1、讲授目录,一、文书写作概述二、中国公文写作三、商务信函写作四、经济文书写作五、常用工作文书六、社交礼仪文书,第一部分：文书写作概述,1、文书写作特点2、文书写作要求3、文书写作程序,1、文书写作特点,1、使用广泛，对象明确2、约定俗成，格式固定3、内容真实，实事求是4、讲究时效，重视办理5、语言明确，风格独特,文体多为陈述或说明式,以叙述为基础对人或事的过程的交代， 反映情况侧重叙述，但要概括 以议论为手段对事情的评价，阐明道理 偏重议论，但要针对主题 以说明为目的摆出事情的真相，提出要 求多用说明，但要简明,按作用分类,指挥性文书指示规范性文书章程报请性文书请示知照性文书通知联络性文书信函记
2、录性文书会议记录报导性文书新闻法律性文书合同,2、文书写作要求,意思明确明白无误，让人一目了然文理通顺即流畅表达，又显示写作水平 观点正确有道理，不搞歪理 实事求是真实，不掩饰，不夸张 及时迅速讲效率，讲效益，不拖拉误事简明生动增加可读性，防白话、套话、干巴巴 层次分明有先有后，段落清晰，不转圈 标点规范正确运用，防一逗到底 格式适宜不同文种用不同格式,l简明用词简单明了，直截了当l 准确用词含义明确，不会误解l朴实用词通俗自然，恰如其分l庄重用词严肃端庄，不多情感l规范用词符合语法，讲究逻辑,应用性文字要求,标点符号歌,一句话说完，划个小圆圈句号中间要停顿，圆点加尾尖逗号并列词语间，点个瓜子
3、片顿号并列分句间，圆点加逗点分号总结导语前，上下两圆点冒号疑惑或发问，耳朵坠耳环问号,标点符号歌,命令感叹语，滴水下屋檐感叹号引文特殊词，蝌蚪上下窜引号文中要注解，两头各半弦括号转折或注解，一横写后边破折号意思说不完，六点紧相连省略号特别重要处，字下加圆点着重点,努力提高写作能力,1、提高文字表达能力2、积累相应专业知识3、熟悉文书格式要求4、掌握政策理论水平5、具有严谨写作态度,3、文书写作程序,明确写作主旨给写作定位，目的？写什么？ 文种？怎么写？收集信息资料供写作参考，需要哪些？怎 么收集？如何整理？拟定结构提纲搭写作框架，通盘安排，强 化要点，有祥有简完成正文草稿填写作内容，按照提纲一
4、步 步充实内容，加工成章认真修改检查定写作终稿，反复推敲斟酌， 直至满意,二、中国公文写作,1、公文的作用特点2、公文的范围、类型 7、通知和通报3、公文的处理方法和程序 8、报告4、公文的行文规则 9、请示5、公文的通用格式 10、函6、公文的种类 11、会议纪要,1、中国公文的作用,公文-国家机关、社团组织、企事业单位在公务活动中行使职权制定的 公务文书。公文性质工具公文作用-1、贯彻政策、规范行为； 2、通报情况、指导工作； 3、方便查找、积累史料；,公文的特点,公文特点-1、制发者的法定性； 2、作用的权威性； 3、效用的现实性； 4、体式的规范性； 5、制作的程序性；,2、中国公文范
5、围,按事业范围分-专用公文；通用公文按行文方向分-上行文；下行文；平行文按公文来源分-收进文；外发文；内部文按发文性质分-问文；复文按处理要求分-参阅性公文；承办性公文按办文时间分-特急文（特急件）；急办文 （急件）；常规文（平件）按机密程度分-绝密文；机密文；秘密文；普通文,3、公文处理方法和程序,三大环节：1、发文处理：拟稿-审核-签发-登记-缮印-用印-分发2、收文处理：签收-登记-分办-拟办-批办-承办-催办-督办-办复3、公文管理：制定立卷类目表-归卷-调用-立卷-归档-销毁,4、公文行文规则,l行文关系要和隶属关系一致l行文方式要根据工作需要灵活掌握l行文名义和内容要与发文机关的职
6、权范围 相对应l行文线路要尽量缩短l处理好主送与抄送的关系l经过批准，有些文件可以通过新闻媒介公 开发布l如有必要，可以联合行文l党政之间的行文关系要按规定执行,5、通用公文的格式,1、排版自左至右2、单位国家法定计量单位3、字体发文单位初号宋体 标题2、3号宋体4、用纸A4、B55、文头套红，占首页三分之一,文头部分格式（红头上1/3）,1、代码 5、收文处理章、2、份号3、秘级4、紧急程度 6、文件版头 7、发文字号 8、签发人,行文部分（下2/3）,1、标 题 2、题注3、主送单位 4、正文XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXX 6、发文署名
7、 7、成文日期 5、附件说明 8、印章,文尾部分（最后）,1、主题词2、抄送单位3、印发说明4、页码（单右双左）,通用公文惯用语,一、开篇起首的惯用语根据、遵照、按照、兹将（因、有、介绍、证明、就派）为了、关于、敬悉等。终篇收束的惯用语 此致敬礼、特此、恳请；妥否，请、当否，请、以上如无不当请、为盼、为荷、为感等。,公文序码标示,第一层 -一、二、三、四第二层-（一）、（二）、（三）、第三层-1、2、3、4、第四层-（1）、（2）、（3）、第五层- 、,6、中国公文种类12类13种,1命令发布重要行政法规，采取强制 性 行政措施2决定对重要事项或重大行动的安排3议案各级政府向同级人民代表大会或
8、 常委会提请审议事项4指示对下级布置工作，阐明工作活动 的指导原则,中国公文种类12类13种,5批复答复下级请示事项6通告、公告 一定范围内公布应遵守 或周知的事；向国内外宣 布重要 或法定的事7通知批转下级、转发上级和无隶属 机关的公文；发布规章、任免， 传 达周知事项8通报表彰先进，批评错误，传达得 要 精神或情况,中国公文种类12类13种,9报告向上级汇报工作，反映情况，提出意见、建议，答复询问10请示向上级请求指示批准11函无隶属关系商洽工作，询问答复，向主管部门请求批准12会议纪要记载和传达会议情况和议 定事项 （ 1993、11修订）,7、通知,概念向特定的受文对象告知有关事项的晓
9、谕性公文特点适用范围广，使用频率高， 知办时限强，运用种类多格式：1、标题 2、上款 3、正文开头、主体、结尾 4、落款,通知的种类,l指示性通知通知的依据，主体，结尾l转发性通知来文单位及来文名称，转 发，顺带要求l发布性通知发布的依据，内容要求， 目的意义l事务性通知说清事项l会议通知会议背景，有关事项，其他说明l任免通知任免依据，日期，人员，职务,通报,概念表彰先进、批评错误、传达重要情况的公文作用弘扬正气，抵制歪风，指导工作格式：1、标题 2、上款 3、正文 4、签署和日期注意：及时、真实、典型，突出教育性， 掌握政策性,8、报告,概念向上级汇报工作，反映情况，提出意见、建议，答复询问
10、时使用的陈述性公文特点只指上行文 只指行政机关公文 不同于一般调查报告、考察报告、预测报告等,报告种类,|1工作报告总结工作经验、汇报工作进展、提出工 作意见，向上反映。|2调查报告-调查概况、调查的情况、事后研究分析、 建议和方案。|3建议报告-提出工作中急待解决、需上级关注的意 见或建议，供参考。4答复报告-如实汇报和答复上级有针对的询问问题 或催办工作。|5报送报告-随着向上级报送文件、物件时写的说明 报送对象和目的报告。,报告,按要求分：呈报报告-直接向上级汇报反映情况，不批转。 呈转报告-呈送上级并建议批准转发有关单位 执行或参照。按性质分：综合性报告-汇报全面或多方面工作的报告。
11、专题性报告-汇报某项工作、某一问题、某方情况的单一报告。,报告格式,1标题-标准式标题 （公司上半年各类产品质量评比工作的报告）2主送单位-多为发文单位的上级单位。3正文-缘由：概括基本情况、原由，说明报告主旨、 目的、意义。 事项：系主体内容，情况措施、经验教训、 意见建议等。 结尾：惯用尾语 （特此报告，请审阅；如无不妥，请批转）4发文单位和日期：同其他公文。,9、请示,概念向上级请求指示、批准时用的公文分类：请求指示的请示-遇有疑难问题、新情况、 不明确求上级指示或解释。 请求审批的请示-对不能做主的经济、物资、 编制等问题请上级审批。请求帮助的请示-完成工作需要在人、财、 物上得到上级
12、的帮助。 请求批转的请示-解决某问题涉及其他部 门单位，请求上级批转执行。,请示格式,1标题标准式 （关于开展公司上半年产品质量评比工作的请示） 2主送单位-根据隶属关系主送一个上级，不可多头 免批复意见不一；一般不越级行文。 3正文-缘由：请示目的、原因、依据，理由充分， 言之有据。 事项：系主体，要求审批的具体问题或事项， 要写明确,坚持一文一事. 要求：系结尾，提出肯定性要求 （当否，请批示）4发文单位和日期：同公文，写明确，以便批复。,请示和报告的区别：,1、 文目的不同；2、写作结构不同；3、结束语不同；4、处理方式不同；5、内容宽窄不同；6、行文时间不同；7、报送制度不同；,10、
13、函,概念无隶书单位商洽工作，问答问题及向主管部门请求批准事项时使用的公文分类：商洽函-不相隶属单位商洽工作的行文。答询函-单位、部门间进行问题或事项的询 问和答复的行文。请批函-向不相隶属单位和主管部门请求批 准 有关事项的行文。,函形式,公函内容比较重要，行文郑重，具有完整的公文 格式。 便函-多用于公务中事务性工作，不需完整公文 格式，不能用私事。特点：1简便轻捷-内容简约，形式精短，商洽联系，及时迅速。2行文多向灵活-不相隶属单位间上下左右均可， 自由灵 活。 3语言质朴自然-多是陈述、说明性，明白晓畅， 恳切平和。,函格式,1标题-发函用关于XXXX的函 复函用关于XXXX的复函 正式
14、公函，应在标题下方标注发文字号。 2主送单位：发函可多头，复函主送来函单位。 3正文：开头发函说明缘由、目的，商洽工作 原由、情况交代清； 复函引述来函日期、发文号做 起 首语，表明收到函。,函格式,主体-发函写清商洽、询问、请求的事项， 明确具体； 复函要针对来函事项逐一郑重作答， 不能回避不答。 结尾-发函用“盼复”、“请回复”、“专此函达” 复函用“特此复函”、“此复”4、发文单位和日期：同公文，有的加盖公章， 有 的写明抄送单位。,11、会议纪要,定义-按会议宗旨，精练准确记述其要点，以上 报和下达贯彻执行。写作-1、忠实会议实际，准确反映会议情况和 意见。 2、突出会议中心，内容概括
15、，有取有舍 有主有次，言语精练。 3、逻辑条理清楚，观点鲜明，不堆砌拼 凑，必要时加理论说明。 4、及时印发，作为依据，起到指示、指 导、协调、约束作用。,会议纪要,格式-列为法定公文，版面编排由版头、本体、 版尾三部分，可不盖公章。 本体：标题-1、会议名称+纪要 2、单位名+会议名+纪要 3、正题（主题）+副题（会 议名称+纪要） 时间-标题下写纪要印发时间， 署名下写成文时间,会议纪要,正文-概况：会期、会址、主持、参会、 议题、结果六要素 主体：具体反映会议的主要情况、内 容与成果（方法见后） 结尾：可用简短、明确、有力的语句 提出要求、希 望、 号召签署-正文右下方署明主办单位或会议
16、 名称,会议纪要的主体,主体：具体反映会议的主要情况、内容与成果。 表 达方式有: 概述式；综合原始材料，围绕议题概述多用 小型会议 条块式；规模大，议题多的会根据不同内容 分块表达独立意思，或分条列项归纳 会议内容，或先块后条混合使用，层次明确 记录式：有重要讲话时用记录方式构成记要主体,三、商务信函写作,1、商务信函写作6个C要求2、商务信函写作格式3、商务信函写作常用标注4、商务信函样例5、商务传真写法,1、商务信函的六个C要求：,1正确（Correctness）涉及权力、义务、利害关系，必须正确贯彻上司的意图。2清楚(Clearness)思路、表达要清楚，让人一目了然看明白，且遵循一文
17、一事。3具体(Concreteness)忌一般化、抽象化、表达清做什么？要求什么？,商务信函的六个C要求：,4完整(Completeness)表达（意图、缘由、措施、建议、要求、希望、时间、地点、人物等）完整，不可遗漏。5简洁（Conciseness）文字简炼，力戒修饰语堆积，函件冗长、拖沓。6礼貌（Courtesy）态度诚恳、亲切，措词妥贴得体，谦恭有礼。,商务信函的其他要求,国际通用A4纸，不能用B5纸信纸、信封最好有企业的CI（企业形象识别系统） 标志，且平整、清洁文字书写或印制清晰，打开后“全景”漂亮每页上至少又有3行正文，不能只有落款可不盖公章，用手签名格式不严谨站在对方的立场考虑内
18、容，更人性化,2、商务信函写作俗成格式,信头部分-1、文书编号 2、日期 3、发文者 BB/KK 4、受文者正文部分-1、件名 主题语 2、前文 开头应酬语 3、主文 4、末文 结尾应酬语,商务信函写作俗成格式（接）,信尾部分-1、祝颂语 2、发文者署名 3、承办者署名 4、印章 5、（日期） 6、左下角附注,常用的商务信函写作,1、信纸企业规范信笺2、收信人单位名称、职务3、称谓尊称4、开头应酬语5、正文6、结尾应酬语7、祝颂语8、署名9、日期10、左下角标注,3、信函左下角缩写标注,P.P.(Per procurationem) 代签C.C.(Carbon copy) 抄送P.S.(Pos
19、t script) 补述、附言Enc.(Enclosure) 随信的附件,称谓和署名,对具体人 Dear Mr Jones，Dear Mrs Smith 可用逗号，不用冒号署名 您真诚的 Yours Sincerely一般公函 Dear Sir/Madam署名 您忠诚的 Yours Faithfully,4、商务信函样例,1、发给：上海光华保险公司 2、称谓副总经理 3、开头应酬语王耀华先生 4、正文 5、结尾应酬语 6、祝颂语 7、署名 8、日期,A4纸,公司标准信笺,2、称谓 3、开头应酬语 4、正文 5、结尾应酬语 6、祝颂语 7、署名 8、日期9、附件,商务信函样例,尊敬的王先生：（称
20、谓） 您好！（开头应酬语） 由香港保险业联合会提出的- 希望您能在4月23日抵达香港。（正文） 有何需要，请不吝赐教。（结尾应酬语） 顺颂 商祺！（祝颂语） 香港腾飞保险公司 副总裁 （手签） 张洪山谨启（署名） 1998.4.5（日期）附件：XXXX,接前页向下,商务信函写作要领,称呼正确，语气适当言简意赅，表达正确交谈诚恳，平实话语避免幽默，不要抒情祝颂语言，商业性强先要手签，后再打印不要忘掉，附注说明,5、商业传真写法（传真头）,收件人To 发件人From传真号fax 日期Date电话Phone 页数Pages主题Re 抄送Cc 紧急 审阅 批注 答复 传阅Urgent For Revi
21、ew Comment Reply Recycle Please,商务传真写法,对外传真，正规封页填写齐全，不要遗漏机密文函，注意保密书写内容，如同信函有效利用，电脑传真,四、经济（法律）文书写作,1、经济文书特点2、意想书用处、要求、格式3、协议、合同用处、要求、格式4、标书用处、要求、格式,1、经济文书特点,含义为处理经济活动中发生的各种关系，并作为处理财政经济业务规范和准则而行使的一种文书特点： 具有法律效力，受法律保护的经济文书写作格式严格，语言严密（合同） 不具法律效力，不受法律保护的经济文书写作格式灵活，可采用多种文体（市场调查、产品说明）,经济文书写作要求,遵循经济政策和法规，使文
22、书有效确切掌握专业内容，使文件达到预期要求制作内容严肃、严谨，文字精确、严密格式规范正确,2、意向书,用处双方或多方合作开展业务，表示合作意向（设想、观点、打算）的文书作用不具有法律效力，是签订协议、合同的基础文书类别单签式、联签式、换文式格式标题-X公司与Y公司科技协作意想书 导语-单位全称，要达成的意想 正文-分条款写明 结尾-留有余地“未尽事宜，在正式- 签署-单=对方签副本，换=签自己,3、合同（契约）,用处双方或多方对某问题协商一致，制订出的须遵守执行的条款，以书面形式作为凭证的文书特点确定各自权利和义务 具有法律约束力 政策性强 平等互利，等价有偿的原则,合同格式：,标题-（买卖、
23、承揽、借款）双方、多方单位名称（甲方、乙方， 卖方、买方，供方、需方）正文：开头-目的 条款-包括标的、数量质量、价款酬 金、 履行期限、违约责任4、落款：份数、有效期限、签章、电话、账号、 开户银行、地址,合同样例,财产租赁合同出租方：红杉集团公司（以下称甲方）承租方：绿叶有限公司（以下称乙方）根据中华人民共和国经济合同法及有关规定，为明确双方权利和义务，经协商一致，签订本合同。第一条 租赁财产的名称、数量、质量-第二条 租赁期限共2年6个月，出租方从1997年1月1日起将出租财产交付承租方使用，至1999年6月30日收回。第三条 租金及交纳期限-第四条 租赁期间租赁财产的维修保养-第五条
24、出租方与承租方的变更-第六条 违约责任-,接上页,第七条 争议的解决方式-第八条 本合同在规定的租赁期届满前15日内，双方如愿意延长租赁期，应重新签订合同。本合同未尽事宜，一律按中华人民共和国经济合同法的有关规定，经协商作出补充规定，并与合同具有同等效力。本合同一式两份，合同双方各执1份；合同副本1份，送XXXX集团公司备案。,接上页,出租方：红杉集团公司 承租方：绿叶有限公司 （盖章） （盖章）法人代表：（亲自签名） 法人代表：（亲自签名）地址：XXXXXXXXXX 地址：YYYYYYYYYY开户银行：ZZZZZZZ 开户银行：HHHHHH帐号：00000000 帐号：55555555电话：
25、88888888 电话：66666666承办人：张三 承办人：李四 签约时间：1996年11月15日 签约地点：KKKKKKKK,意想书 合同,内容：概括、原则、仅 具体、详细、周密，对 表明意想、设想、打算 双方权利、义务有要求用途：多用于技术合作、 多用于购销、工程承包、 工程确立、联合投资、 加工承揽、货运、供电、 经济洽谈等 租赁、借款、保险等法律效率：不具有法律 具有法律约束力和强制 效率，不受法律保护 性，必须履行、一方不 得解除、变更、违约,区别,协议书与合同的关系,相同点它们都有法定的约束力协议书的使用范围广，不只限在经济活动中文中内容多，但不如合同精细协议书常用在：1、正式合
26、同前需多次协商而签订的较原则的 协议2、用于规定对已签订的合同的修改和补充3、承担合同的作用,4、标书,用处经济领域承包生产和经营中引入竞争机制，开展交易活动的书面文书种类：招标书-招标人公布标准和条件，招人承包或承买使用的文书投标书-承包人或卖主在投标过程中向招标人递送的书面文书,标书,招标书格式 投标书格式标题 1、标题前言 2、招标单位名称地址招标项目 3、正文招标步骤 4、落款落款,标书样例,中国XX工程总公司国际招标部招标通告 招标号：CDJ42567 （国际开发协会开发信贷协议第XXX-SGV号） 根据XX年X月X日刊登在联合国发展论坛商业版第XX期上采购通告，特刊登此招标广告。
27、中国XX工程总公司国际招标部利用国际开发协会信贷向合格厂商就下列商品进行招标。 一号标书：电动仪表（100套） 二号标书：通讯设备（一批） 三号标书：搬运机械（一批） 四号标书：运载车辆（X型50辆）,接上页,凡愿参加此项投标者-（略） 本标将于XX年X月X日起，按下述时间在中国北京XX饭店3层会议厅公开招标。（略）中国XX工程总公司国际招标部办公地址：MMMMMMM通讯地址：NNNNNNNNN联络电话：88888888,五、常用工作文书,1、工作总结2、专用工作报告3、会议记录4、简报5、备忘6、策划文案,1、工作总结,用处对前段工作的回顾检查，找出经验教训而形成的文字材料分类可按内容、时间、部门、性质区分结构：标题正文-基本情况、经验体会、问题教训、今后努力方向和工作意见署名（日期）,2、专用工作报告,种类：市场（预测、调查）报告标题、前言、正文（情况、做法经验、建议决策）、结尾经济活动分析报告标题、正文（引言、主体-分析原因，得出结论、结尾-意见措施）可行性研究报告标题、署名、正文（详细论证）,例： 公司99年财务计划执行情况分析,（引言）-现将情况分析如下： 一、实现利润分析- 二、产品成本分析- 三、流动资金分析- 四、专用资金分析- 几点措施： 1、- 2、- 3、-,
