1、时间管理,意识自己在时间管理上的问题(理念误区/做法) 掌握时间管理的工具 掌握排除干扰的方法,培训目标,课程主题,时间管理的 意识与视角,做正确的事,正确地做事,排除干扰 与改进,1.时间管理 的意识与视角,什么是时间管理?,时间管理：是通过合理的使用时间，以提高个人的工作效率和实现个人和组织价值的过程；时间管理是个人管理、是效率管理和价值管理。,金钱充裕?够用?时松时紧?不太够用?总是很紧?,你如何感觉你的？,时间,“时间是不能控制的，计划赶不上变化” “时间掌握在别人手中” “时间管理太麻烦，有那时间不如干点实事” “时间管理各人有各人的习惯， “ 按部就班就行了” 不能管理 / 不值得
2、管理,你是否同意这样的说法？,回忆:你上一周做了什么？,时间/工作清单分析 有多少是有计划的？ 有多少时段记不起做什么？ 超时/浪费多少 （总和/各项）？ 什么原因？,主要做的事及用时,按每周工作5天，每天8小时，每年251个工作日计算,你是否意识你的时间成本？,金钱是通过时间 (每分钟/每小时/每天的工作中)创造出来的,时间价值的启示,每天浪费一小时意味着单位时间成本利润率的下降或当天其它单位时间的挣钱效率需提高15%,2.在有限的时间内 做正确的事,你通常如何安排时间?,1.完成自己的本职工作任务 2. 参加工作/管理例会 3. 检查工作进度 4. 与其他部门进行工作沟通 5. 与员工/同
3、事谈心 6. 处理急等回复的电话 7. 自身业务的学习提高 8. 为向经理/老板汇报工作(做准备) 9. 处理随机发生的重要事 10. 处理随机发生的一些急事 11. 回复一般联络性电话 12. 考虑本部门/本人较长期的改进方案/建议 13. 许许多多的应酬 14. 给员工/同事做业务培训/提供帮助 15. 经常性的询问/批准/协调 16. 外出休假/陶冶身心/和家人在一起,你通常如何安排时间?,对上述事情如何分配你的时间？I. 首先做 完成 I 再做 完成 I & II 再做 Iv. 完成 I , II & III再做，如无剩余时间，则放弃,你如何评价其重要性?,I. 最重要 重要 比较重要
4、 不重要 最不重要,时间管理矩阵图,重要 不重要,紧急 不紧急,象限 危机 急迫的问题 有限期的任务，会议，准备事项,象限 准备及预防工作 计划，休闲 建立人际关系 培训，授权，创新,象限 干扰，一些电话 一些会议 一些紧急*事件 凑热闹的活动,象限 细琐的工作* 浪费时间的闲聊 不关紧要的信件 看太多的电视,偏重不同时间象限上的不同结果, 压力 筋疲力尽 危机处理 忙于收拾残局, 有远见 平衡 纪律 自制 少有危机, 短视近利 危机处理 被视为巧言令色 轻视目标与计划 缺乏自制力，抱怨 人际关系浮泛，破裂, 全无责任感 工作不保 依赖他人或社会机构维生,永远应先做最重要的事最大的危险是总是让
5、紧要的事挤掉做重 要事的时间问题是要知道什么是重要的事,时间管理的原则（1）,帕雷托80/20法则 20%的工作占整个工作80%的价值 集中80%的精力做20%的工作 投入20%的精力做另外80%的工作,避免平均分配时间和精力,时间管理的原则（2）,列出要做的工作 按价值/重要性对工作分类,价值80%的工作,价值20%的工作,事项1 事项2 事项3,事项4 事项5 事项6 ,价值80%的工作,价值20%的工作,事项1：2小时集中精力 事项2：1小时不受干扰 事项3：2小时高状态时间,事项4：授权下属做 事项5：选择时间做 事项6：没时间就不做 ,分配时间与精力,如何做？,一般做法 接听所有电话
6、 出席所有会议 听取所有建议 阅读所有文件 会见所有客户 每天要做完所有的事,按80/20原则 过滤/只接重要电话 出席80%作用的20%会议 听取20%下属80%的建议 阅读占80%信息量的20%文件 会见占销量80%的20%客户 先做完20%重要性是80%的事,一般做法 vs 80/20,结果：忙碌,结果：充裕,工作ABC A - 在特定阶段的头等/主要工作 B 围绕A的/增强/指导性的工作 C 其它次相关/具体/零散/的事,时间管理的原则（3）,避免事事都想做完, 学会取舍,将工作分为三类：A 必须要做的 (关键的)B 应该做 (对于提高/增强是重要的)C 最好做 (是否做/必须要做它们
7、吗?)完成任务期限 估算完成所有工作需要的时间 终止不重要的工作，或者在最后期限前没有足够时间完成的工作。,如何做?,做与不做不影响工作实质做带来的结果比由于做带来的对其它事的影响要小 （做C而减少做B的时间)下属做与自己做差别不大为满足最后期限而必须牺牲的事,什么事可能属于 “C” 类,3.在有限的时间内 正确地做事,制订 帮助你获得清楚的想法，确保 最重要的事 帮助你 ，有效控制时间 帮助你知道哪里是关键环节, 哪里可以在执行适当灵活,时间管理的原则（4）,可操作性的计划,先做,拒绝干扰,如何做计划？,日常月计划的制定,是周计划的依据本月内的重要事项 （某些活动）- 与之相关的准备工作 部
8、门阶段目标- 为完成目标的必要工作 确定优先顺序/ 里程碑 落实到各周,月计划 (销售经理),第一周工作：与客户/工厂谈项目, 出差 第二周工作：进一步落实项目/合同, 检查销售计划进度 第三周工作：见2个客户, 准备员工培训 第四周工作: 见客户,数据库分析, 准备下周经销商培训 第五周工作：经销商培训, 月末销售会议,周 计 划,是日计划的依据本周要做的工作 确定优先顺序 估计需要的时间 （可能是多于一天的连续过程) 落实到每一天 考虑可能发生的事项,第一周计划 (与客户/工厂谈项目, 出差),当天要做的工作预留事项 预定的工作/时间 (周优先工作) 需完成的目标 日优先工作 待做事项 希
9、望当天能做的工作 ,日计划的制定,日计划,B类工作,C类 工作,B类工作,C类 工作,A类工作,一天中的典型能量周期 Marion E. Haynes,8:00am 中午 5:00pm,100%,尽可能在脑力高峰时做重要的事,练习：制作你明天的计划练习：制作你的下周计划,思考：你明天要做什么？,4.排除对正确做事 的干扰,“管理者最稀缺的资源是时间”, 但管理者的时间一般容易“属于别人” 找出尽可能多的对你的时间干扰的方面 - 来自你个人的有哪些? 来自他人的有哪些? 你是如何应对的? 有什么困难/问题?,识别“时间干扰”因素,对付时间杀手-由于自己原因产生的,无序，乱 条理不清 随意无拘束的
10、方式 经常忙于救火 想干的事太多 不注意沟通 没有兴趣的事 不会拒绝,随时更新文档/文件存档 下班时按完成/未完/尚未开始 等项整理文件,每日工作前思考工作的安排顺序,每项工作规定好工作结束时间, 拒绝拖延,保证时间完成重要的工作 做事考虑后果，不盲目处理，加强沟通,预测各工作所需完成时间 授权/ 相信/指导他人,提前与有关人员沟通,安排他人检查/公布于众 建立奖励自己的方法,告知拒绝原因/阐明重要性/工作的紧迫性 提出建议/其他适当的选择方案,对付时间杀手-环境,访问他们，而不是被访/ 建议其它时间 站着谈话 / 提示性动作-暗示谈话结束,直接切入主题，迅速提出解决方案 不要开始闲聊的话题,
11、话音表明你很忙,浏览题目，选择重要，急需回复的，立即行动 对于提供信息的, 有时间时阅读它们,打/回复电话清理议程 准备问题/ 聚焦讨论,事后想想紧急的原因, 找到避免的方法 有计划的主动授权,来访者突然到 电话 (不断的干扰) 接收的电子邮件 等待 / 会议 紧急不重要的事,提醒自己 自己订计划时是否想到他人的计划（衔接）？ 自己是否给他人发放太多的备忘录？ 自己是否准时赴会/约？ 自己是否经常干扰他人？ 找他人谈话/汇报/开会时自己是否已做好准备？ 自己说话是否切中主题/简明扼要？ 自己每次占用了他人多少时间?,首先懂得尊重他人的时间,提高做事效率的简易方法,每做一件事前, 问自己五个问题:能不能取消它? 能不能把它与其它事合并起来做? 能不能用更简便的方法做/取代它? 什么时间做合适? 是自己做还是安排他人做?,有书面的月，周，日计划 每周都将工作排出优先顺序 头天列出次日要做/完成的事 养成抗干扰的工作作风 形成授权的管理方式 坚持按照计划和时间表做 （不要放弃) 一天内保证有一段时间不受干扰 集中精力，高效工作 每天用5-10分钟时间总结，立即制订改进措施，行动,时间管理自律措施,不良的习惯是无意中形成的良好的习惯需要刻意努力形成,时间管理是一种习惯,时间管理是自我管理，是效率管理！,总结,谢谢！,
