ERP系统单据操作细则.doc

1、深圳市德普特光电显示技术有限公司文件名称：ERP 系统单据操作细则 版本号 A文件编号 DPT-WI-P-006 制订日期 2009.06.23 页 码 1/4批 准 审 核 制 订1、 目 的 ：用 系 统 单 据 管 控 仓 储 物 料 的 进 出 及 存 ， 确 保 物 料 在 运 作 过 程 中 的数 量 清 楚 、 准 确 。 以 便 于 查 核 。2、 范 围 ：适 用 于 全 公 司 所 有 仓 储 物 料 的 进 出 及 存 等 管 控 作 业 及 帐 目 管 理 。3、 职 责 ：各 部 门 ： 负 责 各 自 部 门 相 关 系 统 单 据 的 维 护 、 审 核 、 确

2、认 ， 以 及 相关 具 体 要 求 的 执 行 作 业 。过 帐 部 门 ： 仓 库 负 责 仓 储 物 料 进 出 及 存 帐 本 、 料 卡 的 登 记 和 最 终单 据 审 核 过 帐 。监 督 部 门 ： 由 财 务 中 心 负 责 对 各 部 门 相 关 系 统 单 据 的 监 督 管 理 ，以 及 相 关 具 体 问 题 要 求 的 改 善 与 追 踪 。4、 定 义 ：无5、 作 业 流 程 ：订单签核评审表：此 单 据 将 由 营 销 中 心 建 立 ，营 销 中 心 根 据 客 户 订 单 （含客 户 需 求 样 品 订 单 ）建 立 此 单 据 。单据必须由部门最高管理人

3、员（或其授权人）审核签名，并由相关部门评审签名方可生效下达。为 了 避 免 此 单 据 在 系 统 里 积压 。建 立 此 单 据 首 先 必 须 进 行 系 统 库 存 等 相 关 查 询 。所 建 立 的 单 据 应 在订 单 完 结 期 间 内 立 即 进 行 关 闭 。逾 期 系 统 管 理 员 将 有 权 追踪并 按 相 关 处罚 规 定 处 理 此 单 据 。生产单：此 单 据 将 由 PMC 部 建 立 ，PMC 根 据 营 销 中 心 订 单 签 核 评 审 表 及 研 发 下 达 BOM 清 单 建 立 此 单 据 。单 据由部门专职人员进行维护并下达，但无需打印签核。为 了

4、 避 免 此 单 据 在 系 统 里 积 压 。建 立 此 单 据 首 先 必 须 进行 系 统 库 存 等 相 关 查 询 。所 建 立 的 单 据 应 在 订 单 完 结 期 间 内 立 即 进 行 关闭 。逾 期 系 统 管 理 员 将 有 权 追踪并 按 相 关 处 罚 规 定 处 理 此 单 据 。请购单：此 单 据 将 由 PMC 部 建 立 ，PMC 根 据 生 产 单 及 所 需 BOM 用 量 建立 此 单 据 。单据由部门专职人员进行维护，并由部门最高管理人员（或其授权人）审核方可生效下达，且相关部门必须回签确认。为 了 避 免 此 单 据 在 系 统 里 积 压 。建 立

5、 此 单 据 首 先 必 须 进 行 系 统 库 存 、实物、车间在途料等 相 关 查 询 。所 建立 的 单 据 应 当 即 完成审 核 。逾 期 系 统 管 理 员 将 有 权 追踪并 按 相 关 处 罚 规定 处 理 此 单 据 。采购单：此 单 据 将 由 采 购 中 心 建 立 ，采 购 中 心 依 据 请 购 单 转 成 采 购 单 建 立 此 单 据 。单据必须由部门最高管理人员（或其授权人）审核方可生效下达，且供应商回签确认。为 了 避 免 此 单 据 在 系 统 里 积 压 。所 建 立 的 单 据 应 当 即 完成审 核 并 在 结 单 期 间 内 立 即 进 行 关 闭

6、。逾 期 系 统 管 理 员 将 有 权 追踪并 按相 关 处 罚 规 定 处 理 此 单 据 。收货送检入库单：仓库文员必须依照各仓官员签收的供应商送货单明细在 ERP系统里建立收货送检入库单（注：此必须对照一码一单建单打印）。并及时转交给相关品质检验员。品质检验员 必须按照单据的先后顺序进行检验（除急需上线之物料）。品质检验员在检完一款物料后。 应及时的将检验结 果填写在收货送检入库单单据上，转交给相应的仓管 员，同 时必须在物料包装上 贴上相应的检验标签。 仓管员接到收货送检入库单必须在 1 小时之内依照收货送检入库单上的检验结果将物料搬运到相应区域，及 时填写帐本以及物料卡。再将收货送

7、检入库单上交给仓库主管。经仓库主管核对签 名确认后。再由 仓库文 员依照收货送检入库单明细建立IQC 质检单或 原材料退货单，并在建 单之后 8 小时工作时间内完成过帐到相应库位。但过帐时必须注意 库位以及数量。 IQC 质检单不需打印出来，而原材料退货单则必须即时打印给到相应仓管员作相应追踪处理。 -以下需删除- 如有来料不良的。及时制出原材料退货单交给相应仓管员。仓管员接到原材料退货单必须在 1 小时内给到采购签名确认。采购签名确认后仓库文员及时过帐。 仓库负责实物和原材料退 货单保管。采 购负责 供应商追踪。待供 应商签名取走实物后。如需补料，供应商必须按照原材料退货单明细补料。明 细指

8、的是：订单号，物料编码，退货数量。 原材料退货单：此单据将由仓库建立，此单据主要针对供应商来料不良所建立。建立此单据必须依照收货送检入库单和生产退料单明细所建立。明细包括：（供应商代码，采购订单号，物料 编码，库位，数量，是否补料）。此单据建立打印出来后，应及时交给相应仓管员， 仓 管员给到相关部门签名确认。 （PMC 确认是否补料，采购确认后通知供应商）。此单 据经 PMC 与采购签 名认 可后， 最后由仓库文员在建单之后 8 小时工作时间内完成过帐。关于实物处理将按照仓库三级文件中原材料退货规定执行。生产领料单：此单据属 PMC 根据排产计划所建立。建立此 单据首先必须进行 ERP系统库存

9、、实物、车间 在途料等相关查询。单据必须经 PMC 经理（或其授权人）签名方可生效领料。在当天排产计 划产生即时，生 产物料 员接收 PMC 打出单据予仓库领料。 当天的单据应当天到 仓库领料（提前打单备料等情况除外）。逾期仓库将有权拒绝发料和受理。最后由仓库 文员追踪在建单之后 8 小时工作时间内完成过帐。计划外领料单：此单据属无订单/无 BOM 用量之物料领料单。例如：研发打样，工程实验，办公文具，包材辅料等此单据的建立将由需求部 门提供明细予 PMC，再由 PMC 建立此单据。单据必须返回由需求部 门最高管理人 员（或其授权人）签名，最后经 PMC 经理（或其授权人）签名方可生效 领料

10、。建立此单据必须选对相应的项目代码以及物料所在系统库位。当天所建立的单据必须当天到仓库办理领料（提前打单备料等情况除外）。逾期仓库将有权拒绝受理。最后由仓库文员追踪在建单之后 8 小时工作时间内完成过帐。手工领料单：此单据主要针对设备零件以及所有无编码之非库存物料的领用。为了便于财务稽查。所有手工领 料单仓库将全部收回。 仓库统 一保管，需求部 门必须到仓库填写。再返回到需求部 门最高管理人员签名以及 PMG 人员签名方可生效。单据明细不许涂改（日期，实 物名称，需求数量）。如有涂改现象仓库将有权拒绝受理此单据。生产退料单：此单据由生产部建立，主要针对在生产过程中所检出的供应商来料不良或生产作

11、业不良之物料建立此单据，建立此单据必须根据相应的生产单号，包括物料编码，数量， 库 位必须准确。同 时必须要有相应的品质判定和相关品质人员与PMC 人员签名。否则仓库 将拒绝受理此单据 。仓库签收单据和实物后，单据先由仓库文员追踪在建单之后 8 小时工作时间内完成过帐；实物再由仓库文员依照生产退料单明细建立原材料退货单。并按照仓库三级文件中原材料退货规定进行作业。报废单：此单据主要针对生产作业不良物料或研发/营销变更/ 取消物料以及其它确定报废物品/物料（包括客 户退回不可返修之产品）的处理。所以必须产生此单据。此单据将由实物所在部门建立，但此单据必须经各部门最高管理人员与总经理（或其授权人）

12、签名方可生效报废。此单据可能当天没法签审完毕。为了避免此单据在 ERP系统积压。特此制定以下作 业流程：当申请部门建立好此单据打印出来后，确定当天无法签核完成，应先在系 统中将此单据删除。待相关人员签审完毕后。必 须依照签审下来的单据明细在系统里重新建立一张新单据不需打印出来。但必须将新建立的单据编号以及日期填写到已签审单据上。其它明细不变。例如：物料编码， 报废数量。若发现物料编码，需求数量有涂改 现象。仓库将拒绝受理此单据。最后，单据由仓库文员追踪在建单之后 8 小时工作时间内完成过帐。超领单：此单据属生产已领完该订单之需求物料，但物料却不够完成订单数量。所以必须超领。此单据将由生产 部建

13、立，但此 单据必须经 PMC 经理签审，最后经总经理（或其授权人）批准方可生效超领料。此单据可能当天没法签审完毕。为了避免此单据在 ERP 系 统积压。特此作出以下作 业流程：当生 产部建立好此单据打印出来后，确定当天无法签核完成，应 先在系统中将此单据删除。待相关人员签审完毕后。生产部必须依照签审下来的单据明细在系统里重新建立一张新单据不需打印出来。但必须将新建立的单据编号以及日期填写到已签审单据上。其它明细不变。例如：物料编码，需求数量。若发现物料编码，需求数量有涂改现象，仓库将拒绝受理此单据。最后，单据由仓库文员追踪在建单之后 8 小时工作时间内完成过帐。成 品 入 库 单 ：此单据将由

14、生产部建立（产线超单成品/B 品入库等情况另行单据办理）。主要针对生产部按 PMC 排产计划生产达成所产生的良品办理入库。生产包装人员建立好此单据后，必 须由部门最高管理人员（或其授权人）与品质 QA 人员共同签名方可生效入库。当天所建立的 单据必须当天到仓库办理。逾期仓库将有权拒绝受理。最后，单据由仓库文员追踪在建单之后 8 小时工作时间内完成过帐。计划外入仓单：此单据将由 PMC 建立（产线 超单成品/B 品入库等情况由生产建单除外）。主要针对生产部或其它部 门委外以及超单/无订单之物料/ 物品入库专用。由需入库部门提供明细给 PMC 建单。PMC 建立好此单据后，必须返回需入库部门最高管

15、理人员（或其授权人）签名方可生效入库。当天所建立的单据必须当天到仓库办理。逾期仓库将有权拒绝受理。最后，单据由仓库文员追踪在建单之后 8 小时工作时间内完成过帐。送 货 单 ：此 单 据 将 由 营 销 中 心 建 立 ，营 销 中 心 根 据 客 户 订 单 出 货 计 划（含 客 户 需 求 样 品 ）所 建 立 此 单 据 。为 了 避 免 此 单 据 在 系 统 里 积 压 。建立 此 单 据 首 先 必 须 进 行 系 统 库 存 查 询 或 咨 询 相 应 的 仓 管 员 。当 天 所 建立 的 单 据 应 当 天 到 仓 库 办 理 提 货 。仓 库 将 依 照 送 货 单 明

16、细 发 货 。送货 员 必 须 当 天 提 走 实 物 。逾 期 仓 库 将 有 权 拒 绝 受 理 此 单 据 。最后， 单据由仓库文员追踪在建单之后 8 小时工作时间内完成过帐。成 品 退 货 单 此 单 据 将 由 营 销 中 心 建 立 ，此 单 据 主 要 针 对 客 户 退 回 之 成品 所 建 立 。营 销 中 心 将 依 照 客 户 退 回 来 的 成 品 明 细 建 立 此 单 据 。售 后将 依 照 成 品 退 货 单 明 细 进 行 核 对 数 量 ，库 位 无 误 后 ，将 及 时 交 到 仓库 进 行 过 账 。售 后 负 责 实 物 保 管 以 及 跟 踪 处 理

17、。当 天 建 立 的 单 据 最 晚在 第 二 天 17：30 前 到 仓 库 办 理 。逾 期 仓 库 将 有 权 拒 绝 受 理 此 单 据 。最后，单据由仓库文员追踪在建单之后 8 小时工作时间内完成过帐。另需补货，则由营销中心按 成 品 退 货 单 数 量 明 细 重 下 订 单 签 核 评 审 表 补 货 ，重 走 单 据作 业 流 程 。此 作 业 另 详 见 售 后 返 修 流 程 。盘点单：此单据将由仓库建立，此单据主要针对仓库每月盘点差异数量所建立。此单据必须由仓管员提供明细，仓库主管审核建立， PMC 经理复核，最后经总经理（或其授权人）批准方可生效过账。最后，此 单据由仓库 在建单之后 8 小时工作时间内追踪签回，交由财务中心成本会 计完成过帐。6、 参 考 文 件 ：相关联二、三阶文件7、 表 单 单 据 ：相关联表单8、 流 程 图 ：无-以下需删除- 慎重声明：以上单据流程必须严格执行!当天建立的单据应当天到仓库办理!逾期仓库将不受理!至于仓库内部作业流程将参照仓库三级文件执行!另外：为了便于财务对帐和稽查，同时也便于仓库作业。特此要求采购部与供应商协商，是否能做到一单一物之送货。同时备品数量更重要，一定要按照公司所下达的比率附送。实物与送货单上填写的编码，送货数量， 备品数量必须相符。