1、文控员的岗位职责,1、外来文件的分发、核查与管理； 2、外发文件的监控； 3、受控文件的会签、评审、编号、分发的监督和实施； 4、文件更改时更改记录、会签、评审、分发、回收、销毁与作废； 5、文件的保存、整理、保存期限的监控； 6、定期对文件进行检查、评审；（使用状态、适宜性、是否按规定执行等）； 7、协助完成内部审核工作； 8、记录的归档、分类储存、按保存期限定期销毁； 9、协助完成内部体系审核工作； 10、相关的环境因素控制的遵守。,体系文件编码规则,手册： SPT-A/Q（E） 程序文件：SPT-B/Q/PD-01（E、C） 三级文件：SPT-C/Q/PD/A-01 表单： SPT-D/
2、Q/PD-01-01-R0 QMS质量管理体系 EMS环境管理体系 CQMS+EMS,文件的分类,体系文件分类： 1.质量/环境手册 2.程序文件 3.作业指导书 4.质量/环境记录 作业指导书分类： 1.产品图、2.工艺流程图、3.样品、4.CP、5.FMEA、6.检验指导书、 7.操作指导书、8各类指导书等 外来文件分类： 1.法律法规 2.客户图纸或要求 3.标准（体系标准、国家标准、行业标准等）,文件编写,手册：一般由管理者代表组织编写。（目录、方针、目标、组织结构、职责和权限描述、与体系条款的描述/程序文件的引用、职责分配表、程序文件清单等） 程序文件：一般由部门主管编制。（依据手册
3、中的定义，详细描述标准中指出的程序文件和组织自己决定的程序文件。根据过程来编写是最基本的方法。） 作业指导书：一般由了解过程操作的技术人员或中层领导者编写。（是程序文件中某个环节的细化，主要针对关键的过程或没有形成文件就易引起出错的过程。） 记录：了解过程的人员编写最合理。（空表单是三阶文件，一旦填写就成为记录。一份好的表单通常需要相关人员的评审，会随时间的推移而变化。）,文件评审、审批,手册：管理者代表审核，总经理批准。 程序文件：管理者代表审核，总经理批准（一般的组织为：部门经理审核，管代批准。） 作业指导书：部门经理审核，管理者代表批准。 文件评审：由文件中涉及的部门参与评审。 文件更改
4、评审：原文件评审参与部门评审。,文件发放,按文件首页的分发流向复印、分发。 填写“文件分发管制表”。 原稿作为文控中心的存档文件。 擅自复印为无效文件。 补发：填写“文件补发申请单” 外发：填写“文件外发管制表”，供方的需通知更换版本，顾客处的不再通知。,文件更改,体系文件：文件会签意见表 图纸：工程更改通知单 CP：工艺更改通知单，以工程更改通知单通知项目小组成员 更改内容在文件更改履历中注明 发放到更改前分发的部门,文件检查、归档、保存,制定有效文件清单，软盘文件定期备份。 每月更新1次清单，检查文件的最新状态和有效性。每次分发时，督促文件接收人改动有效文件清单。 文件保存条件：干燥、防水
5、、防火、防虫蛀等,外来文件（QMS）,先登记（外来文件登记表） 评审（工程部组织5日内完成填写“外来文件评审表：） 敲章受控（标注外来，分受控、仅供参考、不敲章。） 分发：在“外来文件评审单”上体现。 动态管理，及时清除失效文件。,外来文件（EMS）管理,登记在“环境法规和其他要求清单” 管代3个月收集一次。 鉴定：适用性，填写“环境法规鉴定表” 受控：环境法规敲受控章，不分发。“环境法规和其他要求清单”和“环境法规鉴定表”作为三阶文件分发。 动态管理清除过期版本。,文件更改、换版、作废,换页：小部分的更改采用换页，在修改内容下划线，文件需会签、批准。可以省的只是复印的纸张数。 换版：在首页更改史中注明更改内容，评审、批准后重新发放。 销毁：按文件分发官制表收回并销毁。原版保留并加盖作废章。 原版作废文件保留3年，逾期填写文件销毁清单，批准后作废。,记录控制1,记录包括：我们的、供方的和顾客指定的。 记录的形式：表格、图表、报告、磁盘、照片等形式。 编号规定 填写要求 保存规定：记录清单及保存规定 定期收集与归档：每月归档，部门保留近3个月的记录，填写文件/记录归档清单做索引标识。,记录 控制2,借阅：批准后借阅，填写记录借阅登记表。 处理：按保存规定，记录在文件销毁清册，2人以上在场方可销毁。 修改：部门负责人批准，填写格式审批表，原记录作废，升版本号。,
