1、本源码下载地址：http:/ 项目名称：新疆项目 档案名称：销售管理系统需求规格说明书I 目 录 1. 概述.1 1.1 系统概述1 1.2 系统目标1 1.3 术语定义1 2. 流程图图例说明2 3. 用户业务现状4 3.1 组织结构和职责.4 3.1.1 组织结构5 3.1.2 岗位职责6 3.1.2.1 市场营销部部长工作职责.6 3.1.2.2 市场营销部业务员.6 3.1.2.3 营业室岗位职责.7 3.1.2.3.1 开票员岗位职责7 3.1.2.3.2 统计员岗位职责7 3.2 业务总体流程图.8 3.3 业务描述9 3.3.1 XSA01 客户管理.10 3.3.2 XSA02
2、 销售计划活动流程图.11 3.3.3 XSA03.销售定价活动流程图.13 3.3.4 XSA04 销售合同活动流程图.14 3.3.5 XSA05 销售发货活动流程图.15 3.3.6 XSA06 销售退货活动流程图.17 3.3.7 XSA07 销售发票活动流程图.19 3.3.8 XSA08 销售回款活动流程图.21 3.4 现行统计分析.21 3.5 现行业务与外部接口.22 3.6 用户期望22 3.7 用户重点关注问题.23 3.8 企业现有管理中存在问题.23 4. 规划后业务模型23 4.1 组织结构与职责.23 4.2 业务总体流程图.24 4.3 业务描述24 4.3.1
3、 XSB01 客户管理流程.25 4.3.2 XSB02 销售计划业务流程.26 4.3.3 XSB03 销售合同活动流程.28 4.3.4 XSB04 销售订单活动流程.29 4.3.5 XSB05 销售发货活动流程.31 4.3.6 XSB06 销售发票业务流程.33 4.3.7 XSB07 销售回款活动流程.35 4.3.8 XSB08 销售退货活动流程.37第 I 页 4.4 统计分析要求.38 4.5 系统与外部接口.39 5. 用户原始表单记录39 6. 单据说明.41 6.1 基础设置41 6.1.1 地区设置42 6.1.2 行业设置43 6.1.3 客户档案44 6.1.4
4、客户分类49 6.1.5 销售类型50 6.1.6 运输方式设置51 6.1.7 承运单位设置52 6.1.8 回款类型设置53 6.1.9 客户调查项目设置55 6.1.10 系统参数设置.56 6.2 期初数据56 6.2.1 期初数据录入57 6.3 价格管理57 6.3.1 产品定价58 6.3.2 客户定价59 6.3.3 定价单查询60 6.4 客户管理61 6.4.1 客户满意度调查62 6.4.1.1 客户满意程度调查表.62 6.4.1.2 客户满意程度调查列表.63 6.4.1.3 客户满意程度调查统计.64 6.4.2 销售反馈66 6.4.2.1 客户意见反馈单.66
5、6.4.2.2 反馈单列表.67 6.5 销售计划68 6.5.1 年销售计划69 6.5.2 年度销售计划列表71 6.5.3 年销售计划执行情况72 6.5.4 月销售计划74 6.5.5 月销售计划列表76 6.5.6 月销售计划执行情况79 6.6 销售合同管理.81 6.6.1 合同编制82 6.6.2 合同列表85 6.7 销售订单86 6.7.1 销售订单编制87 6.7.2 销售订单列表90 6.7.3 销售订单执行情况92第 II 页 6.8 销售发货95 6.8.1 发货单96 6.8.2 发货单列表100 6.8.3 发货单回执处理103 6.8.4 调拨发货单106 6
6、.8.5 调拨发货单列表108 6.9 销售退货110 6.9.1 销售退货单112 6.9.2 退货单列表115 6.10 销售发票116 6.10.1.1 普通发票编制.116 6.10.1.2 红字普通发票编制.119 6.10.1.3 普通发票列表.119 6.10.1.4 专用发票编制.121 6.10.1.5 红字专用发票编制.123 6.10.1.6 专用发票列表.123 6.10.1.7 运输发票.125 6.10.1.8 运输发票列表.127 6.11 销售回款128 6.11.1 回款单.129 6.11.2 回款列表.131 6.11.3 回款核销管理.134 6.11.
7、3.1 自动核销.134 6.11.3.2 回款核销明细.134 6.12 成品库存查询.135 6.12.1 成品库存查询.136 6.13 统计报表136 6.13.1 销售汇总表.137 6.13.2 销售明细表.140 6.13.3 发货明细表.142 6.13.4 客户业务应收余额表.144 6.13.5 在途总帐.146 6.13.6 销售明细帐.148 6.13.7 销售执行情况报表.150 6.13.8 销售发货执行情况报表152 6.13.9 销售情况一览表.154 6.14 销售分析155 6.14.1 售价走势分析.156 6.14.2 价格销量对比分析.158 6.14
8、.3 销售产品排名分析.160 6.14.3.1 销售量排名分析.160 6.14.3.2 销售收入排名分析.162 6.14.3.3 销售利润排名分析.163 6.14.4 货物结构流向分析.166第 IV 页 6.14.5 货龄分析.169 6.14.6 销售增长分析.171 6.14.6.1 销售环比分析.171 6.14.6.2 销售同比分析.175 6.14.7 产品市场占有率分析.179 6.14.8 销售趋势分析.182 6.14.8.1 销售趋势分析(产品)182 6.14.8.2 销售趋势分析(地区)183 6.14.8.3 销售趋势分析(客户)183 7. 访谈记录.184
9、1 1. 概述 1.1 系统概述 销售管理系统实现了企业对销售工作的有效管理，是企业管理信息系统的重要组成部分，同时也是 管理系统实现闭环的首要环节。它通过资金流、物流、票据流、信息流等有效的链接，使企业的销售管 理达到整体可控状态。 1.2 系统目标 l 实现对客户进行有效的管理，针对不同客户实行价格管理和信用额度管理。集中管理客户资料，评 价客户价值，拜访有价值的客户。 l 实现对企业销售的量化管理，给销售管理提供明确的数据依据。如销售计划管理、销售价格管理、 销售订单管理、销售发货管理、销售退货管理、销售发票管理及销售回款管理等。 l 实现销售统计分析功能。主要针对各种销售计划、订单、发
10、货及销售的执行情况做以统计；实现了 售价走势分析、价格销量对比分析、销售产品排名分析、货物结构流向分析、货龄分析、销售增 长分析、产品市场占有率分析及销售趋势分析等。 l 通过系统可随时查询产品库存货物现存量状况。 1.3 术语定义 l 无税单价：指货物每一主计量单位货物的不含税的原币价格。当新增单据体一行记录时，货物的无 税单价的默认取值来源于存货档案的参考售价（由于存货档案中的参考售价的币种为本位币，因此 先要将其转化为原币），用户可以在默认值的基础上直接修改无税单价。当光标进入该栏目时，在 状态行会提示当前货物的最低售价（作为参考，无其它作用），无税单价与含税单价可以输入其中 一个自动推
11、算另一个，无税单价不能为空和必须大于等于零。 l 含税单价：指货物每一主计量单位货物的含税的原币价格。当新增单据体一行记录时，货物的含税 单价的默认取值来源于存货档案的参考售价（由于存货档案中的参考售价的币种为本位币， 因此先 要将其转化为原币），用户可以在默认值的基础上直接修改含税单价。当光标进入该栏目时，在状 态行会提示当前货物的最低售价（作为参考，无其它作用），无税单价与含税单价可以输入其中一 个自动推算另一个，含税单价不能为空和必须大于等于零。 l 不含税金额：亦称货款，指货物无税单价与数量的乘积，即货物的无税原币金额。如果数量和无税 单价已经输入，系统自动将无税单价与数量的乘积填入此
12、栏。用户可以直接修改该栏目的内容。 l 价税金额：亦称含税金额，指货物含税单价与数量的乘积，即货物的含税原币金额。如 l 果数量和含税单价已经输入， 系统自动将含税单价与数量的乘积填入此栏。用户可以修改该栏目的 内容。 l 税额：指货物不含税金额与税率的乘积。 l 在新增单据体一行时，无税单价、含税单价、不含税金额、价税合计、税额的计算方法和计算步骤 为： a 当无税单价变动时, 其余项的计算方法和计算步骤为： 不含税金额数量无税单价； 税额不含税金额税率； 含税单价无税单价（1+税率）； 价税合计不含税金额税额； b 当含税单价变动时, 其余项的计算方法和计算步骤为： 价税合计数量含税单价；
13、 无税单价含税单价/（1+税率）；2 不含税金额数量无税单价； 税额价税合计-不含税金额； c 当不含税金额变动时, 其余项的计算方法和计算步骤为： 无税单价不含税金额/数量； 税额不含税金额税率； 含税单价无税单价（1+税率）； 价税合计不含税金额税额； d 当价税合计变动时, 其余项的计算方法和计算步骤为： 含税单价价税合计/数量； 无税单价含税单价/（1+税率）； 不含税金额数量无税单价； 税额价税合计-不含税金额； e 当数量变动时, 其余项的计算方法和计算步骤为： 价税合计数量含税单价； 不含税金额数量无税单价； 税额价税合计-不含税金额； 无税单价含税单价/（1+税率）。 l 目标
14、系统特定符号说明： ：参照输入，即使用参照窗体，从数据表动态读取满足条件记录。 ：选择输入，即字段有效值固定，在有效值之中选择其一。 % ：自动带出。 ：不允许为空值。 * ：允许编辑。 * ：可以参照输入，也可以手工输入，手工输入的数据必须包含在参照数据之中。 ：单选按钮（默认选中）。 ：单选按钮（默认未选中）。 ：复选框（用汉字描述默认选中还是未选中）。 :合计。 2. 流程图图例说明 图例 说明 开始 准备开始，流程的开始。 系统进程，系统中处理的活动或进程。 判定，表示对某条件进行判断。3 手工子流程，包括多个进程或活动。 手工进程，手工处理活动或进程。 手工单据/文档，不进入系统的单
15、据或文档。 系统子流程，包括多个进程或活动。 系统单据/文档，系统中的单据或文档。 并发，一个活动同时引发多个活动。 多个活动都必须完毕后才能引发的活动。 结束 结束，表示进程的结束点。 角色，表示处理进程的人或组织。 控制线，表示进程或子流程的方向。 数据线，表示进程对单据存在依据或产生或更新关系。 双向数据线，表示进程对单据存在依据和产生和更新关系。 Yes Yes 线，表示判断结果是或否。 注释，对进程或单据/文档进行解释说明。 【触发条件】 触发条件，一个活动的触发条件。4 3. 用户业务现状 3.1 组织结构和职责5 3.1.1 组织结构 规划前组织结构图 部长 乌鲁木齐片区经 理
16、营业部 副部长 北疆片区经理 南疆片区经理 东疆片区经理 兰州片区经理 业务经理 业务经理 业务经理 业务经理 业务经理 开票员 财务主管 营业部主任 营业部副主任 业务员 业务员 业务员 业务员 业务员 中泰总公司 华东分公司6 3.1.2 岗位职责 3.1.2.1 市场营销部部长工作职责 l 负责公司烧碱、盐酸、液氯、次钠、聚氯乙烯产品的销售工作。编制以上产品的销售计划，并开展 营销业务，对于签定销售合同的业务，负责处理合同执行中发生的问题。 l 完成总公司下达的产品销售任务，对各片区销售人员实行经济责任制考核。 l 负责烧碱、盐酸、液氯、次钠聚氯乙烯产产品的市场调研及市场预测，全面掌握氯
17、碱产品信息及上 下游企业的相关信息，为销售领导决策提供可靠依据。 l 做好氯碱产品的销售工作，不仅是将产品推销给客户，更要引导业务员做好售前、售中、售后服务 工作。 l 监督各片区经理的工作完成情况和资金回笼情况， 督促本部业务员认真填写 用户走访记录 和 客 户意见反馈单。 l 定期组织召开各片区经理营销活动分析会，分析总结各地产品销售情况，互相探讨营销经验。 l 做好氯碱产品市场调研和宣传工作，不断开拓市场。 l 负责协调处理市场营销部与财务、质检、运输、生产部门之间的业务关系。 l 制定本部门各项规章制度，（如内部经济责任制、车辆设备的使用管理制度等）。 l 完成领导安排的其它临时性工作
18、。 3.1.2.2 市场营销部业务员 经济合同管理办法 l 业务员应严格遵守销售总公司经济合同管理办法，所有签订合同都要有经济合同签约审批表， 50 万元以上的销售合同要有合同评审记录。 l 销售合同一次性付款在 5 万元以上的必须有书面合同（现款现货除外）。 l 根据用户要求或本厂意见修定合同，经双方协商同意后方可进行合同修订，同时填写合同修定通 知单和合同修定记录。 客户服务 l 业务员每月对所管辖用户进行用户走访，并认真填写用户走访记录，每月 31日以前交营业室汇 总。同时应及时了解用户对我厂产品使用服务的意见和建议，填写客户意见反馈单，并传达至 有关部门。 l 对于用户的投诉应及时填写
19、用户投诉记录表，会同相关部门分析处理解决，并将处理意见反馈 用户。 l 随着新的市场的开拓，应建立客户服务档案，老客户档案如果有变更，要及时更改客户服务 档案。记录内容要求完整，准确。 销售业务 l 业务人员每月 26 日将上月产品销售情况分析及货款回收额及下月销量预测和回款计划交各片区经 理汇总，并由营业室制定下月的销售任务下达表，经销售公司审批后下达给各片区。 l 所有业务员应分单位登记产品销售明细帐，帐目清晰，明了。7 3.1.2.3 营业室岗位职责 3.1.2.3.1开票员岗位职责 l 根据业务员的通知或厂家的供货要求，负责协调好各产品发货业务，并及时反馈客户信息，真正做 好客户与公司
20、之间的桥梁和纽带作用 l 对待客户应耐心、诚恳，微笑服务。不可与客户发生争执，永远树立“客户就是上帝”的思想； l 对现款现货业务要求负责到底（包括开取发票），原则上营业室不允许私自对外赊销产品，特殊情 况下也可根据电汇传真件办理发货手续； l 每日与成品库管员核对前日产品发货数量，对于客户需要复磅的产品数量待磅单返回后做相应调 整 l 做好与仓储、分厂及各职能部室的产品或运输等协调工作 l 严格按各用户授信额度办理发货手续， 对于超过额度的发货业务及时预警，由各分管业务员书面报 告后，按规定办理发货手续。 3.1.2.3.2统计员岗位职责 l 提供准确的发货数量及销售凭证。 l 每月按要求及
21、时、准确报各类报表，由公司领导审批后交销售公司领导及相关部室。 l 监督开票员的工作，要求所开票据真实、准确。 l 按业务员在开取发票通知单中的要求开取发票，现款现货业务根据营业室开票员的要求开取发 票。并根据发票中的客户名称规范开票员开发货单时的客户名称。 l 负责管理销售公司内部银行支票及报帐业务，并分科目登记内部银行帐， 在次月 3日前分片区统计 各片的差旅费、招待费、电话费等使用情况。8 3.2 业务总体流程图 仓储 销售 财务 规划前销售系统流程总图 开始 XSA01客 户管理 XSA02销 售月计划 XSA04销售 合同 Yes No 【是否现销合同】 XSA07开 发票 【赊销合
22、同】 结束 XSA03销 售定价处 理 XSA05销 售发货 XSA06销 售退货处 理 XSA08销 售回款 先收款 财务审核发 货单 合同评审 Yes 过磅 销售出库 Yes No 【是否固定包装】 质检 客户意见反馈单 质量合格证9 3.3 业务描述10 3.3.1 XSA01 客户管理 XSA01客户管理 开始 建立客户服 务档案 维护客户档 案 客户走访记录 结束 客户原始资料 客户服务档案 客户意见反馈表 销售 业务 员 销售 业务 员 流程说明： 任务： 进行客户的管理。 业务处理： 活动 1 建立客户服务档案。 l 目的：为进行客户有效的管理，所以要建立客户档案，以反映客户的现
23、有状况，方便企业查询及选 择。 l 场景：销售业务员对所辖客户进行走访后。 l 角色：各片区的销售业务员。 l 处理过程：根据走访客户获得的详细原始资料进行客户档案的编制。 l 规则： l 结果：客户走访记录。 活动 2 维护客户服务档案。 l 目的：为了及时掌握客户不断变化的第一手资料。 l 场景：销售业务员对所辖客户进行走访后。 l 角色：各片区的销售业务员。 l 处理过程：根据走访客户获得的详细原始资料及客户反馈单，迅速更新客户档案，进行客户档案的 维护。 l 规则： l 结果：客户服务档案。11 3.3.2 XSA02 销售计划活动流程图 开始 结束 相关 领导 相关 领导 XSA02
24、销售计划活动流程 业务 员 战研 中心 【年末】 历史销售情况 下达销售计 划 编制年/月销 售计划 年/月销售计划 （未审核） 审批年/月销 售计划 年/月销售计划 （已审核） 执行销售计 划 生产计划 流程说明： 任务：制定各种销售计划。 业务处理： 活动 1 编制年/月销售计划。 l 目的：制定企业年销售计划和月销售计划的金额和销售定额。 l 场景：每年末及每月22 日。 l 角色：战研中心。 l 处理过程： 每年末根据企业历年的销售状况及现有市场状况、企业生产计划中的产量计划编制企业 的年销售计划，编制年及月销售计划。销售计划按产品大类进行编制，只有 PVC 及固片碱要计划到 型号。
25、l 规则： l 结果：年/月销售计划(未审核)。 活动 2 审批年/月销售计划。 l 目的：审批企业年计划和月计划销售金额和销售定额，使销售计划生效。 l 场景：当收到计划员做的未审核的销售计划时。 l 角色： 相关领导人员。 l 处理过程：收到未审核的年/月销售计划时，组织评审委员会进行审批。 l 规则： l 结果：年/月销售计划（已审核）。12 活动 2 下达月销售计划。 l 目的：将已审批的销售计划，下达给各片区，各片区下达给具体销售业务员。 l 场景：当销售计划已审批后。 l 角色： 相关领导人员。 l 处理过程：年/月销售计划已审批后，战研中心将年及月销售计划下达给市场营销部，市场营
26、销部 部长将销售计划下达给各片区的片区经理，片区经理将销售计划下达给销售业务员。 l 规则： l 结果：13 3.3.3 XSA03.销售定价活动流程图 开始 制定价格 审批、调整 价格 相关 领导 销售 业务 员 结束 XSA03销售定价活动流程 价格调整单 产品报价单 流程说明： 任务： 销售员在销售产品进行报价前首先要制定产品价格。 业务处理： 活动 1 制定价格。 l 目的：为本企业相关利益。 l 场景：销售员在接受订货时。 l 角色：销售业务员。 l 处理过程：在接受订货时，销售业务员要对产品进行价格调查，并调查客户的支付能力，针对产品 进行合理的定价。 l 规则：价格在公司统一的价
27、格范围内，一般情况下不允许超过规定的最低限价； 对于不合格品、及因质量或交货时间而降价销售时，销售人员无权自行决定价格。 l 结果：产品报价单。 活动 2 审批价格。 l 目的：为本企业相关利益。 l 场景：销售员在接受订货报价前。 l 角色：相关领导 。 l 处理过程：发生客户订货时，业务员根据产品及市场各项因素和本企业自身情况制定价格后，报相 关领导审批。 l 规则： l 结果：价格调整单。14 3.3.4 XSA04 销售合同活动流程图 业务 员 客户订单 开始 【客户订购货物时】 XSA04销售合同活动流程 销售合同（未审 核） 经济合同管理办 法 填写销售合 同 合同评审 销售合同（
28、已审 核） 结束 相关 领导 流程说明： 任务： 客户订货时，企业进行销售合同的起草及审批，使其生效。 业务处理： 活动 1 填写销售合同。 l 目的：进行销售合同的起草。 l 场景：当收到客户的订单时。 l 角色： 销售业务员。 l 处理过程：收到客户的订单时，销售业务员根据订单及本企业的经济合同管理办法起草合同。 l 规则： l 结果：销售合同（未审核）。 活动 2 审批销售合同。 l 目的：进行销售合同的评审。 l 场景：当收到未审核的销售合同时。 l 角色：合同评审委员会的相关领导。 l 处理过程： 当接到未审核的销售合同时，合同评审委员会的相关领导对合同中的相关内容进行仔细 评审及确
29、认。 l 规则： l 结果：销售合同（已审核）。15 3.3.5 XSA05 销售发货活动流程图 开始 开单 员 相关 领导 销售 业务 员 结束 业务 员 【销售发货时】 XSA05年销售发货活动流程销售发货单（未 审核） 销售合同 销售发货单（已 审核） 【固定包装否】 NO 销售出库单 过磅 Yes 销售出库 发货单回执 销售开发票 销售发票 销售发货单（已 审核） 填写销售发 货单及销售 出库单 审核销售发 货单 收回执单据 地磅 员 送发货单到 库房发货 业务 员库管 员 开票 员销售出库单 （未审核）销售出库单 （已审核） Yes NO 【是否有亏吨属性】16 流程说明： 任务：填
30、写销售发货单通知库房进行销售发货的处理。 业务处理： 活动 1 填写销售发货单。 l 目的： 组织好货源后进行发货的第一项业务处理即填写销售发货单， 以便审核后通知库房销售发货。 l 场景：已签订合同的货物进行发货时。 l 角色：销售开单员。 l 处理过程： 当合同审批后，销售业务员根据合同中的货物相关资料进行销售发货单及销售出库单的 编制。 l 规则： l 结果：销售发货单及销售出库单（未审核）。 活动 2 审批销售发货单。 l 目的：对销售发货单进行审核，签字确认使其生效。 l 场景：当收到开单员编制的销售发货单时。 l 角色：相关领导。 l 处理过程：对发货单进行审核，包括销售出库前及销
31、售出库后并收到回执后的审核，库管员根据发 货单办理出库，财务据此开具发票。 l 规则： l 结果：销售发货单及销售出库单（已审核）。 活动 3 送发货单去库房，库管员判断是固定包装还是非固定包装，进行发货。 l 目的：按不同的包装形式进行发货。 l 场景：销售业务员将已审核的发货单及销售出库单送到仓储中心的库房后。 l 角色：库管员。 l 处理过程： 收到已审核的发货单和销售出库单后， 根据是否固定包装来判断所发货物是否需要过磅。 l 规则：一、所发货物若为固定包装，则可直接根据销售出库单及发货单进行发货。 二、所发货物若为非固定包装，则要将所发货物进行过磅，地磅员将过磅后的数据回写入销 售出
32、库单上进行销售出库。 l 结果： 销售出库单（过磅后）。 活动 4 收发货回执单据。 l 目的：对具有亏吨属性的货物要进行发货单回执处理。 l 场景：销售业务员接到发货单的回执时。 l 角色：销售业务员。 l 处理过程： 根据收到的具有亏吨属性货物的发货单回执对系统中的发货单进行回执处理，即实质上 是对客户的实收数量的确认修改。并根据发货单回执进行开发票。不具备亏吨属性货物发货后可直 接开发票。 l 规则： l 结果：发货单（已回执）。 活动 5 开发票。 详见 XSA07 销售发票活动业务流程。17 3.3.6 XSA06 销售退货活动流程图 开始 结束 XSA06销售退货活动流程 【销售退
33、货时】 退货通知单 销售 员 相关 领导销 售业 务员 通知库管进 行退货入库 红字销售出库单 录入销售退 货单 求审核的销售退 货单 审核销售退 货单 销售退货单（已 审核） 退货销售发 票处理 销售 员 发生退货 流程说明： 任务：企业发生退货后进行的业务处理，包括编制退货单及发票处理。 业务处理： 活动 1 通知库管员进行退货入库。 l 目的：进行退货处理。 l 场景：销售业务员接到退货通知且所退货物已回时， 填写红字销售出库单并去库房通知库管员进行 货物入库。 l 角色：销售业务员。 l 处理过程：根据退货通知单及红字出库单进行退货入库。 l 规则： l 结果：销售出库单（红字）。 活
34、动 2 录入销售退货单。 l 目的：进行退货登记。 l 场景：销售业务员接到退货通知时。 l 角色：销售业务员。 l 处理过程：根据退货通知单进行退货单的录入。一张退货单只能退一个仓库的货物，如果所退的货18 物对应多个仓库，就需要开多个对应的退货单。 l 规则： l 结果：退货单（未审核）。 活动 3 审核销售退货单。 l 目的：确认销售退货单。 l 场景：相关领导接到未审核的退货单时。 l 角色：相关领导。 l 处理过程：根据发货单和退货通知原始单据进行退货单的审核。 l 规则： l 结果：退货单（已审核）。 活动 4 开退货发票。 详见 XSA07 销售发票处理流程。19 3.3.7 X
35、SA07 销售发票活动流程图 开始 Yes 发货单和退货 单上的开票数量 之和大于0 No 客户是否为一般 纳税人 No 开票 员 开票 员 开票 主管 结束 【销售开发票处理时】 XSA07销售发票活动流程 Yes 准备开红字 发票 准备开蓝字 发票 销售 开票 员 开票 员 发货单 退货单 开具专用发 票 开具普通发 票 增值税专用发票 (未审核) 增值税专用发票 (已审核) 审核发票 普通销售发票 (未审核) 普通发票(已审 核) 开票通知单 流程说明： 任务：开具及处理销售发票。 业务处理： 活动 1 判断发货单与退货单的数量之和是否大于 0，并判断客户是否为一般纳税人。 l 目的：进
36、行发货及退货开票的业务处理。 l 场景：销售业务员将发货单及其回执或退货单交到营业室开票员时。 l 角色：开票员。 l 处理过程：根据开票通知单、发货单和退货单数量之和判断并开具红字或蓝字发票。根据客户是否 为一般纳税人开具增值税或普通发票。对于亏吨的发货单必须经过回执处理以后才能开具销售发 票。 l 规则：一、发货单与退货单数量和小于 0 时，开具红字发票，若为一般纳税人应开具红字增值税专用20 发票，否则，小规模纳税人开具红字普通发票。 二、发货单与退货单数量之和大于 0时，开具蓝字发票，若是一般纳税人，应开具蓝字增值税 专用发票，否则，小规模纳税人开具蓝字普通发票。 l 结果：蓝字或红字
37、发票（未审核）。 活动 2 审核发票。 l 目的：对未审核的蓝字或红字发票进行签字并确认其生效。 l 场景：开票主管接到开票员开好的发票时。 l 角色：开票主管。 l 处理过程：根据发货单及退货单审核开票员开具的发票，并签字确认。一张发票只能开“现销“或 “赊销”中的一种，对于现销还需判断是否回款。 l 规则： l 结果：蓝字或红字发票（已审核）。21 3.3.8 XSA08 销售回款活动流程图 开始 结束 业务 员 【销售回款时】 XSA08销售回款活动流程 回款日报表 回款登记 回款登记表 流程说明： 任务：销售回款业务处理，包括回款登记及核销发货单（核销的内容也包括退货单）。 业务处理：
38、 活动 1 回款登记。 l 目的：登记客户回款。 l 场景：销售业务员接到财务报的回款日报表后。 l 角色：销售业务员。 l 处理过程：根据回款日报表登记回款单。 l 规则： l 结果：回款登记表。 3.4 现行统计分析 l 产品销量及货款回收计划：按产品大类进行产量（生产计划）、计划销量（产量*产销率 98%）、计 划价、销售额（计划销量*计划价）及货款回收（所有产品销售额*货款回收率 96%）的统计分析。 l 分行业 XX 产品销量对比分析：按行业、客户进行销量本期与前期比、增减额及以后年度预计年用 量的统计。 l XX 产品市场占有率分析：按客户名称、年度总用量、其中我公司用量、及中泰所
39、占市场份额及下 一年度预计用量进行的分析。 l 市场营销部产品销售报表：以单位名称、欠款额（业务应收）、信用额度（自已录）、允许欠款额度 （自平衡）、期初业务应收余额、本月销量（出库单）、销售单价（产品出库单价）、销售额（业务 应收）、回收货款（实收金额）及期末业务应收余额形成的统计表。 l XX 年 XX 月产品销量同比分析： 按产品大类名称进行本年实际与去年实际销量 （以出库单数量为准） 比。含本月与上月比，本月与去年同月比。 l 产品销售情况表（出库量）：按产品名称、计量单位、本月销量、本年累计销量（出库量）进行的 统计表。 l 产品销售情况表（发票量）：按产品名称、计量单位、本月平均不
40、含税单价、本月销量发票、本年 平均不含税价、本年累计销量、本月销售额及累计销售额进行的统计表。 l （期末已出库未开票部分计入在途产品）在途总帐（分产品）: 按客户名称、计量单位、未开票：22 本期增加（数量、金额）、减少（数量、金额）及期末结存（数量、金额）。 l 销售公司 年 月考核结果: 按片区、销售员进行计划销量与实际销量比、并按应收货款、实收货 款、货款回收率、指标完成率等进行平衡。其中：指标完成率实际销量/计划销量 货款回收率 实收货款/应收货款。 l XX 年市场营销部资金计划：按费用项目、计划支出进行的编制的计划。 l XX 产品市场占有率统计图：产品按各片区年销量制做的统计图
41、。 l XX 产品近年销量统计图：产品按片区各年销量进行的统计图。 l 2003 年 XX 公司发货及开票明细表：按日期（每月）、发货数量、开票日期、开票数量、含税单价、 含税金额、回款时间、客户名称、回款金额及应回款余额统计的表。 3.5 现行业务与外部接口 客户 订单确认回执 销售计划 销售定价 销售发票 发货单、 销售出库单 回款情况 发货单回执 订货单 查现存量 成品检验 成品入库 $ MICROSOFT CORPORATION 财务 质保 制造 营销 仓库 评审委员会 客户意见 反馈单 3.6 用户期望 l 销售订单上设置“加急”的按钮，以便与生产部及时沟通临时性的销售订单。 l 运
42、费：包到价的情况下，客户要将运费在发货单上单独体现。即又有非一票制，又有运费。 l 委托代销：现中泰的委托代销业务其财务并未真正按委托代销处理，而是相类同于异地仓库形式， 中泰与代销商发传真确认销售价格后，代销商将货物销售，中泰发票真正开出，此时中泰才进行收 入确认的财务处理。明年华东分公司将形成委托代销业务。 l 发货单：1）折百自动最好。且批号一选择，浓度可不自动带出，但可录入。 2）发货单上要采用信用额度控制可否发货，要有提示界面，超过范围，自动报警，主要 针对 A、B、C 三种客户。A、B、C 客户划分是根据已发货未回款的金额来确定的。 3）发货单回执列表中要可查询发货数量、实发数量及
43、用户回执实收数量。 l 解决收货方与付款方不一致的问题。即发货单上客户名称与销售发票上的客户名称不一。 l 发货单执行情况表上要有未开票金额。 l 销售回款由财务应收系统直接传入销售系统中的回款单中。23 l 现有报表分析（沧化）及中泰现有部分报表分析等.。 l 发票开出，回款到后由于市场因素改变单价情况。（如：销售给 A客户 100吨货物，单价 6800元， 总价 68 万元。已开票、已收款。这时，双方协商，由于市场因素，其中20 吨的货物维持原单价， 80 吨的货物单价变为6600 元，即出现了 16000元的差价，形成了销售折让，但财务未进行处理， 而由销售部在下次与客户进行交易时少开
44、16000 元的发票，并少付款 16000 元）。也有相反情况， 即价格提升的问题。 l 对于质量合格产品正常出库，不合格产品进虚拟库做出入库。 l 销售开发货单，仓储依据发货单生产出库单，但不能见单价和金额，只能对数量进行修改和查询。 l 销售要追溯仓储已发出产品的批号等级及库存产品等级情况。 l 车辆管理最好纳入销售管理系统。 即时可见到公司所有的汽车酸、 碱、 槽车的运营情况有哪几辆车， 什么时候出发，目的地在哪，车号 XXX。 l 铁路槽车也如此。 l 虚拟库含无锡等库存前移，含北站、南站等若干个库，仓储发出后至站台，正式发走后由上站业务 将数量从北站等虚拟库转无锡等入库直至最终销售完
45、成。 3.7 用户重点关注问题 3.8 企业现有管理中存在问题 l 企业中固定包装的货物进行发货时的销售发货单和销售出库单均由市场营销部人员来填制。 l 氢气、液氯等产品，销售开发货单及出库单，客户直接拿二单去氯碱分厂提货，不经过仓储。且此 产品并未入库。 l 企业现有的销售管理中没有很好的销售分析，如：售价走势分析、销售产品排名分析、销售增长同 比及环比分析、销售趋势分析等。 4. 规划后业务模型 4.1 组织结构与职责 同规划前。24 4.2 业务总体流程图 质检 仓储/生产 客户 销售 财务 规划后销售系统流程总图 开始 XSB01客 户管理 XSB02销 售计划 XSB03销 售合同
46、XSB04销 售订单 XSB05销 售发货 客户资料 过磅 销售出库 【是否固定包装】 XSB06销 售发票 XSB07销 售回款 XSB08销 售退货 Yes No 收款单 质量合格证 订货通知 生产计划 统计分析 结束 出库成品检验 分析单 4.3 业务描述25 4.3.1 XSB01 客户管理流程 流程说明： 任务： 进行客户的管理。 业务处理： 活动 1 建立客户服务档案。 l 目的：为进行客户有效的管理，所以要建立客户档案，以反映客户资料的现有状况，方便企业查询 及选择。 l 场景：销售业务员对所辖客户进行走访后。 l 角色：各片区的销售业务员。 l 处理过程：根据走访客户获得的详细原始资料进行客户档案的编制。 l 规则： l 结果：客户档案。 活动 2 维护客户服务档案。 l 目的：为了及时掌握客户不断变化的第一手资料。 l 场景：销售业务员对所辖客户进行走访后。 l 角色：各片区的销售业务员。 l 处理过程：根据走访客户获得的详细原始资料、客户满意程度调查表及信息反馈单，迅速更新客户 档案，进行客户档案的维护。 l 规则： l 结果：客户服务档案。
