第4章 表格处理Excel2000.ppt

1、第4章 表格处理软件Excel2000,Excel2000主要是以表格的方式来完成数据的输入、计算、分析、制表和统计，并能生成各种统计图形。 具有强大的图表、图形功能，也有丰富的宏命令及函数。,4.1Excel概述,4.1.1基本功能 建立电子表格 输入数据 编辑电子表格 格式设置 数据库管理功能 统计计算 图表处理 打印输入 数据共享 用户界面直观，操作简便易用。类似手工处理，函数种类繁多。表的容纳量大，处理能力超强。百种基本图表，图表生成容易。自动计算求和，智能程度很高。数据分析工具，长于分析管理。数据方便传递，成果易于共享。,4.1.2基本概念,1.Excel的启动与退出 2.Excel

2、窗口,2.Excel窗口,工作区,功能区,名称框,编辑栏,任务窗格,状态栏,2.Excel窗口,标题栏 菜单栏 常用工具栏 格式工具栏 Office助手 编辑栏 行、列标题 工作表格区 状态栏（显示“输入”和“就绪”） 工作表标签 水平、垂直滚动条,3.Excel电子表格的组成与结构,单元格:是Excel中最小的单位,在单元格里能输入字符串、数据或日期等信息。单元格由纵横相交的线相交而成，其大小可以任意改变。最小单元格地址为A1，最大单元格地址为IV65536。 单元格区域：单元格区域是一组被选中的单元格，它们可以相邻，也可以彼些分离。 工作表：工作表由众多的排成行和列的单元格构成，最多可包含

3、256列和65536行。 工作簿：工作簿是一个Excel文件（其扩展名为.xls）,其中可以含一个或多个工作表,它像一个”文件夹”,把相关的表格或图表存放在一起,便于处理.一个工作簿最多可包含255个工作表.,4.2Excel的基本操作,4.2.1工作簿的操作 创建工作簿 打开工作簿 查找工作簿 保存工作簿 “文件/保存” 常用工具栏的”保存”按钮 换名存盘 关闭工作簿,4.2.2工作表的数据输入,在工作表的任何单元格和区域中都可输入数据。Excel中的数据可以是数值型与字符型数据，数值型数是指数字或者是由公式计算而得到的结果，字符型数据是指汉字、字母、符号、数字字符串等。 数字数据的输入 （

4、自动设置小数点 位数） 字符的输入 字符的输入 日期、时间的输入（系统日期Ctrl+; 系统时间Ctrl+Shift+;） 序列数据的输入（数字序列、文字序列）,4.2.3编辑工作表,1.区域的引用 选定一个单元格 选定多个单元格 连续区域的选定 为单元格区域命名的方法 不连续区域的选定 一行（列）或多行（列）的选定 选定整个工作表,（3）单元格的引用,一个单元格可以用它所在的列字母与行号的组合来表示。 1）引用同一张工作表上的单元格 相对引用：单元格的引用会随着公式所在单元的改变而改变。 绝对引用：在复制或移动单元格时，公式中引用的单元格不变。 混合引用。 2）引用同一工作簿中其他工作表上的

5、单元格 3）引用其他工作簿中工作表上的单元格,2.区域移动和复制,(1)区域移动 先选取区域或单元格,移动鼠标指针接触边框后,可以拖动单元格或区域. 用”剪切”和”粘贴”来完成移动. (2)区域复制（复制，粘贴，选择性粘贴） (3)拖动填充（本质上属于复制）,3.区域插入和删除,(1)行插入 (2)列插入 (3)单元格插入 (4)行(列)的删除 (5)单元格和区域的删除(注意:删除单元格时,很容易使数据错行。单元格或区域数据的删除，还可用填充柄来实现删除操作。),4.单元格数据的查找和替换,(1)查找 (2)替换 5.工作表的插入、删除、复制和移动 工作表的插入（插入/工作表） 工作表的删除（

6、编辑/删除工作表） 工作表的更名（格式/工作表/重命名） 工作表的移动与复制（编辑/移动或复制工作）,6.工作表的分割,(1)水平分割工作表(窗口/拆分) (2)垂直分割工作表 7.工作簿和工作表的保护 (1)工作簿的保护 1)访问工作簿的权限保护 限制打开工作簿 限制修改工作簿 取消限制工作簿,2)对工作簿的工作表和窗口的保护,“工具/保护/保护工作簿” “结构”:表示保护工作簿的结构,工作簿中的工作表将不能进行移动、删除、插入等操作；若选择“窗口”复选框，表示每次打开工作簿时保持窗口的固定位置和大小，工作表窗口不能进行移动、缩放等操作。,（2）工作表的保护,（3）单元格的保护 P158,4

7、.3Excel工作表的格式操作,4.3.1对齐 (1)标题居中对齐 合并居中,跨列居中 (2)单元格数据对齐 1)数据对齐方式 2)数据旋转 4.3.2字体格式（工具栏 菜单命令） 4.3.3数值格式,4.3.4行高、列宽的调整,改变列宽（鼠标调整 格式/列/列宽或最适合的列宽） 改变行高（鼠标调整 格式/行/行高或最适合的行高） 行、列的隐藏和取消隐藏 4.3.5格式复制和删除 (1)格式复制 (2)格式删除,4.3.6常见错误信息,4.4公式和函数的使用,4.4.1自动求和按钮的使用 (1)使用自动求和按钮输入一个求和公式 (2)使用自动求和按钮输入多个求和公式 (3)多区域求和 选定存放

8、结果的单元格 单击求和按钮 选定参加求和的各个区域 单击输入按钮,4.4.2公式,公式由等号和表达式组成,一般形式为: =表达式 表达式是由运算符把常量、单元格、函数及括号等连接起来的。 Excel常用运算符有引用运算、算术运算、字符运算和比较运算等4类。对工作表中的单元格进行运算，必须在公式中输入单元格名称。 不同工作表中引用时，一般形式为：“工作表名！单元格名称”,4.4.3函数,Excel提供了十几类的函数,每一类有若干个不同的函数. (1)函数的形式 函数名(参数1,参数2,) 函数名后紧跟括号,可有一个或多个参数,参数间用逗号分隔,也可以没有参数。 SUM(A2:A3,C4:D5)

9、如PI（）。,(2)输入函数,公式中可以出现函数， 采用手工输入函数。 使用工具栏中的“粘贴函数”。,（3）常用函数,1）SUM(A1,A2,) 2）Average(A1,A2,) 3）COUNT(A1,A2,) 4）COUNTA(A1,A2,) 5）COUNTBLANK(Range) 6）MIN (A1,A2,) 7）MAX (A1,A2,) 8）AND (A1,A2,) 9）INT (A1),10)IF(A1,A2,A3),执行真假值判断，根据逻辑计算的真假值，返回不同结果。 可以使用函数 IF 对数值和公式进行条件检测。 语法 IF(logical_test,value_if_true,

10、value_if_false) Logical_test 表示计算结果为 TRUE 或 FALSE 的任意值或表达式。例如，A10=100 就是一个逻辑表达式，如果单元格 A10 中的值等于 100，表达式即为 TRUE，否则为 FALSE。本参数可使用任何比较运算符。 Value_if_true logical_test 为 TRUE 时返回的值。例如，如果本参数为文本字符串“预算内”而且 logical_test 参数值为 TRUE，则 IF 函数将显示文本“预算内”。如果 logical_test 为 TRUE 而 value_if_true 为空，则本参数返回 0（零）。如果要显示 T

11、RUE，则请为本参数使用逻辑值 TRUE。Value_if_true 也可以是其他公式。 Value_if_false logical_test 为 FALSE 时返回的值。例如，如果本参数为文本字符串“超出预算”而且 logical_test 参数值为 FALSE，则 IF 函数将显示文本“超出预算”。如果 logical_test 为 FALSE 且忽略了 Value_if_false（即 value_if_true 后没有逗号），则会返回逻辑值 FALSE。如果 logical_test 为 FALSE 且 Value_if_false 为空（即 value_if_true 后有逗号，并

12、紧跟着右括号），则本参数返回 0（零）。Value_if_false 也可以是其他公式。,11）RANK(A1,A2,A3),返回一个数字在数字列表中的排位。数字的排位是其大小与列表中其他值的比值（如果列表已排过序，则数字的排位就是它当前的位置）。 语法 RANK(number,ref,order) Number 为需要找到排位的数字。 Ref 为数字列表数组或对数字列表的引用。Ref 中的非数值型参数将被忽略。 Order 为一数字，指明排位的方式。 如果 order 为 0（零）或省略，Microsoft Excel 对数字的排位是基于 ref 为按照降序排列的列表。 如果 order 不

13、为零，Microsoft Excel 对数字的排位是基于 ref 为按照升序排列的列表。,12）COUNTIF(条件数据区，“条件”),计算区域中满足给定条件的单元格的个数。 语法 COUNTIF(range,criteria) Range 为需要计算其中满足条件的单元格数目的单元格区域。 Criteria 为确定哪些单元格将被计算在内的条件，其形式可以为数字、表达式或文本。例如，条件可以表示为 32、“32“、“32“ 或 “apples“。,13）SUMIF(条件数据区，“条件”，求和数据区),根据指定条件对若干单元格求和。 语法 SUMIF(range,criteria,sum_rang

14、e) Range 为用于条件判断的单元格区域。 Criteria 为确定哪些单元格将被相加求和的条件，其形式可以为数字、表达式或文本。例如，条件可以表示为 32、“32“、“32“ 或 “apples“。 Sum_range 是需要求和的实际单元格。,14）ROUND(数值型参数,n),返回某个数字按指定位数取整后的数字。 语法 ROUND(number,num_digits) Number 需要进行四舍五入的数字。 Num_digits 指定的位数，按此位数进行四舍五入。 说明 如果 num_digits 大于 0，则四舍五入到指定的小数位。 如果 num_digits 等于 0，则四舍五入

15、到最接近的整数。 如果 num_digits 小于 0，则在小数点左侧进行四舍五入。,4.5数据的图表化,图表类型 Excel提供了14种标准图表类型。每一种图表类型又分为多个子类型，可以根据需要选择不同的图表类型表现数据。常用的图表类型有：柱形图、条形图、折线图、饼图、面积图、XY散点图、圆环图、股价图、曲面图、圆柱图、圆锥图和棱锥图等（每种图表类型的功用可查看图表向导）,4.5数据的图表化,图表的构成 一个图表主要由以下部分构成。 图表标题：描述图表的名称，默认在图表的顶端，可有可无。 坐标轴与坐标轴标题：坐标轴标题是X轴和Y轴的名称，可有可无。 图例：包括图表中相应的数据系列的名称和数据

16、系列在图中的颜色。 绘图区：以坐标轴为界的区域。 数据系列：一个数据系列对应工作表中选定区域的一行或一列数据。 网络线：从坐标轴刻度线延伸出来并贯穿整个“绘图区”的线条系列，可有可无。 背景墙与基底：三维图表中会出现背景墙与基底，是包围在许多三维图表周围的区域，用于显示图表的维度和边界。,4.5数据的图表化,图表是表现工作表数据的另一种方式。生成图表时数据和图表是相连的，当工作表中的数据变化时，图表会自动更新。 4.5.1创建图表 有3种方法可以建立图表:图表向导、自动绘图和用图表工具建立图表。图表放置方式有两种，一种是图表与工作表放在同一张工作表中；另一种是图表放在工作簿的一张独立工作表中。

17、 （1）用图表向导建立图表选择数据区域时注意：若选取不相邻的区域，第二个区域应和第一个区域所在行或所在列有相同的矩形。若区域中第一行为文字，并且最左列为文字，希望把它们标注在图上，可将它们选入区域。,（2）用自动绘图建立图表(F11、Alt+F1),数据区域的行数和列数分别称为数据区的高和宽，数据区的高和宽决定自动绘图的方式。若宽大于等于高，则以每行数据作为数据系列，第一行的标题就是X轴上各项的名字，第一列的标题就是图例上各项的名字；若宽小于高，则以每列数据作为数据系列，第一列的标题就是X轴上各项的名字，第一行的标题就是图例上各项的名字。 步骤： 选定需绘图的数据区域 按F11键或Alt+F1

18、。一张独立式图表建成。,（3）用“图表”工具建立图表,选定需绘图的数据区域 单击图表工具的“图表类型”下拉按钮，在弹出的图表类型下拉列表中选择所需的一种，则一张图表建立在当前的工作表中。,4.5.2图表编辑,图表修改包括图表的复制、移动和数据的增加、删除等操作。 （1）图表元素的选中 （2）图表的移动、复制、缩放和删除 图表的移动 图表的复制 图表的缩放 图表的删除,(3)改变图表类型,在Excel中,共有上百种统计图可以供使用。每一种图表都有其不同的表示数据变化的形式，有时为更有效地展示数据信息，可能需要改变图表类型。 (4)图表数据的删除 (5)数据增加,4.5.3图表格式化,建立图表后，

19、可以对已经建立的图表进行格式化处理，可以对图中的各种对象进行格式化操作。 Excel的图表是由数据标记、数据系列、图例、标题、文字框、绘图框、网格线、分类标记和坐标轴等对象所构成。它们均为独立对象。对这些对象可进行各种不同的格式化处理。 修饰方法是双击图中的对象，出现对该部位的格式设置的对话框，在对话框中设置即可。,4.6工作表的打印,4.6.1打印预览,4.6.2页面设置,(1)设置页面 (2)设置页边距 (3)设置页眉或页脚,4.6.3打印输出,4.7数据的管理分析,Excel具有数据库管理的功能,它可以把工作表作为数据库来处理,具有数据库的数据查询、排序、筛选和分类汇总等功能，也可以对记

20、录实行插入、删除、修改等基本操作。 Excel数据库也叫做数据清单。 4.7.1建立数据清单 存放数据的数据清单最单独占据一个工作表。如若不可能，则至少要用一个空行或空列同其他信息分隔开来。数据清单中的列被看成是数据库中的字段，清单中的列标题被看成是数据库中的字段名，清单中的每一行被看是数据库中的一条记录，数据清单内部应避免空行或空列的存在。,4.7.2编辑数据清单,对创建好的数据清单可以进行增加、修改、删除等编辑操作。 1.增加记录 增加记录方法1.进接在数据表中进行操作,可先确定插入点,然后插入空行,最后在此空行中输入数据. 增加记录方法2.使用数据清单进行增加记录操作. 被添加的记录出现

21、在数据清单的尾部.,2.修改记录,方法1.直接在数据表中进行操作,先选定需修改的单元格,然后在此单元格中输入正确的数据. 方法2.使用”记录单”命令 3.删除记录 4.查找记录 5.字段的增加和删除 在数据清单中插入和删除字段的方法与普通的插入列和删除列操作相同.,4.7.3数据排序,用排序按钮进行排序 利用菜单命令对数据进行排序 注意:排序如果是对区域进行,则必须选择若干完整的记录,否则排序中部分单元格的位置调整会使整个数据清单数据混乱,导致一些记录数据排列错误,即同一行数据不能对齐。,4.7.4数据筛选,按照一两个条件,从数据清单中选取一部分数据.称筛选. (1)自动筛选 (2)用自定义筛选器进行筛选 (3)用”高级筛选”命令来进行筛选,4.7.5数据分类汇总,数据分类汇总可以对数据清单的某个列提供求和、均值之类的汇总函数，以实现对分类汇总值的计算，并且可以将结果分级显示出来。 在分类汇总之前必须先对数据清单进行排序，以使数据清单中拥有同一主题的记录集中在一起，然后就可以对记录进行分类汇总了。,4.7.6数据透视表,Excel提供的数据透视表为数据分析带来极大方便,利用”数据透视表向导”对已有的数据清单或表格中的数据制作各种交叉分析表,还可以对来自外部数据库的数据进行交叉制表和汇总.,