1、1参考目录活动简介2秘书职业简介3秘书人际关系6教你做个好秘书10教你写手好公文14信息化档案管理的新途径28成功者应该具备的观念和素质41公共关系与社会和谐452兰州大学就业竞争力提升计划秘书学系列培训项目简介为培养在校大学生的创新和实践能力，切实提高大学生的综合素质和就业竞争力，兰州大学就业指导中心联合文学院、 秘书之友杂志社于 2007 年秋季学期启动“第一期秘书学系列培训项目”系列活动，为大学生就业提供一些实用技能，让大家更好地展现自我，在千岩竞秀的人才大潮中寻找到一片属于自己的天地。截至 2009 年春季学期，该活动不仅揭开了兰州大学就业竞争力提升计划的序幕，秘书学培训也成功举办了四
2、期，并先后有 600 多名同学收益。秘书学培训以公文写作、职场礼仪、档案管理、思维观念的学习培养为重点内容。面向全校招收学员，通过不同主题的专家讲座，最终帮助学员完成培训，掌握基本理论和实际技能。整个项目培训将由兰州大学毕业生就业指导中心对学员的学习过程、考核结业活动实行规范化、严格化的教育教学管理。学员考核主要由考勤、作业、结业考试组成。最后，由兰州大学毕业生就业指导中心为考核合格的学员统一颁发结业证书。 咨询电话：5292100 详细登陆：（ 兰州大学学生就业服务网）http:/ 3秘书职业简介一、秘书的含义和职能秘书是传统的职业之一，就是负责掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人处理日
3、常工作的人员。秘书的工作非常繁琐，大有以下几项：接听电话，向电话询问者提供信息，记录留言，转接电话；收发与回复日常邮件； 撰写会议通知、会议记要、日常信件和工作报告会谈、会务安排；安排商务旅行，做好预订工作； 将信件及其他记录归档；备份信件及其他文档；接待访客； 采购、分发和控制办公用品等等。 秘书工作的范围十分广泛，既是业务人员，也是管理人员，可以说，秘书自身的素质及工作效率直接影响到整个部门或机构的形象及竞争力，可见秘书岗位的重要性。二、秘书的基本要求：1、一般情况下，企业要求秘书具备中文或行政专业大专以上学历，有文书写作、档案管理、财务会计等基本知识，并有一定的外语基础。 2、技能要求：
4、文字功底深厚，具备较强的沟通协调能力和逻辑思维与分析能力，熟练使用各种办公自动化设备，在授权范围内有一定的预见能力和判断能力。 3、经验要求：具有一年以上相关职位的工作经验，对所在行业和企业状况有所了解。 4、职业素养：能够和各种类型的上司和谐相处，办事细致、处事谨慎，具有较高的自我管理能力、工作积极主动并持久，具备较强的心理承受力和保密意识三、秘书的知识构成一是历史知识。以史为镜，可以知替兴。忘记历史意味着背叛，不懂历史意味着浅薄。我们的民族历史悠久、文化灿烂，其中很多东西值得我们去认识、把握和继承、利用。作为文秘人员，除非毕业于历史专业，不可能都对历史有全面的、详细的了解，但对人类社会发展
5、演变的主要阶段、主要历史人物和重大历史事件、重要经验教训等应有较清楚的了解，对党史、建国以来的发展史特别是改革开放以来的发展史更应熟记于心，对地方史和有关专业史也应有所掌握。这不仅是拓宽知识面的需要，也是胜任本职工作的需要。二是理论知识。理论来源于实践又指导实践，没有正确的理论就没有正确的实践，而理论的运用又经常且大量地出现于机关文稿中，所以文秘人员掌握理论知识的重要性是不言而喻的。理论知识的贫乏必然造成思维的苍白，甚至带来是非观念的模糊和政治立场的偏颇。因此必须努力学习和掌握马列主义、毛泽东思想，在现阶4段特别要全面、准确地领会和把握邓小平理论，用这一理论武装头脑，指导写作。三是经济知识。经
6、济建设是党的全部工作的中心，包括起草文稿在内的各项工作都要围绕这个中心来进行。很难想象，一个不懂得起码经济常识的文秘人员能够胜任本职工作。这对于党委综合部门和各职能部门的文秘人员尤为重要，因为党委是对两个文明建设起核心领导作用的，组织、纪检、宣传、统战等各项工作无不与经济工作密切相关，而客观上，文秘人员接触党务工作多，接触经济工作少，但起草文稿又必然接触大量的、多个方面的经济问题，所以在学习经济知识方面应比其他部门文秘人员更主动、更自觉一些。四是科技知识。科学技术是第一生产力。经济和社会发展离不开科技，因而起草机关文稿也离不开对科技知识的掌握。要了解科技革命的历史，了解科技创新对于经济发展的重
7、大意义，了解国内外高新技术发展趋势，以适应推进科技进步、转变经济增长方式的需要。同时要积极掌握现代化办公有关技能，使自己成为学科学、懂科学、用科学的新型人才。五是法律知识。依法治国是党中央提出的宏伟治国方略。随着我国社会主义法制的逐步完善，各种法律法规正日益广泛地覆盖全部经济和社会活动，因此，作为机关文秘人员，毫无疑问要努力学法、懂法，包括基本法和有关专门性的法律法规，即使不可能全部学深学透，也要尽可能地多学、多懂一些。这样，起草文稿时才能体现依法办事的原则，正确使用有关法律概念和规定，不至于出现与法律法规相悖的现象。六是领导科学知识。文秘人员虽然不是领导，但所从事的工作是直接为领导服务的，就
8、必须懂得一定的领导科学知识。领导科学所包含的内容很深、很广，文秘人员不可能全部掌握，但对最基本的内容，如决策要素、决策过程和决策实施方面的知识，驾驭全面、组织指挥、化解矛盾方面的知识，市场经济条件下如何改进工作方法、提高领导水平方面的知识等等，都应有一定的了解。只有掌握这些知识，才能在起草文稿中全面、准确地领会和反映领导意图，才能在决策中当好领导的参谋助手。除上述方面之外，还有其他一些必须掌握的知识，各部门也还有各自的专业知识，这里就不一一列举了。总之，学历史可以使人深刻，学理论可以使人清醒，学经济可以使人精明，学科技可以使人聪慧，学法律可以使人机敏，学领导科学可以使人成熟，一句话，5有了这些
9、知识，工作中就能得心应手，左右逢源。当然，如果能懂得一些文学和音乐知识，那就更好了。四、秘书从业人员的基本素质（一）优良的思想政治素质、坚定的政治立场和政治态度。能否坚持正确的政治立场，对于秘书人员来说是十分重要的。尤其是在国际形势纷繁复杂，国内改革逐步深化的今天，秘书人员必须站在党和人民的立场来想问题、办事情。不管在任何情况下，都要在政治上、思想上、行动上与党中央保持高度一致，自觉地贯彻落实党的路线、方针、政策。、较强的政治识别能力。秘书工作有较强的政治性，具备较强的政治鉴别力有利于秘书人员毫不动摇地坚持党的路线、方针、政策，按党的要求做好各项工作；有利于在工作中分清是非，奉公守法；有利于正
10、确对待改革开放中的新情况、新问题，并正确地研究和解决。、较高的遵守纪律的自觉性。纪律具有十分重要的意义，正是依靠铁的纪律，我们的党才能和人民群众万众一心，取得改革、发展、稳定的大好局面，取得政治、经济和社会的全面发展。纪律是我们事业成功的重要保证。就秘书人员而言，纪律是推动一切工作正常运转的根本。由于秘书人员贴近领导，辅助领导工作，所以必须高度自觉的严格要求和约束自己，把自己置于组织合群中的监督之下。（二）良好的职业道德职业道德是人们从事具体职业活动所应遵守的行为规范，是道德在各行各业的具体表现，充分反映了社会对各行各业的根本要求。各行各业都有自己特定的道德规范，秘书工作也是如此：、热爱祖国，
11、为人忠诚。这既是每个中华人民共和国公民最基本的人生准则和道德规范，也是秘书人员最基本的行为准则。、工作积极，求真务实。服务领导是秘书工作的基本职能。一要认真为领导决策服好务，做到知情早、晓事快、见事深、谋事准，坚持换位思考，多角度、全方位看问题；二要认真为基层群众服务，转变作风，走出机关，深入基层，听取呼声，做到下情上达，上情下传，互相沟通；三要讲求效率，求真务实。、与人为善，团结友善。秘书工作头绪极多，同上下左右发生联系，涉及面广，往往需要多方面合作共同完成。因此，秘书人员要有团结合作的精神，与各个方面人员搞好团结，到相互配合，步调一致。6、谦虚谨慎，平等待人。秘书人员接触机要，接近领导，在
12、人们心目中是领导机关和领导的代言人。因此，秘书的一言一行、一举一动都要从维护领导机关的威信出发，摆正自己的位置，为领导当好参谋五、秘书的发展路径及收入情况做秘书得先有“秘书证”，国家劳动和社会保障部将秘书职业资格分为三个等级：初级秘书、秘书、高级秘书。要求秘书持证上岗。 转型机会：根据秘书的知识结构和技能，秘书还可从事行政助理、行政管理等既要与事又要与人打交道、并需要较高的沟通协调能力的工作，如果外语水平高，还可从事涉外文秘。据权威部门统计，80%以上的秘书月薪在 3000 元以下，月薪在 50008000 元之间的秘书有 4.31%；月薪在 8000 以上的秘书只有 2.02%。 结语 ；
13、每一个成功者的背后都有一个默默耕耘、辛苦工作的秘书，他们的名字往往 不被人们所关注和提起，千寻万觅，终于找到一个，她就是世界首富比尔盖茨的秘书露宝，比尔盖茨曾说“微软的成功有她的一份功劳”。由此可知秘书工作也是举足轻重的，拥有秘书学知识一定能让你在职场上有自己的立足之地。秘书人际关系秘书是一种特殊的社会角色，全美秘书协会章程对秘书人员的要求是：要像心理学家一样善于洞察别人的心灵，要像外交家一样善于处理各种交际关系社会对秘书人员有一种期望：善于处事、谦虚友好等。作为秘书人员，对自己应有较高的期望。社会心理学认为，对自己期望高的人，相应地在某一领域取得成功的可能性也越大。 处理人际关系是一门学问。
14、 “世事洞明皆学问，人情练达皆文章。”一个秘书如果很善于交际，见面就熟，使人很容易接近，也容易被人信赖，那么办事的成功率就比较高。 秘书人际关系的处理应该具备的那些能力呢？1、理解和领会的能力：就是要听得快，听得准，记得牢。只有清楚领会他人的意图才能理解他人的立场，从而和谐融洽人际关系。2、学会说话：这是一门学问，是关系人际关系成败的基础。它7要求语言要有感染力、说服力、风度、礼貌等等。3、应变能力：秘书接触的人际关系多样化，办公室各色人员之间难免有时会出现不和谐的因子，这就要求秘书人员能原则不便，灵活处置这些不和谐使之和谐。4、学习能力：则是向别人学习，同别人友好，相互谅解和支持，在互帮互学
15、中进步。5、控制自我情绪的能力：工作时应该保持高昂的情绪状态，绝不把消极负面的情绪带进办公室，带进工作中。 秘书人际关系处理应遵循的原则：1、平等。人际交往中，平等是建立良好人际关系的前提。人际交往中着重的是人格平等，即尊重他人的人身权利、自尊心、感情、不涉及他人的隐私权。 2、诚信。在秘书工作中诚信有着重要的价值。它实际上是单位或个人的无形资产，诚信是单位或个人忠诚的外在表现，它反映了单位或个人行为的规律性和稳定性。秘书人员在人际交往中“诚而有信”，就能发挥出自身能力，得到他人或组织的支持、鼓励，更好的表现自身价值。3、宽容。宽容指心胸宽广、忍耐力强、不计较个人利益得失。“海纳百川，有容乃大
16、。 ”人际交往中要求秘书严以律己，宽以待人，关心人，理解人，大事清楚，小事糊涂，原则要坚持，方法要灵活，以德报怨，得理让人。4、知人知言。社会中每个人得气质、性格皆不同，交往得动机，所抱的目的也不同，秘书人员在开展人际交往时，对交往对象应该有较深刻的了解与把握，掌握主动。应知“ 知其可以言而不言，为失人；知其不可言而与之言，为失言”。 5、礼仪。礼仪是礼节和仪式，它是道德的一种外在表现方式，在人际关系调节中具有不可忽视的作用。微笑是礼仪的重要组成部分。它能使生疏变为亲密，使隔阂化为融洽，使不顺心变为开心。6、慎独。秘书人员在八小时内外都要遵章守纪，坚持道德品格操守，防止误入歧途。老子言：“慎终
17、如始，则无败事” 。怎么样“慎独”？一是要慎“ 浮躁”，淡漠明志，宁静致远，戒骄戒躁，惯于自省；二是要慎“交友 ”，牢记 “近朱者赤，近墨者黑” ，避免在社会圈里栽跟头；三是要慎“ 私欲” ，私欲膨胀，利欲熏心，就难免不出问题。秘书人员应远离一切腐朽的、低级趣味的东西。 秘书人际关系的具体内容就是和别人相处，这也是人际关系理论最终要解决的重要问题。秘书工作的人际关系主要分为：8秘书与领导的关系、秘书与同事的关系、秘书与下级的关系。 秘书与领导的关系 秘书与领导的交际是最为复杂最为微妙得一种。不仅存在着领导与被领导、服务与被服务的工作关系，同时也交织着人与人之间在思想、知识、情感等方面的交往关系
18、。 作为一个现代秘书，在尊重领导的前提下，不应该惟命是从，而要做领导的帮手，帮助领导出谋划策，帮助领导来做一些决定，防止领导发生一些错误。给上司提意见只是本职工作中的一小部分，尽力完善、改进、迈向新台阶才是最终目的。要让上司接纳你的观点，应在尊重的氛围内，有礼有节，有分寸地磨合。不过，在提出质疑和意见前，一定要拿出详细的，足以说服对方的资料计划。从而创造一个与上司比较合作化的环境，充分发挥自己的能力。 在与多位领导相处时，一定要以事业为重，从工作出发，尽力维护领导班子的团结与威信，不论是在思想感情上，还是行为活动上都不能产生倾斜度；不能表现出靠近谁，疏远谁，听从谁，不听从谁的行为；不能当甲领导
19、的面吹捧乙领导，当乙领导面吹捧丙领导；当领导之间产生分歧时，更不能主动地、单向地瞎掰扯、乱搅和，或者冷眼旁观，只能被动地双面劝慰、弥合、消除，本着工作的支持，关系上的爱护，感情上的友谊去做。要始终与多位领导保持经得起考验的革命同志式的纯洁、真诚的友谊。 秘书与同事的关系 秘书在办公室与同事之间相处是办公室人际关系的重要部分，应该遵守两个基本原则：真诚和人际相互作用。真诚是人际交往的最基本的要求，所有的人际交往的手段、技巧都应该是建立在真诚交往的基础之上的。 秘书人员在办公室与同事相处应切忌以下几点：忌讳拉小圈子，互相散播小道消息；忌讳情绪不佳，牢骚满腹；忌讳趋炎附势，攀龙附凤；忌讳逢人诉苦，没
20、完没了；忌讳故作姿态，举止特异。 在避免以上的忌讳之后，秘书人员要和同事关系融洽还得做到以下十个方面:1、 以诚待人：以自身礼貌与魅力，以关心他人的态度打入人群。2、 信守承诺：说到做到，做事卖力，讲求效率。3、 全神贯注集中注意力，积极参与集体活动组织。4、 勤加浇灌：把时间投资在培养人际关系上，在无求于人时，用电话、卡片、传真、电子邮件等与他人保持联络，孕育9出彼此的信任与支持。5、 尊重对方：别把人只视作工作上该联络的对象。6、 赞美他人：不吝于给予赞美和鼓励，表达对他人的欣赏。7、 时时感恩：别忘了在他人的赞美和善意的批评之后说声:谢谢！8、 承担责任：勇于为自己的过失承担责任，不找接
21、口推脱。9、 绝不居功更不抢功。10、 不忘幽默：保持对生活的感性与幽默，享受建立人际网路的过程。 秘书与下级的关系 由于秘书工作的特性，使得秘书成为了领导最亲近的人，经常代表领导去发布一些命令，指挥下面的员工去办理一些事情。在这个时候，秘书如果跟下级员工的人际关系处理得不好的话会直接影响到员工的工作积极性，从而影响了工作的效率和工作的质量。所以秘书人员应与下级平等交往，承认大家是共同协作的关系，在工作方面只有职位上的差异，给人平易近人的亲切感，博得大家的好感与支持。对下级所犯的错误应该用宽容的态度去对待。同时，为了工作的效率性，准确性，秘书在处理同下级的关系的时候还应该关心他们工作以外的东西
22、，比如家庭状况、性格爱好、日常生活等等，在他们中间树立良好的形象。 秘书人际关系的方法技巧 美国成人教育家戴卡耐基在调查了无数的明星、巨商、军政要员之后认为，一个人事业上的成功，只有 15是由于他的专业技术，另外 85要靠人际关系和处事技巧。因此，我们应该主动地、积极地同他人交往，努力建立良好的人际关系。 要建立良好的人际关系可以从这么几个方面入手：1、寻找共同语言。交往双方有共同的话题，共同的语言，共同的体验和共同的情感，就意味着交往有走向成功的可能，寻找这样的共同点就成为交往的关键。由于任何一个人都是多元性的集合体，从文化、民族、地域、知识、能力、职业、年龄、个人经历、思想观点等，总能找到
23、共同语言的基点，以利交往的进行。 “酒逢知己千杯少，话不投机半句多”就是这个道理。这就要求我们秘书人员在平常的工作中要细心留意，把握住他人特性，以便更好的寻求共同的话题。2、向对方有限度地敞开自己。以诚相待是人际交往中的基本的道德准则。交往中，一方要吸引另一方，只有在一定范围内敞开胸10怀，言明所求，唤起理解和同情，取得信任，交往才会成功。虚假遮掩，或表现出极强的自我保护性，对别人过于防范，都难于使交往成功。在一定条件下，应该采取“欲取之，则先予之” 的方法，合理地实施交往策略技巧，实现交往目的。对我们秘书人员而言，要把握住一个尺度，那就是能言则言，不能言绝对不言。3、善解人意，站在对方的立场
24、上考虑问题。 “己所不欲，勿施于人”成功的交往者总是善于听取对方的言论，善于理解对方的意见和意图，总是能站在对方的立场上考虑问题，设身处地为对方着想，考虑对方的需要、利益、兴趣、爱好和方便，减少给对方带来的麻烦。在交往中尽管为此而付出了代价，但给组织或个人带来的利益将是稳定的、长期的。4、学会倾听。耐心地听别人讲话，尊重讲话人的情感和态度，既表示了你的涵养，又体现了你对他的关心。任何人都需要倾听对象，当人们在生气、悲伤、愤怒、忧愁或兴奋、激动时，都希望有人来和自己交往，希望有人细听他们诉说衷肠。秘书人员在和来访者交谈时，要认真听取来访者的诉说，热情接待，并根据情况及时作出理解。5、真诚的赞赏。
25、每个人都希望获得别人的肯定，并据以确认自己的重要性，因此，内心都非常渴望他人的赞赏。赞美对方的行为，往往会收到意想不到的效果。所以，秘书人员在交往中，不要吝啬赞美，只要这种赞美是真诚的、健康的、发自内心的。无私的、适当的赞美，既可以给对方带来快乐赢得对方的好感，又能得到对方真诚的理解和热情的支持与帮助，有利于做好本职工作。6、沉着应付。人际交往中，时时会有意想不到的事情出现，这需要秘书人员具有应变能力，去应付突来的一切。因为交际活动绝对不依其中一方设计的“程序”走，要在变化中去重新调整、重新组织，去适应变化了的情况，缓和气氛，扭转形势，化解矛盾，变被动为主动。要学会巧妙地避开所谈论的话题，模糊
26、地对答，灵活地变通，避实就虚，运用幽默等处理意料之外的情况。教你做个好秘书一、 选拔秘书的条件1毛泽东对秘书的要求2现代企业对秘书的要求11二、好秘书应侧重训练三个方面的能力（一）学会说话1要有正确的姿势（抬头、举颚、挺胸、收腹）（1）要是站着，全身重量均匀分配两足；（2）要是坐着，双脚平放地面，双腿不可交叠；保持双 L 型（腿和小腿形成一个 L，大腿和躯干形成另一个 L） ；用下脊椎骨抵靠椅背，以帮助你的腹部感受到生命力中心紧张起来，使自己别再松垮。2使自己完全放松（打呵欠、深呼吸）（1）轻轻闭上眼睛，合上双唇；（2）放松下巴，嘴唇依然闭着；（3）打一个懒洋洋的大呵欠，张大嘴巴至喉咙深处，感
27、到肌肉伸张，再张开喉咙。3做好谈话的准备我会花 1/3 的时间来思索自己以及要说的话，花 2/3 的时间来思索对方以及他会说什么话。 -林肯比如，你准备去应聘，就要注意以下几点：（1）先问问自己：我是否了解这项工作的需求；对于“你为何想到敝公司来工作”这样的问题，我是否能给予满意的有力的答复；我是否准备坦白愉快地回答主考官的问题；除了显示我的资历、背景，我是否能够说服主考官我具有发展潜力。（2）做好预习：你穿着大方得体吗？你的气味清新怡人吗？（3）面临考验：要有充分的时间到达指定地点；面对主考官时，12要没人介绍你，就大方地做自我介绍；坐姿要正确别跷腿，尽量坐直，泰然从容；避免小动作要是紧张，
28、可以将手交叠放在膝盖上，用拇指扣住另一手的掌心，以转移紧张；保持敏锐；态度要认真、诚恳；在适当的时机告辞。4掌握谈话的要诀（1）激发别人说话（如何、什么、为何是问话三宝） ；（2）有条有理地谈话， “别让杂草丛生掩盖了你想种的植物” ；（3）避免“我”字（学学苏格拉底，别说“我想”而说“你想呢” ） ；（4）别插嘴，除非说话的时间已明显拖得很长，或者说话者自己不引人注意或令人昏昏欲睡时，或所谈话题让人很不愉快；（5）避免枯燥的话题，如狗、孩子、食物、家庭烦恼等；（6）勿道人长短；（7）勿触怒别人，如侵犯他人隐私、使用伤感情的字眼等；（8）讨论而非争辩， “先吼者失利” ；（9）包容他人，谈话时
29、排斥他人就像餐桌上女主人上菜时漏掉一位来客般无法想象；（10）善于聆听，用耳、头脑和心去听。（二）讲究礼仪1会议座次的排列（1）主席台座次的排列（2）观众席座次的排列132接待活动中的礼仪（1）接待中礼宾次序的排列（2）接待中主宾介绍顺序（3）宴请来宾时的位置安排（4）合影时的位次安排（5）坐车时的位置顺序3接打电话的礼仪（1）接打电话的要求（2）接电话时的礼仪（3）挂电话时的礼仪（4）注意事项4见面的礼节（1）致意（2）握手A 握手的方式B 握手的时机C 握手的要点D 握手的禁忌（3）接递名片A 交换名片的时机B 索取名片的礼仪C 递送名片的方法14D 接收名片的方法（三）懂得参谋1参谋的时
30、机2参谋的方式3参谋的要领教你写手好公文一、 公文的格式简介二、 常见公文的写作三、 公文写作中的常见问题一、版头（1） 大版头，主要用于省、市、自治区级以上机关的下行文（字宽 1.5CM,高 2CM,距红色反线 2.8CM ）发2005 号(2)中版头,用于省自治区、直辖市（不含其本身）以下机关的下行文和省级机关的上行文。 （字宽 1CM,高 1.5CM,距红色反线2.5CM ）文 件件文15发2005 号(3)小版头,用于大、中版头使用范围以外的机关、团体企事业单位。 （字宽 0.8CM,高 1CM,距红色反线 2CM ）发2005 号 1不同作用的版头相互混淆使用2版头中的括弧用来标注部
31、门名称。3版头字号过大、行距过宽。4党政版头不分。二、发文字号1作用2构成3常见错误（1）编排不规范。如“（99）财字第 017 号” 、 “京剧审字（2002）154 号” 、 “电（05）第 6 号” 。（2）一文多号（3）党政文号混用。如某乡镇企业局不管以行政或党组织名义发文，统统以“乡”为代字。文 件16（4）机关代字重复。如“政” 。三、标题标题拟制中常见错误：1标题不合格。例 1：市人民政府决定例 2：钢铁公司授予王同志“钢铁战士”荣誉称号2标题不准确。例 3：关于司机刘开车去北戴河的通报例 4：市公安局关于拟购置 5 辆摩托车的请示3标题不简要(1)事由概括的不简要例 5:关于同
32、志参加由组织的代表团赴国进行考察的请示例 6: 大学关于认真贯彻中央纪律检查委员会关于不准干扰大学毕业生分配工作的通报精神,做好我校应届毕业生分配工作的几点意见(2)转发性文件标题不简要例 7: 区财委转发市财委转发市人民政府关于在全市商业系统开展文明服务争先创优活动的通知的通知的通知(3)批转会议文件时标题不简要例 8:中共区委、区人民政府批转同志在全区第二次外贸工作会议上的总结发言及区委财贸部、区外贸委关于第二次外贸17工作会议的情况报告和同志关于加强我区外贸工作的几点意见的报告的通知如何简化转文式标题（1）省略重复词语和书名号（2）简化被转文件的发文机关名称（3）合并被转文件（4）用文号
33、代替标题（5）删去中间层次4标题不清楚例 9：建筑公司关于水泥的请示例 10：关于河流改造的请示5标题中标点使用不当6标题排列不当（一个词不能拆分两行，虚词不能放行首，不能应句读不明产生歧义）例 11：中国对美袭击伊拉克深表不满例 12：苏州局限时装电话说到做到 7报请用语应用错误（上报、呈请、呈送、呈报、转报、申请、请求、报请、请拨、要求、请批准、报请审批）例 13：地质勘察大队关于呈报试行高山津贴情况的报告例 14：中国科学院关于呈请审批学部委员增补名单的报告18例 15：平谷县税务局关于转报平谷县化肥厂要求免税的请示例 16：关于请求投资扩建公路客运站的请示四、称谓1称谓过简。如称省人民
34、政府为“省府” ，省检察院为“省院” 。2称谓过繁。如油田公司党委写给上级组织石油管理总局党委的报告称“中国共产党石油管理局委员会”就不必要，写“总局党委”即可。3称谓不明确。如称“五讲四美三热爱办公室”为“五四三办公室”， “清理三乱办公室”为“三乱办” 。4称谓不统一。如对政法部门的称呼有：政法单位、政法机关、政法各部门、公检法司、政法治安管理部门、政法公安机关等。5称谓过时。如礼拜几、社队企业、洋灰、洋火、南朝鲜。五、主题词一、主题词的标引要求1数量一般为 2 至 5 个，最多不超过 7 个。2书写方法。3标引规则：（1）标引顺序是先标类别词，再标类属词，后标文种。在标类属词时，先标反映
35、文件内容的词，后标反映文件形式的词。如国务院关于加强水土保持工作的通知（2）一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，在对第二个主题内容进行标引。如会议纪要听取全国财19政工作会议情况和全国打击走私工作会议准备情况的汇报 ，其主题词就可标为：财政 税务 公安 缉私 会议 纪要。（3）根据需要可将不同类的主题词进行组配标引。如国务院关于加强农业生产资料价格以及对其主要品种实行最高限价的通知就可标为：农业 物资 物价 管理 通知（物资：贸易 商业物资，管理和物价：综合经济经济管理管理、物价） 。（4）当词表中找不出准确反映文件主题内容的类属词时，可只在类别词中选择适当的词标引。
36、（5）自由词的标引规则：一是地名、机构名、人名可直接作为自由词标引；二是一些新学科、新发明、新理论、新政策规定中新出现的专指性很强的名词或名词性词组，可作为自由词标引；三是标注自由词一定要自由词后作“ ”标记。二、主题词标引方法1通过分析句法，准确区分公文主题中的主要成分和次要成分。主要成分指公文主题中最核心、最关键的成分，如论述的对象，处理问题的措施、方法等，次要成分是对主要成分起补充、说明、修饰、限定作用的成分，如时间、地点、空间、公文类型等。2通过分析概念，认真识别公文主题中有检索意义的成分和没有检索意义的成分。一般来说，公文主题都是以一个或几个动宾词组的形式出现的，如“加强和改进学校思
37、想政治工作” “做好 1999 年的农业和农村工作”等。其中宾语是公文描述的对象，具有重要的检索意义。动词则应视具体情况而定：一种是实义动词，如“召开”20“纪念”等具有检索意义，提炼主题概念时应予以考虑；一种是非实义动词，如“做好” ，则不具有检索意义举例：（1） 中共市委办公室关于召开全市组织工作会议的通知主题：召开组织工作会议主题概念：会务工作 组织工作会议 通知（2）中共县委办公室关于印发同志在全县统战工作会议上讲话的通知主题：贯彻统战工作会议精神主题概念：贯彻 统战工作会议 会议精神 通知（3）同志在全市组织工作会议上的讲话（1999 年）主题：做好 1999 年组织工作主题概念：组
38、织工作 工作会议 讲话 1999 年（4）中共县委办公室、县人民政府办公室关于切实做好减轻农民负担工作的通知主题：做好减轻农民负担工作主题概念：减轻农民负担 通知（不需标“农村工作” ）六、联合行文联合行文常见病误1联合行文单位级别不对等。例 1：省劳动厅培训处 省统计局关于新任统计员岗前培训的通知2联合行文的单位过多过滥21办法十三条：行文应当确有必要，注重效用。3联合行文所用文种不恰当。一般使用的文种有通知、决定、报告、函、意见。例 2：某市三大百货商场关于联合举办“新春商品交易洽谈会”通告4各格式要素标志不规范（1）联办单位排列次序不当；（2）发文字号标识不规范；（3）用印不规范（上行文
39、、下行文）（4）成文日期标识不规范（以最后一个机关领导人签发日期为准）七、句子结构句子结构常见错误一、 配合不当1主谓搭配不当例 1：他那崇高的革命品质，经常浮现在我的脑海中。例 2：人们的精神面貌从来没有像今天这样焕发，干劲十足。2述语和宾语搭配不当例 3：在会议期间，我们还参观了长桥大队自力更生解决饲料问题的经验。例 4：这些文章到处闪烁着马克思主义的观点。3定、状、补语与中心语搭配不当例 5：自己有双聪明能干的手，什么都能造出来。22例 6：中学时代打下的坚实的基础知识，为他进一步自学创造了条件。4主语同宾语意义上搭配不当例 7：化肥厂、农具厂、农忙托儿所等都已建成，并投入了生产。例 8
40、：要采取各种办法培养和提高师资水平。二、 成分残缺和多余1主、谓、宾语残缺例 9：经过这次学习，对大家的启发很大。例 10：在万恶的旧社会，逼得我们穷人逃荒要饭，卖儿卖女，家破人亡。2缺少必要的定语、状语例 11：要想取得优异成绩，必须付出劳动。3主、谓、宾语多余例 12：我们二年级的同学，在上课的时候，一般地说，我们都能认真听讲，遵守课堂纪律。例 13：纪念三八节的到来。4定、状、补语多余例 14：这句话的后面，包含了多么丰富的“无声”的潜台词啊！例 15：小王做任何工作都是非常认真得很。三、 语序不当1定语和中心语位置颠倒例 16：我国棉花的生产，长期不能自给。232定语错放在了状语的位置
41、上。例 17：广大的农村青年表现出无比地走社会主义道路的热情。3状语错放在定语的位置上例 18：在社会主义建设事业中，应该发挥广大知识分子充分的作用。4多层定语语序不当例 19：批评和自我批评是有效的改正错误提高思想的方法。5多层状语语序不当例 20：我们伟大的祖国再也不是一个四分五裂的、任意被帝国主义列强侮辱蹂躏和掠夺的国家了。四、 句式杂糅1两句混杂例 21：听了张莲等同志的动人报告，对我启发教育很大。例 22：在旧社会，他利用开当铺进行残酷的高利贷剥削人民。2前后牵连例 23：当上级宣布我们摄制组成立并交给我们任务的时候，我们大家有既光荣又愉快的感觉是颇难形容的。3分句之间在意义上缺乏紧
42、密联系例 24：大家如果不认真学好语文，就不会有较高的思想水平。4结构混乱，层次不清例 25：胡庄第一年晚稻改早稻，就获得了大丰收，不但向国家交售了 6 万斤大米，而且不吃国家供应粮了。245关联词语应用错误例 26：不管当地气候条件极端不利，探险队员终于胜利地完成了自己的任务。例 27：我不但信任他，而且以前反对过他的人，现在也信任他了。八、公文写作中的歧义问题1选词不当，造成对概念的误解，引起歧义。例 1：“人大” “南大”例 2：误用方言土语，如长沙话中“蚊子”兼指“苍蝇”例 3：误用贬义词，如“小王革新了工作方法，许多人知道后纷纷效尤” 。2语序不当，造成被限定说明的对象不明，引起歧义
43、。例 4：在主席台就座的还有几个技术革新小组的代表。3个别词词性不明，引发歧义。例 5：A 先生和 B 先生的法律顾问来过事故现场。4忽略了对含义不确定的词或词组的限定修饰，引发歧义。例 6；参加工作 15 年以上的职工一年可享受 10 天以下的带薪旅游假。5滥用省略，造成成分残缺，引起歧义。例 7：经研究，县政府同意 A 乡政府报告。6多义词造成语法不明，引起歧义。例 8：由于没有学习文件，我们对此知之甚少。7错用数量词，引起歧义。25例 9；我们要严厉打击少数犯罪分子。8错用标点符号，引起歧义。例 10：我们要以实际行动反对，A 国侵略者支持 B 国人民的正义斗争。1小王革新了工作方法，许
44、多人知道后纷纷效尤。2在主席台就座的还有几个技术革新小组的代表。3参加工作 15 年以上的职工一年可享受 10 天以下的带薪旅游假。4经研究，县政府同意 A 乡政府报告。5我们要严厉打击少数犯罪分子。6A 先生和 B 先生的法律顾问来过事故现场。7由于没有学习文件，我们对此知之甚少。8他原来是个廉洁奉公的人。9省政府已向我县调拨粮油、棉被、帐篷等救灾物资。10王市长知道这件事不要紧。九、标点符号使用中的问题（一）问号虽然有“谁” “什么” “怎么”等疑问词，但全句并不是疑问句，句末不能用问号。例 1：他不得不认真思考企业的生产为什么会滑坡？怎样才能扩大产品的销路？（二）顿号1并列成分中又有另一
45、层次的并列成分时，不能一概用顿号。26例 2：全国人大常委会又颁布了禁毒决定，对制造、贩卖、运输、非法持有毒品、非法种植罌粟、大麻等毒品原植物、引诱、教唆他人吸食、注射毒品等，都作了严厉的处罚规定。2相邻的数字并列连用表示一个概数，不能用顿号隔开。例 3：我们曾去过六、七个这样的购物中心，看到有二、三十位老人买这种健身器。3相邻的数字连用表示略语，可以用顿号隔开。例 4；省委负责同志向退居二、三线的老同志介绍了我省明年经济建设的总体规划。（三）分号1被分号分隔的分句中不能出现句号（即“以小包大” ） 。例 5：他在会上要求全省各部门、各单位接收和安排好今年的大中专毕业生。国有大中型企业应积极接
46、收计划分配的毕业生，并尽可能多收一些。这对企业今后的长远发展大有好处，是储备人才，积攒后劲；中央单位，和地方企事业单位一样，也有义务接收大中专毕业生。规模大的中央单位消化能力强，应该多接收一些；“三资”企业、股份制企业、乡镇企业，也要积极接收应届大中专毕业生。2分号不能用在普通单句中。例 6；今年全公司要继续走“少投入、多产出；以适用技术服务于农”的路子。（四）冒号27提示性词语后面无停顿，相呼应的是引语后的宾语，这个提示性词语后面不能用冒号。例 7；厂领导及时提出：“以强化管理抓节约挖潜、以全方位节约促成本降低、以高质量低成本开拓市场增效益”的新思路。（五）引号1引语被当作完整独立的话语来用
47、，句末标点应放在引号里面。例 8；古人云：“多行不义必自毙” 。2引语被作为作者的话的组成部分，句末标点应放在引号外面。例 9；大革命虽然失败了，但火种犹存。共产党人“从地下爬起来，揩干净身上的血迹，掩埋好同伴的尸首，他们又继续战斗了。 ”（六）省略号1省略号前面的话用了句号、问号、叹号，说明前面是完整的句子，这个句末点号应予保留；如果前面是逗号、分号、顿号，这个句中点号不保留。省略号后面的标点一般不用，因为连文字都省略掉了，标点自然可以不要。例 10：雄伟庄严的人民大会堂，是首都最著名的建筑之一，。2省略号不能与“等”或“等等”并用。例 11：在另一领域中，人却超越了自然力，如飞机、火箭、电
48、视、计算机 等等。（七）书名号1除了书名、报刊名、篇章名可以用书名号外，下列文化产品也可用书名号。影片红高粱小提琴协奏曲梁祝独舞28月光下摄影救死扶伤邮票中国皮影相声钓鱼小品英雄母亲石雕和平报纸上的人民子弟兵专栏电台的周末三人谈专题节目2书名号里面的名称要与原名相符。如“人民邮电报”不能写作“人民邮电报 ”。3不能使用书名号的情形：长征二号运载火箭永久牌自行车桑塔那轿车颁发身份证办理营业执照持有生产许可证住在北京饭店爱乐女乐队荣获百花奖喜乐杯足球赛科技日语速成班招生召开96 油画艺术研讨会法国近代艺术展览开幕4现代的丛书名一般使用引号而不使用书名号。如“五角丛书”“妇女丛书” “当代农村百事通”丛书。5教科书名称用书名号而课程名称不用书名号。如这学期开设古代汉语课，需要一本高等教育出版社出版的古代汉语 。6报刊社的名称如果着眼于单位，不用书名号更好。如讽刺与幽默是人民日报办的漫画增刊。如果报刊名称易与普通名词混淆，一般要加书名号。如山西青年向一稿多投宣战。（八）序号的标点。“第一” “第二” “第三”后用逗号， “一” “二” “三”后面用顿号， “1”“2”“
