1、文件格式管理规定编 写：企业管理部审 核：批 准：文件编号：版 次：A/0受控状态：分 发 号：生效日期：2012-11-01EXCELLENT-FASHION卓尚服饰（杭州）有限公司1. 目的为了统一和规范卓尚服饰（杭州）有限公司文件的格式，维护公司良好的企业形象，特制定本规定。2. 术语解释2.1. 文件信息及其承载的媒体，本规定中仅指公司的规章制度和记录（即空白表格） 。2.2. 文件格式本规定中仅指文件在编写时需遵从的设置法则。2.3. 悬置段是指在同一层次的条之前出现了未予编号的独立的一段文字表述。如图一：图一：悬置段示例图2.4. 列项是段的一个子层次，可以在章或条中的任意段里出现
2、，通俗地说是指一个句子分几行来表述。如图二：图二：列项示例图5.1 * （ 本 段 为 悬 置 段 ）5.1.1 5.1.2 受 控 文 件 包 含 ：1) 制 度 流 程 文 件 ；2) 通 知 、 公 告 、 公 文 ；3) 空 白 表 格 。3. 工作职责3.1. 企业管理部1.1.1. 负责文件格式设置标准的编制和更新。1.1.2. 负责文件格式的审核。3.2. 各中心/部门负责按本规定的要求设置文件格式。4. 文件要求4.1. 页面设置文件的页边距统一为 2 厘米，不设装订线距。4.2. 封面要求文件的封面由公司名称、文件名称、编写、审核、批准、编号、版次、分发号、受控状态、生效日期
3、等信息组成。4.3. 页眉和页脚要求页眉、页脚边距均为 1.1 厘米，文件封面的页眉和页脚内容为空白。正文和附件的页眉、页脚均为宋体，五号字。页眉由公司商标、文件名称等信息组成。页脚由页码和总页数组成，即“第*页 共*页” ，正文第一页页码为“1” ，总页数中不包括封面。4.4. 格式要求4.4.1.章、条编号规则4.4.1.1. 章“章”即一级标题，直接左起用阿拉伯数字加一小圆点表示，如第一章用“1.”标注， “章、条”的右侧应空一格再写该“章、条”的标题，标题超出一行时，第二行应与顶格书写。每章间的“条、段落”段前段后间距为 0.5 行，章与章之间应空一行编排。4.4.1.2. 条“条”为
4、“章”的下一级编号，即二级标题，左起空 0.5 字符，子条再空 0.5 字符，逐级类推。其表示方法为章号加条号，用阿拉伯数字加一小圆点表示，如第 1 章第 1 条，用“1.1”表示，空 0.5 字符；各条再分为下一层次的小条时，再加上小条号，如第 1 章第 2 条，再分 3 小条，则分别表示为“1.2.1、1.2.2、1.2.3” ，空 1 字符；如果“1.2.1”再分为 2 个小条，则分别表示为“1.2.1.1、1.2.1.2” 。4.4.1.3. 列项列项直接用数字加反括号“1） 、2）”分行列举，不用编号形式体现。4.4.2.标题要求一级标题（章）：宋体，四号字，加粗，单倍行距，段前空
5、1 行；二级标题（条）：宋体，小四号字，加粗，单倍行距，段前段后空 0.5 行；三级及以下标题，宋体，小四号字，不加粗，单倍行距，段前段后空 0.5 行；当标题以段落的方式存在时，按正文设置。4.4.3.正文要求正文字体均用宋体，小四号字，段前、段后间距均为 0.5 行，行距 1.25 倍。除有特殊用法和特别说明外，文件的标号和点号均为中文标点符号。正文需和所对应的标题号左对齐，首行空 2 个字符。文件模板见附件一制度文件模板 。5. 记录要求5.1. 页边距设置记录（即空白表格）的页边距分成两种，一种为宽边记录，页边距均为 1.6 厘米；另一种为窄边记录，页边距均用 0.8 厘米，页面可根据
6、使用需要设置成横向或纵向，页面尺寸通常为 A3、A4、A5。5.2. 页眉和页脚设置宽边记录的页眉边距为 0.8 厘米，窄边记录的页眉边距为 0.5 厘米。页脚内容通常不写。同一记录出现连页时，为了便于连页的识别，可在连页的页脚中加注页码、总页数说明。5.3. 记录内容设置记录内容需包括记录名称、记录编号、版次、保存年限等内容，记录的首行为记录名称，次行为记录编号、版次、保存年限。注：有时为了记录的美观，次行将被调整至记录的页末显示。5.4. 记录模板记录的具体格式要求详见附件一记录模板 。6. 文件提交注意事项为了确保文件、记录格式的规范和统一，各中心/部门编制文件和记录时，需按本规定要求进行设置和编辑。文件或记录如需使用特殊格式时，应先征得企业管理部同意，方可启用特殊格式，否则企业管理部将予以拒收。流程和流程说明类文件的编写，参照流程管理相关文件执行。7. 奖惩规定为了保证公司文件格式的统一、规范性，请各部门及各中心严格执行本规定，如有违反将按照员工日常行为管理制度中第四十二条中相关规定给予考核，企业管理部将不定期进行稽查。8. 申明本规定由企业管理部负责修订及解释。9. 相关附件附件一：制度文件模板 ；附件二：记录模板 。
