1、1公文的格式规范一、行政机关公文格式（一）用纸、排版及装订规则（1）公文采用 A4 型纸，幅面尺寸为：210mm297mm。（2）公文用纸天头（即上页边）37mm1mm；用纸订口（左白边）28mm1mm。版心尺寸 156mm225mm（不含页码） 。（3）公文的版心上边沿至发文机关标识的距离，除函为零之外，命令为20mm，请示、报告为 80mm，其它为 25mm。用以标注公文份数序号、秘密等级和紧急程度。（4）公文正文用 3 号仿宋体字，一般每面排 22 行，每行排 28 个字。正文中如遇空白处不能盖下印章时，应调整正文字距、行距，务使正文与印章同处一页，不能出现“此页无正文”字样。公文从左至
2、右横排。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字。少数民族文字按其习惯书写、排版。（5）公文要双面印刷，页码套正，两面误差不得超过 2mm。（6）公文应左侧装订，不掉页。封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过 4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各 1/4 处，允许误差4mm。平订钉锯与书脊间的距离为 3mm5mm。（二）行政机关公文的文面格式新的国家行政机关公文格式 （以下简称为公文格式 ）将公文划分为眉首、主体、版记 3 部分 18 个要素。分述如下：1、眉首部分即公文的版头部分，位于公文首页红色反线以上。（1）公文份数序号行政公文办法规定，绝密、
3、机密级公文应标明份数序号。公文份数序号简称份号，即同一文件份数的顺序编号，其作用是便于登记、分发、核查和统计文件。序号用 7 位（不够 7 位时前面用 0）阿拉伯数顶格标识在版心左上角第一行。2（2）秘密等级和保密期限凡有保密要求的公文，应当在版心右上角第一行标明密级。秘密分绝密、机密、秘密三级。标识时用 3 号黑体字，顶格标在版心右上角第 1 行，两字间空 1字（无保密期限情况下） 。2001 年 1 月发布的国务院办公厅关于实施具体问题的处理意见规定：“涉及国家秘密的公文应注明保密期限。 ”如公文需标明保密期限，应在密级程度和保密期限之间用“”隔开，而秘密等级的两字之间不空字距，如“秘密6
4、 个月” ， “机密1 年” ， “绝密26 年”等。特殊情况下，保密期限为长期的，可标为“绝密长期” 。还有一种免标保密期限的，如“绝密” ，则表示按该密级的最长保密期限处理（绝密30 年、机密 20 年、秘密 10 年） 。（3）紧急程度这是对公文送达时间的要求，分“特急” 、 “急件” ，电报分“特提” 、 “特急” 、“加急” 、 “平急” 。顶格标在版心右上角第 1 行，两字之间空 1 字；如需同时标识秘密等级和紧急程度，秘密等级标在第 1 行，紧急程度则标在第 2 行。公文份数序号、秘密等级、保密期限与紧急程度视文件需要而标识。（4）发文机关标识发文机关标识又称文件名称，位于公文首
5、页眉首中央，一般采用红色套印，所以正式公文俗称为“红头文件” 。发文机关标识通常由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成。如国务院文件 ， 上海市政府文件等，主要用于发布方针、政策和重要的工作部署、批转下级机关的重要来文，以及转发上级机关的公文等。用小标宋体，字号以醒目、美观为原则，但应小于 22mm15mm。发文机关标识另有其它三种标写方法：只写发文机关名称（全称或规范化简称） 。如国务院办公厅 ， 省政府等，主要用于通知重要事项、批复下级机关的请示、发布任免通知等。发文机关名称（全称或规范化简称）加文种名称。如中华人民共和国国务院令 、 国务院任免通知等，主要用于命（令） 、任免通知、
6、会议纪要等少数几个文种。有一些报告、请示和某些事务性公文、发函等，可在发文机关后面加上用圆括弧括起来的文种，如商业局（请示） 、 公司（函） 等。3如是联合行文，标识发文机关时应使主办机关名称在前， “文件”两字置于发文机关名称右侧，上下居中排列；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。（5）发文字号发文字号是一份公文特定的代号。联合行文时，只标明主办机关发文字号。如果是“命令”类公文，则按司令者任职期间发文的“流水号”为发文字号。发文字号用 3 号仿宋标注在发文机关标识正下方，空 2 行红色反线之上 4mm 处。在没有签发人标识时，居中排布；有签发人标识时，发文字号居左空 1 格，签发
7、人居右空 1 字排布。它由发文机关代字、年份和序号三个要素组成。如“国办发20015 号” 、 “沪府发20021 号”等。机关代字应选用代表本机关名称特点的字构成，尽量简短，一般不超过五个字。可分为三个层次：第一层次是发文机关的代字，即文件是以什么机关的名义发出的， “国办”就是表示该文件以“国务院办公厅”的名义发出；第二层次是部门代字，如文件是由发文机关内部的某一部门主办的，则可以在机关代字后面加上部门代字，如“国办秘”就是表示该文件是“国务院办公厅秘书局”主办的；第三层次是文件类型或文种代字，如“国办发”就表示是国务院办公厅的普发性文件；“国办批”就表示是国务院办公厅的批复；“国办函”就
8、表示是国务院办公厅的函件，等等。年份应标全称，不应简化，用阿拉伯数字书写，并用六角括号“”括入。序号是按年度统一编制的发文流水号，用阿拉伯数码标识，前面不加“第字”和虚位“0”字。（6）上行文签发人凡上报的公文，应当标注核准并签发文稿的机关负责人姓名，以示公文的具体责任者，即“签发人” ，是该公文开始生效并对其负责的标志。新的公文处理办法规定，上行文应注明签发人、会签人姓名，其中“请示”应在附注中注明联系人姓名和电话。“签发人”三字用 3 号仿宋体，后标全角冒号，姓名用 3 号楷体，与发文字号并行居右空 1 字排布。联合发文时有多个签发人，则主办单位签发人的姓名标识于第一行，其他签4发人姓名按
9、发文机关顺序，从第二行起上下依次排列，同时下移发文字号，使之与最后一个签发人姓名处在同一行；红色反线也同时下移，与发文字号的间距仍保持 4mm。签发人姓名可用铅印或打印，不必亲署。（7）红色反线发文字号与签发人之下 4mm 处印一条与版心等宽（即 156mm）的红色反线。2、主体部分反映公文的主要内容，位于首页红色反线以下，末页主题词（不含）以上。（1）公文标题标题在红色反线下空 2 行，用 2 号小标宋体居中排布，可一行或多行；回行时，要词意完整（不要将双音节词或固定词组拆开；也不要将“的”字排在行首）、排列对称、间距适当。如果标题行数过多，可将标题上移 1 至 2 行，即减少与红色反线之间
10、的空行或不空行，以保证正文在首页出现。标题应准确概括公文的主要内容并标明文种。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。标题有三种形式：一是完全式。由发文机关、事由、文种三部分构成。如国务院关于发布 的通知。二是省略式。有三种情况。一是省略发文单位，一般用于单位内部行文，如关于同志任职的通知 ；二是省略事由，一般用于内容单一、正文较短，使人一目了然的发文，如中华人民共和国主席令 ；三是省略发文单位和事由，主要用于公布性公文，如公告 、 通告 。三是附加式。即在文种前加附加语。如国务院批转发改委关于制止电站无序建设意见的紧急通知 。发布性公文还要在标题下标明该文件通过的形式和日期，外加
11、括号。可称之为“题注” 。（2）主送机关。主送机关指公文的主要受理机关，也称受文机关或收文机关。应使用全称或者规范化简称、统称。主送机关置标题下空 1 行，左侧顶格用 3 号仿宋体标识，回行时仍顶格；最5后一个主送机关后标全角冒号。公布性公文，如命令、通告、公告，以及会议通过的公文，可不标主送机关。主送机关称谓可有下列几种写法：单称或特称。用于向一个特定的机关行文。跨地区、跨单位行文，以及上行文的主送机关，应该写明单位全称，如“山东省人民政府” 。只有在本地区、本单位，才可使用规范化的简称，如“省政府” 、 “市政府” 。统称。用于发至下一级多个机关的行文。如“各省、自治区、直辖市人民政府，国
12、务院各部委” 、 “各直属机构” 、 “各人民团体”等。递降称。用于多级下行文，如“各市、区、县人民政府” 。并称或转称。用于同时向两个以上的机关行文。如“党中央、国务院” 、“财政局并报税务局” 、 “市政府并转报省政府” 。（3）公文正文正文是公文表现主题的核心部分，一般包括导语、主体、结语三部分。具体写法将在各文种中详述。正文置主送机关下一行，每自然段左空 2 字，回行顶格。数字、年份不能回行。正文一般每面排 22 行，每行排 28 字，选用 3 号仿宋体字为宜。（4）附件说明附件是用来说明正文的文件，应视为主件正文内容的组成部分，它与公文主件具有同等效力。公文如有附件，应在主件正文之后
13、注明附件的序号和名称。写法是在正文结束后，下空一行左空 2 字用 3 号仿宋体标识，如“附件：”；附件有两份或两份以上时，应用阿拉伯数码标明序号，如“附件：1.2.” （分行排列） ；附件名称不用加书名号，后面也不加句号。公文如有附件，一般与主件分页印制，但应在主件正文之后注明附件的序号和名称。附件应与公文主件一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”二字，有序号时还应标识序号。凡是正文中写明上报、下发、批转、转发、转报、发布的文件，不必再在正文之下标明“附件”两字。附件视文件需要而标注。（5）成文日期6成文日期以负责人签发的日期为准；联合行文以最后机关负责人签发的日期为准；会议通过的公文
14、，以通过日期为准；法律法规的公文，以批准日期为准；电报以发出日期为准。成文日期用 3 号仿宋，用汉字小字写“、一、二、三” 。（6）印章发文机关在落款处不署名，只盖章。印章是表示发文单位对公文生效和确认无误的一种凭证，盖在年月日中间。公文除会议纪要和以电报形式发出的以外，均应加盖印章。联合上报的公文，由主办单位盖印章；联合下发的公文，发文机关都应盖印章。盖章方法有如下几种：一是当单一机关发文时，印章应当端正盖在成文日期上方，做到上不压正文，下面骑年盖月，即端正、居中，下压成文日期年、月、日约 4-7 个字，印章一律用红色。落款处不署发文机关名，发文日期居版心右空 4 字位置；加盖印章应上距正文
15、 2mm-4mm，用红色印章。当印章下弧无文字时，用下套方式，下弧压成文日期上；当印章下弧有文字时，用中套方式，中心线压在成文日期上。二是当联合行文盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空 7 字，主办机关印章在前，两印均压成文日期，互不相交或相切。两印相距不超过 3mm。盖章的具体方式应当相同，即或都采用下套方式，或都采用中套方式。当印章下弧无文字时，用下套方式，下弧压成文日期上；当印章下弧有文字时，用中套方式，中心线压在成文日期上。三是当联合行文需盖 3 个以上印章时，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文日期和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排 3 个印章，两端不得超出版心；最后一排
16、如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间 互不相交或相切；在最后一排印章之下右空 2 字标识成文时间。（7）附注附注是需要说明的其他事项，包括文件限定的阅读和印发传达范围、公文使用的注意事项的说明及“请示”联系人姓名及电话的注明，如是否可以登报，翻印等，如“此件发至县级” ， “此件不得翻印”等等。附注位于成文时间和印章下一行，左空 2 字，用圆括号括入。不应把附注理解为对公文内容作出的解释或注释。7附注视文件需要而标注。3、版记部分即公文的文尾部分，位于公文末页下部。（1）主题词主题词是指能准确概括该公文主题的名词或名词性词组。现在执行的是 1997年 12 月 20 日国务院办公厅秘书局的
17、国务院公文主题词表 ，该表共 15 个区域词，57 个类别词，1049 个类属词（参照文后附录） 。标注时，先标该公文的类别词，再标类属词，再标文种，三类组合即为该公文的主题词。公文处理方法规定，上行文应按上级机关的要求标注主题词。 “主题词”用 3 号黑体，居左顶格，后标全角冒号；词目用 3 号小标宋体，词目之间空 1 字，不加标点，词目一般 3-5 个，位于版记部分反线之上。（2）抄送抄送指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，使用全称或规范化简称。公文如有抄送，置主题词下一行；左空 1 字用 3 号仿宋标“抄送” ，后标全角冒号；回行时应与冒号后的机关名对齐；机关名之间用逗号，最后一
18、个机关名后用句号。抄送不可以是主送机关的上级机关，可以是主送机关的上级机关的办公室（厅） 。可以是主送机关的平行机关或下级机关。如抄送的机关较多，在安排顺序上应当上级机关在前，不相隶属机关和下级机关在后。当主送机关太多，而使正文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至主题词之下，抄送之上，中间应加一条反线，以与抄送机关隔开。标识方法于抄送机关相同。（3）印发机关和印发日期印发机关是指具体负责印制公文的主管部门，一般是发文单位的办公厅（室）或文秘部门；印发日期指公文起印的日期。印发机关和印发日期位于抄送机关之下（无抄送机关时直接位于主题词之下）占 1 行位置；用 3 号仿宋体。印发机关左空 1
19、字，日期右空 1 字，用阿拉伯数码标识，后加“印发”两字。公文如需翻印，还应当在“印发机关和印发时间”之下标识翻印机关的名称和翻印日期，其方法同上，但翻印日期后要标明“翻印”两字。（4）版记反线。版记各要素之下均加一条与版心等宽的反线，叫版记反线。 “版记”各要素8必须置于公文的最后一页的最后一行以上。下页边距离版记反线是 35mm，但函是 20 mm。二、党的公文的格式（一）党的公文的构成中国共产党机关公文处理条例 （以下简称党的公文处理条例 ）第三章规定，党的公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、
20、抄送机关、印刷版记等 17 个要素组成。（二）党的公文与行政公文格式的异同与行政公文比较，党的公文格式有下列不同：（1）行政公文的“发文机关标识”在党的公文中称之为“版头” 。（2）行政公文的签署（落款）只需标明“成文日期”和“印章” ，党的公文还要署上发文机关名称。（3）行政公文的“成文日期”用汉字小写；党的公文用阿拉伯数字。（4）党的公文的“版头” （即发文机关标识）与行政公文也有所不同。党的公文处理条例第十条规定，党的机关版头有以下四种：中共文件 。用于各级党委发布、传达贯彻党的方针、政策、作出重要工作部署，转发上级机关的文件，批转下级机关的重要报告、请示。中国共产党委员会（） 。用于各
21、级党委通知重要事项、任免干部、批复下级机关的请示，向上级机关报告、请示工作。括号里注明文种（下同） 。中共办公厅（室）文件 、 中共办公厅（室） （） 。用于各级党委办公厅（室）根据授权，传达党委的指示，答复下级党委的请示。转发上级机关的文件，批转下级机关的报告、请示，发布有关事项，向上级机关报告、请示工作。中共部文件 、 中共部（） 。用于除办公厅（室）以外的党委各部门发布本部门职权范围内的事项，向上级机关报告、请示工作。（5）行政公文的红色反线是一条横线，党的公文的红色反线中间要加上五星。（6）行政公文只能用 A4 型纸；党的公文既可以用 A4 型纸，也可以用 16开型纸。至于字体字号、书写格式、装订规定等与国家行政机关公文格式基本相9同。具体可参考教材的附录一、附录二、附录三。
