1、2019/10/21,电子文档验收、制作与汇交存在的问题,内蒙地质资料馆,电子文档验收存在的问题(一),安全性问题 1、电子文档带有病毒：制作完成的电子文档刻录前未进行病毒检查；杀毒软件版本太低；电子文件带有病毒无法验收。 2、电子文档无法正确读取：电子文档的载体（光盘）质量不过关；无法读取文件。,电子文档验收存在的问题(二),齐全完整性问题 汇交的电子文档不是一套完整的文档: a、缺少与纸介质地质资料对应的电子文件； b、缺少附图源电子文件及相关的文件 (如图库和字库)，缺少源电子文档必要的说明； c、缺少备案评审的电子文件。 d、缺少附件电子文件。,电子文档验收存在的问题(三),图文信息方
2、面存在问题 经常出现电子文档格式正确，内容却与纸介质内容不同，因为不是最终定稿的电子文件。 （1）文字部分 a、排版错误：页码混乱，未插入相应的图片；图片显示方向不是正视的。 b、内容方面：目录不是用标题定义word自动生成, 内容与纸介质不符 。,（2）图件部分： a、附图源电子文件、存档电子文件、纸介质资料三者中地质体的颜色相差太大；附图类源电子文件所带图库和字库不是制作相应图件的图库和字库。造成颜色失真、岩性符号丢失、变形与纸介质资料不一致。 b 、附图源电子文件的系统库没有以一个独立文件夹形式存入。 c 、所汇交的源电子文档不是最终的矢量文件而是修改前的文件。 d、附图存档电子文件由于
3、源图的错误所转图像文件也是错误的。,电子文档验收存在的问题(三),（3）附表部分 a、用WORD、Excel制作的附表中续表缺少表栏头，用WORD制作的表，表名没有用标题命令定义。目录没有做成自动生成目录。 b、表格内容有缺失现象，表格中的数据与纸介质内容不符现象。,电子文档验收存在的问题(四),电子文件登记表存在问题 （1）电子文档登记表填写不规范,没有逐项填写. a、电子文档说明栏里没有注明附图源电子文件对应的系统库、比例尺、分辨率等内容。 b、没有标注电子文档制作的环境或所用软件的版本。 c、审批文件的文件题名录入不正确（如缺少审批备案文号）； d、附图类文件题名中比例尺不符合格式要求；
4、如：1/100应写为1/1百。 e、附图类文件题名没有按格式要求反映图号和顺序号。 （2）光盘外标签不规范 a、缺少汇交单位公章 b、外标签填写不规范,电子文档制作(一),电子文件的类别 a、正确理解电子文件分类并非所有电子文档含有正文、审批、附表、附件、附图、数据库和软件、多媒体和其他八大类，特别是数据库和软件类、多媒体类只有个别资料含有这两类电子文件。总之，一份完整的电子文档其类别及内容应与对应的纸介质报告完全一致。 b、 审批文件单独组成一类审批类电子文件要单独组成一类（而不是附在正文后），排列顺序为认定书在前、审查意见在后；当存在多个审批验收文件时，应制作成多个电子文件，按照审批级次由
5、高到低编排，同级、同类的按时间顺序由新到老编排。内容必需与正式批件一致。 C、当附件类文件中又含一套附图、附表时，应将它们合并到相应的类别中，并在电子文件登记表中进行说明。,电子文档检查(二),电子文档的检查首先检查各类电子文件是否最终定稿文件，然后按类检查 a、检查WORD文档定义是否正确；文件目录是否是自动生成的，其页码是否正确无误；是否有空白页或者有连续插入的分页符或分节符(避免转换成PDF文件时生成空白页)；是否存在漏页和缺页以及插图、插表、照片是否完整；文件中的各类信息的显示方向是否向上；续表是否有表栏头。,电子文档检查(二),b、检查图件在由源电子文件转换成存档电子文件前必须对源电
6、子文件进行检查：一是检查源电子是否是最终的且是用于输出纸图的；二是检查系统库和字库是否相匹配；三是检查超A0图是否分割（按规定在不影响使用时不用分割）； c、检查电子文档的组织方式与文件格式成果地质资料电子文档的组织方式在成果地质资料电子文件汇交格式要求中有明确规定，在制定过程中要进行检查：一是检查整个电子文档的组织结构是否符合要求；二是检查各个电子文件的命名是否符合要求；三是检查存档电子文件和源电子文件对应关系是否正确；四是检查各个电子文件的格式是否符合要求。,电子文档制作(二),d、电子文件登记表的检查 电子文件登记表填写的正确与否关系到电子文档的汇交与接收、保管与利用工作的顺利进行，因此
7、电子文件登记表必须按规范填写：一是电子文件登记表要求填写的内容要齐全；二是附图目录中图号、顺序号、比例尺要符合标准要求；三是电子文件登记表填写的内容要与电子文件相对应。,电子文档制作流程(参考),手工制作电子文档。 1、首先确定汇交的成果地质资料电子文件是否与纸介质报告相对应的最终定稿文件。 2、确定附图源电子文件运行时使用的图库字库的配套性。 3、检查各类文件的格式是否符合要求，如：正文、附件、附表等电子文件均要有目录且为自动生成目录，页码是否符合要求等。 4、按“格式”要求对各类文件进行命名。,电子文档制作流程(参考),5、将源电子文件转换为存档电子文件。文本类文件转为Pdf格式，附图源电子文件转换为格式要求的图像文件如JPG、EPS、pdf等图像格式。 6、按格式要求制作电子文件登记表和载体外标签并转换为要求的格式。 7、将上述形成的源电子文件和存档电子文件进行组织编排。 8、对制作完成的电子文档进行全面检查，确定无误后，在没有病毒的情况下用优质光盘以中低速度刻录电子文档。完成电子文档的制作。,电子文档制作流程(参考),2、 使用“电子文档制作浏览软件（ED-Maker1.2）”制作电子文档。（软件到全国资料馆网站下载）。,谢谢！,
