1、Word 操作技巧系列(七)科技生活 2008-02-18 12:25:04 阅读 27 评论 0 字号：大中小 订阅Word 表格中单元格的合并与拆分下面这个 Gif 动画教程系列介绍 Word 中的表格操作，今天我们用动画的形式介绍在 Word 单元格的合并与拆分的方法。 一、单元格的合并方法一：选中待合并的单元格区域，单击右键，选择快捷菜单中的“ 合并单元格命令”。方法二：选中待合并的单元格区域，单击“表格与边框”工具栏上的“合并单元格”按钮。注意：如果选中区域不止一个单元格内有数据，那么单元格合并后数据也将合并，并且分行显示在这个合并单元格内。二、单元格的拆分将插入点置于需拆分的单元格
2、中，单击右键，选择快捷菜单中的“ 拆分单元格.” 命令，键入要拆分成的行数和列数，单击“确定” 按钮即可将其拆分成等大的若干单元格。具体操作的动画演示过程如下：调整 Word 表格的列宽和行高下面这个 Gif 动画教程系列介绍 Word 中的表格操作，今天我们用动画的形式介绍在 Word 中调整表格列宽和行高的方法。 创建表格时，Word 表格的列宽往往采用默认值，我们可以对其进行修改。根据不同的需要，有四种调整方法可供选择使用：一、利用鼠标左键在分隔线上拖动。二、利用鼠标左键在水平标尺上拖动。将插入点置于表格中，水平标尺上会出现一些灰色方块，把鼠标指针移向它们，形状变为左右双箭头时，用鼠标左
3、键对它们左右拖动即可改变相应列的列宽。注意：用上述两种方法进行拖动的过程中如果同时按住 Alt 键，可以对表格的列宽进行精细微调，同时水平标尺上将显示出各列的列宽值。三、平均分布各列。首先选中要平均分配列宽的连续数列， “表格”“ 自动调整”“ 平均分布各列” ，可以在保证总列宽不变的情况下使被选择的数列变为等宽。四、利用“表格属性” 对话框。对于此对话框，在“表格”选项卡中可以指定表格的总宽度；在“列”选项卡中可以设定具体某列的宽度。表格行高的调整与列宽的调整类同。具体操作的动画演示过程如下： QUOTE:不启动 Word 查看文档字数统计的方法对一些经常进行文字工作的人来说，用 Word
4、编辑文档往往要用到它的“字数统计”功能。大多数人都是通过打开 Word 文档，用 “工具”菜单的“ 字数统计”来统计文档字数的(整篇文档或选中部分文档都可以) 。这只是最常用的方法之一，Word 还为我们提供了很多的高级设置如定制按钮、指定快捷键、用“插入”“域”的功能、用“宏” 的功能等等，来实现个性化的字数统计功能。 上面说到的方法都是在打开的 Word 文档中进行的统计，其实，您完全没有必要每次都打开文档来统计字数，今天笔者就为大家介绍一下利用文档“ 属性”的“统计” 功能来实现“字数统计” 的方法。1. 在 Windows 98 中。在资源管理器中选中要统计字数的文档，右键单击鼠标，在
5、快捷菜单中选“属性” ，在弹出的对话框中选“统计” 选项卡( 如图 1 所示) ，即可查看该文档的页、段落、行数、字数等信息。图 1 “统计” 选项卡2. 在 Windows 2000/XP 中。在资源管理器中选中要统计字数的文档，右键单击鼠标，在快捷菜单中选“ 属性”，在弹出的属性对话框中点“摘要高级” 按钮，即可查看文档的“页数、段落、字数” 等内容(如图 2 所示) 。图 2 “摘要” 选项卡QUOTE:Word2003 中保护局部文档内容Word 2003 的文档保护功能最大改进要数文档的局部保护了，可以将部分文档指定为无限制。具体方法是：1. 选定需要进行编辑的（无限制的）文本，按住
6、 Ctrl 键可选中不连续的内容；2. 在“编辑限制”的“仅允许在文档中进行此类编辑”列表中选中“未做任何更改（只读）”， 防止用户更改文档（如图 3 所示）。图 3 编辑限制3. 在“例外项”中选择可以对其编辑的用户。如果允许打开文档的任何人编辑所选部分，则选中“组” 框中的“每个人”复选框；如果允许特定的个人编辑所选部分，单击“ 更多用户”，然后输入用户名（可以是 Microsoft Windows 用户账户或电子邮件地址），用分号分隔，点“ 确定” （如图 4 所示）。图 4 添加用户4. 对于允许编辑所选部分的个人，请选中其名字旁的复选框，最后单击“是，启动强制保护” ，并输入保护密码
7、。提示：若要给文档指定密码，以便知道密码的用户能解除保护，请选中“密码”单选按钮，在“ 新密码 可选 ”框中键入密码，然后确认该密码。若要加密文档，使得只有文档的授权拥有者才能解除保护，请单击“ 用户验证”（如图 5 所示）。图 5 启动密码保护这样，只有选定区域的文本可以编辑（高亮显示），而其它没有选中的区域就不能进行编辑。如果要停止保护，可单击“保护文档”任务窗格底部的“停止保护”按钮。QUOTE:用 Word2003 轻松制作桌面日历对不少同志来说，日程管理非常重要，查看日历是每天的必修课。我们常用 Word 编写文案，殊不知还可以用 Word 制作带有“日历 ”的桌面。这样一来我们查日
8、历就更方便了。以 Word 2003 为例，看看怎么玩。首先，打开 Word 2003 选择“插入” 、“对象”，在弹出的“ 对象”窗口中的“新建” 选项卡的下拉列表中选择“日历控件 ”。点击“确定” 按钮后返回 Word 编辑窗口，这时日历已插进来了。可通过拖拉八个黑色的控点改变其大小。为避免日历遮住桌面左边的图标，可按工具栏的“ 右对齐”，使其靠右。如果要对外观进行修改，选择日历面板，点击快捷菜单“ 日历对象”、“ 属性”，调出“日历对象” 对话框，在此可以根据自己的喜好，决定日历的内容、字体、颜色等。完成设置后，单击“ 确定”退出。因处在设置模式，这时还看不到变化。单击浮动工具列 “控件
9、工具箱”退出设计模式，即更改生效。然后选择“ 文件”的“ 保存类型”中的“ 网页”，选好存档目标文件夹，输入文件名保存。这时已经成功了一大半。为日历加一个彩色的背景会让效果更佳。为保证原来桌面风格不变，选择菜单“格式背景填充效果”，选择“ 图片 ”，挑选一张图片文件，确定后回到 Word 编辑窗口中，此时背景已套用。点击 “保存”，存储文件后，关闭 Word，至此，前期工作已结束。需要注意的是，背景源文件要编辑成和默认显示分辨率一致。最后，只需要进入桌面属性，单击“ 浏览”，选择刚做好的网页文件后“ 应用”即可，自制的“日历”已经挂在屏幕的右上角了。QUOTE:Word 中表格计算功能的实现说
10、起 Word 的表格编辑、打印功能，相信每个用户都会翘起大拇指夸一声“Good” ，可如果说到Word 的表格计算功能，恐怕知道的用户就不多了。在许多用户眼中， Word 只能进行表格的编辑、打印、排序等操作，但不能进行计算，他们往往利用“计算器” 等程序来完成表格间各个单元格之间的数据计算问题，有些用户甚至还会动用 Excel 来帮忙。其实我们完全不必如此麻烦，Word 虽然没有直接提供表格计算功能，但它具有强大的“域”处理功能，我们只需利用它即可方便地对表格中的数据进行各种运算。也许有用户会说，Word 的“域” 处理功能如此之多，且操作比较复杂，我怎么知道该如何使用呢？其实这种担心完全是
11、多余的，因为 Word 的表格计算功能虽然是利用 “域”来实现的，但在表格项的定义方式、公式的定义方法、有关函数的格式及参数、表格的运算方式等方面都与 Excel 基本一致，任何一个熟悉 Excel 的用户都可以很方便地利用 “域”功能在 Word 中进行必要的表格运算；即使你没有使用过 Excel也没有关系， Word 的表格计算功能十分简单，你只需经过下面一番粗略的学习就可以掌握它的有关基本用法。假设某用户在 Word 中编制了一个“产品销售情况表” （如表 1 所示），拟根据原始的数据自动求出有关汇总数据，现以此为例，向大家介绍一下 Word 计算功能的基本操作方法：1. 按正常方式在
12、Word 中绘制出所需的表格，并输入有关原始数据。2. 将光标移至表格的 D2 单元格中（Word 在定义表格中各个单元格的名称时采用了与 Excel相同的方式，即第一列的各个表格分别为 A1、A2 、A3第二列的各个表格分别为 B1、B2、B3D2单元格即表示甲车间全年产品销售额）。3. 执行 Word“表格”菜单的“公式”命令，系统弹出“ 公式”对话框(如图 1 所示) 。图 14. 单击“ 粘贴函数”下拉框，从中选择求和函数 “SUM”。Word 为表格计算功能提供了许多计算函数，它们与 Excel 的计算函数基本一致，广大用户可根据需要从中加以选择。5. 此时 Word“公式” 对话框
13、的“ 公式”栏中将显示出求和函数“=SUM()”，用户应在单括号内指定求和的范围( 如表 2 所示)。在本例中，D2 是由 B2C2 所组成，故我们应在括号内输入“B2:C2”。此后，“公式”对话框的“ 公式”栏此时就变成了 “=SUM(B2:C2)”，它即表示 D4 单元格是 B2 和 C2 这两个单元格的累计值和（注意，用户如果高兴，完全可以省去第 4 步，而直接在公式对话框的“公式” 栏中输入“=SUM(B2:C2)”字样，其效果完全一致）。表 16. 从“公式” 对话框的“ 数字格式” 下拉框中选择或输入合适的数字格式，我们在此可选择“0.00” 。注意，“公式”对话框的“数字格式”
14、下拉框主要用于定义 Word 自动计算出来的表格数据的格式，用户必须适当地加以设置，以便保证表格数据与原来的格式相同。如我们在上面所选择的“0.00”即表示按正常方式显示，并将计算结果保留两位小数。7. 单击确定按钮，关闭“公式”对话框。表 28. 此时，Word 就会在 D2 单元格中插入一个“=SUM(B2:C2)0.00”的域，并将其结果“2200.00”显示到用户的面前（注意，通常情况下，Word 并不直接显示域代码，而只是显示最后的计算结果，用户若打算查看域代码，则可现行选定该域，然后按下 AltF9 键，再次按下 AltF9 将切换回计算结果）。9. 采用同样的方法为 D3、B4
15、、C4 、D4 等单元格中定义所需的计算公式。至此，利用 Word 的表格计算功能自动计算 “产品销售情况表”的步骤即告结束，表格中的有关数据都由 Word 自动计算完成，我们再也不必借助于其它应用程序进行有关数据计算工作了，从而大大地方便了用户的日常操作。需要注意的是，Word 是通过“ 域”来完成数据计算功能的，它并不是真正的像 Excel 那样进行计算，因此当我们在表格中修改了有关数据之后，Word 将不会自动进行刷新。为解决这一问题，我们可先行选定需更改的域，然后再按下 F9 键，Word 即会更改计算结果。如我们在计算上表中的数据之后，发现甲车间上半年的销售额应为 900（即需要将
16、B2 单元格的值修改为 900），当我们进行修改之后，D2 单元格的值不会自动发生变化，此时我们可将光标移至 D2 单元格中，然后按下 F9 键，让 Word 自动将单元格中的数据更新为 2100，从而满足了用户的要求。另外，我们在执行打印操作时，只需单击“打印”对话框中的“选项 ”按钮，然后复选“更新域” 选项，此后 Word 在打印前会自动更新所有的“ 域”，这就免去了用户逐一对表格中的数据进行更新的步骤。从上面的介绍中可以看出，尽管 Word 不具备真正的数据计算功能，但通过它的“域”处理功能却可满足我们绝大多数表格数据计算的要求，广大用户可充分加以利用QUOTE:利用 Word“自动更
17、正”功能快速输入文字往往打字速度的提高和文字的出错率成正比，尤其是在输入一些英文单词的时候，由于输入的速度快，可能就会将英文单词打错。重复而又仔细地检查输入的材料是必不可少的，但这又会降低工作的效率。对于上述的情况， Word 提供的“自动更正”功能就可以很好地解决。下面我们以一个小实例来说明，比如我们在 Word 文档中输入英文字母“yuo”，这时只要一按空格键或者回车键， Word 就会自动地将其改为“You” ，这就是 “自动更正”功能的体现。那么 Word 对于错误单词是如何判断并改正的呢？它实际上是在您键入空格键、标点符号或者回车键后，才去查核您所输入的文字或者字母是否正确。我们就
18、Word 中的“自动更正 ”功能进一步扩展，利用“自动更正” 功能快速地输入文字。比如我们可以规定“电”这个文字是“不正确” 的，那么以后只要我们输入“电” 这个文字，然后按一下空格键、标点符号或者回车键，Word 就会用“ 中国电脑教育报”这几个文字来代替“电” 这个字。也就是说自己认定这个字“ 不正确”，然后利用“ 自动更正” 的功能用“正确” 的字来自动代替，如此一来就可以大量地减少按键的次数，提高输入文本的效率。下面我们具体来操作:1. 打开 Word，并建立一个空白文档，键入一行正确的文字“中国人民解放军”。然后将这一行文字全部选取下来。2. 接下来单击菜单栏中的“工具自动更正选项”命令，打开自动更正对话框。这时在对话框中我们看到前面所选择的那一行文字已经出现在“替换为”文本栏内了。3. 下一步我们在“替换”文本栏中键入“电” 字即可完成自动更正功能的设置。4. 下面我们就可以做个实验:输入“ 电”字，然后按空格键，“中国人民解放军”这一行字就自动拼写出来了，非常快捷。从上面的操作，我们可以看出自动更正和自动图文集的用法基本上相似，自动更正是 Word 在遇到空格键、标点符号或者回车键 Enter 的时候，就会执行自动更正的动作，而自动图文集是在您按 F3键时才会去执行。
