1、电 子 邮 件 撰 写 指 南电 子 邮 件 在 为 我 们 的 工 作 提 供 便 捷 的 同 时 ， 却 也 因 使 用 不 当 而 给 工 作 造 成 诸多 困 扰 ， 甚 至 损 害 了 公 司 的 优 秀 形 象 。因 此 ， 我 们 特 就 电 子 邮 件 的 撰 写 等 方 面 与 大 家 共 同 分 享 一 些 优 秀 作 法 ， 以 期提 升 工 作 效 率 ， 宣 传 维 护 公 司 内 外 部 统 一 形 象 。一 、 使 用 范 围公 司 所 使 用 的 邮 件 系 统 仅 供 相 关 使 用 人 对 内 、 对 外 的 工 作 沟 通 及 联 系 之 用 ， 若用 公
2、 司 邮 件 系 统 进 行 与 工 作 内 容 无 关 之 行 为 ， 不 仅 是 对 公 司 网 络 资 源 的 浪 费 ，也 是 个 人 职 业 道 德 自 律 性 欠 缺 的 一 种 表 现 。二 、 邮 件 行 文 规 范1、 主 题 ：主 题 是 对 所 要 发 出 之 邮 件 的 内 容 概 要 ， 通 常 为 一 句 ， 并 要 求 言 简 意 赅 、具 有 一 定 的 显 著 性 。 无 主 题 或 主 题 不 明 确 的 邮 件 很 可 能 被 误 认 为 垃 圾 邮 件而 被 直 接 删 除 掉 。 如 以 下 邮 件 ：问题：无主题。2、 称 谓 ：称 谓 是 对 收
3、信 人 的 称 呼 或 敬 称 ， 一 般 须 置 于 邮 件 正 文 的 左 上 角 ， 结 尾 标点 符 号 用 逗 号 (英 式 )或 冒 号 (美 式 )。 称 谓 ， 是 对 收 件 人 的 尊 重 ， 同 时 也是 为 了 引 起 注 意 。 一 般 的 称 谓 有 以 下 几 种 ：上 级 、 长 辈 级 尊 称 ： 用 头 衔 称 呼 或 性 别 称 呼 ， 如 陈 总 、 李 总 、 王 先 生 、张 小 姐 等 ；同 级 、 下 级 间 亲 切 的 称 谓 ： 用 名 字 、 昵 称 、 小 李 、 老 张 等 ；多 人 、 群 体 称 谓 ： 各 位 、 大 家 、 统
4、称 。例 ：存在的问题：无称谓、无署名、收件对象与主体对象不一致、抄送对象不明确。3、 正 文 ：即 所 要 发 出 之 邮 件 的 详 细 内 容 ， 一 般 要 求 做 到 表 述 清 楚 ， 重 点 突 出 ， 细 节提 醒 的 要 求 ， 这 里 提 供 一 种 简 单 可 行 的 方 法 ： 看 是 否 符 合 5W( Who、 What、 When、 Where、 Which )2H(How、 How much)的 要 求 ， 即(人 /事 /时 /地 /物 )与 (怎 么 样 /多 少 )的 相 关 要 求 去 衡 量 。 而 在 日 常 工 作 中却 常 发 生 在 正 文 栏
5、 仅 有 一 个 附 档 的 情 形 ， 试 想 ， 当 收 件 人 看 到 之 后 ， 心 情会 如 何 ？ 同 时 又 会 作 何 感 想 呢 ？4、 结 束 敬 语 ：结 束 敬 语 须 置 于 正 文 最 后 一 行 下 面 ， 置 左 对 齐 ， 并 与 称 谓 相 对 应 ， 如 ：称 谓 结 束 敬 语Dear David, Yours, Best regards, Regards, Love from,Dear Mr. Jack Yours truly, Sincerely yours,Truly yours, Yours cordially,5、 签 名 ：签 名 表 示 发
6、 信 人 对 此 封 邮 件 的 确 认 ， 一 般 是 在 结 束 敬 语 的 下 面 的 第 二 至四 行 书 写 ， 并 且 置 左 对 齐 。6、 附 件 /附 注 ：即 所 附 加 的 相 关 档 案 。 对 于 附 档 应 注 意 两 点 ： 一 是 文 件 的 档 名 要 标 示 清 楚 ；二 是 在 正 文 栏 内 对 附 档 进 行 必 要 的 内 容 说 明 与 概 要 ， 三 是 如 果 附 档 超过 3 个 ， 请 用 压 缩 程 序 打 包 。 这 样 ， 就 可 以 使 收 件 人 快 速 了 解 附 档 内 容 ，并 决 定 是 否 有 必 要 打 开 附 档 。
7、 如 此 一 算 ， 不 知 会 给 大 家 节 省 多 少 宝 贵 时 间呢 ， 而 收 件 人 也 会 着 实 感 激 你 的 ！三 、 邮 件 的 发 送 规 范1、 发 送 对 象 的 选 择 ：类 型 收 件 人 抄 送寻 求 跨 部 门 支 持 类 寻 求 支 持 的 人 部 门 直 接 上 级 、 主 送 对 象 直 接 上 级项 目 通 报 类 项 目 组 成 员 项 目 直 接 领 导 、 主 送 者 直 接 上 级计 划 下 达 类 计 划 下 达 对 象 直 接 上 级 、 间 级 上 级 、 部 门 内 部 经 理 人1.1 收 件 人 (邮 件 to)：收 件 人 (
8、邮 件 to)是 指 所 要 发 出 之 邮 件 的 接 收 者 ， 发 信 人 之 前 应 当 明 确哪 些 人 有 必 要 收 到 所 发 的 邮 件 ， 千 万 不 要 无 目 标 性 地 随 意 发 出 ， 以 免 扰乱 了 不 相 干 的 人 员 与 工 作 。1.2 副 本 抄 送 (C/C to)：抄 送 对 象 一 般 指 收 件 人 的 监 督 、 协 助 者 。 对 于 所 发 的 邮 件 抄 送 人 的 确定 ， 要 有 目 标 性 与 选 择 性 ， 也 要 避 免 给 无 关 人 员 造 成 干 扰 。1.3 副 本 密 送 (BC/C to)：非 必 要 的 发 送
9、 对 象 ， 但 需 知 晓 信 息 的 非 直 接 相 关 者 。 视 所 发 邮 件 具 体需 要 而 定 。1.4 发 送 限 制 ：凡 是 邮 件 的 接 收 者 为 全 公 司 人 员 的 ， 要 求 一 定 经 过 部 门 最 高 管 理 者 审 核同 意 之 后 方 可 发 出 。2、 选 择 发 送 对 象 时 应 避 免 以 下 现 象 ：2.1、 将 非 重 要 的 一 般 性 的 工 作 沟 通 抄 送 给 间 接 或 直 接 经 理 ：2.2、 同 一 主 题 的 讨 论 内 容 多 次 、 反 复 发 给 全 部 收 件 人 、 抄 送 人 ；2.3、 将 细 节 性
10、 的 讨 论 意 见 发 送 给 公 司 高 层 管 理 人 员 。3、 回 复 邮 件 的 注 意 事 项 ：3.1、 回 复 ： 仅 回 复 发 件 人 、 与 邮 件 相 关 的 人 ；3.2、 全 部 回 复 ： 回 复 所 有 人 ， 包 括 发 件 人 、 抄 送 人 。 在 回 复 邮 件 时 ， 一 般 尽 可能 避 免 全 部 回 复 。 如 以 下 回 复 邮 件 ：问题：不需全部回复。4、 重 要 邮 件 的 沟 通 、 确 认 与 反 馈 ：对 于 重 要 的 沟 通 事 项 ， 发 送 邮 件 后 应 电 话 提 醒 ， 确 认 指 定 收 件 人 是 否 及 时 收 到邮 件 ， 避 免 因 公 司 网 络 系 统 的 故 障 等 因 素 而 耽 误 了 事 情 的 处 理 进 度 。四、规范邮件范本：以 上 的 内 容 供 大 家 参 考 ， 所 列 邮 件 例 子 只 说 明 存 在 的 现 象 ， 并 无 指 责 之 意 ， 希望 引 起 我 们 的 注 意 。 如 何 更 好 且 有 效 地 使 用 邮 件 系 统 ， 让 它 更 好 地 服 务 于 我 们 的 工作 ， 提 升 我 们 的 工 作 效 率 ， 宣 传 维 护 公 司 内 外 部 优 秀 、 统 一 形 象 ， 是 我 们 持 续 改 善的 目 标 。
