1、,文书学 讲解人： 江西省档案局档案征集编研处 邓东燕,主要内容：,一、文书学概述；二、党政机关公文处理工作；三、公文分类及常用公文种类；四、公文格式；五、行文规则；六、公文拟制；七、公文办理；八、公文管理；九、公文归档（归档制度）,一、文书学概述,（一）文书学的内容及形成 文书学是以文书及文书工作为研究对象的学科。主要研究文书及文书工作的性质、任务、特点和作用，文书及文书工作的历史发展，公务文书的性质、特点、体例以及撰写的基本要求和方法等。其目的是提高人们对文书和文书工作的认识，促进办事效率，使文书更好地为人类社会服务。,（二）文书学与档案学的关系 文书是档案的前身，档案是文书的转化或归宿，
2、文书工作则是档案工作的前提。 档案的质量保证和档案工作水平的发展，在相当程度上依赖于文书的质量和文书工作制度的健全。 就研究档案学而言，文书学是它必须的专业基础知识。没有对文书学的研究，档案学研究不可能健康地发展。,文书学是一门理论与实践并重的学科。近年来，党和国家修订和颁布了一系列文书及文书工作的法规性文件。本课程以国家新颁布的法规为依据，着重阐述现行机关文书及文书工作的内容与要求，突出文书学的实用性特征。,（一）法律依据1.党政机关公文处理工作条例（2012年4月6日，中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发 ，中办发201214号）2.党政机关公文格式（GB/T97042012）,2012年
3、4月6日，中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发了党政机关公文处理工作条例（以下简称条例），同时废止了1996年中办印发的中国共产党机关公文处理条例和2000年国务院印发的国家行政机关公文处理办法（以下简称办法）。党政机关公文处理工作条例的发布施行，对推进党政机关公文处理工作科学化、制度化、规范化将发挥重要作用。,党政机关公文格式国家标准由国家质量技术监督局2012年6月29日发布，2012年7月1日施行。按照党政机关公文处理工作条例的有关规定，结合这些年来党政机关公文格式的实际应用，对公文用纸、印刷装订、格式要素、式样等作出了具体规定，使党政机关公文的表现形式更加规范。,（二）公文及公文处理的
4、概念1.党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。2.公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。,（三）公文处理的基本要求 1.公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。 2.各级党政机关应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，设立文秘部门或者由专人负责公文处理工作。 3.各级党政机关办公厅（室）主管本机关的公文处理工作，并对下级机关的公文处理工作进行业务指导和督促检查。,三
5、、公文分类及常用公文种类（一）公文分类 1.根据使用范围划分（1）通用公文，是指在全国各级党政机关、军队、人民团体、企事业单位普遍使用的公文。（2）专用公文，是指在一定的工作部门和业务范围内，按特殊需要为一定专业服务的公文。（如外交领域使用的国书、照会、备忘录、条约等；司法机关使用的起诉书、判决书、调解书等。）,2.根据发送方向划分 ： 上行文 、下行文、平行文3.根据机密程度划分（1）密件：可分为绝密、机密、秘密（2）普通件4.根据办理时限划分（1）紧急公文：分加急、特急（电报分为特提、特急、加急、平急）（2）平件,（二）常用公文种类 1.决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。 2.决定。
6、适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 3.命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行 重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。4.公报。适用于公布重要决定或者重大事项。,5.公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 6.通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的 事项。 7.意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。 8.通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单 位周知或者执行的事项，批转、转发公文。9.通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和 告知重要情况。,10.报告。适用于向上级机关汇报工作、
7、反映情况，回复 上级机关的询问。 11.请示。适用于向上级机关请求指示、批准。 12.批复。适用于答复下级机关请示事项。 13.议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人 民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。 14.函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答 复问题、请求批准和答复审批事项。 15.纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。,四、公文格式,（一）公文结构 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件 说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。,1.份号。公文印
8、制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。（00001） 2.密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。（机密1年） 3.紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”,电报应当分别标注 “特提”“特急”“加急”“平急” 。（特急）,4.发文机关标志。 由发文机关全称或者规范化简称加 “文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。（中共中央办公厅文件）（江西省档案局文件）5.发文字号。由发文机关代字、年份
9、、发文顺序号组成。 联合行文时，使用主办机关的发文字号。（中办发201214号）（赣档字201322号）,6.签发人。上行文应当标注签发人姓名。 7.标题。由发文机关名称、事由和文种组成。 （中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发党政机关公文处理工作条例的通知）（关于印发江西省档案馆收集档案范围及档案移交接收工作规定的通知）8.主送机关。 公文的主要受理机关， 应当使用机关全称、 规范化简称或者同类型机关统称。（各省、自治区、直辖市党委和人民政府，中央和国家机关各部委）（省直有关单位） 9.正文。公文的主体，用来表述公文的内容。,10.附件说明。公文附件的顺序号和名称。 11.发文机关署名。署发
10、文机关全称或者规范化简称。（中共中央办公厅 国务院办公厅） 12.成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。（2012年4月16日）,13.印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机 关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。 14.附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。（此件发至县团级）15.附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。,16.抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。（抄送：各设区市档案局） 17.印发机关和印发日期。 公文
11、的送印机关和送印日期。（中共中央办公厅秘书局 2012年4月16日印发）（江西省档案局办公室 2013年3月4日印发） 18.页码。公文页数顺序号。,（二）公文的版式 按照党政机关公文格式（ICS 35.240.20）国家标准执行。,1.公文用纸主要技术指标 公文用纸一般使用纸张定量为60 g/m280 g/m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度8090%，横向耐折度15次，不透明度85%，pH值为7.59.5。5,2.公文用纸幅面尺寸及版面要求（1）公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210 mm297 mm。（2）版面公文用纸天头（上白边）为37 mm1 mm，公文
12、用纸订口（左白边）为28mm1mm，版心尺寸为156 mm225 mm。（3）字体和字号如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。,（4）行数和字数一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。（5）文字的颜色如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。3.印制装订要求 公文应当左侧装订，不掉页,4.公文格式各要素编排规则（1）公文格式各要素的划分 本标准将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下
13、、末条分隔线以上的部分称为版记。页码位于版心外。,2）版头7.2.1 份号如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。7.2.2 密级和保密期限如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。7.2.3 紧急程度如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。,7.2.6 签发人由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名
14、用3号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。,（3） 主体7.3.1 标题一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。,7.3.3 正文公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。,7. 3.4
15、 附件说明如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。,五、行文规则,（一）行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。（二）向上级机关行文，应当遵循以下规则：,1.原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上 级机关和同级机关，不抄送下级机关。2.党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事 项，应当经本级
16、党委、政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。3.下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关 请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。,4.请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹 带请示事项。5.除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名 义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级 机关报送公文。6.受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送 另一个上级机关。,（三） 向下级机关行文，应当遵循以下规则：1.主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。2.党委、政府的办公厅（室）根据本
17、级党委、政府授权， 可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、 政府提出指令性要求。需经政府审批的具体事项，经政府同意后可以由政府职能 部门行文，文中须注明已经政府同意。,3.党委、 政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、 政府的相关部门行文。4.涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一 致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。5.上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送 该下级机关的另一个上级机关。6.同级党政机关、 党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。属于党委、政府各自职权范围内的工作，不
18、得联合行文。党委、政府的部门依据职权可以相互行文。 部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。,六、公文拟制（一）公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。 （二）公文文稿签发前，应当由发文机关办公厅（室）进行审核。 （三）经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的， 由起草单位修改后重新报送。（四）公文应当经本机关负责人审批签发。重要公文和上行文由机关主要负责人签发。党委、政府的办公厅（室）根据党委、政府授权制发的公文，由受权机关主要负责人签发或者 按照有关规定签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意
19、。联合发文由所有联署机关的负责人会签。,七、公文办理 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。（一）收文办理主要程序 1.签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字 或者盖章，并注明签收时间。 2.登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。,3.初审。对收到的公文应当进行初审。 初审的重点是：是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协 商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。,4.承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需 要确定范围后分送。批办性公文应当提出
20、拟办意见报本机关负责 人批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公 文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理 完毕。 5.传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对 象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。,6.催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办 部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。 7.答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根 据需要告知相关单位。,（二）发文办理主要程序1.复核。已经发文机关负责人签批的公文，印发前应当 对公文的审批手续
21、、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。 2.登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范 围和印制份数并详细记载。 3.印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当 在符合保密要求的场所印制。4.核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印 刷质量进行检查后分发。,（三）涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递， 通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。（四）需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。两个以上机关联合办理的公文，原件由主
22、办机关归档，相关机关保存复制件。机关负责人兼任其他机关职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职机关归档。,八、公文管理（一）各级党政机关应当建立健全本机关公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。（二）党政机关公文由文秘部门或者专人统一管理。设立党委（党组）的县级以上单位应当建立机要保密室和机要阅文室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施 设备。,（三）公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取 保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的机关或者 其上级机关决定。（四）公文的印发传达范围应
23、当按照发文机关的要求执行；需要变更的，应当经发文机关批准。涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发 布的时间、形式和渠道，由发文机关确定。经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。,(五)复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经本机关负责人批准。绝密级公文一般不得复制、 汇编， 确有工作需要的，应当经发文机关或者其上级机关批准。复制、 汇编的公文视同原件管理。复制件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。（六）公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，
24、视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。,（七）涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。（八）不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以 销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。,（九）机关合并时，全部公文应当随之合并管理；机关撤销时， 需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。工作人员离岗离职时，所在机关应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。（十）新设立的机关应当向本级党委、政府的办公厅（室）提出发文立户申请。经审查符合条件的，列为发文单位，机关合并或者撤销时，相应进行调整。
25、（十一）党政机关公文含电子公文。电子公文处理工作的具体办法另行制定。,（十二）法规、规章方面的公文，依照有关规定处理。外事方面的公文，依照外事主管部门的有关规定处理。,九、公文归档（归档制度） 根据档案法、档案法实施办法的规定，按照国家档案局关于文件材料归档的规定，应当立卷归档的材料由单位的文书或者业务机构收集齐全，并进行整理、立卷，定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理。这个制度就归档制度。包括归档范围、归档时间、归档要求。,（一）归档范围依据：1.国家档案局第8号令机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（2006年12月18日颁发）2.国家档案局第10号令企业文件材料归档范围和档
26、案保管期限规定（自2013年2月1日起施行）,第三条 机关文件材料归档范围是：（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。,第四条 机关文件材料不归档范围是：（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务
27、性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿；无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。,第十条 机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。 机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。,（二）归档时间1.文书档案：在次年六月底以前归档完毕。2.声像档案：在每项
28、业务活动结束后即时归档；或和文书档案同时归档。 3.业务档案：在每项业务活动结束后即时归档；或和文书档案同时归档。文书档案4.其它门类和载体的档案的归档，应按有关规定执行,（三）归档要求1.归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。2.归档的档案材料应当质地优良，声像清晰，符合党政机关公文格式等有关规范和标准的要求。3.归档文件应是原件。发文包括文件正件、定稿、文件处理单。重要的法规性文件还要保存其历次的修改稿。收文包括文件正件、文件处理单。,4.在归档的文件材料中，应当将每份文件的正件与附件、印件（正本）与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开；文电应合一立卷。5.不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷。,6.拟制、修改和签批公文，用笔、用墨、用纸必须符合存档要求，一般使用钢笔、毛笔、专用签字笔，书写工整，不得使用铅笔、彩色笔、圆珠笔。 7.永久、长期保存的文件，用易于褪变材料书写的，要予以复制，复制件附于原件后一并归档。传真公文归档应复印并加盖复复印机关证明章。8.已破损的文件应予修整。整理归档文件材料所使用的书写材料、纸张、装订材料、装具等要符合档案保护要求。,
