间是因人而异的，可变的。时间管理研究专家杨杰说“智者利用时间来创造机会，所以他的成功机会永远比别人多；庸者将时间拿来把握机会，所以他只会获得一点点的成功：愚者则浪费时间来错过机会，所以他永远不会成功“锄。所以，时间是可以管理而且需要管理的。（二）意义时间管理能力

3、是通用能力中的一个重要内容，是个人发展的核心竞争力，是在不同的阶段、职位和工作中可以复制、通用的知识和技能。因此，学会时间管理，不仅在目前的学习阶段大有用处，对今后的事业成功也会起到重要的促进作用。学会管理时间可以减轻各方面压力。学会管理时间可以提个人的生活质量和乐趣。二、历史文献回顾与述评(一)具有代表性的时间管理理论美国“柯维领导中心“的创始人史蒂芬 柯维在回顾了人类研究时间管理历史的基础上把时间管理理论分为四代。第一代：“便条式“管理理论。它提倡人们利用便条和备忘录对每天要做的事情给予安排和提醒，备忘的条目可根据实际情况进行调整或增删。其特点是灵活性较强，但显得比较随意，容易出现疏漏。第

4、二代：“时间表式“管理理论。它强调通过使用记事簿来进行时间的规划与准备，并注明事情应完成的期限。其特点是效率和完成率较高，但存在比较教条死板的缺陷。第三代：“做最重要的事”理论。它引入了价值观，将目标与计划置于价3值观之上，认为“最重要的事“是价值与目标的总和。这种理论讲求优先顺序，根据任务的轻重缓急来设定短中长期目标，以实现效率的最大化，其缺点是过度追求效率可能导致事业、家庭与社会生活之间的失衡与矛盾。第四代：这代时间管理理论是在前三代理论的基础上，强调以原则为重心，兼顾重要性与急迫性，注重生命因素的均衡发展。该理论极力主张个人管理，甚至否定时间管理这个名词，认为与其着重于时间与事务的安排，

5、不如把重心放在维持产出与产能的平衡上。柯维的“四代理论说”在国际上产生了巨大的影响，许多研究者就是沿着他的思路进行深入的研究。比如，我国管理专家周坤先生(2006)把柯维的四代管理理论进行了进一步发展，并将其分别比喻为“公鸡型“、 “仓鼠型“ 、 “北极熊型”和“群狼型“管理模式，同时指出这些理论都存在着各自的问题和不足，都不是最优的时间管理方式。由此，他创立了所谓的“第五代时间管理“熊猫型 时间管理理论。该理论认为，时间管理要讲究均衡，要融合时问效益和个人舒适，要在追求社会公益的前提下，追求个人的人生价值。它倡导“丁作就是享受，消费就是创造，创持旃是消费“ 的理念圆。虽然这一理论似乎并不成熟

6、，也比较难懂，但它强调的个人利益和社会利益的均衡理念确实是一种很高的境界。 “第五代时间管理理论“能否为学界接受暂时还不能定论，但它至少给了我们两点启示：一是时间管理理论是在不断地发展的，二是时间管理应该越来越关注人本身，体现人与社会、环境的和谐统一。(二)公认的时间管理原则和方法在时间管理方面，有一些具有代表性、受到公认的原则和方法，在管理领域产生了重要的影响，其中以帕累托原理、艾森豪威尔原理、ABC 分析法等最为突出。帕累托原理。19 世纪末，意大利经济学家帕累托发现：20的意大利人支配着 80的国民财富。后来又发现许多事物中都存在着类似 8020 的规律，如：20的活动获得的成果在所有成

7、果中约占 80，20的客户占你约 80的销售量，20的产品或服务约占你 80的利润，等等。帕累托的这条“二八不均衡分配定律”在管理学中被称为“帕累托原理” 。这个原理也被奉为时间管理的核心原则之一，它给人的启示是：避免将时间花在琐碎的多数问题上，因为就算你花了 80的时间，你也只能取得 20的成效；你应该将时间花于重要的少数问题上，因为掌握了这些重要的少数问题，你投入时间少却成效大。根据这个原理，人们可以有效地定义目标，采取措施，付诸行动。美国的德怀特艾森豪威尔进一步发展了帕累托原理，提出了“艾森豪威4尔法则“。法则告诉我们，根据任务的紧急程度和重要程度，可进行如下排序：A 重要且紧急，必须立

8、即做；B 重要但不紧急，应当当成紧急的事情去做，而不是拖延；C 紧急但不重要，只有在优先考虑了重要的事情后，再来考虑这类事；D 既不紧急也不重要，有闲工夫再说。艾森豪威尔法则给了我们在面对纷杂事情的时候如何安排时间的基本法则，它既是人们纸上计划时间的法则，也是后来电子时间优化法直至计算机专业时间计划的基本原理。ABC 分析法，又称帕累托分析法、ABC 分类管理法、重点管理法等，是根据事物在技术或经济方面的主要特征，进行分类、排序的，以有区别地实施管理的一种分析方法。它把每天要完成的工作按照 A、B 、C 分成三等排成顺序，从而确定一个鲜明的优先原则。A 类工作是最重要的工作，只能由专人或者团队

9、去完成，不能授权他人；B 类工作也很重要，但可以部分地授权他人；C 类工作虽说价值小，但在工作中所占的份额却最大。ABC 分析法并非只是让我们完成 A 类工作，完全放弃 C 类工作，而是遵照优先原则，把它们分成级别，按照先后顺序排列好，以便当天完成。三、时间管理内涵（一）时间的特性时间是物质运动的顺序性和持续性，是一种特殊的资源。时间具有以下的四项独特性：1.供给毫无弹性：时间的供给量是固定不变的，在任何情况下不会增加、也不会减少。2.无法蓄积：时间不象人力、财力、物力和技术那样被积蓄储藏。3.无法取代：任何一项活动都有赖于时间的堆砌，这就是说，时间是任何活动所不可缺少的基本资源。因此，时间是

10、无法取代的。4.无法失而复得：时间无法象失物一样失而复得。（二）时间管理的内涵时间管理就是指在同样的时间消耗下，为提高时间的利用率和有效性而进行的一系列控制工作。或者说，时间管理就是克服时间浪费，为时间的消耗而设计的一种系统程序，并选择一切可以利用的科学方法及手段，以使结果向预期目标尽量靠拢。5四、新的时间管理观念GTD（一）GTD 的内涵和原则GTD 是 英文 Getting Things Done 的缩 写 ， 主要原则在于一个人需要通过记录的方式 把 头 脑 中 的 各 种 任 务 移 出 来 ， 通 过 这 样 的 方 式 ， 头 脑 可 以 不 用 塞满 各 种 需 要 完 成 的

11、事 情 ， 而 集 中 精 力 在 正 在 完 成 的 事 情 ， 是 一 种 消 灭 压 力 的高 效 工 作 方 法 。（二）GTD 的基本方法GTD 的 具 体 做 法 可 以 分 成 收 集 、 整 理 、 组 织 、 回 顾 与 行 动 五 个 步 骤 。1.收 集 ： 就 是 将 你 能 够 想 到 的 所 有 的 未 尽 事 宜 （ 未 整 理 的 念 头 ） （ GTD中 称 为 stuff） 统 统 罗 列 出 来 ， 放 入 inbox 中 ， 这 个 inbox 既 可 以 是 用 来 放置 各 种 实 物 的 实 际 的 文 件 夹 或 者 篮 子 ， 也 需 要 有

12、用 来 记 录 各 种 事 项 的 纸 张 或PDA。 收 集 的 关 键 在 于 把 一 切 赶 出 你 的 大 脑 ， 记 录 下 所 有 的 工 作 。2.整 理 ： 将 stuff 放 入 inbox 之 后 ， 就 需 要 定 期 或 不 定 期 地 进 行 整 理 ， 清空 inbox。 将 这 些 stuff 按 是 否 可 以 付 诸 行 动 进 行 区 分 整 理 ， 对 于 不 能 付 诸 行动 的 内 容 ， 可 以 进 一 步 分 为 参 考 资 料 、 日 后 可 能 需 要 处 理 以 及 垃 圾 类 ， 而 对可 行 动 的 内 容 再 考 虑 是 否 可 在 两

13、 分 钟 内 完 成 ， 如 果 可 以 则 立 即 行 动 完 成 它 ，如 果 不 行 对 下 一 步 行 动 进 行 组 织 。3.组 织 ： 个 人 感 觉 组 织 是 GTD 中 的 最 核 心 的 步 骤 ， 组 织 主 要 分 成 对 参考 资 料 的 组 织 与 对 下 一 步 行 动 的 组 织 。 对 参 考 资 料 的 组 织 主 要 就 是 一 个 文档 管 理 系 统 ， 而 对 下 一 步 行 动 的 组 织 则 一 般 可 分 为 ： 下 一 步 行 动 清 单 ， 等 待清 单 和 未 来 /某 天 清 单 。等 待 清 单 主 要 是 记 录 那 些 委 派

14、他 人 去 做 的 工 作 ， 未 来 /某 天 清 单 则 是 记录 延 迟 处 理 且 没 有 具 体 的 完 成 日 期 的 未 来 计 划 、 电 子 等 等 。 而 下 一 步 清 单 则是 具 体 的 下 一 步 工 作 ， 而 且 如 果 一 个 项 目 涉 及 到 多 步 骤 的 工 作 ， 那 么 需 要 将其 细 化 成 具 体 的 工 作 。 GTD 对 下 一 步 清 单 的 处 理 与 一 般 的 to-do list 最 大 的 不 同 在 于 ， 它 作了 进 一 步 的 细 化 ， 比 如 按 照 地 点 (context)（ 电 脑 旁 、 办 公 室 、 电

15、 话 旁 、 家里 、 超 市 ） 分 别 记 录 只 有 在 这 些 地 方 才 可 以 执 行 的 行 动 ， 而 当 你 到 这 些 地 点后 也 就 能 够 一 目 了 然 地 知 道 应 该 做 那 些 工 作 。4.回 顾 ： 回 顾 也 是 GTD 中 的 一 个 重 要 步 骤 ， 一 般 需 要 每 周 进 行 回 顾 与检 查 ， 通 过 回 顾 及 检 查 你 的 所 有 清 单 并 进 行 更 新 ， 可 以 确 保 GTD 系 统 的 运作 ， 而 且 在 回 顾 的 同 时 可 能 还 需 要 进 行 未 来 一 周 的 计 划 工 作 。65.执 行 ： 现 在

16、你 可 以 按 照 每 份 清 单 开 始 行 动 了 ， 在 具 体 行 动 中 可 能 会 需要 根 据 所 处 的 环 境 ， 时 间 的 多 少 ， 精 力 情 况 以 及 重 要 性 来 选 择 清 单 以 及 清 单上 的 事 项 来 行 动 有 关 GTD 的 用 品 ， 目 前 国 内 可 以 到 时 间 堂 挑 选 。（三）实现 GTD 的五类工具1、 网 络 ： 资 源 很 多 ， 可 以 直 接 查 找 如 RTM(remember the milk) Google app2、 计 算 机 ： outlook MLO lifebanlance3、 PDA： MLO(wm

17、版 ) lifebanlance(Palm)4、 纸 +笔 ： GTD 笔 记 本5、 计 算 机 +PDA： 文 夹 GTD 工 具6、 软 件 ： Evernote（ 下 载 安 装 到 计 算 机 上 ）五、高效管理者的时间管理 高 效 管 理 者 每 天 都 要 面 对 各 种 各 样 的 事 务 ， 千 头 万 绪 ， 涉 及 到 方 方 面 面 。如 何 在 繁 多 的 事 务 中 抓 住 重 点 ， 以 点 带 面 ， 从 而 促 进 相 关 工 作 的 开 展 和 完 成 ，时 间 管 理 有 着 重 要 的 作 用 。 科 学 、 规 范 、 有 序 的 时 间 管 理 不

18、仅 对 高 效 管 理 者本 人 极 为 重 要 ， 对 提 高 整 个 高 效 的 工 作 效 率 、 降 低 办 学 成 本 也 极 为 重 要 。 但因 为 主 观 客 观 上 的 原 因 ， 我 们 都 习 惯 了 不 将 时 间 列 入 办 学 成 本 进 行 计 算 。(一)高效管理者时间管理的必要性 高 效 管 理 者 为 什 么 要 对 时 间 进 行 管 理 ， 这 虽 是 个 见 仁 见 智 的 问 题 ， 但 由于 很 多 高 效 管 理 者 未 对 时 间 进 行 科 学 有 效 的 管 理 ， 往 往 造 成 疲 于 奔 命 却 大 事抓 不 了 、 小 事 抓 不

19、到 ， 浪 费 时 间 的 现 象 广 泛 存 在 ， 造 成 高 效 管 理 者 时 间 浪 费的 原 因 是 多 方 面 的 ， 从 主 观 上 说 ， 一 方 面 可 能 是 因 为 管 理 者 想 做 的 事 情 太 多 ，但 确 因 没 有 科 学 区 分 事 情 的 轻 重 缓 急 ， 甚 至 缺 乏 明 确 的 目 标 ， 导 致 各 项 工 作缺 乏 优 先 顺 序 ， 最 后 可 能 有 头 无 尾 ； 另 一 方 面 也 可 能 是 因 为 不 擅 于 授 权 导 致自 己 不 得 不 花 费 大 量 的 时 间 于 具 体 事 务 ， 或 因 仓 促 决 策 导 致 了

20、整 个 学 校 的 时间 以 及 其 他 资 源 的 浪 费 。 从 客 观 上 说 ， 高 效 管 理 者 浪 费 时 间 的 原 因 来 自 于 上级 领 导 、 工 作 系 统 以 及 生 活 工 作 条 件 等 方 面 。 不 管 是 何 种 原 因 ， 高 效 管 理 者的 时 间 一 旦 出 现 浪 费 ， 对 整 个 部 门 甚 至 整 个 高 效 的 伤 害 极 大 ， 严 重 的 可 能 会导 致 部 门 、 单 位 乃 至 整 个 高 效 低 效 率 重 复 劳 动 ， 最 终 成 效 不 彰 。 为 了 避 免 浪费 时 间 的 现 象 重 复 出 现 ， 必 须 对 高

21、 效 管 理 者 的 时 间 进 行 管 理 。 高 效 管 理 者 永7远 没 有 时 间 做 每 件 事 ， 但 应 通 过 对 时 间 进 行 管 理 ， 保 证 他 们 永 远 有 时 间 做 最重 要 的 事 。 (二)高效管理者时间管理的内容 高 效 管 理 者 的 时 间 管 理 并 非 是 对 时 间 这 一 资 源 进 行 管 理 ， 而 是 对 管 理 者自 身 进 行 管 理 ， 通 过 提 高 管 理 者 的 时 间 使 用 效 率 ， 减 少 浪 费 ， 从 而 达 到 提 高工 作 效 率 的 目 标 。 对 管 理 者 自 身 进 行 管 理 主 要 包 括 四

22、个 方 面 的 内 容 。 1.掌 握 工 作 的 关 键 高 效 不 同 层 次 的 管 理 者 尽 管 工 作 任 务 和 工 作 责 任 不 尽 相 同 ， 但 管 理 活 动却 是 一 致 的 ， 可 简 单 归 结 为 三 个 掌 握 ， 即 掌 握 关 键 工 作 ， 掌 握 关 键 人 物 ， 掌握 关 键 活 动 。 高 效 发 展 目 标 能 否 实 现 的 重 点 不 在 于 每 个 环 节 、 每 个 步 骤 ， 而在 于 制 约 性 因 素 。 制 约 性 因 素 往 往 体 现 在 关 键 工 作 ， 关 键 人 物 和 关 键 活 动 上 ，抓 住 了 这 三 个

23、关 键 ， 高 效 管 理 者 也 就 解 决 了 制 约 性 因 素 。 所 谓 “大 智 有 所不 虑 ， 大 巧 有 所 不 为 ”之 所 以 成 为 大 智 大 巧 者 ， 在 于 能 够 扬 其 长 而 避 其 短 。高 效 管 理 者 无 论 职 位 、 社 会 地 位 、 学 术 水 平 高 低 ， 都 是 普 通 劳 动 者 ， 不 可 能是 全 能 的 ， 也 不 需 要 面 面 俱 到 ， 因 此 ， 只 要 掌 握 了 关 键 也 就 抓 住 了 时 间 管 理的 要 诀 。 具 体 地 说 ， 出 现 重 要 而 且 紧 急 的 事 情 时 ， 高 效 管 理 者 应

24、首 先 进 行 处理 ， 但 要 避 免 成 为 工 作 常 规 ， 应 保 证 高 效 管 理 者 的 大 部 分 时 间 花 在 重 要 而 不紧 急 的 事 情 上 。 高 效 管 理 者 专 注 于 处 理 重 要 的 事 情 说 明 抓 住 了 影 响 整 个 部 门乃 至 整 个 高 效 的 工 作 全 局 ， 主 要 精 力 放 在 不 紧 急 的 事 情 上 则 意 味 着 未 雨 绸 缪 ，防 患 于 未 然 。 2.简 化 工 作 程 序 工 作 流 程 越 简 化 ， 越 不 容 易 出 问 题 ， 执 行 部 门 及 人 员 在 工 作 过 程 中 会 越加 细 致 ，

25、 执 行 效 果 越 好 。 同 时 ， 简 化 程 序 有 利 于 解 决 高 效 中 出 现 的 “文 山会 海 ”现 象 ， 不 该 发 的 文 不 发 ， 不 该 开 的 会 不 开 ， 提 高 行 文 和 会 议 效 率 ， 降低 管 理 成 本 。 就 开 会 而 言 ， 会 前 必 须 明 确 会 议 的 目 的 ， 是 分 享 信 息 、 辩 论 还是 决 策 ， 决 策 性 的 会 议 材 料 应 该 在 会 前 几 天 分 发 参 会 者 ， 让 参 会 者 能 尽 早 熟悉 会 议 内 容 并 有 足 够 的 考 虑 时 间 ， 以 提 高 决 策 的 质 量 和 速 度

26、 ， 避 免 会 议 流 于形 式 ， 避 免 将 会 议 时 间 浪 费 在 泛 泛 而 谈 上 却 做 不 出 任 何 科 学 决 策 。 3.合 理 安 排 工 作 时 间 应 该 做 好 每 天 、 每 周 、 每 月 以 及 每 年 的 工 作 计 划 ， 列 出 每 一 时 间 单 位 内应 该 完 成 的 工 作 ， 排 出 优 先 次 序 ， 突 出 重 点 并 确 认 完 成 时 间 ， 并 适 当 安 排“不 被 干 扰 ”的 时 间 。 高 效 管 理 者 常 常 需 要 整 块 的 时 间 去 思 考 一 些 重 要 决 策或 完 成 重 要 的 任 务 ， 在 进 行

27、 这 些 任 务 的 过 程 中 ， 不 能 被 外 界 打 断 ， 否 则 重 新8进 入 深 度 思 考 与 完 全 工 作 状 态 往 往 需 要 更 长 的 时 间 。 高 效 管 理 者 集 中 时 间 不受 干 扰 地 处 理 一 些 重 大 事 项 而 把 其 他 事 情 都 推 到 一 边 ， 可 能 会 给 本 部 门 甚 至整 个 学 校 带 来 一 些 意 想 不 到 的 麻 烦 ， 但 如 果 能 有 足 够 必 要 的 时 间 ， 不 受 任 何人 任 何 事 干 扰 地 思 考 或 者 从 事 对 整 个 部 门 甚 至 整 个 高 效 至 关 重 要 的 工 作

28、， 那么 这 些 可 能 的 麻 烦 将 是 微 不 足 道 的 。 4.合 理 授 权 任 何 一 位 高 效 管 理 者 都 不 可 能 独 自 完 成 本 部 门 乃 至 整 个 高 效 的 所 有 工 作 ，也 不 可 能 独 自 对 所 有 的 事 情 做 出 科 学 决 策 ， 因 此 将 一 些 事 情 指 派 或 授 权 给 别人 ， 让 其 他 人 对 工 作 进 行 分 担 ， 是 提 高 时 间 使 用 效 率 的 有 效 方 式 之 一 。 列 出工 作 中 所 有 可 以 授 权 的 事 项 ， 并 授 权 于 适 当 的 人 来 决 策 和 执 行 ， 会 提 高

29、整 个学 校 的 办 学 效 率 。 高 效 管 理 者 的 授 权 必 须 充 分 ， 同 时 必 须 重 视 监 督 和 检 验 ，保 证 被 授 权 者 的 行 为 符 合 学 校 的 整 体 利 益 。 在 授 权 过 程 中 ， 管 理 者 应 避 免 出现 把 别 人 当 成 自 己 提 高 效 率 多 做 事 的 资 源 或 者 障 碍 、 干 扰 者 的 倾 向 ， 否 则 可能 会 出 现 控 制 他 人 的 欲 望 ， 倾 向 于 让 被 授 权 人 按 照 要 求 做 事 ， 或 者 让 “他们 ”不 要 妨 碍 “我 们 ”做 事 。 从 而 使 授 权 行 为 适 得

30、 其 反 。 在 授 权 中 必 须 要克 服 “办 事 拖 延 ”的 鄙 习 ， 推 行 “限 时 办 事 制 ”。 办 事 拖 延 是 浪 费 时 间 的重 要 原 因 之 一 ， 实 际 工 作 中 ， 工 作 任 务 的 完 成 时 间 往 往 都 会 超 出 预 期 。 因 此 ， 严 格 规 定 每 一 件 事 情 的 完 成 期 限 ， 并 要 求 被 授 权 者 在 限 定 时 间 内 报 告处 理 结 果 ， 授 权 效 果 会 更 为 有 效 。六、总结随 着 经 济 的 快 速 发 展 ， 加 班 现 象 成 风 ， 高 效 工 作 成 为 企 业 越 来 越 重 视 、

31、员 工 越 来 越 重 要 的 能 力 。 时 间 管 理 在 高 效 工 作 中 扮 演 者 非 常 重 要 的 角 色 ，只 有 有 效 利 用 时 间 ， 才 能 在 相 同 的 时 间 中 创 造 最 大 化 的 价 值 。 为 了 充 分 而有 效 的 管 理 好 自 己 的 时 间 ， 本 文 着 重 阐 释 了 GTD 这 一 时 间 管 理 的 方 法 ， 并且 从 一 个 高 效 管 理 者 的 角 度 论 述 了 时 间 管 理 的 必 要 性 和 如 何 成 为 一 个 高 效 地时 间 管 理 者 。9参考文献1石伟时问管理M北京：企业管理出版社，2004752Brit

32、ton B K，Tesser AEffects of Time-Management Practices on CollegeGradesJJournal of Educational Psychology，199183(3)：405-4103 Macan T H，Shahani C，Dpboye R L，et a1College studentstime management：correlation with academic performance and stressJJournal of Educational Psychology，199082(4)：7607684Britton B K，Tesser AEffects of Time-Management Practices on College GradesJJournal of Educational Psychology，199183(3)：405-410