1、机关材料写作技巧,中共兰州市委党校 政治理论教研部副教授 马玉香,机 关 材 料,机关文件材料： 指机关在工作活动中形成的各种门类和载体的档案。 也就是党委政府机关及各职能部门起草的文稿。如意见、通知、请示、报告、以及领导的讲话稿、工作简报、工作信息等等。在些载体形成正式文件之前都叫“材料”，经领导批准后印发，便形成正式公文。,主 要 内 容,一、公文基础知识 二、公文的格式 三、公文文种的写作 四、公文处理工作,一、 公文基础知识,公文简称公务文书，它是文书的一种类型。,2012年4月6日，中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发了党政机关公文处理工作条例（中办发 201214号），以下简称条例
2、，从2012年7月1日起执行；同时废止了1996年5月3日中共中央办公厅发布的中国共产党机关公文处理条例和 2000年8月24日国务院发布的国家行政机关公文处理办法停止执行。 党政机关公文处理工作条例是全新的首次统一党政机关公文处理规范标准。对推进党政机关公文处理工作科学化、制度化、规范化将发挥重要作用。,1、公文的含义,党政机关公文-是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。 公文-是党和政府机关在处理公务和行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体
3、式的公务文书。是传达贯彻党和国家的方针政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。,公文的特点,法定的权威性； 特定的效用； 规范的格式； 严格的程序。,公文的作用,领导与指导的作用；联系知照的作用； 宣传教育的作用；依据作用；凭证作用。,2、公文的种类,公文的种类，简称文种，根据其适用范围划分，每份公文使用何种文种，确定的标准应当依据其适用范围、行文方向、行文关系、行文规则而定。,党委机关（1996年规定14个文种） 决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、 报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要 政府机关（2000年规定
4、13个文种） 命令（令）、议案、决定、公告、通告、通知、 通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要,2012年规定的公文种类有15种 决议、决定、命令（令）、公报、公告 通告、意见、通知、通报、报告 请示、批复、议案、函、纪要,3、公文的结构,结构-是文章内容的组织和衔接，是文章内部 联系和外部形式的统一。 公文的结构-主要指正文的表现形式。正文是 公文的核心，文种不同写作上略有不 同，总体由：开头、主体、结尾三部分 构成。,公文开头部分,要求开门见山、直切主旨、简洁凝练 统领全文，使人一目了然。,常用开头方式,根据式 目的式 导语式 阐述式 背景式 提问式 表态式 致意式 综合式,公文主体
5、部分,要求紧扣主旨，语不离宗，直言不曲， 观点明确，段落清楚，层次分明,常用的结构方式,(1)纵向组合结构 (2)横向组织结构,一为直叙式,二为递进式,一为简单列举式,二为总分并列式,常用的结构方式,(3)纵横交叉结构,内容丰富，容量较大，篇幅较长不能杂乱无章，而应有主有从。,公文结尾部分,求简洁明快，首尾呼应，言尽意明 。,常用结尾方式,专用语式 总结式 鼓舞式 要求式 说明式 自然结束式,4、公文的语言,属于应用语体，既要体现公文语言的特点，又要符 合现代汉语语法、修辞、逻辑等方面的规范。 庄重、准确、精炼、严谨,5、公文的表达方式,叙述、议论、说明、描写、抒情-是写作一般采用的五种表达方
6、式。 公文写作只采用-说明基础上夹叙夹议，单纯的叙述、议论不能出现在公文的写作中。,6、公文的标题,发文机关事由文种 中共兰州市委办公厅关于全市党的机关文件改版的通知 事由文种 关于全市党的机关文件改版的通知 文种 通告,7、公文的用纸采用国际标准A4型纸：210mm297mm 公文页边与版心尺寸为：天头37mm，订口28mm 版心尺寸：156mm225mm（不含页码） 下发公文机关标识版心至上边缘为：25mm 上报公文机关标识版心至上边缘为：80mm,A4型纸：210mm297mm公文页边与版心尺寸为：天头：37mm地脚：35mm订口：28mm翻口：26mm版心尺寸：156mm225mm（不
7、含页码） 下发公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为：25mm 上报公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为：80mm,上行公文 发文机关标 识上边缘至 版心上边缘 80mm-25mm=55mm 37mm+25mm+55mm =117mm,80mm-25mm=55mm,25mm,37mm+25mm+55mm=117mm,80mm,下行公文 发文机关标 识上边缘至 版心上边缘 25+37=62mm,37mm+25mm=62mm,25mm,37mm,下行文25mm,上行文80mm,上行文80mm,8、公文的字体、字号、行数、字数,字体-宋体、仿宋体、楷体、黑体。 字号-2号、3号、4号。公文中的文字
8、和表格中的数 字，不做其它说明的，一般均采用黑色。 行数-一般每面排22行。 字数-每行排28个字，并撑满版心，特定情况可以作 适当调整。,9、公文的印制、装订,印制-版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准， 版心不斜。双面印刷；页码套正，两面误差不超 过2 mm。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、 无断划。 装订-左侧装订不掉页，两页页码之间误差不超过4mm， 成品尺寸允许误差2mm，四角成90，无毛茬或 缺损。,公文采用-骑马订或平订 平订为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处，允许误差 4mm。 无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固。 骑马订钉锯均订在折缝线上，平订钉锯与书脊间距离为 3m
9、m5mm。 包本装订公文的封皮（封面、书脊、封底）与书芯应吻 合、包紧、包平、不脱落。,二、公文格式的含义,公文的格式-指的是公文的外观形式，它既包括组成公文的各部分文字符号在载体（纸张等）上的排列和标识规则，也包括公文的用纸要求和印制规范，换言之，公文的格式就是公文的书面结构与公文的用纸和印制规范的总和，是对公文的文面要求。,公文格式分类,目前我国公文格式有 文件格式、 命令格式、 信函格式,1、公文文件格式 眉首部分、主体部分、版记部分,公文版头部分公文首页红色分隔线以上的部分称为版头。份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、 签发人、 版头中的分隔线。,000001,机密
10、2年特急,文件,20118号,签发人：,版 头,七要素,发文字号下，距4mm，红色线,3号仿宋体 ，标志下空二行，居右空一字每行排两个姓名，回行与第一个签发人姓名对齐,3号楷体,机关代字左空一字,发文标志下空二行居中排布。年份、顺序号阿拉伯数字标注,年份标全称，六角括号“”,发文顺序号在阿拉伯数字后加“号”字,主 体 部 分公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体 标题、主送机关、正文、附件、发文机关 署名、成文日期和印章、附注。,主 体,七要素,标 题,主送机关：,正文,附件：.,2012年7月8日,（附注）,2号小标宋体，红色线下空二行，一行或多行居中排
11、布，使用梯形或菱形。,3号仿宋体，标题下空一行，居左顶格，回行仍顶格，最后机关名称后标全角冒号。,首页必显正文，3号仿宋体，于主送机关下一行，文中结构为“一;（一）;1.；（1）”,一层黑体字、二层楷体字、三层和第四层仿宋体,正文下空一行左空二字全角冒号。名称后不加标,回行与上一行名称首字对齐。,右空四字，阿拉伯数字年月日标全,印章用红色，顶端距正文或附件说明，一行之内。,居左空二字加圆括号，在成文日期下一行。,附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。,附件在版记之前，与正文一起装订，“附件”及附件顺序号用3号黑体字，顶格排在版心左上角第一行。,加盖印章的公文 一般在
12、成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。 单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。,右空四字,不加盖印章的公文 单一机关行文，在正文（或附件说明）下空一行，右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加
13、发文机关署名右空字数。,联合行文印章 联合行文，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。,联合行文印章 联合行文时，先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。 两印章间互不相交或相切相距不超过3mm。,版 记 部 分公文末页首条分隔线以下、末条分
14、隔线以上的部分称为版记。分隔线、 抄送机关、印发机关和印发日期、 页码。,版 记,五要素,抄送：,， 。,省人民政府,2012年8月4日印发,一1一,2,分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0. 35 mm）,中间分隔线用细线（推荐高度为0. 25 mm）,“抄送”用4号仿宋体，后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。左右各空一字编排。,如需把主送机关移至版记，将“抄送”改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关的上一行，之间不加分隔线。,印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日
15、标全，后加“印发”二字。,印发机关和印发日期用4号仿宋体字编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字。,用4号半角宋体阿拉伯数字，在距版心下边缘7mm数字左右各放一条一字线。单页码居右空一字，双页码居左空一字。,2、文件格式演示, 文 件,发 20125号,关于的通知,红色反线下空2行，2号小标宋体,主送机关：,左侧顶格、全角冒号；标题下空1行,正 文 主送机关下1行，左空2字，3号仿宋体,一1一,单页右空1字,一2一,双页左空1字,7 mm,正 文,附件：1,正文下空1行，左空2字，3号仿宋体,（附注）,日期下1行，发放阅读、传达范围,抄送： ， 。,发文日期：年月日,右空1字,左空1字,齐或骑
16、年盖月,左空2字,3号仿宋体,发文机关：,按党、政、军、群排列,2012年7月8日,右空四字,标题：,2号小标宋体、华文中宋,一级标题：一、,二级标题：（一）,三级标题：1,四级标题： （1）,3号黑体,3号楷体,3号仿宋体,3号仿宋体,三、公文文种的写作,1、通 知 适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。,写作格式：标题、正文、落款,标题-发文机关事由文种 事由文种 文种 正文-缘由、事项、要求三部分组成,缘由-通知引言部分,开门见山，简明扼要交代制发通知的政策法规依据及行文目的，然后用固定语： “特作如下通知” “现通知如下”、“望按以下通知执行”转
17、入通知事项部分。,事项-通知的主体,主要包括部署工作任务，阐明工作的原则规定、意见、措施和注意的问题等，这部分内容要明确、具体，便于下级执行。 一般采用分段分条列项叙述，最后转入要求部分。,要求-通知结束部分,一般采用单列一条，提出要求式结尾，也可用“以上通知，希认真贯彻执行”、“请结合实际，认真贯彻执行”等尾语结束正文。,例 文 政办发 号 省人民政府办公厅关于切实做好 清理规范职业资格相关活动工作的通知各市、县（市、区）人民政府，省政府直属各单位： 根据国务院办公厅关于清理规范各类职业资格相关活动的通知（国办发200773号）、人力资源和社会保障部等8部委关于贯彻的通知（人社部发20088
18、号）精神，为切实做好我省各类职业资格相关活动的清理规范工作，经省政府同意，现就有关事项通知如下： 一、充分认识做好清理规范工作的重要意义 二、 省人民政府 2012年月日,2、意 见,适用于对重要问题提出见解和处理办法。,写作格式：标题、正文、落款,标题-发文机关事由文种 事由文种 文种 正文-由概述、分述两部分组成。,概述-开头部分,制作意见的目的、依据、意义等 撰写时要简明扼要地予以表述。,分述-意见主体,常以条款形式，具体翔实地陈述所提出的意见，包括实施要求或措施、办法等。,落款-意见的结束部分,提要求或是希望以及发文的具体时间。,例 文 国办发200811号 国务院办公厅关于加快发展服
19、务业若干政策措施的实施意见 各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构： 为贯彻党中央、国务院关于加快服务业发展的要求和部署，落国务院关于加快发展服务业的若干意见（国发20077号）提出的政策措施，促进”十一五“时期服务业发展主要目标的实现和任务的完成，经国务院同意，现提出以下意见： 一、加强规划和产业政策引导 二、深化服务领域改革 国务院办公厅 2012年月日,3、报 告,适用于向上级机关汇报工作、反 映情况，回复上级机关的询问。,写作格式：标题、正文、落款,标题-行文机关事由文种 事由文种 正文-由开头、主体、结尾分组成,开头部分-概括介绍,一般先总述前一阶段（或前一个时期）的
20、工作情况，包括取得的成绩和存在的问题，以此作为发文的依据，然后常用“现将有关情况报告如下”作为过渡语，引起下文。,主体部分-报告的重点根据公文内容而写,综合性报告，可采用条款式。 反映某一方面情况报告，应写明事情经过、原因和结果；侧重总结工作经验的报告，则要对成绩和存在的问题进行必要的分析，归纳出规律性的东西；,工作情况报告，应写明工作的进展或完成情况、取得的成绩和存在的问题、经验和教训，也可交代下一步工作安排或打算；,事故或事件的报告，要写清发生事故或事件的时间、地点、单位，涉及的人员，事故的详细情况或事件的经过，造成的后果或影响，还要分析主观和客观原因，最后写明处理情况或提出处理意见，如果
21、是责任事故，还要对直接责任者和有关领导提出处理的意见；,上级询问作出的答复报告，一般按询问的内容作答即可。 至于备案报告，一般都比较简单，只需报告何时何种会议通过的何一事项，如果是规范性文件的可作为附件在报告后面。,结尾部分-常用固定用语,常采用“特此报告”、“特此备案”、“特此报告，请审示”、“以上报告如有不当，请指正”等惯用语结束全文。,例 文 电力2008193号 省经济贸易委员会 关于当前公用热电行业严重亏损情况的报告 省人民政府： 去年底以来，由于煤价大幅上涨，上网电价大幅下调，我省热电企业生产经营十分困难，公用热电行业出现大面积亏损，严重影响正常供热和发电，也将影响今年夏季用电高峰
22、的发电出力等，各地政府和企业反应强烈。根据省政府领导的批示精神，我委对全省公用热电企业进行了专题调查研究，现报告如下： 一、当前公用热电企业生产经营基本情况 二、主要原因分析 附件：省地方公用热电联产企业生产经营情况调查 省经济贸易委员会 2010年月日,4、请 示,适用于向上级机关请求指示、批准。,请示写作格式-标题、主送机关、 正文、落款,标 题： 行文机关事由文种 市商业局关于增设社会商业科的请示 事由文种 关于海关车辆养路费缴纳标准问题的请示,主送机关： 原则上只能是一个直接上级。如需同时送其他机关，应当用抄送形式。请示不得直领导个人。,正 文缘由、事项、结语、落款。,请示缘由 是请示
23、写作的关键环节，直接关系到请示的目的能否得以顺利实现。因此，必须用简明扼要的语言，将请示的原因和背景情况，或请示问题的依据、出发点及思想基础交代清楚。 一般采用叙事和说明相结合的表达方式，叙事要精练，说理要透彻，力戒繁冗累赘。,请示事项 请示具体内容。将请求上级机关给予指示、批准或批转的具体问题或事情全盘托出，请求上级机关作出答复。 具体写法：一要明确，即直截了当，明白显露。二要具体，即对请示事项的陈述，一定要细致入微，清晰可鉴。,结 语 请示的结尾，一般用较为固定的结语，以示对 上级机关的尊重通常用“特此请示，请予批准” “妥否，请批示”、“以上请示如无不妥，请批 转”等习惯用语。,落 款
24、即请示机关的署名，并加盖公章。如标题中已标明请示机关名称，则只需加盖公章。时间以实际发出日期为准。 在成文日期下一行居左空两格附注处注明联系人的姓名和电话。,例 文 省人民政府关于工程项目用地的请示 国务院： 工程用地面积公顷，均为农用地（耕地）。需占用 基本农田公顷，征收集体土地公顷。经审查，该工程用地 属特殊建设项目用地，因事关宗教团结和社会稳定，确需实施并无 法避免占用基本农田。鉴于该项目的特殊性，向国家有关部门 作了专门汇报，并按要求补充了有关程序及材料，现特报请国务院 审批。 附件：复建工程项目用地呈报材料 省人民政府 年月日 （联系人：，电话：）,5、工作计划,工作计划是行政管理机
25、关、基层单位在一定时间内为完成某项任务而事先拟定的方法、步骤的书面安排或打算。,写 作 格 式,标题、主送机关、正文、落款构成,标 题 制定单位+计划时限+事由+文种 西宁市2009年度政府工作计划 计划时限+事由+文种 关于2010年度城市小街巷治理的工作计划,主送机关 上级主管部门或相关部门 正 文表格、条文两种，因正文写法略有不同,表格式- 正文内容全部都包括在表格里，通常分成几个栏目，各栏目中分别是计划的具体内容。 文表式则是将大部分的内容体现在表格里，而通过文字来补充说明表格所不能反映的一些事项。,条文式- 正文由前言、主体、结尾构成。 前言-是计划的总纲，写计划的政 策依据、指导思
26、想，包括党和国家的方针政 策、上级的指示精神、本单位的基本情况、 计划或者目标的总任务等等。,主 体- 计划的核心，展开回答计划的具体任务、目标措施、方法步骤等等，同时还要写明要注意的问题等等。 结 尾- 即结束语，可提出希望，发出号召以鼓励本单位全体人员为实现计划而努力，也可视情况不写这个部分。,例 文2009年教学半年工作计划 一、指导思想 以全面提高育人质量为宗旨，以创建和建设高职校为和人事制度改革契机，以加强常规、狠抓制度落实为主线，以深化教学改革和加强教科研工作为动力,以推行ISO9000族质量体系为保证，不断创新人才培养模式和教学方法，进一步提高教学质量。二、工作目标（略）三、主要
27、工作1、教学常规。（略）2、教科研工作。（略） 附：2007年上半年教学工作安排表,6、工作总结,工作总结是机关、单位在实现工作目标或完成特定任务之后，对工作情况加以回顾分析、检查和评价，找出经验、教训，用来指导今后工作的文书。,工作总结的写作格式 标题、主送机关、正文、落款构成,标 题 机关名称+时限+内容+文种 兰州市委党校2009年教学工作总结 “文章式标题”根据总结的内容概括而成， 标题中不出现“总结”字样，多用于经验性总结 加强科学管理是企业发展的关键,“双标题”由正副标题组成，正揭示观点或概括内容，副标明单位、时限或工作方面，对正进行补充。 坚持党的领导促进文艺繁荣- 甘肃省200
28、8年文艺工作回顾 “提问式标题”即标题中提出问题以引人深入，从而达到对工作进行指导的目的。 我们是如何实行教学与科研相结合的,正 文 基本情况介绍、成绩、做法、经验和会 存在的问题和今后的打算等构成。,开头- 开头基本要求开门见山。内容要概介绍情况（时间地点、背景工作进程、总体收获等）对以往工作的基本回顾与评价。,主体-成绩、做法、经验和体会 这是主体部分，一般进行综合分析研究后，比较详细、具体地阐释所取得的成绩、主要做法和具有典型意义的经验、体会。 有的总结把成绩、做法作为一个部分来写，着重阐明成绩表现在哪些方面，是怎样取得的；也有的总结，只写经验、体会或者原因，而把成绩、做法融入其中。,结
29、 尾- 写当前存在的问题与今后的打算，概括简洁。 落 款- 正文右下方署名和日期，也可在标题之下， 向上呈报的总结，落款处应加盖公章。,例 文中共兰州市委2009年上半年工作总结省委： 今年以来，在省委、省政府的坚强领导下，市委坚持以科学发展观为指导，认真贯彻落实中央和省委、省政府保增长、扩内需、调结构的各项决策部署，。现将半年来的工作情况报告如下： 一、精心安排部署，认真组织开展深入学习实践科学发展观活动。 二、积极应对困难和挑战，全力保持经济平稳较快发展。 三、坚持统筹发展，加快推进城乡一体化进程。 四、加强城市规划建设和管理工作，不断提升城市形象和品位。 以上报告，不妥之处请指正。 中共兰州市委 2009年7月16日,四、公文处理工作,是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。包括收文办理、发文办理和整理归档。,1、收文办理程序 签收-登记-初审-承办传阅-催办-答复,2、发文办理程序 复核-登记-印制-核发,小 结,一、公文基础知识含义、文种、结构等 二、公文格式文件格式 三、公文文种的写作通知、意见、报告等 四、公文处理工作发文程序、收文程序,谢 谢 大 家,邮箱：,
