1、第五节：公文立卷的方法一、常见的六种立卷方法（一）按问题特征立卷（二）按名称特征立卷（三）按时间特征立卷（四）按作者特征立卷（五）按通讯者特征立卷（六）按地区特征立卷二、其他几种立卷方法（一）按重要程度立卷 （二）按保管期限立卷 （三）按人物立卷 （四）按机关内部组织机构立卷（五）发文汇集 （六） “三分一调”的立卷方法（七） “四分四注意”的立卷方法 （八）按公文编号立卷第六节 公文立卷的步骤一、编制立卷类目 （一）立卷类目的作用1有利于立卷公文的集中和管理。 2便于立卷前的查找利用。 3便于年终立卷。 （二）编制立卷类目的依据 （三）编制立卷类目的方法立卷类目由类、目和号组成，具体编制方法
2、是：1、设类。2设目。 3编号。 1、设类 类即案卷的类别（包括属类） 通常采用的分类方法有两种： 一种是按年度问题分类，即以文件所反映的问题作为分类标准。适用于机构简单、文件数量不多的小机关和大机关的某一组织机构。 另一种是按年度组织机构分类，即按形成和办理文件的各个内部组织机构作为分类标准，组织机构名称即为类名。适用于机构复杂、文件数量多的大机关。 2、设目 目即条款、条目。立卷条目是以条款的形式写成的。 每一条款就是预先拟制的一组公文的题名，所以一个条款要反映一组文件的共同特点，并符合文书立卷要求。 在拟制条款时，应尽可能反映出一组公文的作者、内容和文种。 如“省厅二 00 九年工作安排
3、、总结” 3、编号 号即类和目的编号，又叫文书处理号。编号的目的是便于平时归卷，便于查找。 有两种编号的方法： 一是大流水编号法。即将全部条款从头至尾统一编号。 二是分类编号。即先确定类目号，在每一类目下再用连续的阿拉伯数字分别确定条款号，中间用一短细线相连。（四）编制案卷类目的要求1归卷类目设置要适当，不能太粗，也不能太细。 2案卷类目的名称、概念要清楚、明确。 3在确定归卷类目时要考虑文件的保管价值。 4归卷类目的排列要有逻辑性。二、平时立卷其一、准备装具。 其二、立卷材料的集中。其三、文件在归卷之前应进行检查。其四，对归卷文件要定期进行核查。 其五，平时对案卷的装订。三、三、年终立卷即在
4、一年之终（一般在次年年初） ，在平时立卷的基础上，集中一段时间进行组卷的过程。第七章 公文立卷（二）第一节 卷内文件的排列在平时归卷的基础上将各条款内的文件加以适当调整，进行卷内文件系统排列，拟制案卷标题，这就是组卷。一、卷内文件的系统排列 (一)卷内文件的排列方法1按时间顺序排列 2按问题排列 3按作者排列 4按地区排列 5按名称排列 6按重要程度排列 密不可分的文件材料，其排列方法为：批复、批示在前，请示、报告在后；问文在前，复文在后；正件在前，附件在后；存本在前，定稿在后；批转、转发件在前，原件在后；会议纪要在前，会议记录在后；重要法规性文件的历次修改稿依序排列在定稿之后；非诉讼案件结论
5、、决定、判决性文件材料在前，依据等材料在后。(二)拆除金属装订物和修补文件 二、编排页码三、填写卷内文件目录(一)卷内文件目录的填写方法1顺序号 2文号 3标题 4日期 5张号 6备注 (二)登记卷内目录应注意事项四、填写卷内备考表备考表的项目包括：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间等。卷内备考表放在卷尾，其作用主要有两方面：一是供立卷时说明卷内文件的情况；一是供调整案卷时记载卷内文件的异动情况。 第二节 拟写案卷标题一、拟写案卷标题的要求二、拟写案卷标题的方法（一）作者 （二）内容 （三）名称（四）时间 （五）通讯者 （六）地区三、拟写案卷标题应注意的问题 一是注意政治上的严肃性 三是标
6、题要简明扼要 二是注意标题结构的完整 四是合乎逻辑语法 第三节 填写案卷封面与装订一、填写案卷封面的方法二、填写案卷封面应注意的问题三、案卷(盒) 的装订1.装盒要求 不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒。 不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒。 分机构(问题)的情况下，不同机构(问题) 形成的归档文件不应放入同一档案盒。三、案卷(盒) 的装订2.档案盒格式 档案盒的规格档案盒外形尺寸为长 310mm、宽 220mm 的长方体，厚度一般为20mm、30mm、40mm ，也可以根据需要设置其他尺寸的厚度。如图所示：A = B = C = 20，30，40mm 档案盒封面 档案盒盒脊、盒底
7、的项目 档案盒的制成材料 从档案保护的目的出发，档案盒应采用无酸纸制作。第四节 案卷的排列与编制案卷目录 一、案卷的排列(一)以保管期限为主( 二)以问题或组织机构为主二、填写案卷目录(一)案卷目录的作用( 二)填写案卷目录的方法(三)填写案卷目录的要求(四)检索工具的编制第五节 归档文件的整理一、 归档文件整理规则的特点 简化1取消案卷，实行文件级管理，免除了繁琐、复杂的组卷过程。2界定”件”的概念时，从检索的实际需要及时减轻整理工作量出发，规定”正本与定稿为一件，来文与复文可为一件”。3分类方法固定为年度、保管期限、机构(问题)3 种，并允许各单位视具体情况组合及简化分类层次。4装订以“件
8、”为单位进行，对装订材料不做统一规定，只要符合档案保护要求即可，装订方法也不限于三孔一线。5排列方法强调按事由排列，时间、重要程度等作为参考因素，可根据实际情况选用。6归档章的位置不限于首页右上角，首页上端空白处皆可；同时对章上项目加以调整，只保留检索必备项目。7取消案卷、卷内文件两级目录，只编以“件”为单位的归档文件目录。8无需编页号，目录改设“页数”项。9归档文件直接装盒保管。10无需拟写案卷题名和填写案卷封面，只需填写档案盒盒脊。11档案盒的项目设置有了较大变化。封面只“全宗名称”项，取消了“类目名称、案卷题名、起止时间、保管期限、件页数量、全宗号、目录号、卷号、归档号”等项目；盒脊取消
9、“目录号、案卷号”项，保留“全宗号、年度”项。增设“保管期限、机构(问题) 、起止件号、盒号”项。 兼容1制定规则的一个重要原则，就是兼顾计算机和手工两种管理方式。 从计算机高效、快捷的能力出发，取消传统的案卷、文件两级管理模式，实行文件级管理。 简化整理程序，放宽对归档文件实体的整理要求，同时保留了分类、排列等工作环节，以及一些供手工管理时选择使用的检索项，并强调将同一事由的文件排在一起，便于手工管理。 无论从规则条文，还是从实际操作来看，使用或不使用计算机，归档文件整理均可以按照规则准确、高效地完成，使规则能够成为档案管理水平不同的机关统一的归档文件整理方法。2.规则在简化机关档案室操作的
10、同时，也兼顾了档案馆管理的需要。 设置了盒号这一项目。 将件号区分为室编、馆编两种，并为设计归挡章、盒脊等格式预留了位置，以方便进馆时重新编号。3 规则适用范围的界定同样体现了兼容性。 灵活条款规定具有一定的灵活性，能适用于我国各级、各类机关。 分类只限定基本分类方法，允许各机关以不同方式组合，制定切合本机关实际的分类方案。 排列只提原则要求，具体方式可由机关自定。 规则允许使用选择项目，归档章、档案盒盒脊、归档文件目录等都可以根据需要设置其他项目。二、 归档文件整理规则内容概述 归档文件的整理单位与装订1.整理单位规则最根本的特点，就是以“件”为整理单位，进行文件级整理。所谓件就是归档文件的
11、整理单位，一般以每份文件为一件。特殊情况： 文件正本与不同稿本 正文与附件 正文与文件处理单等 原件与复制件 转发文与被转发文 报表、名册、图册等 来文与复文2.文件修整 修裱破损文件 复制字迹模糊或易退变的文件 超大纸张折叠 去除易锈蚀的金属物3.文件装订 排序具体做法：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；汉文本在前，少数民族文字文本在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后；有文件处理单的，可放在最前面。一般来说，采用左上角装订的，应将左、上侧对齐；采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。 装订方式和用品的选
12、择目前常见的装订方式除传统的线装外，还包括：粘接式、穿孔式、变形材料、铆接式。 2000 年 12 月 6 日中华人民共和国国家档案局发布了中华人民共和国档案行业标准归档文件整理规则 ，于 2001 年 1 月 1 日期实施。其中问题分类有以下变化： 1、取消原来“针对年度”归类的做法，统一按公文“成文时间”（即落款日期）判定公文所属年度，以简化分类中的概念和操作。 2、提出“机构（问题） ”两种形式的分类法，机构分类法与问题分类法不能同时采用，而应根据机关归档文件的实际情况选择其中一种。 3、明确提出将保管期限直接作为一种分类标准，不限定年度、保管期限、机构（问题）在组合成复式分类法时的先后顺序。规定年度、保管期限是必选项，机构（问题）可作为选择项。
