1、第三小组,小组分工,演讲：丁旭芸 PPT制作：刘莹 资料整合：张姿艺、陈琴、蔡励恒 资料查找：电子文档部分：李贞静、朱文华、徐琦、古丽加玛丽纸质文档部分：刘扬、郭跃麟、吴子豪、古丽加孜拉,目录,1、两种文档介绍 2、纸质和电子文档优缺点比较 3、档案管理介绍 4、纸质和电子文档管理方法比较 5、总结,介绍,纸质文档：以纸张作为载体的一种档案,如保存备查的公文图纸、信札、电报、户籍、帐册、契约、证书、书稿、日记、笔记、家谱的原本和原稿。,电子文档：指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、固态硬盘、磁盘和光盘等化学磁性物理材料为载体的文字、图片材料。依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输。它主要包
2、括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸、纸质文本文档的电子版本等等。,优点比较,纸质文档 1.易于保全 2.方便书写 3.使用方便 4.真实感强 5.稳定性高 6.安全性高 7.可依性强,电子文档 1.容易删改 2.容易保存 3.容易复制 4.书写方便 5.整理和统计方便 6.体积小，占用空间小 7.受环境限制小 8.寿命长,缺点比较,纸质文档 1.纸质书外形笨重,不方便携带 2.不方便作多次修改 3.耐久性不长，容易旧损 4.空间占用大 5.受环境影响大,电子文档 1.容易复制 2.安全性不强 3.容易删除 4.容易损坏 5.容易修改 6.长期使用影响视力,主要四个方面 1.实用性 2.耐
3、久性 3.安全性 4.真实性小组评价 最高五颗星,1.实用性,评分纸质文档电子文档评分,我易于保存，方便书写和使用，真实感强，使用普便。但是外形比较笨重,不方便携带，占用空间大,我容易删改、容易保存、容易复制，且书写携带方便，整理和统计简单。更符合时代需求。,win !,2.耐久性,纸质文档 耐久性不长，易受到环境因素的影响，从而造成不同程度的损毁；空间占用大 评分电子文档 受环境限制小;寿命长 评分,win !,3.安全性,纸质文档 安全性较高，无法随意修改评分电子文档安全性不强，容易复制，容易删除，容易损坏，容易修改，安全问题随着网络的普及而变得更为严峻。评分,win !,4.真实性,纸质
4、文档,直观性强，可依性高，具有很强的凭证效力和法律效力。,电子文档,容易修改和删除，真实性难以保障。,评分,评分,win !,文档管理,文档形式,文档管理 Document Management ，文档是企业重要的智力资产。 在企业中，文档一般都以电子文档的形式存在，比如微软.doc格式，xls格式，ppt格式，pdf格式，纯文本.txt格式等；从内容上，可能是商务合同、会议记录、产品手册、客户资料、设计文档、推广文案、竞争对手资料、项目文档、经验心得等。,文档的状态包括草稿、正式、锁定、作废、归档、删除等。文档管理就是指这些文档、电子表格、图形和影象扫描文档的存储、分类和检索。 基本程序：收集、整理、鉴定、保管、利用、统计,文档管理的基本程序,纸质文档管理VS电子文档管理,纸质文档与电子文档管理比较,1.管理过程：线性、单向化 VS 一体化2.质量：真实安全 VS 信息易丢失3.后期保护：天时地利 VS 技术革新,总结:加强管理，优势并举,1.提高文件管理意识； 2.做好文档的收集和鉴定工作； 3.加强对档案管理知识的培训，提高档案工作人员的业 务素质； 4.加强制度建设 5.加强文档的管理和安全防护工作； 6.纸质文档和电子文档结合使用，优势并举，相互补充。,
