1、 中建一局会议 接待 流程标准化 指引 2015 年7 月北京 中国建筑一局（集团 ）有 限公司 目 录 1 目的 1 2 制定原则 1 3 适用范围 1 4 管理职责 1 5 会议 接待标准化流程 2 5.1 会前工作 2 5.1.1 制定会议方案 2 5.1.2 组建会务组 2 5.1.3 考察及确定会 议场地 2 5.1.4 餐饮及车辆安 排 3 5.1.5 发送会议通知 3 5.1.6 文字资料准备 3 5.1.7 会议物料准备 4 5.1.8 会议设备准备 5 5.1.9 影音资料 5 5.1.10 会场布置 5 5.1.11 设备确认和 安 装调试 6 5.1.12 注意事项 6
2、5.2 会中工作 6 5.2.1 会议注册 6 5.2.2 会中控制 7 5.2.3 餐饮服务 7 5.2.4 会务人员要求 7 5.3 会后工作 8 5.3.1 会场清理 8 5.3.2 会议宣传与总 结 8 6 会议 接待管理流程图 9 7 附件及模板 12 8 附则 12 中国建筑一局（集团 ）有 限公司 1 1 目的 为落实 集 团公司 “ 品牌兴企 ”战略 ， 坚持“品 质保障 、 价值创造 ”的 核心价值 观， 全面 推 进管理标 准化的 工 作要求， 提 高会议 及 接待 工作 效率， 确保各项 会议及接待 顺利实 施， 提升集团 品牌形 象 ， 根据 中 央 “ 八项规 定 ”
3、 及“ 六项 禁令 ” 相 关要求， 特制定 本 指引 。 2 制定原则 明确 会议 及接待 标 准化 流程 的 关键 路 径 及节点 ， 使会 议 流程 简洁 、高 效、易执 行 。 3 适 用 范 围 本指引适 用于集 团 公司总部 、各子 企 业组织的 各类会 议 及接待安 排 。 4 管 理 职 责 搭建集团 公司总部、 子企业 、项目 部 三级会议 管理体 系 。 4.1 集团 公司 办公 室 负责会议 管理体 系 的建立与 健全， 持 续完善各 级会议 及 接待 制度 及流 程。 负责对总 部各部 门 会议及接 待 工作 的 指导。 对 子企业 的 过程督查 、考 核评价及 管理纠
4、 偏 活动。 具体 负责 组织由 集 团公司主 要领导 主持 的会议 与接待 安 排 。 4.2 集团 公司 总部 各部 门 负责 由 各 业务系 统 分管领导 组织 ， 或 由总部各 部门组 织 召开 的业 务系 统的综合 类或专 业 业务类管 理会议 及 接待安排 。 4.3 各子 企业 负责由 各 子企业 组织 的会议 及接待 安 排 。 各 子企业 在集团 公司 总部召 开的、 涉 及相关业 务系统 的 会议 及接 待 ， 由集团公司 总部 对 应部门组 织协调 。 4.4 各项 目部 中国建筑一局（集团 ）有 限公司 2 负责由 各 项目部 组 织的会议 及接待 安 排。执行 本指引
5、 中 文件及会 务模 板要求， 其它项 可 参照执行 。 5 会议 接待 标 准 化 流 程 会议 接待 工作 标 准 化即 工作 事项 与 工 作流程在 时间和 空 间上的统 一。 策划工作 事项概 括 为 以下三 类： 规定执行 项为必 须 执行内容 ，适用 于 三级会议 管理体 系 。 差异执行 项为尽 可 能选择执 行内容， 适 用于两级 总部会 议 管理体系 。 参照执行 项为参 考 执行内容 ，适用 于 三级会议 管理体 系 。 工作事项 融入 工 作 流程 并贯穿 会议 及 接待管理 工作 始 终 ，具体 如 下： 5.1 会前工作 5.1.1 制定会 议方案 一般包括 以下内
6、容 ： 会议名称 及会议 主 题。 会议日期 及地点 。 会议规模 及参会 人 员范围。 会议日程 安排。 会议文字 资料。 会议交通 、住宿 、 用餐安排 。 会议预算 。包括 资 料制作费 、展览 展 示费、文 具费、 设 备租赁费 、 车辆交通 费、场 地 费、餐费 、住宿 费 等。 5.1.2 组建会务组 确定会务 组长及 各 成员具体 分工， 责 任落实到 人 。 见会议工 作策 划表 （附表 1 ）。 会 务组工作 人员 一般包括 ： 会场联络 人、现 场 主控人员 、引导 人 员、接待 人员、 设 备操控人 员、 技术支持 人员、 物 料管理及 布置人 员 、照相及 摄像人 员
7、、会议记 录人员 、 新闻写作 人员、 会 务服务人 员等。 中国建筑一局（集团 ）有 限公司 3 确定会议 主持人 、 发言人、 文字材 料 撰写人员 。 5.1.3 考察及确定会议 场地 根据会议 的基本 需 求、会议 的规模 及 预算等， 初步确 定 会场的使 用 意向，选 择适合 的 会议场所 。 实地考察 预选会 场 ，收集会 场信息 。 包括会场 名称、 地 理位置图 、 可容纳人 数、会 议 室费用标 准、用 餐 及住宿费 用标准 、 会场平面 图、会 场 内布局详 情、联 系 方式等。 总结会场 资源， 确 定最终会 场，做 好 提前预定 及其它 准 备工作。 5.1.4 餐饮
8、及车辆安排 确定用餐 地点和 用 餐方式。 确定餐单 和餐标 ， 根据会议 日程制 定 多套方案 。包括 午 餐、晚餐 、 茶歇、工 作人员 用 餐等。 注意饮食 禁忌等 。 根据会议 需求， 做 好会议车 辆安排 。 5.1.5 发送会议通知 会议方案 经审批 后 ，发送会 议通知 或 邀请函（ 纸质或 电 子），同 时 发布会议 回执， 确 定参会人 员名单 。 与参会人 员沟通 确 认交通及 住宿信 息 。 统计最终 参会人 员 及信息。 5.1.6 文字资料准备 根据会议 需求情 况 ，列出文 字资料 清 单，注明 相应要 求 。一般包 括以 下内容， 见文字资料构 成模板 （模 板1
9、 ） ： 资料封面 ：一般 包 括会议名 称、主 办 时间、主 办方名 称 等。 会议通知 ：一般 包 括会议名 称、主 题 、时间、 地点、 参 会人员、 会 议内容、 会议安 排 、联系人 员、会 场 地图等。 目 录：一般 按 照会议议 程排列 资 料顺序。 中国建筑一局（集团 ）有 限公司 4 会议议程 ：一般 包 括会议主 题、时 间 、地点、 主持人 、 参会人员 、 会议内容 等。 讲话材料 ：一般 包 括主持词 、会议 报 告、宣读 文件等 。 文字内容 一 般围绕会 议核心 议 题，内容 需符合 演 讲人员身 份。 座次安排 。 5.1.7 会议物料准备 根据会议 需求情 况
10、 ，列出物 料清单 ， 注明相应 要求。 一 般包括以 下内 容： 会务文 件， 见会务文件 模板 （模板 2 ）， 一般包括： 指引牌。 指引 牌 放 置于具体 地点门 前 ，用于指 示。包 括 会场、功 能 区、吸烟 区、餐 区 等。 桌签。一 般是国 家 、机构名 、人名 ， 用于对参 会人员 的 座位及信 息 提示。相 应内容 的 字体、格 式需统 一 。 迎宾PPT 。适用 于接 待类型的 会议。 车证。根 据会议 举 办地点的 不同， 需 要制作数 量不一 的 车证，用 于 在会议举 办地点 停 放车辆。 参会人员 通讯录 、 会务组通 讯录。 签到表。 入住登记 表。 设备及资
11、料清单 。 其它物 料，一般包括： 桌椅。一 般由会 议 场地提供 ，根据 会 议要求摆 放。 茶杯、茶 叶。可 根 据需要准 备玻璃 杯 、矿泉水 、纸巾 等 。 写字纸、笔 、 资料袋 。 一 般使 用 带有企 业 LOGO 的 物 品 。如 用 铅 笔， 注意长短 统一。 集 团 公司总部 日常召 开 的会议不 做 强制 要 求 ， 视情况 摆放 。 茶歇物品 。一般 有 咖啡、茶 点、水 果 等。 中国建筑一局（集团 ）有 限公司 5 展览展示 资料。 展 览展示材 料用于 装 饰会场以 及提示 相 应信息。 包 括：背景 板，数 据 展示牌， 主题文 化 条幅、展 架等。 会议证件
12、。 请柬。可 根据会 议 需求制作 请柬， 包 括请柬外 壳和请 柬 内页。 菜单。可 根据会 议 需求制作 菜单， 相 应设计风 格与请 柬 一致。 绿植。用 于美化 会 议室环境 。 其它。视 会议及 接 待需要， 可准备 毛 巾、雨伞 、领带 、 充电器等 物 品。 5.1.8 会议设备准备 根据会议 需求情 况 ，列出设 备清单 ， 注明相应 要求。 会议设备 一般由 会 场提供、 主办方 准 备、外部 租赁三 种 情况构成 。 会议设备 一般包 括 以下内容 ： 演示设备 ：LED 屏、 投影屏、 投影机 或 液晶显示 屏，笔 记 本电脑。 音响设备 ：扩音 设 备、录音 设备、 麦
13、 克（台式 、立式 、 无线）。 同传设备 ：摄像 头 、数据传 输系统 等 。 办公设备： 打印机 、 复印机、 传 真机、 移 动硬盘、 摄 像机、 照 相机、 无线翻页 器、无 线 上网卡等 。 灯光、空 调等。 5.1.9 影音资料准备 根据会议 需求情 况 ，列出影 音资料 清 单，注明 相应要 求 。一般包 括音 乐、宣传 片、视 频 资料、PPT 等。 5.1.10 会场布置 桌椅摆放 。一般 包 括演讲台 、主席 台 、嘉宾席 、观众 席 。根据会 场 布置方案 摆放， 检 查是否摆 放正确 。 桌签摆放 。根据 会 议座次表 摆放桌 签 。 茶杯、矿 泉水、 纸 巾等。 中国
14、建筑一局（集团 ）有 限公司 6 文件资料 摆放。 要 求资料顺 序一致 、 摆放整齐 有序。 签到处。 准备桌 签 、签到表 、签字 笔 、需发放 的会议 资 料等。物 品 需摆放整 齐，体 现 企业形象 。 贵宾室。 可准备 茶 水、矿泉 水、纸 巾 、宣传资 料等。 展览及展 示资料 。 根据会场 平面图 ， 在相应位 置摆放 。 5.1.11 设备确认及安装 调试 设备确认 及安装 。 设备进场 后，检 查 到达现场 的设备 是 否与要求 相 符。现场 调试确 认 功能是否 满足要 求 。 试播影音 材料。 需 确认话筒 数量并 确 保影音同 步。 在现场布 置的过 程 中，注意 处理
15、走 线 问题。 5.1.12 注意事项 选定会议 场所后 ， 保持与会 场的信 息 联络。 保持和设 备供应 方 的信息联 络。 保持和文 件资料 、 展览展示 资料制 作 方的信息 联络。 至少提前 一天布 置 会场，并 进行设 备 调试。 文字资料 需经核 对， 确保制作 前的文 字 资料精准 无误。 资 料 可装袋， 至少提前 一天准 备 好，并按 一定的 顺 序排列， 以便查 找 分发。 会场布置 相关事 项 均需审核 无误。 会议安排 及场地 布 置需符合 中央及 总 公司相关 规定。 5.2 会 中 工 作 5.2.1 会议注册 由接待人 员引领 参 会人员到 指定注 册 地点，签
16、 到、领 取 相关资料 、 办理住宿 、进入 会 场。 如有重要 嘉宾参 会 ，指定专 人负责 接 待及引导 。 见接待工作 日程 表（ 附表 2 ）。 负责注册 的工作 人 员每天统 计参会 人 员入住信 息并汇 总 。 中国建筑一局（集团 ）有 限公司 7 5.2.2 会中控制 提前联系 会场服 务 人员，随 时提供 技 术支持。 指定专人 （1-2 人） 进行设备 操控， 根 据会议议 程进行 操 作。 指定专人 摄像及 照 相，根据 会议环 节 实时拍摄 会场整 体 照片、讲 话 人员照片 等。 主 要 领导与重 要来宾 的 合影等， 可冲印 照 片反馈。 指定专人 做好会 议 记录。
17、 会议开场前60 分钟 播放暖场 音乐， 会 议开始前 关闭暖 场 音乐。 会务人员 应分布 各 个位置， 做好对 参 会人员的 指引。 5.2.3 餐饮服务 茶水： 会 前5 分钟倒 茶水， 每 隔 15 分钟添水一次 。 春分 后准 备绿茶， 秋分后准 备红茶 。 用餐及茶 歇： 提前通知 （根据 会 议规模自 行确定 提 前时间） 会场及 餐 厅服 务人员， 开始准 备 茶点、餐 宴相关 事 宜，并确 认无误 。 会议中场 休息时 ， 引领参会 人员进 入 茶歇区休 息。 茶歇结束 时， 提示参 会人员返 回会场， 可 借助指引 牌、 广播、 PPT 或人工引导 等方 式。 会议结束 时
18、，提 示 并引领参 会人员 到 指定地点 就餐。 5.2.4 会务人员要求 着装要求 。会务 人 员一般应 着正装 或 商务简装 ，注意 个 人仪表。 会务人员 负责会 议 全程服务， 应至少 提 前一天熟 悉场地 及 议程安排 。 会议开始前1 小 时 到达会场 ，反复 检 查会场准 备情况 。 落实主持 人、主 席 台人员、 发言人 、 重要嘉宾 是否到 齐 。 维持好会 场秩序 。 参会人员 入座就 绪 后，引导 无关人 员 离开会场 ， 无关人员 不准进 入 会场。会 议开始前2 分钟，关闭会 场大 门。 开会期间 将手机 调 整为震动 状态。 中国建筑一局（集团 ）有 限公司 8 用
19、餐安排 。确定 工 作人员用 餐时间 段 和地点。 工作人 员 分组分次 到 指定的地 点用餐 ， 用餐完毕 需尽快 补 位，保证 会务秩 序 。 会议结束 后，引 导 参会人员 离场， 提 示参会人 员带好 随 身物品。 会议期间 应保持 24 小时手机 畅通。 5.3 会 后 工 作 5.3.1 会场清理 会议结束 后，进 行 设备盘点 ，复核 设 备数量和 质量是 否 完好。 清理会场 ，确认 无 重要资源 信息及 物 品遗留。 做好会议 结算。 5.3.2 会议宣传与总结 及时发布 新闻稿 ， 增加宣传 力度。 整理会议 相关资 料 归档。 会后针对 本次会 议 集中讨论 会议得 失
20、，做好会 议总结 。 总结成果 可 作为日后 会议的 重 要借鉴。 中国建筑一局（集团 ）有 限公司 9 6 会议 接待 管 理 流 程 图 会前 会中 会后 中国建筑一局（集团 ）有 限公司 10 会 前 工 作 会场布置 餐饮及车辆 安排 发送会议通知 会议筹备 考察及确定 会议场地 制定 会议方案 审核 组建会务组 文字资料 了 会议物料 会议设备 影音资料 设备确认及安 装调试 现场审核 桌椅水杯 桌签 文件资料 了 展览展示 签到处 贵宾室 中国建筑一局（集团 ）有 限公司 11 会议注册 会中控制 技术支持 设备操控 照相摄像 会议记录 服务引导 人员就位 餐饮服务 会议结束 会 中 工 作 会场清理 新闻宣传 资料归档 会议总结 会 后 工 作 中国建筑一局（集团 ）有 限公司 12 7 附 件 及 模 板 附表1 ： 会议 工作 策划 表 附表2 ： 接待 工作 策划 表 模板1 ：文字 资料 构成模板 ，包 括 ： 模板2 ：会务 文件 模板， 包括： PPT 8 8.1 8.2
