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资料室管理规定.doc

1、Leadership领导力Strategy and plan战略计划Policy Deployment政策部署Control andFinance财务及控制Legal,Tax and Insurance法律,税务及保险Security and Administration安全管理Quality andHSE质量/安全/环境/健康Communication沟通资料室的管理制度资料室的管理制度Purpose 目的明确文件和资料控制的要求,确保各个场所使用的文件现行有效。确保资料室在受控情况下运行。Scope 范围应用于本公司的资料的管理,包括外来文件的控制。Related Documents 相关

2、文档CP 核心程序 Other Documents 其他文档记录保存 (FAU-P-LSC-5600) (CHO-I-LES-0001/CN)中国区文件控制程序控制内部文件 (FAU-P-LSC-5620) Issue 发布 Date 日期 Description of change 更改描述 Cancels or replaces 取消或替换01 2006/08/29 新建 N/AAuthor 作者: 卫广红Verified by 校验 : N/AValidated by 审核: 单玉波Translated by 翻译:Key principle 准则保证记录被充分利用。合理保存记录。App

3、r by 批准:全颖CHB-I-LSS-0022/CN Page 1/3Leadership领导力Strategy and plan战略计划Policy Deployment政策部署Control andFinance财务及控制Legal,Tax and Insurance法律,税务及保险Security and Administration安全管理Quality andHSE质量/安全/环境/健康Communication沟通CHB-I-LSS-0022/CN Page 2/31 Process 流程无2.0Comments 注释Step 1各部门应该按照资料管理清单上的内容定期收集记录并存

4、档。存档记录需要有卷内目录,否则资料员有权拒收记录存档。Step 2存档时需要办理文件和资料移交清单,要求移交人和接收人核实记录并签字。Step 3资料员需要把存档的记录按类别登记在档案目录上,并在资料上加盖资料室管理印章,填写编号并分类存放,分类按记录保存程序执行。在档案目录上标明存放位置。Step 4公司机密文件借阅执行分类和机密性文件,资料只有一份时只允许在资料室查阅。借阅人员禁止借阅和本职工作无关的资料。需要借阅时,非公司机密文件经资料员同意即可借阅,填写借阅登记簿;资料最多借阅期限为一周,借阅人按指定期限归还文件,到期不还的,由资料员追回并需要对借出资料核对 。Step 5体系文件更

5、改由文件编写人进行电子文件更改并填写修改记录,在文件中更改部分应用红色字体,第二次更改前把第一次更改的字体变成黑色,新更改的部分应用红色字体,然后将更改后的文件,发给质量体系工程师,质量体系工程师更改网络上的电子文件,由资料管理员负责按原发放路线把旧文件的收回,然后发放新的文件。发放按各部门编写的发放矩阵发放,并填写文件发放回收记录。如果文件换版,需要收回原作废文件,作废文件统一由资料员处理。Step 6受控文件、作废文件、参考文件标识按中国区文件控制执行。Step 7公司资料员负责每年年底组织各部门进行文件有效性评审(包括外来文件),填写文件有效性评审表,并公布文件最新更改状态。Step8根

6、据文件的编制人的决定资料是否作废,文件的编制人需要通知资料员是否需要参考留用。资料作废后资料员需要填写失效文件汇总表,资料销毁需要填写文件销毁清单,资料销毁需要将资料撕毁 A4 纸不少于三块。Leadership领导力Strategy and plan战略计划Policy Deployment政策部署Control andFinance财务及控制Legal,Tax and Insurance法律,税务及保险Security and Administration安全管理Quality andHSE质量/安全/环境/健康Communication沟通CHB-I-LSS-0022/CN Page3/

7、3Step9文件保存期限可根据记录保存程序执行。Step10各部门负责对公司所采用的国际、国家等相关标准信息的查询;HSE 协调员负责公司适用的环境、健康与安全相关的法律法规、标准信息查询,保证公司使用的标准是最新状态。Step11文件更改部门负责在电子文件上进行更改,并将更改后的电子文件发送给资料员,资料员负责替换网上电子文件,并留存原文件。Step12资料员应保证归档资料保存在干爽无潮、防水防火、无尘等适宜环境中,便于检索。确保不损坏、变质和丢失,并便于存取查阅。3.0Key Performance Indicators(KPIs)主要性能的指标无4.0Records/Logs 记录和日志

8、CHN-LS-QUA-P-0001F2 文件发放回收记录CHB-F-LSS-0013/CN 档案目录CHB-F-LSS-0014/CN 借阅登记簿 CHB-F-LSS-0017/CN 文件有效性评审表CHN-LS-QUA-P-0001F3 失效文件汇总表CHB-F-LSS-0018/CN 文件销毁清单5.0Key Terms and Definition 关键术语和定义无Leadership领导力Strategy and plan战略计划Policy Deployment政策部署Control andFinance财务及控制Legal,Tax and Insurance法律,税务及保险Secu

9、rity and Administration安全管理Quality andHSE质量/安全/环境/健康Communication沟通REVISE DATE修改日期CODE页码REVISE CONTENT SUMMARIZE修改条款/修改内容概述REVISE RESPONSIBILITY 修改负责人REMARK备 注Leadership领导力Strategy and plan战略计划Policy Deployment政策部署Control andFinance财务及控制Legal,Tax and Insurance法律,税务及保险Security and Administration安全管理Quality andHSE质量/安全/环境/健康Communication沟通

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