1、跟单员【岗位职责】目的：为规范跟单员工作，有效地服务好客户，并与公司其他部门有效沟通，特制定此跟单员【岗位说明书】作业指导书，请遵照执行并按照此流程执行！。适应范围：跟单员。一、 跟单员工作职责：1、 潜【用】心学习产品综合知识，熟悉生产流程，追踪订单全过程，有能力为经销商做好售前、售中、售后服务。 2、 同新、旧客户保持联系，增加沟通，了解客户所需。3、 跟踪每张订单的合同、生产流程，并将货品顺利的交给客户，收回款项。4、 接收客户的投诉信息，将信息及时传递到公司的相关部门，并把处理结果及时告知客户。5、 掌握、了解经销商动态及市场信息，及时反馈。6、 做好每周、每月的总结、反思工作，确保工
2、作成效，提升客户满意度。二、 具体工作内容及流程1、 协助经销商签订合同：提供经销商签合同需要的文件、资质、方案图纸以及样品，注意营业执照给出需注明：“仅供项目使用”字样，以防范其他风险。工厂全套产品大样，设计部、跟单员、销售员都需要注意知识产权保护。不能整套提供给客户，只能针对项目所需，部分提供。需要的大样节点，可以向设计部申请。如果需要除本项目使用的产品大样之外其他大样节点资料，需要通过营销中心总经理批准才能对外传递。2、 下单：经销商填写下单表至跟单员，跟单员认真复核经销商填写的下单表内容及明细，确保准确，3、 丈量：对工地进行实地精准丈量，跟单员需与客户沟通清楚现场是否具备丈量条件（自
3、己要先明白我们隔断所需的丈量条件：地面、吊梁是否做好、现场是否有大型杂物堆放） 、工地地址、现场负责人及电话、丈量人员的食宿、差旅安排。4、 接单报价：跟单员根据经销商提供的平、立面设计图以及精准丈量图开始画施工图以及报价，施工图纸平立面尺寸必须准确，标示墙体的厚度、款式、颜色、材质、门的开启方向，特殊部位收口需配详细节点图；报价合同需写清具体款式、材质名称、框架颜色、工艺、五金、工期、付款方式等。5、 确认施工图：要求经销商在施工图上签名确认。为避免差错，只有经过经销商签字确认的施工图才能作为下单的依据。6、 确定合同：与经销商确定订货合同。订货合同是严谨的法律文件，合同需给经理复核，确保准
4、确，复核无误的订货合同经营销中心总经理签字后，给财务盖章，才能对外生效。7、 注意以工厂名义签署合同的流程规范。经销商以工厂名义签署的合同，在签署前，跟单员必须先要求经销商发电子版，经过公司合同评审程序，对付款方式、工期、问责条款都认可后才能对外签署。8、 收取订金：安装订货合同约定，收取 30%订金，订金到账后开始计算货期。此项工作非常重要，为原则性工作，在自己强化收款意识的同时要有效地引导经销商及时支付定金，以便可以顺畅地推进经销商项目的下单工作。9、 填写下单说明：跟单员填写下单说明到生产部对接窗口，必须详细填写此表格，最好直接以电子文档形式，把订货合同的内容复制进入，并补充详尽。除注明
5、合同上的规格、款式等常规内容外，现场的其他特殊情况也一并说明，如现场地面情况、天花情况等，另外玻璃、面板、门及五金由我们采购还是客户提供需注明清楚，同时需配备一式两份客户签字确定的图纸。由经理、营销中心总经理签字后方可下单。10、 算料：生产部算料人员根据图纸核算材料及玻璃、面板清单，算料人员在审核图纸中如有问题则跟单员需同设计把问题沟通清楚并修改好，玻璃、面板如客户自行采购，则跟单员审核清单内容无误后传真给经销商订购。11、 生产：材料切割、加工、生产、包装，跟单员要经常到生产车间去了解生产进度及生产安排，做好记录，以便随时向经销商汇报项目进度及出货安排。12、 收清余款：出货前三天通知客户
6、付清 70%余款，以便客户有准备时间。收到余款后填写出货通知单 ，由区域经理、财务签字后给营销中心总经理审批，审批同意后给仓库安排出货事宜。收款工作是重要职责，需要有恒心、耐心、毅力完成。13、 发货：出货前同经销商联系货运公司事宜，如经销商有指定物流公司则按时送到指定的物流公司发货，如经销商无指定物流，则根据工程地址协助经销商找到快捷、安全、可靠、实惠的物流公司。发完货后及时把货运单传真给经销商，并全程跟踪货物运输情况。14、 安装：如需我司安装的项目，则在发货之前需提前通知工程部安排人员现场安装，规划好材料到货时间、人员到位时间，同时了解现场工地情况，安排好安装人员到位后的联系、差旅事宜。
7、15、 验收：安装完毕后，先自检，然后通知客户验收。16、 收集项目高清照片：一个工程结束后，接单员注意跟进工程照片的回笼工作。此工作对于未来资料更新、网站内容更新、微网营销、经销商推广、项目使用都非常必要！因此，接单员需长期督促工程照片的回收。主动引导、督促经销商安排专业摄影师及时拍摄高清版照片，并发给设计部，设计部做好保护后，共享使用。17、 及时总结：项目全部完工后，目中经销商所反馈的问题点，差错点、产品的问题等综合因素，形成文字记录。归档保存。针对每次项目做好总结，出错的地方需引起重视，对为什么发生差错原因中肯反思，下次需改进，做的好的地方继续发扬。广州赫来斯装饰材料有限公司人事部 二一七年九月二十八日
