1、第6单元 采购与付款业务,会计电算化技能 实训教程,【教学目标】知识目标掌握采购管理系统中的采购业务处理的流程，掌握采购订单管理、采购入库、采购发票、采购结算、采购付款等业务处理的原理和操作方法以及采购账表的查询方法。能力目标能够为采购管理系统日常业务处理做好充分的准备。能够根据企业日常业务的发生情况进行采购订货、采购到货并进行采购结算的业务处理，能够对各种形式的采购付款进行处理。,6.1 初始化,任务导入：宏信公司自2012年1月启用畅捷通T3管理软件中的“购销存管理”系统和“核算”系统。现在已经完成了“购销存管理”系统和“核算”系统的所有的初始设置的工作。现在首先需要了解购销存系统中“采购
2、与付款”业务在进行日常业务处理之前还需要做好哪些准备工作？在操作中需要知识要点哪些问题？具体了解采购系统期初余额与总账系统期初余额的关系；了解采购系统期初记账的作用。,【做中学】,任务1：采购系统初始化恢复光盘中“010例题账套备份/第6单元初始账套”备份。录入应付款项的期初余额并与总账进行对账。对采购系统进行期初记账。1.采购系统中应付款项的期初余额如下表所示：,6.1 初始化,知识要点：没有期初数据时，也必须执行期初记账，以便输入日常采购单据数据。已月末结账后不能取消期初记账。,【做中学】,任务2：采购系统期初记账将采购系统进行期初记账,6.1 初始化,6.2 采购业务,任务导入：宏信公司
3、现在已经完成了购销存系统及存货核算系统的公共基础设置，并且完成了采购管理系统的期初余额的录对手工采购业务的全流程的了解，知道采购业务都要经过哪些过程完成哪些任务。要进一入、进行了采购管理系统的期初记账。现在就要开始进行采购日常业务的处理了。通过步地了解在电算化方式采购业务处理的流程，开始在软件中进行采购业务的处理。现在需要了解如何在软件中根据实际业务录入采购订单、采购入库单、采购发票并进行采购结算。同时还要知道，如果操作错误的话应该如何进行修改。,【做中学】,任务1：填制采购订单2012年1月12日，企业分别与齐星公司和天宜公司签订订购协议，订购内容如下表所示，税率均为17%。订单：,6.2
4、采购业务,6.2 采购业务,知识要点：审核过的订单不能修改。除非取消审核。按照采购订单的计划到货日期规定，当在规定的到货日期货物没有收到时，就可以向供货单位发出催货函。企业实际操作时，可以根据货物的在途运输时间提前发出催货函。如果不清楚哪个供应商的订单没有发货，那么可以先查询订单执行统计表。采购订单执行完毕，也就是说某采购订单已入库并且已付款取得采购发票后，该订单就可以执行关闭了。对于确实不能执行的某些采购订单，经采购主管批准后，也可以关闭该订单。订单关闭采用人工关闭。,知识要点：入库单填写完之后，如果启用了库存管理系统，由仓库管理员审核确认入库单，否则可以由采购人员审核。仓库必须输入，可以参
5、照输入，输入单据体的存货后，仓库不能修改，除非删除表体的各货物行数据。在输入存货时按F2键，或用鼠标点击存货参照按扭，系统给出存货参照界面。如果在仓库档案权限设置中定义了某一仓库对应的存货分类或存货，在参照录入表体存货时则只显示该仓库所对应的存货；否则，则显示所有属性为“外购”的存货。,【做中学】,任务1：填制采购入库单1. 2012年1月18日，由业务员“YW 林琼”向“齐星公司” 订购的TT008和CC003材料到货并验收到“原料库”。入库时发现原订TT008为30千克，实际到货为31千克（经协商按31千克入库并付款），原订CC003 15台，实际到货15台。 2. 2012年1月18日，
6、由采购部“YW 林琼”向“天宜公司” 订购的SS999 1500千克到货，验收到“原料库”，入库数量为1498千克，发生定额内损耗2千克。,6.2 采购业务,知识要点：采购结算可以在填写发票界面即时结算，也可以在结算功能中，集中进行采购结算。如果没有期初记账，则不能进行采购结算。如果当前操作日期在已月末结账的日期范围，则不能进行采购结算，必须注销账套，重新注册时调整操作日期。如果采购结算确实应核算在当前操作日期所在会计月内，那么可以先取消该月的月末结账后再做采购结算。入库单与采购发票可以分次结算，即入库单的一条记录可与采购发票多次结算。,【做中学】,任务2：录入采购发票并进行采购结算（自动结算
7、）2012年1月18日，收到“齐星公司” 购买TT008和CC003采购专用发票一张，发票列明TT008为31千克，单价为3555元，CC003 15千克，单价为1780元。由采购员“YW 林琼”根据“采购入库单”生成“采购专用发票”（NO：34569）。,6.2 采购业务,知识要点：结算完成后，计算机把已结算的单据数据从屏幕上清除，您可以继续按以上步骤进行其它采购结算。结算的结果可以在【采购结算列表】功能中查看到。如果采购结算操作错误或结算后发现结算单据有错误，需要取消该结算，那么可以利用采购结算列表的删除功能实现。系统支持跨月结算，采购结算只选择未结算的采购入库单和采购发票，不限制业务发生
8、的日期。本月已做月末结账后，不能再做本月的采购结算，只能在下个月做。,【做中学】,任务3：收到发票后进行采购结算 （手工结算）2012年1月18日，收到“天宜公司”购买“SS999”采购专用发票一张（NO：121212），发票列明SS999为1500千克，单价为26元；另收到一张“采购运费发票”（No：2314），运费共计100元。由采购员“YW 林琼”，根据“采购入库单”生成“采购专用发票”，并填制“采购运费发票”。查看“采购结算单列表”。,6.2 采购业务,6.3 付款业务,任务导入：宏信公司已经在软件中根据实际业务录入了采购订单、采购入库单、采购发票并进行了采购结算。那么应该如何在系统中
9、进行付款的结算呢？接下来要进一步了解到底可以有几种付款方式，应该如何进行相应的付款业务的处理。,【做中学】,6.3 付款业务,任务1：多支付货款的处理2012年1月30日，本企业出纳“ZQ 赵强”开出“转账支票”一张，支付给“齐星公司”购买TT008和CC003的货税款160178.85元。,知识要点：只有在“核算”系统设置了“结算方式对应科目”，此处则可以自动按所选择的“结算方式”生成要相应的结算方式对应的“结算科目”。,【做中学】,6.3 付款业务,任务2：采购付款的业务处理2012年1月30日，开出50000元的“转账支票”一张，支付给“天宜公司” 购买“SS999”货税款“45730”
10、元，余款形成预付款。,知识要点：本次付款金额为50000元，结算金额为45730，付款金额大于结算金额，余款形成“预付款”（4270元）。,【做中学】,6.3 付款业务,任务3：转账业务处理2012年1月30日，收到向天宜公司采购“CC003”15千克，单价为1800元的采购发票（No.4561），货物已验收入库（原料库）；次日开出一张“30000”元的转账支票，支付部分货税款，不足的部分使用“预付款”（1590元）结算。,知识要点：本次付款金额为30000元，结算金额为31590，付款金额大于结算金额，差额部分使用“预付款”。,【做中学】,6.3 付款业务,任务4：转账业务处理(应付冲应付)2012年1月30日，收到齐星公司采购“SS999”1000千克，单价为25元的采购发票（No.9901），货物已验收入库（原料库）；31日经协商决定将本次的应付款29250元中的10000元转给“天宜公司”。,【做中学】,6.3 付款业务,任务5：转账业务处理(预付冲应付)2012年1月30日，将已应向天宜公司支付的货款10000元中的2680元用预付款冲抵。,【做中学】,6.3 付款业务,任务6：并账错误的修改2012年1月30日，发现“任务5中”将应向天宜公司支付货款10000元中的2680元用预付款冲低的业务处理有错误，应取消本次的转账操作。,谢谢！,清华大学出版社,
