1、一、 建设工程文件概念：建设工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件，监理文件、施工文件、竣工图、竣工文件，也可称为工程文件。二、 建设工程档案概念：建设工程档案指在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，也可简称为工程档案。三、 建设工程文件档案资料特征：、分散性和复杂性；、继承性和时效性；、全面性和真实性；、随机性；、多专业性和综合性。四、 建设工程文件档案资料管理职责：、建设单位、勘察、设计、施工、监理等单位将在工程建设过程中形成的文件向本单位档案管理机构移交；、勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设过程中形成的文件向建
2、设单位档案管理机构移交；、建设单位按照现行建设工程文件归档整理规范（GB /T503282001）要求，将汇总的该建设工程文件档案向地方城建档案管理部门移交。五、 建设单位职责：、负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成，积累和立卷归档工作，也可委托监理单位监督、检查工程文件的形成、积累和立卷归档工作；、在组织工程竣工验收前，应提请当地城建档案管理部门对工程档案进行预验收。未取得工程档案验收认可文件，不得组织工程竣工验收；、对列入当地城建档案管理部门接收范围的工程，工程竣工验收个月内，向当地城建档案管理部门移交一套符合规定的工程文件。六、 监理单位职责：、应设专人负责监
3、理资料的收集、整理和归档工作，在项目监理部，监理资料应由总监理工程师负责，并指定专人具体实施，监理资料应在各阶段监理工作结束后及时整理归档。、监理资料必须及时整理、真实完整、分类有序。在设计阶段，对勘察、设计单位的工程文件形成，积累和归档进行监督、检查；在施工阶段，对施工单位的工程文件的形成、积累、立卷归档进行监督、检查。七、 建设工程档案编制质量要求与组卷方法：（一） 、归档文件的质量要求：、归档的工程文件一般应为原件。、工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。、工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。、工程文件应采用耐久性强的书
4、写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易退色的书写材料，如：红色墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。8、所有竣工图均应加盖竣工图章。 （二）归档工程文件的组卷要求：、立卷的原则和方法：（） 、立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用；（） 、一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷；（）立卷采用如下方法：） 、工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件部分；） 、工程准备阶段文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；） 、监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；） 、施工文件可按单位工程
5、、分部工程、专业、阶段等组卷；） 、竣工图可按单位工程、专业等组卷；） 、竣工验收文件可按单位工程、卷业等组卷（）立卷过程中宜遵循下列要求：） 、安卷不应有重份文件，不同载体的文件一般应分别组卷。、 （） 、既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。） 、保管期限分为永久、长期、短期三种期限。永久是指工程档案需永久保存。长期是指工程档案的保存期等于该工程的使用寿命。短期是指工程档案保存年以下。同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长。）密级分为绝密、机密、秘密三种。同一案卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。八、 建设工程档案验收与移交：(一) 验收：（）列入城建档
6、案管理部门档案接收范围的工程，建设单位在组织工程竣工验收前，应提请城建档案管理部门对工程档案进行预验收。建设单位未取得城建档案管理部门出具的认可文件，不得组织工程竣工验收。 （） 、国家、省市重点工程项目或一些特大型、大型的工程项目的预验收和验收，必须有地方城建档案管理部门参加。 （）对不符合技术要求的，一律退回编制单位进行改正、补齐，问题严重者可令其重做。不符合要求者，不能交工验收。 （） 、凡报送的工程档案，如验收不合格将其退回建设单位。 （） 、地方城建档案管理部门负责工程档案的最后验收。 （二）移交、 （）列入城建档案管理部门接收范围的工程，建设单位在工程竣工验收后个月内向城建档案管理
7、部门移交一套符合规定的工程档案。 （）停建、缓建工程的工程档案，暂由建设单位保管。 （）对改建、扩建和维修工程，建设单位应当组织设计单位、监理单位、施工单位据实修改、补充和完善工程档案。对改变的部位，应当重新编写工程档案，并在工程竣工验收后个月内向城建档案管理部门移交。 （） 、施工单位、监理单位等有关单位应在工程竣工验收前将工程档案按合同或协议规定的时间，套数移交给建设单位，办理移交手续。九、 建设工程档案的分类：（二）监理文件：（）监理规划（）监理月报（）监理会议纪要（）进度控制（）质量控制（）造价控制（）分包资质（）监理通知及回复（）合同及其他事项管理（）监理工作总结十、 建设工程文件监
8、理文件档案资料管理：（一） 、监理文件和档案收文与登记：所有收文应在收文登记表上进行登记（按监理信息分类别进行登记） 。应记录文件名称、文件摘要信息、文件的发放单位（部门） 、文件编号以及收文日期，必要时应注明接收文件的具体时间，最后由监理部负责收文人员签字。资料管理人员应检查文件档案资料的各项内容填写和记录真实完整，签字认可人员应为符合相关规定的责任人员，并且不得以盖章和打印代替手写签认。有关工程建设照片及声像资料等应注明拍摄日期及所反映工程建设部位等摘要信息。收文登记后应交给项目总监或其授权的监理工程师进行处理，重要文件内容应在监理日记中记录。每位传阅人员阅后应在文件传阅纸上签名，并注明日
9、期。 （五） 、监理文件档案资料归档：（）监理规划：） 、监理规划（建设单位长期保存，监理单位短期保存，送交城建档案管理部门保存） ；） 、监理实施细则（建设单位长期保存，监理单位短期保存，送城建档案管理部门保存） ；） 、监理部总控制计划等（建设单位长期保存，监理单位短期保存） 。 （） 、监理月报中的有关质量问题（建设单位长期保存，监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存） 。 （） 、监理会议纪要中的有关质量问题（建设单位长期保存，监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存） 。 （）监理通知：） 、有关进度控制的监理通知（建设单位、监理单位长期保存） ；）有关质量控制的监理通知（建设单位
10、、监理单位长期保存） ；） 、有关造价控制的监理通知（建设单位、监理单位长期保存） 。（）合同与其他事项管理：）工程延期报告及审批（建设单位永久保存，监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存） ；）合同争议，违约报告及处理意见（建设单位永久保存，监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存） ；（）监理工作总结：） 、专题总结（建设单位长期保存，监理单位短期保存） ；） 、月报总结（建设单位长期保存，监理单位短期保存） ；）工程竣工总结（建设单位、监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存） ；4） 、质量评估报告（建设单位、监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存） 。监理文件档案的更改应由原制定
11、部门相应责任人执行，涉及审批程序的，由原审批责任人执行。文件档案换发新版时，应由信息管理部门负责将原版本收回作废。（涉及永久保存的要记牢）十一、 建设工程监理表格体系和主要文件档案：一、监理工作的基本表式：（一）承包单位用表(A 类表)：、工程开工/复工报审表（A）施工阶段承包单位向监理单位报请开工和工程暂停后报请复工时填写，如整个项目一次开工，只填报一次，如工程项目中涉及多个单位工程且开工时间不同，则每个单位工程开工都应填报一次。、 报验申请表（A ）本表主要用于承包单位向监理单位的工程质量检查验收申报，用于隐蔽工程的检查和验收时，承包单位必须完成自检并附有相应工序、部位的工程质量检查记录；
12、用于施工放样报验时应附有承包单位的施工放样成果；用于分项、分部、单位工程质量验收时应附有相关符合质量验收标准的资料及规范规定的表格。、工程材料/ 构配件/设备报审表（A9） （二）监理单位用表（B 类表）、监理工程师通知单（B）本表一般可由专业工程监理工程师签发，但发出前必须经过总监理工程师同意，重大问题应由总监理工程师签发。、工程临时延期审批表（B4）本表由总监理工程师签发，签发前应征得建设单位同意。、工程最终延期审批表（B5）本表由总监理工程师签发，签发前应征得建设单位同意。 （三）各方通用表（C 类表） 、监理工作联系单（C1 ）若用于混凝土浇灌申请时，可由工程项目经理部的技术负责人签发，工程项目监理部也用本表予以回复，本表可由土建工程监理工程师签署。、工程变更（C2）本表适用于参与建设工程的建设、施工、勘察设计、监理各方使用。总监理工程师组织监理工程师收集资料，进行调研，并与有关单位磋商，如取得一致意见时，在本表中写明，并经相关的建设单位的现场代表、承包单位的项目经理、监理单位的项目总监理工程师、设计单位的本工程设计负责人等在本表上签字，此项工程变更才生效。十二、 监理例会会议纪要：（）其他事项：例会上意见不一致的重大问题，应将各方的主要观点，特别是相互对立的意见记入“其他事项”中。十三、 监理工作总结：监理总结有工程竣工总结、专题总结、月报总结三类。
