1、第十四章 怎样写商务书信,导入,企业的目的 商务信函的成本,一、各种交流方式及比较,1、书面交流商务书信、传真、邮件等 2、口头交流面对面、电话等3、书面交流与口头交流各自的利弊,二、传真,定义：将文字、图表、相片等记录在纸面上的静止图像，通过扫描和光电变换，变成电信号，经各类信道传送到目的地，在接收端通过一系列逆变换过程，获得与发送原稿相似记录副本的通信方式，称为传真。它是近二十多年发展最快的非话电信业务。 人们通过电脑网络，把传真电子化，邮件化，使得人们不管在那里，只要能上网，就能接收传真。 国内主要的传真服务器有传王，Freefax,Faxking,AOFAX,coFax,EastFax
2、,myFAX,TraFax,WaveFax等。,传真的发展历程,(1)基础阶段(18431972年)这一阶段的传真机基本上采用机械式扫描方式，并大部分使用滚筒式扫描。传真机的电路部分是采用模拟技术，分立元件。在传输方面则是采用调幅、调频等低效率的调制技术，且基本上利用专用的有线电路进行低速传输。这时传真的应用范围也很窄，主要用于新闻、气象广播等。 (2)发展普及阶段(19721980年)自1969年，特别是1972年以后，由于世界各国相继允许在公用电话交换网上开放传真业务，比ITT关于传真标准化工作的进展，以及传真技术本身的发展，使传真进入了一个新的历史发展时期。这一时期的传真技术从模拟发展到
3、了数字，机械式扫描由固体化电子扫描取代，低速传输向高速传输发展。以文件传真三类机为代表，它的出现和推广应用改变了人们对传真机的传统看法，加快了传真通信的发展。此外，传真的应用范围也得到了扩大，除用于传送文件、新闻照片、气象图以外，在医疗、印刷、图书管理、情报咨询、金融数据、电子邮政等方面也开始得到应用。,(3)多功能化阶段(1980年以后)这一阶段的传真机不仅作为通信设备获得了广泛应用，还在办公室自动化系统和电子邮政等方面担任了重要角色，它将向着综合处理的终端过渡。现在已开始和微型计算机相结合，利用计算机技术来增加传真在信息收集、存储、处理、交换等方面的功能，逐步纳入到综合业务数字网(ISDN
4、)中去。网络传真业务是宽带网和传统电话传真业务的良好结合。通过行运传真，只要能接入宽带网，便可使用电脑直接收发传真，收发传真就像收发Email一样简单。通过网上传真系统，用户可以使用IE浏览器直接发送传真，传真群发瞬间便可完成。运营商会为每个帐号分配一个当地的真实传真号码，其他用户可使用普通电话传真机向网上传真用户发传真。收到传真后，用户可以灵活的 进行传真分发、转发工作。使用网络传真传真系统后可简化工作环节，提高工作效率，节省设备的购置费用和维护费用、实现无纸化管理、使信息沟通更加及时通畅。,发送传真的优势,节省时间 节省费用（相对的） 更随便的方式（与信函比） 使对方更快的作出反应,有效地
5、使用传真,作为电话的备份 有效交流的6个CClearConciseCourteousContructiveCorrectComplete,三、商务书信,商务书信（包括当今常用的电子邮件的形式）是公司之间往来的信函，间接代表一个公司的形象。 商务书信的重要性及广泛应用 写信计划：回顾背景材料，人物、事件、原因、问题、措施等,商务书信的主要类型,按书信内容分类：一般订单和投标销售和广告融资和信贷管理 按预期收信人的反应分类：肯定的中性的否定的说服式的,实际信函,书信布局和样式,外形缩进式（已过时）齐头式半齐头式半缩头式 标点省略 信笺和信封,书信的结构,1、信头 2、日期 3、存档号码 4、收信人
6、的名字、职务和地址 5、称谓和结束语 6、主体行 7、签名 8、正文,名字和称呼方式,先生和阁下：R.史密斯先生约翰 史密斯约翰 史密斯阁下 VC MA MIPD 对女性的称呼：V.赖安小姐，理学硕士S.泰勒夫人，教育学学士莉萨.汤姆森女士，BEM AMIMech.E.艾比盖尔.斯迈兹夫人安娜.斯梅尔兹夫人（Dame),头衔：查尔斯泰德勋爵 信函与名字后面的称号：S.马丁教士，法学士次序：奖章（军队的和民间的）学位 和文凭专业团体的会员资格 公司与合伙企业：Messrs不能用在有限公司的前面,实例,四、口述,准备口述自我准备准备材料安排优先级别给字处理员以准备 口述练习记住：大多数的速记员和录音打字员只是打印你说的,谢谢观赏,WPS Office,Make Presentation much more fun,WPS官方微博kingsoftwps,
