1、经销商数据收集系统培训,目录,系统升级说明 系统规则介绍 报数流程介绍 序列号校验说明,系统升级说明 - 为什么要升级系统？,自FY11以来，惠普加强了对SSS系统数据管理力度，尤其是在加强了查库管理、增加了序列号上报之后，代理商对系统数据上报的重视程度增加了，同时也暴露出了现行系统的一些不足，这些不足对代理商的数据上报工作产生了很大的影响，也严重制约了系统数据的准确性。,系统升级说明 - 升级后的系统有哪些变化？,升级后的SSS系统在数据收集内容、系统功能等方面有了显著的变化。,系统规则介绍,上报内容 惠普代理商须上报自身进货、出货、库存数据。 进货 （包括给供货方的退货）进货指代理商当期发
2、生的所有进货数据，包括从惠普工厂、分销商或其他代理商等各种渠道的进货。 进货的判定以代理商产品入库，或ERP系统记账为标准，两种方式只能选择其中的一种。 以产品入库为标准的代理商，以下情况须记为进货： 产品已入库，但还未付款； 产品已入库，但分销商还未上报出货； 其他产品已入库的情况。 以下情况不能记为进货： 已经下单，但产品未发出； 卖方已发货，但产品在途未入库； 其他产品未入库的情况。以ERP系统记账为准的代理商，在系统记账前，不能记为进货。,系统规则介绍,出货出货指代理商当期发生的所有出货数据，包括批发至下级代理商、销售至中小企业客户，以及通过零售店面销售至最终用户等情况。出货的判定以代
3、理商产品出库，或ERP系统记账为标准，两种方式只能选择其中的一种。以产品出库为标准的代理商，以下情况须记为出货： 产品借给下级代理商充当样品； 产品已发给客户，但客户尚未付款； 其他产品已出库的情况。以下情况不能记为出货： 客户已付款，但尚未发货； 其他产品未出库的情况。 以ERP系统记账为准的代理商，在系统记账前，不能记为出货。,系统规则介绍,库存 库存指代理商在当期截止时的最终库存。 库存的判定以代理商库房的实际存货、或ERP系统记账为准，两种方式只能选择其中的一种 无论采用哪种方式记录库存，必须遵守以下原则： 凡是已记为进货，但未上报出货的数据，都必须记为库存； 凡是未记为进货，或已上报
4、出货的数据，都不能记为库存。,系统规则介绍,上报频率 系统支持代理商每天上报数据，代理商至少每周上报一次 代理商在每个自定义周内必须上报进、销、存数据。定义周是在自然周的基础上，对周的划分进行的重新定义，其中每月的最后一天被定义为当周的截止日期，而每月的第一天被定义为另一周的开始日期。举例如下：,系统规则介绍,上报时间 8:00 23:00，周一及每月第一个工作日（节假日顺延） 每天系统开放时间为8:00 23:00，即在这个时间内代理商可以进行报数； 每周一必须上报上一周的进、销、存数据； 每月第一个工作日必须上报上月最后一周（自定义周）的进、销、存数据； 如遇到节假日，上报时间顺延，SSS
5、 Support将提前通知上报时间。 数据冻结 每月第5个工作日 每月第5个工作日前，代理商可对上个月的数据进行修改、删除、重新上报等操作； 每月第5个工作日后，上月的数据在系统中冻结，代理商不允许再进行任何修改、删除、重新上报等操作。,系统规则介绍,数据准确性要求 CST误差率小于5%，即要求代理商上报的进、销、存数据需满足基本的逻辑要求。CST ( Calculated Sellthrough ) = 期初库存 + 当期进货 期末库存CST误差率 = ( CST 当期出货 ) / 当期出货 * 100%CST误差率根据Product Number, Goods From, Big_Flag
6、 逐一计算误差。分销进货误差率小于5%，即要求代理商上报的从分销的进货数据与分销上报的出货数据保持一致。分销进货为代理上报的Goods From值为WS的记录 （ SI From WS）分销进货误差率 = ( SI From WS Aspen Sellthrough ) / Aspen ST * 100%分销进货误差率根据Product Number, Big Flag逐一计算误差。,系统规则介绍,数据准确性要求 惠普进货误差率小于5%，即要求代理商上报的从惠普的进货数据与惠普的出货数据保持一致。（只针对直供代理商）惠普进货为上报的Goods From值为HP的记录 （ SI From HP）
7、惠普进货误差率 = ( SI From HP HP Shipment ) / HP Shipment * 100%惠普进货误差率根据Product Number, Big Flag逐一计算误差。查库误差率小于5%，即要求代理商上报的库存数据与实际库存保持一致。代理商实际库存通过实地查库获得查库误差率 = ( 代理上报库存 代理实际库存 ) / 代理实际库存 * 100%查库误差率根据Product Number逐一计算误差。,报数流程介绍,登录系统,输入用户名及密码,SSS Support 团队联系方式。（联系方式已经变更）,SSS网站重要公告,报数流程介绍,用户中心,点击查看由SSS Sup
8、port发布的系统规则、新闻消息等,系统规则置顶，长期供用户查询；即时消息根据发布时间降序排列,系统功能快捷键,系统提示窗口,数据上报 进货数据导入1. 在“数据上报”下拉菜单中选择“进货数据导入”，或在系统功能快捷按钮中点击“导入进货数据”。,报数流程介绍,2. 点击“下载进货导入模板”，并保存。,报数流程介绍,3. 在csv 模板中，填写进货数据,csv 模板中字段及每个字段的说明如下,报数流程介绍,4. 数据填写完整后，保存为csv格式文件，并通过网站导入。,注意：导入的数据会覆盖掉系统中原有的相同交易日期的进货数据，因此导入前需确认该交易日期内的数据是否完整，以免造成遗漏。,报数流程介
9、绍,数据上报 出货数据导入1. 在“数据上报”下拉菜单中选择“出货数据导入”，或在系统功能快捷按钮中点击“导入出货数据”。,报数流程介绍,2.点击“下载出货导入模板”，并保存。,报数流程介绍,3. 在csv 模板中，填写出货数据csv 模板中字段及每个字段的说明如下,报数流程介绍,4. 数据填写完整后，保存为csv格式文件，并通过网站导入。,注意：导入的数据会覆盖掉系统中原有的相同交易日期的出货数据，因此导入前需确认该交易日期内的数据是否完整，以免造成遗漏。,报数流程介绍,数据上报 库存数据导入1. 在“数据上报”下拉菜单中选择“库存数据导入”，或在系统功能快捷按钮中点击“导入库存数据”。,报
10、数流程介绍,2.点击“下载库存导入模板”，并保存。,报数流程介绍,3. 在csv 模板中，填写库存数据csv 模板中字段及每个字段的说明如下,报数流程介绍,4. 数据填写完整后，保存为csv格式文件，并通过网站导入。,注意：导入的数据会覆盖掉系统中原有的相同日期的库存数据，因此导入前需确认该日期内的数据是否完整，以免造成遗漏。,报数流程介绍,数据上报 进货数据录入1. 在“数据上报”下拉菜单中选择“进货数据录入”，或在系统功能快捷按钮中点击“录入进货数据”。,报数流程介绍,2. 分别选择交易日期、货源标识、公司信息。,报数流程介绍,3. 录入供应商信息。- 当货源标识选择为“HP”时，系统直接
11、显示“中国惠普有限公司”的信息，选择该记录即可；,报数流程介绍,- 当货源标识选择为“WS”时，系统直接显示所有分销商信息，选择供货分销商即可；,报数流程介绍,- 当货源标识选择为“Other”时，需在“供货商关键字”后输入供货商的关键字，页面将显示符合符合条件的所有标准公司名称及该代理商曾经新增的代理商名称。下图中，公司名称前标识“2T”，表示该公司为系统中的标准公司名称；标识“User”，表示该公司为用户自己添加的公司,报数流程介绍,- 当货源标识选择为“Other”时，如果通过关键字查询不到供货公司信息，可点击“新增公司”按钮，添加供货公司。,报数流程介绍,4. 选择“渠道大单标识”。5
12、. 输入“产品号”、“数量”、“订单号”（仅货源标识为“HP”的需要输入订单号），然后点击“ 录入”按钮，系统将提示数据录入到临时保存区。注：此时数据尚未录入至系统中。,报数流程介绍,5. 确认待录入的数据准确无误后，点击“保存”按钮，数据将增量保存至SSS系统。如在待录入数据中发现错误，可直接在临时保存区删除错误数据。,报数流程介绍,数据上报 出货数据录入1. 在“数据上报”下拉菜单中选择“出货数据录入”，或在系统功能快捷按钮中点击“录入出货数据”。,报数流程介绍,2. 分别选择交易日期、货源标识、销售渠道、公司信息。,报数流程介绍,3. 录入客户信息。- 当销售渠道选择“DIST”或“SM
13、B”时，在客户关键字后输入关键字后，页面将显示符合符合条件的所有标准公司名称及该代理商曾经新增的公司名称。- 当销售渠道选择“SHOP”时，在客户关键字后输入关键字后，页面将显示系统中该公司所辖的所有店面及该代理曾经新增的店面名称。注：网站只能显示15条查询结果，如未找到请输入更完整的关键字。,报数流程介绍,- 如果通过关键字无法查询到客户信息，可通过点击“新增”按钮，添加公司或店面。,报数流程介绍,4. 选择“渠道大单标识”。5. 输入“产品号”、“数量”、“序列号”、“发票号”、“保卡号”（仅产品号和数量为必填项），然后点击“录入”按钮，系统将提示数据录入到临时保存区。注：此时数据尚未录入
14、至系统中。,报数流程介绍,5. 确认待录入的数据准确无误后，点击“保存”按钮，数据将增量保存至SSS系统。如在待录入数据中发现错误，可直接在临时保存区删除错误数据。,报数流程介绍,数据查询 进货数据查询1. 在“数据查询”下拉菜单中选择“进货数据查询”，或在系统功能快捷按钮中点击“原始进货数据”。,报数流程介绍,2. 选择数据来源、开始日期、结束日期、产品组信息。,报数流程介绍,3. 输入需要查询的产品号。 可同时输入多个产品号，用半角逗号（“,”）分隔;如不输入产品号，则默认为查询所有产品号。4. 点击“查询”按钮，页面下方显示所有符合条件的查询结果。点击“查询文件已生成，点此下载”按钮，可
15、下载查询结果。（查询结果为代理商上报的原始信息）,报数流程介绍,数据查询 进货数据修改在数据查询结果页面，将滚动条拖至最后最后，点击每条记录后的“编辑”或“删除”按钮，对该记录进行修改或删除。,报数流程介绍,2. 点击“编辑”后，可对HP_Order_Number, SI_Qty和Big_Flag三个字段进行修改。修改完毕后，点击“更新”按钮，将修改结果保存至系统中。注意：经过修改的记录都会作为录入数据保存在系统中，即当查询条件中，数据来源选择“导入”时，查询结果中将不包括录入的数据以及曾经经过修改的数据。,报数流程介绍,数据查询 出货数据查询1. 在“数据查询”下拉菜单中选择“出货数据查询”
16、，或在系统功能快捷按钮中点击“原始出货数据”。,报数流程介绍,2. 选择数据来源、开始日期、结束日期、产品组信息。,报数流程介绍,3. 输入需要查询的产品号。 可同时输入多个产品号，用半角逗号（“,”）分隔;如不输入产品号，则默认为查询所有产品号。4. 点击“查询”按钮，页面下方显示所有符合条件的查询结果。点击“查询文件已生成，点此下载”按钮，可下载查询结果。（查询结果为代理商上报的原始信息）,报数流程介绍,数据查询 出货数据修改在数据查询结果页面，将滚动条拖至最后最后，点击每条记录后的“编辑”或“删除”按钮，对该记录进行修改或删除。,报数流程介绍,2. 点击“编辑”后，可对Serial_Nu
17、mber, ST_Qty, Invoice_No, Warranty_No和Big_Flag字段进行修改。修改完毕后，点击“更新”按钮，将修改结果保存至系统中。注意：经过修改的记录都会作为录入数据保存在系统中，即当查询条件中，数据来源选择“导入”时，查询结果中将不包括录入的数据以及曾经经过修改的数据。,报数流程介绍,数据查询 库存数据查询 （查询方式及注意事项与进货数据查询相同） 数据查询 库存数据修改 （修改方式及注意事项与进货数据修改相同） 数据报表 进货数据报表/出货数据报表/库存数据报表 数据报表生成方式与数据查询相同 通过网站下载按钮，下载数据报表,报数流程介绍,数据报表说明 数据报
18、表中的信息是经过系统标准化处理的信息，在代理商上报的原始数据基础上，衍生出惠普的标准信息，如区域、产品线等； 对于进货数据中的供货方公司信息 经过系统标准化处理的记录中，Supplier_ID为惠普的标准Company ID，公司其他信息都为惠普系统中的标准信息； 未经过标准化处理的记录中，Supplier_ID为空，公司其他信息都是由代理商上报的，或根据上报的信息直接衍生出的。,标准化信息,报数流程介绍,对于出货数据中的供货方公司信息 经过系统标准化处理的记录中，Buyer Company ID/Shop ID为惠普的标准Company ID或Shop ID，公司或店面其他信息都为惠普系统中
19、的标准信息； 未经过标准化处理的记录中， Buyer Company ID/Shop ID为空，公司或店面其他信息都是由代理商上报的，或根据上报的信息直接衍生出的。,标准化信息,报数流程介绍,序列号校验说明,INVALID:在HP工厂的出货记录中不能找到此序列号,请确认是否为手抄错误或与分销确认序列号无效 手抄错误(0和O, 1和I, 5和S, 8和B) 非境内产品(水货) INVALID:序列号与SKU不对应 总代提供不对应 入库时扫码和产品输入不对应 INVALID:总代报序列号给其他代理, 如有疑议请申诉并提供相关信息 总代发错货 出货给A代理 A退货 货又出给B代理 INVALID:此序列号已被其他代理提前抢注, 如有疑议请申诉并提供总代出货证明及保卡和机身的序列号照片信息 1个序列号2家代理报, 总代也未上报序列号到Aspen,序列号校验说明,Duplicate:重复上报 退货时未报序列号VALID:有效序列号对冲 Valid的序列号被报负冲回(正常退货)需要总代提供出货(带序列号)给贵公司的系统截图, 截图要有总代和贵公司的信息, 产品序列号信息和日期, 或提供机身或机箱的序列号照片, 然后传给我们后在进行审核.,Backup slides,
